上市公司用印管理制度

上市公司用印管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范用印行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司。（三）印章種類1.公司公章：用于公司對外的正式文件、合同、協(xié)議等。2.法定代表人章：用于特定的財(cái)務(wù)文件、銀行票據(jù)等。3.合同專用章：用于簽訂各類合同。4.財(cái)務(wù)專用章：用于財(cái)務(wù)結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。5.部門章：用于部門內(nèi)部文件、通知等。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司各類印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。2.刻制印章前，需填寫《印章刻制申請表》，明確印章名稱、規(guī)格、用途等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門持審批表到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位進(jìn)行刻制。（二）印章啟用1.新印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理印章啟用手續(xù)。2.填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、印章保管人等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，方可啟用。3.印章啟用后，行政部門應(yīng)留存印模，并將印模分發(fā)給相關(guān)部門及人員備案。三、印章的保管（一）保管原則1.實(shí)行專人保管制度，確保印章安全。2.印章保管人不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用。（二）保管職責(zé)1.公司公章、法定代表人章由行政部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。2.合同專用章由合同管理部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。3.財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。4.部門章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。（三）保管要求1.印章保管人應(yīng)妥善保管印章，存放于安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等。2.印章保管人不得擅自離崗，如因特殊情況需要臨時(shí)離崗，應(yīng)將印章交由部門負(fù)責(zé)人指定的其他人員代管，并做好交接記錄。3.印章保管人應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。四、用印審批（一）審批流程1.用印申請人填寫《用印申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息。2.將《用印申請表》提交給部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對用印事項(xiàng)進(jìn)行審核，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將《用印申請表》提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批權(quán)限根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行，一般事項(xiàng)由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重要事項(xiàng)由總經(jīng)理審批。4.審批通過后，用印申請人將《用印申請表》交至印章保管人處，印章保管人核對無誤后，方可予以用印。（二）審批要求1.用印申請人應(yīng)確保用印事項(xiàng)真實(shí)、合法、合規(guī)。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核用印事項(xiàng)，對不符合規(guī)定的用印申請應(yīng)予以拒絕，并說明理由。3.相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)嚴(yán)格按照審批權(quán)限進(jìn)行審批，對重大事項(xiàng)應(yīng)進(jìn)行充分的研究和決策。五、用印程序（一）用印前準(zhǔn)備1.用印申請人應(yīng)將需用印的文件、資料整理齊全，并確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.用印申請人應(yīng)在《用印申請表》上簽字確認(rèn)。（二）用印操作1.印章保管人應(yīng)仔細(xì)核對《用印申請表》與需用印的文件、資料是否一致。2.在確認(rèn)無誤后，印章保管人應(yīng)在文件、資料規(guī)定的用印位置加蓋印章，并確保印章清晰、端正。3.用印完畢后，印章保管人應(yīng)在《用印申請表》上填寫用印日期，并簽字確認(rèn)。（三）用印登記1.印章保管人應(yīng)建立用印登記簿，對每次用印情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括用印日期、用印申請人、用印事項(xiàng)、文件名稱、份數(shù)等信息。2.用印登記簿應(yīng)妥善保管，以備查閱。六、特殊情況用印（一）緊急情況用印1.在緊急情況下，如因時(shí)間緊迫無法按照正常審批流程進(jìn)行用印時(shí)，用印申請人應(yīng)電話向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，可先行用印，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.用印申請人應(yīng)在事后一個(gè)工作日內(nèi)將《用印申請表》及相關(guān)文件、資料提交給印章保管人，印章保管人應(yīng)及時(shí)補(bǔ)登用印記錄。（二）異地用印1.因工作需要在異地用印時(shí)，用印申請人應(yīng)提前與印章保管人溝通，并按照以下方式進(jìn)行操作：通過傳真、掃描等方式將需用印的文件、資料及《用印申請表》發(fā)送給印章保管人。印章保管人核對無誤后，在文件、資料上加蓋印章，并通過快遞等方式將加蓋印章的文件、資料寄回給用印申請人。2.用印申請人收到加蓋印章的文件、資料后，應(yīng)及時(shí)檢查印章是否清晰、端正，并在《用印申請表》上簽字確認(rèn)。七、印章的停用與銷毀（一）印章停用1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時(shí)，由行政部門填寫《印章停用申請表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可停用。2.印章停用后，行政部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門及人員，并收回印章。（二）印章銷毀1.對于停用的印章，行政部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.填寫《印章銷毀申請表》，注明印章名稱、規(guī)格、停用原因等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門會(huì)同審計(jì)部門等相關(guān)人員共同監(jiān)督銷毀。3.印章銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立印章管理監(jiān)督小組，由行政部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對公司印章管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況，包括印章存放是否安全、保管人是否擅自離崗等。2.用印審批情況，包括審批流程是否規(guī)范、審批意見是否明確等。3.用印程序執(zhí)行情況，包括用印前準(zhǔn)備是否充分、用印操作是否規(guī)范等。4.用印登記情況，包括用印登記簿是否完整、記錄是否準(zhǔn)確等。（三）檢查頻率監(jiān)督小組定期對公司印章管理情況進(jìn)行檢查，每月至少檢查一次。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并要求相關(guān)部門及人員限期整改。2.對于違反印章管理制度的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將追究法律責(zé)任。九、附則（一