物業(yè)檔案管理規(guī)定

物業(yè)檔案管理規(guī)定

物業(yè)檔案管理規(guī)定一、總則1.目的為加強本物業(yè)公司檔案管理，有效地保護和利用檔案資源，提高物業(yè)管理服務(wù)水平，確保公司各項工作的順利開展，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于本物業(yè)公司全體員工及與公司檔案管理相關(guān)的所有活動。包括公司總部、各小區(qū)物業(yè)管理處、各職能部門在物業(yè)管理活動中形成的各類檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。3.管理原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、真實完整、分類科學(xué)、便于利用的原則。確保檔案資料能準(zhǔn)確反映公司物業(yè)管理活動的全貌，為公司決策、日常管理及客戶服務(wù)提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)分工1.檔案管理部門-設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。-統(tǒng)籌公司各類檔案的收集、整理、分類、編號、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。-負責(zé)檔案庫房的日常管理，包括溫濕度控制、防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護工作，保證檔案的安全保管。-負責(zé)檔案的借閱、歸還、銷毀等手續(xù)的辦理，并做好相關(guān)記錄。-定期對檔案進行清查盤點，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好，對破損、褪色等檔案及時進行修復(fù)或數(shù)字化處理。-組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案的數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。2.各部門及管理處職責(zé)-各部門及各小區(qū)物業(yè)管理處應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。-按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。-在日常工作中，積極配合檔案管理部門開展檔案的查詢、借閱等利用工作，及時提供相關(guān)信息。-對涉及本部門業(yè)務(wù)的檔案提出合理的管理和利用建議，參與檔案管理工作的評估和改進。三、檔案分類與編號1.檔案分類-行政管理類：包括公司文件、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、規(guī)章制度、資質(zhì)證書等。-客戶服務(wù)類：業(yè)主檔案（業(yè)主基本信息、入住資料、產(chǎn)權(quán)資料等）、客戶投訴與處理記錄、客戶滿意度調(diào)查資料、社區(qū)文化活動資料等。-工程管理類：小區(qū)規(guī)劃圖紙、建筑工程圖紙、設(shè)備設(shè)施檔案（設(shè)備清單、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄、運行記錄等）、工程改造與維修資料等。-財務(wù)管理類：財務(wù)報表、會計憑證、預(yù)算決算資料、收費記錄（物業(yè)費、水電費等）、稅務(wù)資料等。-安全管理類：安全管理制度、人員出入登記記錄、巡邏記錄、消防設(shè)施檢查記錄、突發(fā)事件處理記錄等。-其他類：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的其他各類檔案，如合同協(xié)議、供應(yīng)商檔案、培訓(xùn)資料等。2.編號規(guī)則檔案編號采用“分類代碼+年份+順序號”的形式。分類代碼根據(jù)上述檔案分類設(shè)置，如行政管理類代碼為“XG”，客戶服務(wù)類代碼為“KF”等。年份采用公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字，順序號為檔案在該類中的流水編號。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號可能為“XG23001”。四、檔案收集1.收集范圍-凡是公司在各項管理活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料均應(yīng)納入收集范圍。包括但不限于上級部門的來文、公司內(nèi)部形成的文件、對外簽訂的合同協(xié)議、業(yè)務(wù)往來信函、各類會議記錄、統(tǒng)計報表、工作匯報等。-各部門及管理處在工作過程中產(chǎn)生的臨時性、過程性資料，如項目策劃書、工作底稿、審批單等，只要對公司業(yè)務(wù)有參考價值，也應(yīng)進行收集。2.收集時間-各部門及管理處應(yīng)在檔案材料形成后的一周內(nèi)完成初步收集工作，并進行整理和初步審核。-每月末，各部門及管理處的檔案管理人員將本月收集整理好的檔案移交至檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。對于一些時效性較強的檔案，如緊急合同、重大事件處理記錄等，應(yīng)及時移交。3.收集要求-檔案收集應(yīng)確保資料的完整性，每份檔案應(yīng)包含文件的正文、附件、批示等所有相關(guān)內(nèi)容。對于電子檔案，應(yīng)保證其存儲格式的兼容性和可讀性，同時收集相關(guān)的元數(shù)據(jù)信息。-檔案內(nèi)容應(yīng)真實準(zhǔn)確，不得隨意篡改或偽造。對于涉及多個部門的檔案，相關(guān)部門應(yīng)做好溝通協(xié)調(diào)，確保檔案信息的一致性。-收集的檔案應(yīng)保持整潔、清晰，對于字跡模糊、破損的文件，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案整理1.整理原則檔案整理應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理步驟-初步分類：檔案管理部門接收各部門移交的檔案后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行初步分類，將不同類型的檔案分別存放。-裝訂與編目：對于紙質(zhì)檔案，按照一定的規(guī)格和要求進行裝訂，確保文件整齊、牢固。同時，編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等基本信息。對于電子檔案，應(yīng)在相應(yīng)的存儲系統(tǒng)中建立電子目錄，并進行元數(shù)據(jù)標(biāo)注。-數(shù)字化處理：對于重要的、易損的或利用頻率較高的檔案，應(yīng)進行數(shù)字化掃描處理。掃描后的圖像應(yīng)清晰、完整，采用常見的圖像格式存儲，并與檔案目錄建立關(guān)聯(lián)。-上架存儲：將整理好的檔案按照分類和編號順序上架存放，確保檔案存放有序，便于查找和管理。同時，在庫房內(nèi)設(shè)置明顯的標(biāo)識，標(biāo)明檔案的類別和存放位置。六、檔案保管1.保管條件-設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)、干燥，溫度控制在14℃-24℃之間，相對濕度控制在45%-60%之間。配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，定期記錄溫濕度數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)及時采取調(diào)節(jié)措施。-檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光等安全防護設(shè)施。安裝火災(zāi)自動報警系統(tǒng)和滅火設(shè)備，設(shè)置防潮劑、防蟲藥投放點，安裝防盜門窗和監(jiān)控設(shè)備，采用遮光窗簾或燈具，避免檔案直接暴露在強光下。-檔案架應(yīng)堅固耐用，按照檔案分類和編號順序排列，便于檔案的存放和查找。同時，定期對檔案架進行檢查和維護，確保其安全性。2.保管期限-根據(jù)檔案的性質(zhì)、重要程度和利用價值，確定不同的保管期限。一般分為短期（1-3年）、中期（3-5年）、長期（5年以上）和永久保存。具體保管期限可參考以下標(biāo)準(zhǔn)：-行政管理類：公司重要文件、規(guī)章制度、資質(zhì)證書等永久保存；一般性文件、會議紀(jì)要等保管3-5年。-客戶服務(wù)類：業(yè)主檔案永久保存；客戶投訴與處理記錄、客戶滿意度調(diào)查資料等保管3-5年。-工程管理類：小區(qū)規(guī)劃圖紙、建筑工程圖紙等永久保存；設(shè)備設(shè)施檔案根據(jù)設(shè)備使用年限確定保管期限，一般為5-10年；工程改造與維修資料保管3-5年。-財務(wù)管理類：財務(wù)報表、會計憑證等按照國家財務(wù)法規(guī)規(guī)定的期限保存，一般為10-30年；收費記錄等保管5-10年。-安全管理類：安全管理制度永久保存；人員出入登記記錄、巡邏記錄等保管1-3年；突發(fā)事件處理記錄保管3-5年。-其他類：合同協(xié)議按照合同有效期及相關(guān)法律法規(guī)確定保管期限，一般為5-10年；供應(yīng)商檔案、培訓(xùn)資料等保管3-5年。-檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)進行鑒定，對確無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.定期清查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查盤點，至少每半年進行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、存放位置、保管狀況等。在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。同時，填寫清查報告，上報公司管理層。七、檔案利用1.利用方式-查閱：公司內(nèi)部員工因工作需要可申請查閱檔案。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。-借閱：對于確因工作需要帶出檔案管理部門的情況，應(yīng)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過一周，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對借閱檔案的安全負責(zé)，不得轉(zhuǎn)借他人，歸還時應(yīng)確保檔案的完整性和完好性。-復(fù)制：因工作需要可對檔案進行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行。復(fù)制件應(yīng)注明復(fù)制日期、出處等信息，與原件具有同等的利用效力。2.利用申請流程-填寫申請表：公司員工如需利用檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、編號、利用方式等信息。-審批：申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人審核簽字后，報檔案管理部門負責(zé)人審批。對于涉及重要或機密檔案的利用申請，還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。-辦理手續(xù)：審批通過后，申請人持申請表到檔案管理部門辦理查閱、借閱或復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員按照規(guī)定提供相應(yīng)服務(wù)，并做好記錄，包括利用人姓名、部門、利用時間、檔案名稱、利用方式等信息。3.保密要求-檔案管理人員和利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對涉及公司機密、業(yè)主隱私等敏感信息的檔案予以保密。不得在非工作場合談?wù)摍n案內(nèi)容，不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員。-對于涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的利用，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。違反保密規(guī)定的，將按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。八、檔案數(shù)字化管理1.數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)推進公司檔案的數(shù)字化進程，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的高效存儲、快速檢索、遠程利用，提高檔案管理的信息化水平和服務(wù)效率。2.數(shù)字化流程-掃描與圖像處理：按照檔案數(shù)字化掃描的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對紙質(zhì)檔案進行掃描。掃描后的圖像進行糾偏、裁剪、去噪等處理，確保圖像的質(zhì)量。-數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化圖像與檔案目錄信息進行掛接，建立一一對應(yīng)的關(guān)系，實現(xiàn)檔案的圖文關(guān)聯(lián)查詢。-存儲與備份：數(shù)字化檔案存儲在專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在異地，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。-系統(tǒng)管理：建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對檔案的錄入、存儲、檢索、利用等進行全面管理。設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保系統(tǒng)的安全性和數(shù)據(jù)的保密性。3.數(shù)字化檔案利用公司員工可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)登錄數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)權(quán)限進行檔案的查詢、瀏覽、下載等操作。同時，為滿足業(yè)主等外部人員的需求，可在確保信息安全的前提下，提供一定的在線服務(wù)功能，如業(yè)主可通過身份驗證后查詢部分與自身相關(guān)的檔案信息。九、檔案銷毀1.銷毀鑒定檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對檔案進行銷毀鑒定。鑒定人員由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門等人員組成。鑒定過程中，應(yīng)根據(jù)檔案的保存價值、是否仍有利用需求等因素進行綜合評估，確定是否需要銷毀。2.銷毀審批經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的名稱、編號、數(shù)量、形成時間等信息?！稒n案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于涉及重要信息或機密內(nèi)容的檔案，銷毀審批應(yīng)更加嚴(yán)格，必要時需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。3.銷毀實施-經(jīng)審批同意銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的方式進行銷毀。對于紙質(zhì)檔案，可采用粉碎、焚燒等方式；對于電子檔案，應(yīng)進行數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀存儲介質(zhì)等操作。-銷毀過程應(yīng)進行全程監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。-《檔案銷毀清冊》應(yīng)作為檔案資料進行保存，保存期限一般為5-10年，以備日后查閱。十、培訓(xùn)與監(jiān)督1.培訓(xùn)-檔案管理部門應(yīng)定期組織公司員工進行檔案管理知識培訓(xùn)，提高員工對檔案管理工作的認識和重視程度，使其掌握檔案收集、整理、利用等基本技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理制度、操作規(guī)范、保密知識等。-針對新入職員工，應(yīng)在入職培訓(xùn)中安排檔案管理相關(guān)課程，使其了解公司檔案管理的要求和流程。同時，為檔案管理人員提供專業(yè)培訓(xùn)機會，鼓勵其參加行業(yè)內(nèi)的培訓(xùn)和交流活動，不斷提升業(yè)務(wù)水平。2.監(jiān)督-檔案管理部門應(yīng)定期對各部門及管理處的檔案管理工作進行檢