上市公司費用管理制度

上市公司費用管理制度一、總則（一）目的為了加強公司費用管理，規(guī)范費用支出行為，提高資金使用效益，保障公司各項業(yè)務(wù)的順利開展，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各子公司、分公司，涵蓋公司所有部門及員工在經(jīng)營活動中發(fā)生的各類費用支出。（三）基本原則1.預(yù)算控制原則費用支出應(yīng)嚴格按照經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算執(zhí)行，確保各項費用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。2.合規(guī)性原則費用支出必須符合國家法律法規(guī)、財務(wù)制度以及公司相關(guān)規(guī)定，嚴禁違規(guī)支出。3.效益性原則在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，優(yōu)化費用支出結(jié)構(gòu)，提高資金使用效益，降低經(jīng)營成本。4.真實性原則費用報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效，如實反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容，不得弄虛作假。二、費用分類及定義（一）差旅費員工因公務(wù)需要臨時到常駐地以外地區(qū)出差所發(fā)生的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內(nèi)交通費等。（二）業(yè)務(wù)招待費公司為開展業(yè)務(wù)經(jīng)營活動需要而發(fā)生的宴請、禮品、接待等費用。（三）辦公費公司日常辦公所需的文具、紙張、印刷品、辦公設(shè)備耗材、水電費、通訊費等費用。（四）會議費公司召開各類會議所發(fā)生的場地租賃、會議設(shè)備租賃、資料印刷、餐飲、住宿等費用。（五）培訓(xùn)費公司為提升員工業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)而組織的內(nèi)部培訓(xùn)或外部培訓(xùn)所發(fā)生的費用，包括培訓(xùn)師資費、培訓(xùn)教材費、培訓(xùn)場地費、學(xué)員差旅費等。（六）差旅費員工因公務(wù)需要臨時到常駐地以外地區(qū)出差所發(fā)生的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內(nèi)交通費等。（七）車輛使用費公司自有車輛或租賃車輛的購置、保險、維修保養(yǎng)、加油、過路過橋費、停車費等費用，以及車輛駕駛員的人工費用。（八）其他費用除上述費用以外的其他與公司經(jīng)營活動相關(guān)的費用，如咨詢費、審計費、訴訟費、中介服務(wù)費等。三、費用預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營目標(biāo)和工作計劃，結(jié)合本部門實際業(yè)務(wù)需求，于每年[具體時間]前編制下一年度費用預(yù)算草案。2.費用預(yù)算草案應(yīng)詳細列出各項費用的名稱、金額、支出時間、支出事由等內(nèi)容，并說明費用支出的必要性和合理性。3.財務(wù)部門負責(zé)對各部門提交的費用預(yù)算草案進行匯總、審核和平衡，結(jié)合公司整體財務(wù)狀況和資金安排，編制公司年度費用預(yù)算方案，報公司管理層審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.經(jīng)批準(zhǔn)的年度費用預(yù)算是公司費用支出的依據(jù)，各部門應(yīng)嚴格按照預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算支出。2.如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要確需調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)按照預(yù)算編制程序進行申報，經(jīng)公司管理層審批后方可調(diào)整。3.財務(wù)部門應(yīng)定期對費用預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，確保預(yù)算目標(biāo)的實現(xiàn)。（三）預(yù)算考核1.公司建立費用預(yù)算考核制度，對各部門費用預(yù)算執(zhí)行情況進行考核評價。2.考核指標(biāo)包括預(yù)算執(zhí)行率、費用控制率、費用節(jié)約率等，具體考核標(biāo)準(zhǔn)由財務(wù)部門另行制定。3.費用預(yù)算考核結(jié)果與各部門績效掛鉤，對預(yù)算執(zhí)行情況良好的部門給予獎勵，對超預(yù)算支出或預(yù)算執(zhí)行不力的部門進行相應(yīng)處罰。四、費用審批流程（一）一般費用審批流程1.費用報銷人填寫費用報銷單，詳細注明費用支出事由、金額、報銷日期等信息，并附上相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等原始憑證。2.部門負責(zé)人對費用報銷的真實性、合理性進行審核，簽署審核意見后提交財務(wù)部門。3.財務(wù)部門對費用報銷憑證的合規(guī)性、準(zhǔn)確性進行審核，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限進行審批，審批通過后報公司總經(jīng)理審批。5.公司總經(jīng)理審批通過后，財務(wù)部門予以報銷付款。（二）重大費用審批流程1.對于單筆金額超過[具體金額]或?qū)儆谥卮箜椖康馁M用支出，費用報銷人除按照一般費用審批流程填寫費用報銷單并附上相關(guān)原始憑證外，還應(yīng)提交詳細的費用支出方案或項目報告。2.部門負責(zé)人對費用支出方案或項目報告進行審核，簽署審核意見后提交財務(wù)部門。3.財務(wù)部門對費用支出方案或項目報告進行財務(wù)分析和風(fēng)險評估，提出審核意見后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)部門和人員對費用支出方案或項目報告進行論證和評審，根據(jù)評審結(jié)果簽署審批意見后報公司總經(jīng)理審批。5.公司總經(jīng)理審批通過后，財務(wù)部門予以報銷付款。（三）特殊情況審批流程1.因特殊原因無法按照正常審批流程進行費用報銷的，費用報銷人應(yīng)提前向財務(wù)部門說明情況，并提交相關(guān)證明材料。2.財務(wù)部門審核同意后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限進行審批，審批通過后報公司總經(jīng)理審批。4.公司總經(jīng)理審批通過后，財務(wù)部門予以報銷付款。五、費用報銷標(biāo)準(zhǔn)（一）差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)1.城市間交通費乘坐飛機經(jīng)濟艙、火車軟臥、高鐵/動車一等座等交通工具，憑有效票據(jù)報銷。乘坐飛機經(jīng)濟艙、火車軟臥、高鐵/動車一等座等交通工具，憑有效票據(jù)報銷。乘坐飛機經(jīng)濟艙、火車軟臥、高鐵/動車一等座等交通工具，憑有效票據(jù)報銷。2.住宿費按照出差目的地不同，分為不同等級標(biāo)準(zhǔn)，具體標(biāo)準(zhǔn)由公司另行制定。員工應(yīng)選擇經(jīng)濟實惠、符合公司規(guī)定的住宿酒店，并取得合法有效的發(fā)票。3.伙食補助費按照出差自然（日歷）天數(shù)計算，實行定額包干，具體標(biāo)準(zhǔn)由公司另行制定。出差期間如有招待客戶等特殊情況，需提供相關(guān)證明材料，經(jīng)審批后可扣除相應(yīng)伙食補助費。4.市內(nèi)交通費按照出差自然（日歷）天數(shù)計算，實行定額包干，具體標(biāo)準(zhǔn)由公司另行制定。出差期間如需乘坐出租車，應(yīng)注明事由并經(jīng)審批后報銷。（二）業(yè)務(wù)招待費報銷標(biāo)準(zhǔn)1.業(yè)務(wù)招待應(yīng)遵循必要性、合理性、適度性原則，嚴格控制招待費用支出。2.招待費用應(yīng)在公司規(guī)定的預(yù)算范圍內(nèi)支出，不得超支。3.招待費用報銷時，應(yīng)提供詳細的招待事由、招待對象、招待時間、招待地點等信息，并附上相應(yīng)的發(fā)票、菜單等原始憑證。4.招待費用應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行審批，未經(jīng)審批的招待費用不予報銷。（三）辦公費報銷標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具、紙張、印刷品等應(yīng)按照公司規(guī)定的采購流程進行采購，選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商。2.辦公設(shè)備耗材應(yīng)根據(jù)實際使用情況進行采購，嚴格控制庫存數(shù)量。3.水電費、通訊費等應(yīng)按照公司與相關(guān)部門簽訂的合同或協(xié)議進行結(jié)算，憑有效發(fā)票報銷。（四）會議費報銷標(biāo)準(zhǔn)1.會議應(yīng)提前進行預(yù)算，嚴格控制會議規(guī)模和費用支出。2.會議費用報銷時，應(yīng)提供會議通知、會議議程、參會人員名單、會議簽到表、會議發(fā)票等原始憑證。3.會議場地租賃、會議設(shè)備租賃等費用應(yīng)按照合同約定進行支付，不得超合同金額報銷。（五）培訓(xùn)費報銷標(biāo)準(zhǔn)1.內(nèi)部培訓(xùn)應(yīng)提前制定培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)師資等信息，并報公司管理層審批。2.外部培訓(xùn)應(yīng)選擇正規(guī)的培訓(xùn)機構(gòu)，簽訂培訓(xùn)合同，明確培訓(xùn)費用、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間等條款。3.培訓(xùn)費用報銷時，應(yīng)提供培訓(xùn)合同、培訓(xùn)發(fā)票、培訓(xùn)證書等原始憑證。（六）車輛使用費報銷標(biāo)準(zhǔn)1.車輛購置應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行，選擇符合公司需求的車型和配置。2.車輛保險、維修保養(yǎng)、加油等費用應(yīng)按照公司與相關(guān)供應(yīng)商簽訂的合同或協(xié)議進行結(jié)算，憑有效發(fā)票報銷。3.車輛駕駛員的人工費用應(yīng)按照公司規(guī)定的薪酬標(biāo)準(zhǔn)進行發(fā)放，憑工資表等原始憑證報銷。（七）其他費用報銷標(biāo)準(zhǔn)1.咨詢費、審計費、訴訟費、中介服務(wù)費等其他費用應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行審批，憑有效發(fā)票報銷。2.費用報銷標(biāo)準(zhǔn)如有調(diào)整，以公司最新發(fā)布的規(guī)定為準(zhǔn)。六、費用報銷憑證要求（一）發(fā)票要求1.報銷發(fā)票必須是由稅務(wù)機關(guān)統(tǒng)一印制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、服務(wù)內(nèi)容、金額、稅率、稅額等信息。2.發(fā)票應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章，印章應(yīng)清晰、完整，不得有涂改、模糊等情況。3.發(fā)票開具日期應(yīng)在費用發(fā)生日期之后，且不得跨年度報銷。（二）收據(jù)要求1.除發(fā)票外，部分費用支出可使用財政部門監(jiān)制的收據(jù)作為報銷憑證，但收據(jù)必須加蓋收款單位財務(wù)專用章或發(fā)票專用章。2.收據(jù)內(nèi)容應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，包括收據(jù)名稱、收據(jù)號碼、開票日期、交款單位名稱、收款單位名稱、收款事由、金額等信息。（三）其他憑證要求1.費用報銷還應(yīng)附上相關(guān)的合同、協(xié)議、審批文件、清單等原始憑證，以證明費用支出的真實性、合理性和合規(guī)性。2.原始憑證應(yīng)粘貼整齊、牢固，不得有缺頁、破損等情況，且應(yīng)按照費用報銷單上的項目順序依次粘貼。七、費用報銷時間規(guī)定（一）日常費用報銷員工應(yīng)在費用發(fā)生后[具體時間]內(nèi)辦理報銷手續(xù)，如遇特殊情況不能及時報銷的，應(yīng)提前向財務(wù)部門說明原因。（二）差旅費報銷員工出差歸來后應(yīng)在[具體時間]內(nèi)辦理差旅費報銷手續(xù)，逾期未報的，財務(wù)部門有權(quán)拒絕受理。（三）年度費用結(jié)算每年[具體時間]前，各部門應(yīng)完成本年度費用的清理和結(jié)算工作，對已發(fā)生但尚未報銷的費用進行報銷，對超預(yù)算支出的費用進行說明和調(diào)整。八、費用監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對公司費用管理情況進行審計監(jiān)督，檢查費用支出的真實性、合理性、合規(guī)性以及預(yù)算執(zhí)行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務(wù)部門監(jiān)督財務(wù)部門負責(zé)對公司費用報銷憑證進行審核，對費用支出情況進行日常監(jiān)控和分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時向公司管理層報告，并采取相應(yīng)措施進行處理。（三）其他部門監(jiān)督公司其他部門有權(quán)對本部門及其他部門的費用支出情況進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為應(yīng)及時向公司管理層或相關(guān)部門報告。九、違規(guī)處理（一）對違反本制度規(guī)定，虛報、冒領(lǐng)、騙取費用的員工，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、撤職等處分，