食品公司追溯性管理制度

食品公司追溯性管理制度一、總則（一）目的為了加強公司食品質(zhì)量安全管理，規(guī)范食品追溯性管理流程，確保能夠準確、及時地追溯食品從原材料采購到成品銷售的全過程信息，保障消費者權(quán)益，提升公司品牌形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有食品的采購、生產(chǎn)、儲存、銷售等環(huán)節(jié)的追溯性管理。（三）基本原則1.準確性原則：確保記錄的追溯信息真實、準確、完整，能夠清晰反映食品流轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)。2.及時性原則：及時記錄和更新追溯信息，保證在需要時能夠迅速獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。3.可追溯性原則：能夠通過追溯信息完整地再現(xiàn)食品的流向和來源，實現(xiàn)從原材料到成品的全程追溯。二、職責分工（一）采購部門1.負責收集、整理供應商的資質(zhì)文件、原材料采購信息，包括供應商名稱、地址、聯(lián)系方式、原材料名稱、規(guī)格、采購日期等，并確保信息的準確性和完整性。2.對采購的原材料進行標識管理，確保原材料批次清晰可辨。3.配合其他部門完成與采購環(huán)節(jié)相關(guān)的追溯查詢工作。（二）生產(chǎn)部門1.制定生產(chǎn)計劃，明確各批次產(chǎn)品的生產(chǎn)任務、生產(chǎn)時間、生產(chǎn)班組等信息，并做好記錄。2.在生產(chǎn)過程中，對每一批次產(chǎn)品的原材料投入、生產(chǎn)工藝參數(shù)、設(shè)備運行情況、質(zhì)量檢驗結(jié)果等進行詳細記錄，確保生產(chǎn)過程可追溯。3.負責產(chǎn)品的包裝和標識，保證產(chǎn)品標識包含產(chǎn)品名稱、規(guī)格、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、批次等關(guān)鍵追溯信息。4.配合其他部門完成與生產(chǎn)環(huán)節(jié)相關(guān)的追溯查詢工作。（三）質(zhì)量控制部門1.建立食品質(zhì)量檢驗制度，對原材料、半成品和成品進行嚴格檢驗，記錄檢驗結(jié)果，包括檢驗項目、檢驗標準、檢驗日期、檢驗人員等信息。2.對不合格產(chǎn)品進行標識、隔離和記錄，詳細記錄不合格產(chǎn)品的批次、數(shù)量、不合格原因、處理措施等信息，確保不合格產(chǎn)品可追溯。3.定期對公司的追溯性管理工作進行監(jiān)督檢查，確保追溯信息的準確性和完整性。4.配合其他部門完成與質(zhì)量控制環(huán)節(jié)相關(guān)的追溯查詢工作。（四）倉儲部門1.按照產(chǎn)品的批次、類別、規(guī)格等進行分區(qū)存放，確保不同批次的產(chǎn)品易于識別和區(qū)分。2.建立庫存臺賬，記錄產(chǎn)品的出入庫時間、批次、數(shù)量、存放位置等信息，保證庫存信息與實物一致。3.對庫存產(chǎn)品進行定期盤點，確保賬實相符，并記錄盤點結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，及時查明原因并記錄相關(guān)情況。4.配合其他部門完成與倉儲環(huán)節(jié)相關(guān)的追溯查詢工作。（五）銷售部門1.收集客戶訂單信息，包括客戶名稱、聯(lián)系方式、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷售日期等，并確保信息準確無誤。2.在銷售產(chǎn)品時，記錄產(chǎn)品的銷售流向，包括銷售日期、客戶名稱、地址、聯(lián)系方式、產(chǎn)品批次等信息，以便能夠及時召回問題產(chǎn)品。3.配合其他部門完成與銷售環(huán)節(jié)相關(guān)的追溯查詢工作，及時向相關(guān)部門反饋客戶對產(chǎn)品追溯信息的需求。（六）信息管理部門1.負責建立和維護食品追溯信息管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。2.對各部門錄入的追溯信息進行審核、整理和存儲，保證追溯信息的規(guī)范性和完整性。3.根據(jù)公司追溯性管理的需要，開發(fā)和優(yōu)化追溯信息管理系統(tǒng)的功能，提高追溯查詢的效率和準確性。4.負責追溯信息管理系統(tǒng)的日常維護和技術(shù)支持，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)備份等工作。三、追溯信息的記錄與管理（一）原材料追溯信息記錄1.采購訂單記錄：詳細記錄采購訂單編號、供應商名稱、原材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購日期、交貨日期等信息。2.供應商資質(zhì)文件：收集并保存供應商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品合格證明等資質(zhì)文件副本。3.原材料檢驗記錄：記錄原材料的檢驗日期、檢驗項目、檢驗標準、檢驗結(jié)果、檢驗人員等信息。4.原材料標識：在原材料外包裝上清晰標注原材料名稱、規(guī)格、批次、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等信息。（二）生產(chǎn)過程追溯信息記錄1.生產(chǎn)計劃記錄：明確各批次產(chǎn)品的生產(chǎn)任務、生產(chǎn)時間、生產(chǎn)班組、生產(chǎn)設(shè)備等信息。2.原材料投入記錄：記錄每批次產(chǎn)品所使用的原材料名稱、規(guī)格、批次、數(shù)量等信息。3.生產(chǎn)工藝參數(shù)記錄：詳細記錄各生產(chǎn)工序的工藝參數(shù)，如溫度、時間、壓力、轉(zhuǎn)速等，以及實際操作人員信息。4.質(zhì)量檢驗記錄：對半成品和成品的檢驗記錄，包括檢驗項目、檢驗標準、檢驗結(jié)果、檢驗日期、檢驗人員等信息。5.設(shè)備運行記錄：記錄生產(chǎn)設(shè)備的運行狀況，包括開機時間、關(guān)機時間、故障情況及維修記錄等。（三）產(chǎn)品標識與追溯碼管理1.產(chǎn)品標識：產(chǎn)品包裝上應標明產(chǎn)品名稱、規(guī)格、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、批次、配料表、凈含量、產(chǎn)品標準代號、生產(chǎn)者或者經(jīng)銷商的名稱、地址和聯(lián)系方式等內(nèi)容，確保標識符合國家相關(guān)法律法規(guī)要求。2.追溯碼生成與賦碼：采用唯一的追溯碼對每一批次產(chǎn)品進行標識，追溯碼應包含產(chǎn)品的基本信息和生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)的關(guān)鍵信息。追溯碼可通過信息管理系統(tǒng)自動生成，并通過噴碼、貼標等方式賦碼到產(chǎn)品包裝上。3.追溯碼關(guān)聯(lián)：追溯碼應與產(chǎn)品的生產(chǎn)批次、原材料批次、生產(chǎn)過程記錄、質(zhì)量檢驗記錄等信息進行關(guān)聯(lián)，確保通過追溯碼能夠查詢到產(chǎn)品的完整追溯信息。（四）庫存追溯信息記錄1.庫存臺賬：詳細記錄產(chǎn)品的出入庫時間、批次、數(shù)量、存放位置等信息，庫存臺賬應定期與實物進行核對，確保賬實相符。2.庫存盤點記錄：定期對庫存產(chǎn)品進行盤點，記錄盤點日期、盤點人員、盤點結(jié)果等信息。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因并記錄差異情況及處理結(jié)果。（五）銷售追溯信息記錄1.銷售訂單記錄：記錄銷售訂單編號、客戶名稱、聯(lián)系方式、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷售日期、交貨日期等信息。2.銷售流向記錄：跟蹤產(chǎn)品的銷售流向，記錄產(chǎn)品銷售給客戶的日期、客戶名稱、地址、聯(lián)系方式、產(chǎn)品批次等信息。（六）追溯信息的存儲與備份1.各部門應按照規(guī)定的格式和要求，將追溯信息及時錄入食品追溯信息管理系統(tǒng)。信息管理部門負責對錄入的信息進行審核和整理，確保信息的準確性和完整性。2.追溯信息應存儲在安全可靠的服務器上，保存期限應符合國家相關(guān)法律法規(guī)要求。一般情況下，追溯信息應至少保存[X]年。3.定期對追溯信息進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并分別保存于不同的地點。備份周期可根據(jù)實際情況設(shè)定，如每周或每月進行一次全量備份，每天進行增量備份。四、追溯查詢流程（一）內(nèi)部查詢1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查詢追溯信息時，應填寫《追溯信息查詢申請表》，注明查詢的目的、查詢的產(chǎn)品批次或追溯碼等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準。2.將《追溯信息查詢申請表》提交至信息管理部門，信息管理部門根據(jù)申請表的要求，在食品追溯信息管理系統(tǒng)中進行查詢，并將查詢結(jié)果以書面或電子文檔的形式反饋給申請部門。3.申請部門收到查詢結(jié)果后，應根據(jù)實際需要進行進一步的分析和處理。如需其他部門協(xié)助，應及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)。（二）外部查詢1.當接到客戶、監(jiān)管部門或其他外部機構(gòu)對產(chǎn)品追溯信息的查詢需求時，由銷售部門或相關(guān)業(yè)務部門負責接待和溝通。2.銷售部門或相關(guān)業(yè)務部門應向?qū)Ψ搅私獠樵兊木唧w要求和目的，并填寫《外部追溯信息查詢申請表》，經(jīng)部門負責人審核后，提交至信息管理部門。3.信息管理部門按照外部查詢的相關(guān)規(guī)定和要求，對食品追溯信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行查詢和整理，并將查詢結(jié)果提供給銷售部門或相關(guān)業(yè)務部門。4.銷售部門或相關(guān)業(yè)務部門應將查詢結(jié)果及時反饋給客戶、監(jiān)管部門或其他外部機構(gòu)，并做好溝通解釋工作。如涉及公司商業(yè)機密或敏感信息，應按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理，確保信息安全。五、問題食品召回管理（一）召回啟動條件1.當發(fā)現(xiàn)公司生產(chǎn)的食品存在質(zhì)量安全問題，可能對消費者健康造成危害時，應立即啟動召回程序。質(zhì)量安全問題包括但不限于以下情況：經(jīng)檢驗判定為不合格產(chǎn)品；存在潛在安全風險的產(chǎn)品，如原材料污染、生產(chǎn)工藝缺陷等；接到消費者投訴或舉報，經(jīng)核實產(chǎn)品確實存在質(zhì)量問題。2.由質(zhì)量控制部門負責對問題食品進行評估，確定召回的范圍、方式和時間，并及時向公司管理層報告。（二）召回流程1.召回通知發(fā)布公司管理層批準召回計劃后，由銷售部門負責通過各種渠道發(fā)布召回通知，包括公司官網(wǎng)、社交媒體、客戶郵件、電話等方式，向所有可能涉及的客戶告知召回的產(chǎn)品名稱、規(guī)格、批次、召回原因、召回方式及時間等信息。同時，在公司內(nèi)部發(fā)布召回通知，要求各部門配合召回工作，停止相關(guān)產(chǎn)品的生產(chǎn)、銷售和庫存發(fā)貨等操作。2.產(chǎn)品召回實施銷售部門負責統(tǒng)計已銷售產(chǎn)品的流向和客戶信息，及時將相關(guān)信息提供給倉儲部門和其他相關(guān)部門。倉儲部門根據(jù)銷售部門提供的信息，對庫存中涉及召回的產(chǎn)品進行清查和隔離，確保召回產(chǎn)品能夠準確無誤地被識別和提取。生產(chǎn)部門負責對召回產(chǎn)品的生產(chǎn)過程進行追溯，查找可能存在的問題根源，并采取相應的改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。質(zhì)量控制部門對召回的產(chǎn)品進行重新檢驗和評估，確保召回產(chǎn)品符合質(zhì)量安全標準。3.召回產(chǎn)品處理對召回的產(chǎn)品，根據(jù)其質(zhì)量問題的嚴重程度和性質(zhì)，采取相應的處理措施。如產(chǎn)品存在輕微質(zhì)量問題，經(jīng)返工或整改后可重新銷售的，應按照公司的返工或整改流程進行處理；如產(chǎn)品存在嚴重質(zhì)量問題，無法通過返工或整改解決的，應予以銷毀處理。對召回產(chǎn)品的處理過程，包括處理方式、處理時間、處理人員等信息，應進行詳細記錄，并作為追溯信息的一部分進行保存。（三）召回效果評估1.召回工作結(jié)束后，由質(zhì)量控制部門負責組織對召回效果進行評估。評估內(nèi)容包括召回產(chǎn)品的數(shù)量、召回的及時性、召回措施的有效性、對消費者的影響等方面。2.根據(jù)召回效果評估結(jié)果，總結(jié)召回工作中存在的問題和經(jīng)驗教訓，提出改進措施和建議，形成召回效果評估報告，提交給公司管理層。3.公司管理層根據(jù)召回效果評估報告，對公司的質(zhì)量管理體系、追溯性管理制度等進行審查和完善，不斷提高公司的食品質(zhì)量安全管理水平。六、培訓與宣傳（一）培訓1.定期組織公司員工參加食品追溯性管理培訓，培訓內(nèi)容包括追溯性管理制度、追溯信息記錄方法、追溯查詢流程、問題食品召回管理等方面的知識和技能。2.新員工入職時，應將食品追溯性管理培訓作為入職培訓的重要內(nèi)容之一，確保新員工能夠了解和掌握公司的追溯性管理要求和流程。3.根據(jù)不同崗位的職責和需求，有針對性地開展專項培訓，提高員工在各自工作領(lǐng)域內(nèi)的追溯性管理能力。例如，對采購人員重點培訓原材料追溯信息的收集和管理；對生產(chǎn)人員培訓生產(chǎn)過程追溯信息的記錄和操作規(guī)范；對質(zhì)量檢驗人員培訓質(zhì)量檢驗記錄與追溯信息的關(guān)聯(lián)等。4.培訓方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析、在線學習等多種形式，以提高培訓效果，確保員工能夠熟練掌握追溯性管理的相關(guān)知識和技能。（二）宣傳1.通過公司內(nèi)部宣傳欄、內(nèi)部刊物、郵件等方式，向員工宣傳食品追溯性管理的重要性和公司的追溯性管理制度，提高員工對追溯性管理工作的認識和重視程度。2.利用公司官網(wǎng)、社交媒體等外部渠道，向消費者宣傳公司的食品追溯性管理措施和成果，增強消費者對公司產(chǎn)品質(zhì)量安全的信心。例如，在公司官網(wǎng)設(shè)置追溯信息查詢?nèi)肟冢奖阆M者查詢產(chǎn)品的追溯信息；發(fā)布關(guān)于公司追溯性管理工作的新聞稿和宣傳文章，介紹公司在保障食品質(zhì)量安全方面的努力和措施。3.在產(chǎn)品包裝、說明書等宣傳資料中，適當提及公司的食品追溯性管理措施，引導消費者關(guān)注產(chǎn)品的追溯信息，提高消費者對追溯性管理的認知度。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.質(zhì)量控制部門負責定期對公司各部門的食品追溯性管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括追溯信息的記錄情況、追溯信息管理系統(tǒng)的運行情況、問題食品召回管理情況等。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、資料查閱、系統(tǒng)數(shù)據(jù)核對等方式進行。對發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。3.定期對監(jiān)督檢查結(jié)果進行總結(jié)分析，針對存在的共性問題和薄弱環(huán)節(jié)，提出改進措施和建議，不斷完善公司的食品追溯性管理工作。（二）考核機制1.建立食品追溯性管理工作考核機制，將各部門的追溯性管理工作納入績效考核體系。