各校區(qū)報銷管理制度

各校區(qū)報銷管理制度一、總則1.目的為了加強公司各校區(qū)的財務(wù)管理，規(guī)范報銷行為，確保公司資金的合理使用，特制定本報銷管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司各校區(qū)的全體員工，包括全職員工、兼職員工以及臨時工作人員。3.基本原則真實性原則：報銷憑證必須真實、合法、有效，能夠準(zhǔn)確反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的實際情況。合理性原則：報銷費用應(yīng)符合公司的相關(guān)規(guī)定和實際工作需要，不得虛報、濫報。及時性原則：員工應(yīng)在費用發(fā)生后及時辦理報銷手續(xù)，不得拖延。分級審批原則：根據(jù)費用金額大小，實行分級審批制度，確保審批流程的規(guī)范和有效。二、報銷范圍及標(biāo)準(zhǔn)（一）差旅費1.交通費用飛機票：員工因公務(wù)需要乘坐飛機的，應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)選擇合適的艙位，并按照實際發(fā)生金額報銷?；疖嚻保焊鶕?jù)出差的實際行程和公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)報銷火車票費用。汽車票：乘坐長途汽車的費用按照實際發(fā)生金額報銷。市內(nèi)交通費：在出差地市內(nèi)因公務(wù)需要乘坐出租車、公交車等交通工具的費用，按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)報銷。一般情況下，市內(nèi)交通費按照出差天數(shù)計算，每天不超過[X]元。2.住宿費用員工出差期間的住宿費用按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)報銷。根據(jù)不同地區(qū)和職級，設(shè)定相應(yīng)的住宿標(biāo)準(zhǔn)。例如，一線城市[X]元/晚，二線城市[X]元/晚，三線及以下城市[X]元/晚。員工應(yīng)選擇符合公司標(biāo)準(zhǔn)的酒店或住宿場所，并提供正規(guī)的發(fā)票。3.餐飲補貼出差期間的餐飲補貼按照出差自然天數(shù)計算，每天補貼標(biāo)準(zhǔn)為[X]元。餐飲補貼已包含員工在出差地的早餐、午餐和晚餐費用，不再另行報銷餐飲發(fā)票。（二）業(yè)務(wù)招待費1.招待范圍業(yè)務(wù)招待費主要用于公司與客戶、合作伙伴等進行商務(wù)洽談、宴請、禮品贈送等活動的費用支出。2.審批流程業(yè)務(wù)招待費應(yīng)提前填寫《業(yè)務(wù)招待費申請表》，詳細說明招待對象、事由、預(yù)計金額等信息，并提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可進行招待活動。招待結(jié)束后，應(yīng)及時憑有效發(fā)票和《業(yè)務(wù)招待費申請表》辦理報銷手續(xù)。3.報銷標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)招待費應(yīng)嚴(yán)格控制在合理范圍內(nèi)，根據(jù)招待對象和業(yè)務(wù)性質(zhì)的不同，設(shè)定相應(yīng)的報銷標(biāo)準(zhǔn)。例如，招待重要客戶的宴請費用每次不超過[X]元，禮品贈送費用每次不超過[X]元等。報銷時應(yīng)提供詳細的費用清單和發(fā)票，注明招待對象、事由等信息。（三）辦公用品及設(shè)備采購1.采購范圍辦公用品包括文具、紙張、文件夾、筆記本、打印機墨盒等日常辦公所需物品；辦公設(shè)備包括電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機等固定資產(chǎn)。2.采購流程各校區(qū)根據(jù)實際工作需要，填寫《辦公用品及設(shè)備采購申請表》，注明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息，并提交校區(qū)負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，由校區(qū)行政人員統(tǒng)一進行采購。采購時應(yīng)選擇正規(guī)的供應(yīng)商，確保所購物品的質(zhì)量和價格合理。采購?fù)瓿珊?，行政人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，并將發(fā)票、采購清單等相關(guān)憑證提交財務(wù)部門進行報銷。3.報銷標(biāo)準(zhǔn)辦公用品及設(shè)備采購應(yīng)按照實際發(fā)生金額報銷，發(fā)票必須為正規(guī)的增值稅發(fā)票或普通發(fā)票。對于固定資產(chǎn)的采購，應(yīng)按照公司的固定資產(chǎn)管理制度進行入賬和折舊處理。（四）培訓(xùn)費用1.培訓(xùn)范圍培訓(xùn)費用主要用于員工參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部專業(yè)培訓(xùn)課程、研討會等活動的費用支出。2.審批流程員工參加培訓(xùn)前，應(yīng)填寫《培訓(xùn)申請表》，詳細說明培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)費用等信息，并提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，員工方可參加培訓(xùn)。培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)憑培訓(xùn)發(fā)票、培訓(xùn)證書等相關(guān)憑證辦理報銷手續(xù)。3.報銷標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)費用應(yīng)按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)報銷，對于符合公司培訓(xùn)計劃和發(fā)展需要的培訓(xùn)課程，公司將給予一定比例的費用支持。具體報銷標(biāo)準(zhǔn)如下：內(nèi)部培訓(xùn)：培訓(xùn)費用由公司統(tǒng)一承擔(dān)，員工無需支付費用。外部專業(yè)培訓(xùn)課程：根據(jù)培訓(xùn)課程的性質(zhì)和重要性，公司給予一定比例的報銷，最高報銷比例不超過[X]%。研討會：參加研討會的費用按照實際發(fā)生金額報銷，但需提供研討會的相關(guān)通知和參會證明。（五）通訊費用1.通訊補貼標(biāo)準(zhǔn)公司根據(jù)員工的職級和工作需要，設(shè)定不同的通訊補貼標(biāo)準(zhǔn)。具體如下：高層管理人員：每月通訊補貼[X]元。中層管理人員：每月通訊補貼[X]元?；鶎訂T工：每月通訊補貼[X]元。2.報銷方式員工憑當(dāng)月的通訊費用發(fā)票，按照通訊補貼標(biāo)準(zhǔn)進行報銷。發(fā)票抬頭必須為員工本人姓名，且發(fā)票內(nèi)容應(yīng)清晰顯示通訊費用明細。（六）其他費用1.會議費用因工作需要召開會議的，會議費用應(yīng)提前填寫《會議申請表》，注明會議時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、預(yù)計費用等信息，并提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批。會議結(jié)束后，憑會議發(fā)票、會議紀(jì)要等相關(guān)憑證辦理報銷手續(xù)。會議費用應(yīng)嚴(yán)格控制在合理范圍內(nèi)，包括場地租賃、餐飲、資料印刷等費用。2.快遞費用因工作需要發(fā)生的快遞費用，憑快遞發(fā)票進行報銷?？爝f發(fā)票應(yīng)注明寄件人、收件人、寄件地址、收件地址、快遞單號等信息。3.水電費校區(qū)的水電費按照實際發(fā)生金額報銷，由校區(qū)行政人員負(fù)責(zé)收集水電費發(fā)票，并辦理報銷手續(xù)。三、報銷流程（一）費用申請1.員工因工作需要發(fā)生費用支出前，應(yīng)根據(jù)費用類型填寫相應(yīng)的申請表，如《差旅費申請表》、《業(yè)務(wù)招待費申請表》、《辦公用品及設(shè)備采購申請表》、《培訓(xùn)申請表》等。2.申請表應(yīng)詳細說明費用的用途、金額、預(yù)計發(fā)生時間等信息，并提交上級領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）費用發(fā)生及報銷憑證準(zhǔn)備1.員工按照審批后的申請表進行費用支出，并在費用發(fā)生后及時收集相關(guān)的報銷憑證。報銷憑證必須真實、合法、有效，包括發(fā)票、收據(jù)、清單、合同等。2.發(fā)票應(yīng)符合國家稅收法規(guī)的要求，具備發(fā)票抬頭、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、商品或服務(wù)名稱、金額、稅率、稅額等內(nèi)容。發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章或財務(wù)專用章。3.對于涉及多人的費用支出，如共同出差、共同參加培訓(xùn)等，應(yīng)明確每個人的費用分?jǐn)偳闆r，并在報銷憑證上注明。（三）報銷審批1.員工將填寫完整的報銷單及相關(guān)報銷憑證提交給校區(qū)財務(wù)人員進行初審。財務(wù)人員應(yīng)審核報銷單的填寫是否規(guī)范、報銷憑證是否齊全、合規(guī)，費用是否符合報銷標(biāo)準(zhǔn)等。2.初審?fù)ㄟ^后，報銷單按照費用金額大小提交相應(yīng)級別的領(lǐng)導(dǎo)進行審批。具體審批權(quán)限如下：費用金額在[X]元以下的，由校區(qū)負(fù)責(zé)人審批。費用金額在[X]元至[X]元之間的，由校區(qū)負(fù)責(zé)人審核后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。費用金額在[X]元以上的，由校區(qū)負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交公司總經(jīng)理審批。3.審批人應(yīng)認(rèn)真審核報銷內(nèi)容，簽署審批意見。如發(fā)現(xiàn)問題或不符合規(guī)定的情況，應(yīng)及時與報銷人溝通并要求其補充或更正相關(guān)信息。（四）報銷支付1.經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)審批通過的報銷單，由校區(qū)財務(wù)人員進行報銷支付。報銷支付方式包括銀行轉(zhuǎn)賬和現(xiàn)金支付兩種。2.對于通過銀行轉(zhuǎn)賬支付的報銷款項，財務(wù)人員應(yīng)在審批通過后的[X]個工作日內(nèi)將款項轉(zhuǎn)入報銷人的銀行賬戶，并及時通知報銷人查收。3.對于需要現(xiàn)金支付的報銷款項，報銷人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)到校區(qū)財務(wù)室領(lǐng)取現(xiàn)金，并在報銷單上簽字確認(rèn)。四、報銷時間規(guī)定1.員工應(yīng)在費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)，將報銷單及相關(guān)憑證提交給校區(qū)財務(wù)人員。2.對于差旅費報銷，員工應(yīng)在出差返回后的[X]個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。3.校區(qū)財務(wù)人員應(yīng)在收到報銷單后的[X]個工作日內(nèi)完成初審工作，并將符合要求的報銷單提交給各級領(lǐng)導(dǎo)審批。4.各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在收到報銷單后的[X]個工作日內(nèi)完成審批工作。5.報銷支付應(yīng)在審批通過后的[X]個工作日內(nèi)完成。五、報銷憑證要求1.報銷憑證必須是正規(guī)的發(fā)票或收據(jù)，發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章或財務(wù)專用章，收據(jù)應(yīng)加蓋收款單位財務(wù)專用章。2.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，包括發(fā)票抬頭、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、商品或服務(wù)名稱、金額、稅率、稅額等。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)相符，不得虛開發(fā)票。3.對于涉及實物采購的報銷，應(yīng)提供采購清單或明細，清單上應(yīng)注明商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等信息，并加蓋銷售方公章或財務(wù)專用章。4.報銷憑證應(yīng)粘貼整齊、牢固，不得使用訂書針、回形針等裝訂。粘貼時應(yīng)按照費用類別和報銷時間順序排列，便于審核和查閱。5.對于國外取得的報銷憑證，應(yīng)提供中文翻譯件，并經(jīng)翻譯機構(gòu)或翻譯人員簽字確認(rèn)。六、違規(guī)處理1.對于違反本報銷管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.如發(fā)現(xiàn)員工虛報、濫報費用，故意提供虛假報銷憑證等行為，公司將追回已報銷的費用，并對相關(guān)責(zé)任人進行批評教育、警告、罰款等處罰。情節(jié)嚴(yán)重的，將解除勞動合同，并依法追究其法律責(zé)任。3.對于審批人未認(rèn)真履行審批職責(zé)，導(dǎo)致違規(guī)報銷行為