置業(yè)公司報銷管理制度

置業(yè)公司報銷管理制度一、總則（一）目的為了加強公司財務管理，規(guī)范報銷行為，合理控制費用支出，確保公司各項工作的順利開展，特制定本報銷管理制度。（二）適用范圍本制度適用于置業(yè)公司全體員工。（三）基本原則1.真實性原則：報銷憑證必須真實、合法、有效，能夠準確反映經濟業(yè)務的實際情況。2.合理性原則：費用支出應符合公司業(yè)務需要，具有合理性和必要性，嚴禁鋪張浪費。3.合規(guī)性原則：報銷行為必須符合國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。4.及時性原則：員工應及時辦理報銷手續(xù)，不得拖延，以保證公司資金的正常流轉。二、報銷流程（一）費用申請1.員工因工作需要發(fā)生費用支出前，應填寫《費用申請表》，詳細注明費用項目、金額、用途、預計發(fā)生時間等內容，并按照公司審批權限提交相關領導審批。2.對于預算內的常規(guī)費用支出，可按照既定流程直接申請；對于預算外或重大費用支出，需提前提交專項報告，說明費用發(fā)生的原因、必要性及預算安排等，經公司管理層批準后，方可進行費用申請。（二）費用報銷1.費用發(fā)生后，員工應在規(guī)定時間內（一般為費用發(fā)生后的[X]個工作日內）整理好相關報銷憑證，包括發(fā)票、收據、清單等，并按照要求粘貼在《費用報銷單》上。2.報銷憑證應具備以下要素：憑證名稱、填制日期、填制單位名稱或填制人姓名、經辦人的簽名或蓋章、接受憑證單位名稱、經濟業(yè)務內容、數量、單價、金額等。發(fā)票必須是由稅務機關統(tǒng)一印制的正規(guī)發(fā)票，并加蓋發(fā)票專用章；收據等其他憑證也應符合相關規(guī)定。3.員工在填寫《費用報銷單》時，應確保各項信息準確無誤，包括報銷部門、員工姓名、費用明細、金額合計等。如有多個費用項目，應分別填寫并匯總。4.將填寫完整的《費用報銷單》及相關報銷憑證一并提交給部門負責人進行初審。部門負責人應根據業(yè)務實際情況，對費用的真實性、合理性進行審核，并簽署審核意見。（三）財務審核1.部門初審通過后，報銷單據流轉至財務部門。財務人員對報銷憑證的合法性、合規(guī)性、完整性以及費用金額的準確性進行審核。2.財務審核主要內容包括：報銷憑證是否符合規(guī)定格式和要求；發(fā)票等憑證的真實性、有效性；費用支出是否符合公司相關制度和預算安排；報銷金額計算是否正確等。3.對于不符合要求的報銷單據，財務人員應及時通知報銷人進行補充、更正或重新提供合法有效的憑證。（四）審批1.根據公司審批權限，財務審核通過后的報銷單據提交給相應層級的領導進行審批。2.審批人應認真審查報銷內容，對費用的合理性、必要性進行最終把關，并簽署審批意見。審批通過后，報銷單據方可進入報銷支付環(huán)節(jié)。（五）報銷支付1.經審批同意報銷的費用，財務部門按照公司財務支付流程進行支付。2.支付方式可根據實際情況選擇現金支付、銀行轉賬等。對于超過一定金額（如[X]元）的報銷，原則上采用銀行轉賬方式支付。3.報銷款項支付后，財務人員應及時登記入賬，并在報銷憑證上加蓋“已報銷”印章，防止重復報銷。三、各類費用報銷規(guī)定（一）差旅費1.差旅費是指員工因公務出差期間發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。2.交通費用：員工應根據公司規(guī)定的出差標準選擇合適的交通工具。乘坐飛機應優(yōu)先選擇經濟艙，因特殊情況需要乘坐商務艙或頭等艙的，需提前經上級領導批準。乘坐火車時，原則上應選擇硬座或硬臥，如因工作需要乘坐軟臥或高鐵一等座的，需經上級領導批準。市內交通費用應根據實際情況合理報銷，一般采用公共交通方式，如因特殊情況需要乘坐出租車的，應注明事由。3.住宿費用：員工應按照公司規(guī)定的出差地區(qū)分類標準選擇相應檔次的酒店住宿。住宿費用應在標準范圍內憑正規(guī)發(fā)票報銷。多人一同出差的，如因工作需要安排合住的，應在報銷單上注明合住人員姓名及房間號。4.餐飲費用：公司按照出差天數給予一定標準的餐飲補貼，補貼標準根據出差地區(qū)不同分為[X]檔，具體標準如下：[詳細列出各檔補貼標準及適用地區(qū)]。餐飲補貼已包含在出差費用中，員工無需再單獨報銷餐飲發(fā)票，但如因業(yè)務需要發(fā)生的招待費用，應按照招待費相關規(guī)定進行報銷。5.出差審批：員工出差前應填寫《出差申請表》，注明出差事由、目的地、預計出差時間等信息，并按照公司審批權限提交審批。未經批準擅自出差的，費用不予報銷。（二）業(yè)務招待費1.業(yè)務招待費是指公司為開展業(yè)務活動需要而發(fā)生的宴請、禮品、娛樂等費用。2.業(yè)務招待應遵循必要性、合理性和適度性原則，嚴格控制招待費用支出。3.招待費用報銷時，應提供詳細的招待清單，包括招待時間、地點、人員、事由等信息，并注明招待費用的具體用途。4.招待費用應在發(fā)生后的[X]個工作日內辦理報銷手續(xù)，報銷金額超過[X]元的，需提前經公司總經理批準。5.嚴禁利用業(yè)務招待費進行違規(guī)消費或謀取私利，如發(fā)現此類行為，將嚴肅追究相關人員責任。（三）辦公用品及低值易耗品1.辦公用品及低值易耗品是指公司日常辦公所需的文具、紙張、電腦耗材、辦公家具等物品。2.各部門應根據實際工作需要，制定辦公用品及低值易耗品采購計劃，并填寫《辦公用品采購申請表》，經部門負責人審核后提交給行政部門。3.行政部門負責統(tǒng)一采購辦公用品及低值易耗品，采購過程中應遵循貨比三家、性價比最優(yōu)的原則，確保所購物品符合質量要求且價格合理。4.辦公用品及低值易耗品采購后，行政部門應及時辦理入庫手續(xù)，并建立庫存臺賬。領用辦公用品及低值易耗品時，需填寫《辦公用品領用登記表》，由領用人簽字確認。5.員工報銷辦公用品及低值易耗品費用時，應提供發(fā)票及詳細的物品清單，并注明領用部門和用途。行政部門應定期對辦公用品及低值易耗品的使用情況進行統(tǒng)計和分析，合理控制費用支出。（四）通訊費1.通訊費是指員工因工作需要發(fā)生的手機話費、固定電話費等費用。2.公司根據員工崗位性質和工作需要，制定不同的通訊費補貼標準，具體標準如下：[詳細列出各崗位通訊費補貼標準]。3.員工可憑手機話費發(fā)票或固定電話費發(fā)票在補貼標準范圍內報銷通訊費。發(fā)票抬頭應與員工姓名一致，如發(fā)票金額超過補貼標準，超出部分不予報銷；如發(fā)票金額低于補貼標準，按照實際發(fā)票金額報銷。4.員工如需更換手機號碼或固定電話，應及時通知行政部門進行備案，否則可能影響通訊費報銷。（五）車輛費用1.車輛費用包括車輛購置費用、車輛保險費用、車輛維修保養(yǎng)費用、燃油費用、過路過橋費用等。2.車輛購置：公司因工作需要購置車輛的，應按照公司固定資產管理規(guī)定進行審批和購置，購置費用按照相關財務制度進行核算和折舊。3.車輛保險：公司統(tǒng)一為車輛購買保險，保險費用按照實際發(fā)生金額報銷。車輛保險到期前，行政部門應及時辦理續(xù)保手續(xù)。4.車輛維修保養(yǎng)：車輛發(fā)生維修保養(yǎng)費用時，應選擇正規(guī)的維修保養(yǎng)廠家，并取得合法有效的發(fā)票。維修保養(yǎng)費用報銷時，應提供維修保養(yǎng)清單，注明維修保養(yǎng)項目、金額等信息。5.燃油費用：公司車輛燃油費用按照實際消耗情況進行報銷。駕駛員應妥善保管加油發(fā)票，并在報銷時注明加油日期、車輛牌號等信息。6.過路過橋費用：車輛在行駛過程中發(fā)生的過路過橋費用憑發(fā)票據實報銷。四、報銷憑證要求（一）發(fā)票要求1.發(fā)票必須是由稅務機關統(tǒng)一印制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內容應填寫完整，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、服務內容、金額、稅率、稅額等信息，并加蓋發(fā)票專用章。2.發(fā)票應在規(guī)定的使用期限內開具，過期發(fā)票無效。發(fā)票上的字跡應清晰可辨，不得有涂改、挖補等痕跡。3.對于增值稅專用發(fā)票，報銷時應確保發(fā)票信息準確無誤，包括公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。如因發(fā)票信息錯誤導致無法抵扣或報銷的，責任由報銷人承擔。（二）其他憑證要求1.除發(fā)票外，其他報銷憑證如收據、清單等也應符合相關規(guī)定。收據應加蓋收款單位財務專用章或發(fā)票專用章，清單應詳細列出費用明細、數量、單價、金額等信息。2.報銷憑證上的簽字必須齊全，包括經辦人、證明人、部門負責人、審批人等簽字。簽字應真實、清晰，不得代簽。3.報銷憑證應按照公司規(guī)定的格式和要求進行粘貼，確保整齊、美觀，便于審核和存檔。粘貼時應使用膠水或膠棒，不得使用訂書釘等易脫落的物品。五、報銷審批權限（一）一般費用報銷審批權限1.報銷金額在[X]元以下的，由部門負責人初審，財務審核后，報分管領導審批。2.報銷金額在[X]元（含）至[X]元之間的，由部門負責人初審，財務審核后，報分管領導審核，總經理審批。3.報銷金額在[X]元（含）以上的，由部門負責人初審，財務審核后，報分管領導審核，總經理審核，董事長審批。（二）特殊費用報銷審批權限1.對于預算外費用、重大費用支出以及涉及公司重大決策的費用報銷，無論金額大小，均需提前提交專項報告，經公司管理層集體研究決定后，按照上述審批流程進行審批。2.對于涉及公司關聯(lián)交易、對外投資、融資等重大事項的費用報銷，除按照上述審批流程進行審批外，還需遵循國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定，履行必要的審批程序和信息披露義務。六、報銷時間規(guī)定（一）日常費用報銷員工應在費用發(fā)生后的[X]個工作日內整理好報銷憑證，并提交報銷申請。如遇節(jié)假日或特殊情況，可適當順延，但最長不得超過[X]個工作日。（二）差旅費報銷員工出差歸來后，應在[X]個工作日內辦理差旅費報銷手續(xù)。如因特殊原因未能及時報銷的，需提前向財務部門說明情況，并經批準后方可延期報銷。（三）其他費用報銷對于其他定期發(fā)生的費用，如通訊費、車輛費用等，應按照公司規(guī)定的時間周期進行報銷，一般為每月[具體日期]前提交上月費用報銷申請。七、附