業(yè)主公司檔案管理制度

業(yè)主公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)業(yè)主公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全，充分發(fā)揮檔案在公司運(yùn)營(yíng)管理、決策支持等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于業(yè)主公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造檔案信息。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢、借閱和使用，以滿足公司各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司各類檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的日常借閱、歸還登記和催還工作，嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批手續(xù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全與完整。6.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行清理。7.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供檔案信息服務(wù)，為公司決策和業(yè)務(wù)工作提供支持。8.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的及時(shí)、完整。2.指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，按照公司檔案管理制度的要求，做好檔案的分類、編號(hào)、裝訂等基礎(chǔ)工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，負(fù)責(zé)本部門檔案借閱的申請(qǐng)、歸還等工作，確保檔案的安全使用。4.配合綜合管理部門做好檔案的清查、核對(duì)、鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，熟練掌握檔案管理的各項(xiàng)技能，不斷提高業(yè)務(wù)水平。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，確保檔案信息安全。3.按照檔案管理工作流程，認(rèn)真做好檔案的收集、整理、保管、利用等各項(xiàng)工作，保證檔案質(zhì)量。4.積極主動(dòng)為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，及時(shí)解答檔案利用過(guò)程中的相關(guān)問題。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和反思，針對(duì)存在的問題及時(shí)提出改進(jìn)措施，不斷提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。三、檔案分類及歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.公司文件公司頒發(fā)的各類規(guī)章制度、通知、決定、通報(bào)等正式文件。公司向上級(jí)主管部門及其他相關(guān)單位報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告、函等文件。公司收到的上級(jí)主管部門及其他單位發(fā)來(lái)的各類文件。2.會(huì)議文件公司召開的各類會(huì)議的通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等文件。會(huì)議記錄，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容等詳細(xì)記錄。3.證照檔案公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等各類證照的原件、復(fù)印件及變更記錄。公司資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等相關(guān)證件的原件、復(fù)印件。4.印章管理檔案公司印章使用規(guī)定、印章臺(tái)賬。印章刻制、啟用、更換、廢止等相關(guān)記錄及審批文件。5.行政事務(wù)檔案公司辦公場(chǎng)地租賃、裝修、物業(yè)管理等相關(guān)合同、協(xié)議。公司車輛購(gòu)置、使用、維修、保險(xiǎn)等相關(guān)資料。辦公用品采購(gòu)、發(fā)放記錄。公司各類活動(dòng)的策劃、組織、實(shí)施等相關(guān)資料。（二）人事管理類檔案1.員工檔案員工入職登記表、個(gè)人簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、學(xué)位證書復(fù)印件、職稱證書復(fù)印件等相關(guān)入職資料。員工勞動(dòng)合同、試用期考核表、轉(zhuǎn)正審批表、崗位調(diào)整申請(qǐng)表等人事異動(dòng)資料。員工考勤記錄、請(qǐng)假單、加班申請(qǐng)單等考勤資料。員工績(jī)效考核表、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄、薪資調(diào)整表等薪酬福利資料。員工培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書、培訓(xùn)總結(jié)等培訓(xùn)資料。員工離職申請(qǐng)表、離職交接清單、離職證明等離職資料。2.人事檔案管理記錄人事檔案借閱登記臺(tái)賬、人事檔案清查記錄、人事檔案整理情況記錄等。（三）財(cái)務(wù)管理類檔案1.會(huì)計(jì)憑證原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單等。記賬憑證，按照會(huì)計(jì)科目分類編制，記錄公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄。2.會(huì)計(jì)賬簿總賬，記錄公司所有會(huì)計(jì)科目的總分類賬。明細(xì)賬，按照二級(jí)或明細(xì)科目分類記錄公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的明細(xì)情況。日記賬，包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，記錄公司現(xiàn)金和銀行存款的收支情況。3.財(cái)務(wù)報(bào)表月度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括年度資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表等。財(cái)務(wù)報(bào)表附注，對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表中的重要項(xiàng)目進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明和解釋。4.財(cái)務(wù)審計(jì)檔案內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿、審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題整改記錄等。外部審計(jì)報(bào)告、審計(jì)機(jī)構(gòu)資質(zhì)證明、審計(jì)業(yè)務(wù)約定書等。5.稅務(wù)檔案納稅申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等相關(guān)稅務(wù)資料。稅收優(yōu)惠申請(qǐng)文件、稅務(wù)備案資料等。（四）經(jīng)營(yíng)管理類檔案1.市場(chǎng)調(diào)研檔案市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、行業(yè)分析報(bào)告、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析報(bào)告等。市場(chǎng)調(diào)研問卷、調(diào)研樣本信息、調(diào)研數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果等。2.市場(chǎng)營(yíng)銷檔案營(yíng)銷策劃方案、廣告宣傳資料、促銷活動(dòng)方案等?？蛻糍Y料，包括客戶基本信息、購(gòu)買記錄、客戶需求分析等。銷售合同、訂單、銷售報(bào)表等銷售業(yè)務(wù)資料。3.項(xiàng)目管理檔案項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目預(yù)算書等項(xiàng)目前期資料。項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目變更記錄等項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程資料。項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等項(xiàng)目結(jié)束資料。4.合同管理檔案合同文本，包括采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等各類合同。合同評(píng)審記錄、合同簽訂審批表、合同變更審批表等合同審批資料。合同履行情況記錄，包括合同執(zhí)行進(jìn)度、付款記錄、驗(yàn)收記錄等。（五）工程管理類檔案1.工程前期文件項(xiàng)目規(guī)劃許可證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程施工許可證等工程建設(shè)相關(guān)證照。工程設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。工程招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。2.工程施工文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底記錄等施工技術(shù)資料。工程質(zhì)量驗(yàn)收資料，包括檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄、分部工程驗(yàn)收記錄等。工程材料質(zhì)量證明文件、材料檢驗(yàn)報(bào)告、構(gòu)配件質(zhì)量證明文件等。工程進(jìn)度記錄，包括工程進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表、工程變更通知單等。工程安全管理資料，包括安全檢查記錄、安全教育培訓(xùn)記錄、安全事故報(bào)告及處理記錄等。3.工程竣工文件工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工備案表等竣工驗(yàn)收資料。工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣等專業(yè)竣工圖。工程結(jié)算資料，包括工程結(jié)算書、結(jié)算審核報(bào)告等。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行收集和整理，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)按照檔案歸檔范圍的要求，對(duì)各類文件、資料進(jìn)行全面收集，不得遺漏。3.對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集并移交綜合管理部門，確保檔案的時(shí)效性。（二）整理流程1.分類檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類，確定檔案所屬類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于檔案的管理和查詢。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，確保檔案目錄與檔案實(shí)體一一對(duì)應(yīng)。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保管。對(duì)于紙張規(guī)格不一致的檔案，應(yīng)進(jìn)行裁剪或裱糊處理。五、檔案的保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、公司重大決策文件、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。如公司年度工作計(jì)劃、重要會(huì)議文件、人事檔案等，應(yīng)長(zhǎng)期保管。3.短期保管在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。如一般性的通知、簡(jiǎn)報(bào)、臨時(shí)性的工作文件等，應(yīng)短期保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.磁性載體檔案保管對(duì)于錄音帶、錄像帶、光盤等磁性載體檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。磁性載體檔案應(yīng)存放在防磁、防潮、防塵的環(huán)境中。（三）檔案清點(diǎn)與核對(duì)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、實(shí)體完整。2.每年年底應(yīng)對(duì)全年檔案的收、發(fā)、存情況進(jìn)行全面清查，編制檔案清查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。3.在檔案交接、借閱等環(huán)節(jié)，也應(yīng)進(jìn)行檔案數(shù)量和質(zhì)量的核對(duì)，確保檔案管理工作的連續(xù)性和準(zhǔn)確性。六、檔案的利用（一）借閱權(quán)限與審批1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門審批。2.綜合管理部門根據(jù)檔案的密級(jí)、保管期限等情況進(jìn)行審核，對(duì)于符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并在《檔案借閱申請(qǐng)表》上簽署意見。3.涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，借閱申請(qǐng)人還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。4.外部單位因工作需要查閱公司檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中，應(yīng)有公司相關(guān)人員陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向綜合管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.重要檔案和機(jī)密檔案的借閱期限應(yīng)嚴(yán)格控制，原則上不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需長(zhǎng)期使用，應(yīng)辦理特殊審批手續(xù)。（三）歸還要求1.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并記錄在案。2.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容和完整性，確保檔案完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（四）檔案查閱利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案借閱、查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期、檔案名稱、用途等信息，以便對(duì)檔案的流向進(jìn)行跟蹤和管理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，按照以下標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行：1.對(duì)公司具有重要?dú)v史價(jià)值、憑證價(jià)值和長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。2.已到保管期限，但仍有一定參考價(jià)值的檔案，可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。3.已到保管期限，且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照檔案銷毀清單對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行造冊(cè)登記，注明檔案名稱