物業(yè)設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬規(guī)定

物業(yè)設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬規(guī)定

物業(yè)設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬規(guī)定一、總則1.目的：為加強(qiáng)物業(yè)設(shè)施設(shè)備的管理，規(guī)范設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬的建立、使用和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行，提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于本物業(yè)公司所管理的所有高端小區(qū)內(nèi)的各類設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬管理。3.職責(zé)分工-行政經(jīng)理：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬管理制度的制定與完善，監(jiān)督制度的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)各部門在臺(tái)賬管理中的工作。-工程技術(shù)部門：負(fù)責(zé)設(shè)施設(shè)備的詳細(xì)信息收集、整理和初始臺(tái)賬的建立，定期對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，并及時(shí)更新臺(tái)賬信息。-客服部門：負(fù)責(zé)收集業(yè)主反饋的設(shè)施設(shè)備問題，及時(shí)傳遞給工程技術(shù)部門，并協(xié)助工程技術(shù)部門對(duì)設(shè)施設(shè)備維修、保養(yǎng)情況進(jìn)行回訪，將相關(guān)信息反饋至臺(tái)賬管理人員。-財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)施設(shè)備的采購(gòu)、維修、保養(yǎng)等費(fèi)用進(jìn)行核算和記錄，與工程技術(shù)部門核對(duì)相關(guān)費(fèi)用信息，確保臺(tái)賬中的費(fèi)用數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。-臺(tái)賬管理人員：負(fù)責(zé)設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬的日常管理，包括臺(tái)賬的登記、存檔、查詢、借閱等工作，確保臺(tái)賬信息的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性。二、設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬的建立1.臺(tái)賬內(nèi)容要求-基本信息：設(shè)施設(shè)備名稱、型號(hào)、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、出廠日期、購(gòu)置日期、安裝地點(diǎn)、啟用時(shí)間等。-技術(shù)參數(shù)：設(shè)備的主要性能指標(biāo)、額定功率、電壓、電流、轉(zhuǎn)速、流量等技術(shù)參數(shù)。-附屬設(shè)備及配件：記錄設(shè)施設(shè)備的附屬設(shè)備、配件清單，包括名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量等。-采購(gòu)及安裝信息：采購(gòu)合同編號(hào)、采購(gòu)價(jià)格、安裝單位、安裝費(fèi)用、安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料。-維修保養(yǎng)記錄：記錄每次維修保養(yǎng)的日期、內(nèi)容、維修保養(yǎng)人員、維修費(fèi)用、更換的零部件等信息。-運(yùn)行記錄：設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行時(shí)間、運(yùn)行狀態(tài)、故障記錄等信息。-報(bào)廢及更新記錄：如設(shè)施設(shè)備報(bào)廢，需記錄報(bào)廢日期、報(bào)廢原因、報(bào)廢處理方式等；如進(jìn)行更新，需記錄更新日期、更新設(shè)備信息等。2.分類與編碼-分類原則：根據(jù)設(shè)施設(shè)備的功能、用途、性質(zhì)等進(jìn)行分類，如分為房屋建筑類、電梯類、消防設(shè)施類、給排水設(shè)施類、供配電設(shè)施類、智能化設(shè)施類等。-編碼規(guī)則：為便于管理和識(shí)別，對(duì)每類設(shè)施設(shè)備進(jìn)行編碼。編碼采用[分類代碼+順序號(hào)]的形式，分類代碼采用大寫英文字母表示，順序號(hào)采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如電梯類的第一臺(tái)設(shè)備編碼為“DT001”。3.信息收集與整理-新購(gòu)置設(shè)施設(shè)備：工程技術(shù)部門在設(shè)施設(shè)備到貨及安裝驗(yàn)收后，應(yīng)及時(shí)收集設(shè)備的相關(guān)資料，包括設(shè)備說明書、合格證、保修卡、采購(gòu)合同等，并進(jìn)行整理和核對(duì)。-既有設(shè)施設(shè)備：工程技術(shù)部門應(yīng)對(duì)小區(qū)內(nèi)現(xiàn)有的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行全面清查，收集和整理相關(guān)信息，對(duì)于資料不全的設(shè)備，應(yīng)通過查閱歷史記錄、咨詢?cè)惭b單位等方式盡量補(bǔ)齊資料。4.臺(tái)賬錄入-臺(tái)賬管理人員：在收到工程技術(shù)部門整理好的設(shè)施設(shè)備信息后，應(yīng)及時(shí)將信息錄入到設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬管理系統(tǒng)中，并建立紙質(zhì)臺(tái)賬進(jìn)行備份。-審核與確認(rèn)：臺(tái)賬錄入完成后，應(yīng)由工程技術(shù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確認(rèn)信息的準(zhǔn)確性和完整性。審核通過后，由行政經(jīng)理簽字確認(rèn)，正式建立設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬。三、設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬的更新與維護(hù)1.日常維護(hù)記錄更新-工程技術(shù)人員：在對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行日常巡檢、保養(yǎng)、維修后，應(yīng)及時(shí)填寫相應(yīng)的工作記錄，詳細(xì)記錄維護(hù)時(shí)間、維護(hù)內(nèi)容、更換的零部件等信息，并提交給臺(tái)賬管理人員。-臺(tái)賬管理人員：收到工程技術(shù)人員提交的維護(hù)記錄后，應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)將相關(guān)信息更新到設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬中，確保臺(tái)賬信息與實(shí)際維護(hù)情況一致。2.運(yùn)行狀態(tài)更新-值班人員：負(fù)責(zé)設(shè)施設(shè)備運(yùn)行監(jiān)控的值班人員，應(yīng)定時(shí)記錄設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并記錄故障發(fā)生的時(shí)間、現(xiàn)象等信息。-臺(tái)賬管理人員：根據(jù)值班人員的報(bào)告，及時(shí)更新設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬中的運(yùn)行記錄，對(duì)于故障設(shè)備，應(yīng)標(biāo)注故障狀態(tài)及維修進(jìn)度。3.信息變更更新-當(dāng)設(shè)施設(shè)備發(fā)生信息變更時(shí)，如設(shè)備遷移、改造、更換零部件等，工程技術(shù)部門應(yīng)及時(shí)填寫《設(shè)施設(shè)備信息變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更的內(nèi)容、原因，并附上相關(guān)證明材料。-審批流程：《設(shè)施設(shè)備信息變更申請(qǐng)表》經(jīng)工程技術(shù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)行政經(jīng)理審批。審批通過后，臺(tái)賬管理人員根據(jù)變更申請(qǐng)及時(shí)更新設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬信息。4.定期核對(duì)與盤點(diǎn)-定期核對(duì)：工程技術(shù)部門與臺(tái)賬管理人員應(yīng)每月對(duì)設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬進(jìn)行一次核對(duì)，確保臺(tái)賬信息與實(shí)際設(shè)施設(shè)備情況相符。核對(duì)內(nèi)容包括設(shè)備數(shù)量、位置、運(yùn)行狀態(tài)、維護(hù)記錄等。-定期盤點(diǎn)：每季度由行政經(jīng)理組織工程技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員對(duì)小區(qū)內(nèi)的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)過程中，要對(duì)設(shè)施設(shè)備的實(shí)物與臺(tái)賬記錄進(jìn)行逐一核對(duì)，對(duì)于盤盈、盤虧的設(shè)備要查明原因，并及時(shí)調(diào)整臺(tái)賬記錄。盤點(diǎn)結(jié)束后，由財(cái)務(wù)部門出具《設(shè)施設(shè)備盤點(diǎn)報(bào)告》。四、設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬的查詢與借閱1.查詢權(quán)限-工程技術(shù)人員：可查詢本部門負(fù)責(zé)維護(hù)的設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬信息，包括設(shè)備基本信息、維修保養(yǎng)記錄、運(yùn)行記錄等，以滿足日常工作需要。-客服人員：可查詢與業(yè)主反饋問題相關(guān)的設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬信息，如設(shè)備位置、維修進(jìn)度等，以便及時(shí)回復(fù)業(yè)主咨詢。-財(cái)務(wù)人員：可查詢?cè)O(shè)施設(shè)備的采購(gòu)價(jià)格、維修保養(yǎng)費(fèi)用等財(cái)務(wù)相關(guān)信息，用于成本核算和財(cái)務(wù)管理。-行政經(jīng)理及公司高層領(lǐng)導(dǎo)：具有全面查詢?cè)O(shè)施設(shè)備臺(tái)賬信息的權(quán)限，可根據(jù)管理需要進(jìn)行綜合查詢和統(tǒng)計(jì)分析。2.查詢方式-線上查詢：公司建立設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬管理系統(tǒng)，員工可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)登錄系統(tǒng)，按照權(quán)限進(jìn)行相關(guān)信息的查詢。-線下查詢：如需查詢紙質(zhì)臺(tái)賬，應(yīng)向臺(tái)賬管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)臺(tái)賬管理人員同意后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。3.借閱規(guī)定-借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬紙質(zhì)資料的，借閱人應(yīng)填寫《設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交臺(tái)賬管理人員辦理借閱手續(xù)。-借閱期限：一般情況下，借閱期限不超過3個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，借閱人應(yīng)提前向臺(tái)賬管理人員說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。-借閱歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還臺(tái)賬資料，歸還時(shí)，臺(tái)賬管理人員應(yīng)檢查資料的完整性和完好性，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬的存檔與保管1.存檔要求-電子存檔：設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬管理系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在公司專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并在異地進(jìn)行存儲(chǔ)備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份周期為每周一次，備份數(shù)據(jù)應(yīng)保存至少5年。-紙質(zhì)存檔：紙質(zhì)臺(tái)賬應(yīng)按照分類進(jìn)行裝訂成冊(cè)，每?jī)?cè)臺(tái)賬應(yīng)編制目錄和頁(yè)碼，便于查閱。紙質(zhì)臺(tái)賬應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、防火、防盜的場(chǎng)所。2.保管期限-設(shè)施設(shè)備在正常使用期間，其臺(tái)賬應(yīng)一直保存。設(shè)施設(shè)備報(bào)廢后，臺(tái)賬資料應(yīng)繼續(xù)保存10年，以備后續(xù)查詢和審計(jì)需要。3.檔案銷毀-達(dá)到保管期限的設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬檔案，由臺(tái)賬管理人員提出銷毀申請(qǐng)，填寫《設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)行政經(jīng)理審核，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。-銷毀方式：電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行徹底刪除；紙質(zhì)檔案可采用粉碎或焚燒等方式進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并記錄銷毀的檔案名稱、數(shù)量、時(shí)間等信息，形成《設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬檔案銷毀記錄》，存檔備查。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制-行政經(jīng)理定期對(duì)設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括臺(tái)賬信息的準(zhǔn)確性、完整性、更新及時(shí)性，以及臺(tái)賬的存檔、保管情況等。-設(shè)立投訴渠道，鼓勵(lì)員工和業(yè)主對(duì)臺(tái)賬管理工作中存在的問題進(jìn)行監(jiān)督和投訴。對(duì)于投訴信息，行政經(jīng)理應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴人。2.考核指標(biāo)-臺(tái)賬信息準(zhǔn)確率：考核臺(tái)賬記錄信息與實(shí)際設(shè)施設(shè)備情況的相符程度，要求準(zhǔn)確率達(dá)到98%以上。-臺(tái)賬更新及時(shí)率：考核設(shè)施設(shè)備維護(hù)記錄、運(yùn)行狀態(tài)等信息在規(guī)定時(shí)間內(nèi)更新到臺(tái)賬中的比例，要求及時(shí)率達(dá)到95%以上。-檔案保管完好率：考核存檔的設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬電子和紙質(zhì)資料的完好程度，要求保管完好率達(dá)到100%。3.獎(jiǎng)懲措施-對(duì)于在設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，如臺(tái)賬信息準(zhǔn)確、更新及時(shí)、檔案保管規(guī)范等，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)方式包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、