公司數(shù)字化資產(chǎn)管理制度VIP

公司數(shù)字化資產(chǎn)管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司數(shù)字化資產(chǎn)的管理，確保數(shù)字化資產(chǎn)的安全、完整和有效利用，提高公司的運(yùn)營效率和競爭力，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及數(shù)字化資產(chǎn)的部門和個(gè)人，包括但不限于信息技術(shù)部門、業(yè)務(wù)部門、行政部門等。數(shù)字化資產(chǎn)涵蓋公司擁有或控制的各類電子文件、數(shù)據(jù)、軟件、網(wǎng)站、信息系統(tǒng)等。（三）基本原則1.合法性原則：數(shù)字化資產(chǎn)的管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.安全性原則：采取必要的安全措施，保障數(shù)字化資產(chǎn)的保密性、完整性和可用性，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和損壞。3.規(guī)范性原則：建立規(guī)范的數(shù)字化資產(chǎn)管理流程，明確各部門和人員的職責(zé)，確保管理工作有序進(jìn)行。4.效益性原則：充分挖掘數(shù)字化資產(chǎn)的價(jià)值，提高資產(chǎn)利用效率，為公司創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。二、數(shù)字化資產(chǎn)的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按用途分類辦公文檔類：包括公司內(nèi)部的各類報(bào)告、文件、合同、表格等辦公文檔。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)類：與公司業(yè)務(wù)活動相關(guān)的數(shù)據(jù)，如銷售數(shù)據(jù)、客戶信息、生產(chǎn)數(shù)據(jù)等。軟件資產(chǎn)類：公司購買、開發(fā)或使用的各類軟件，包括操作系統(tǒng)、辦公軟件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件等。網(wǎng)站與應(yīng)用系統(tǒng)類：公司官方網(wǎng)站、內(nèi)部應(yīng)用系統(tǒng)等。多媒體資料類：圖片、音頻、視頻等多媒體文件。2.按存儲介質(zhì)分類硬盤存儲類：存儲在公司服務(wù)器硬盤、個(gè)人電腦硬盤等設(shè)備上的數(shù)字化資產(chǎn)。云存儲類：存儲在各類云服務(wù)提供商平臺上的數(shù)字化資產(chǎn)。移動存儲類：如U盤、移動硬盤等存儲的數(shù)字化資產(chǎn)。（二）編號規(guī)則為便于管理和查詢，對數(shù)字化資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號格式如下：資產(chǎn)類別代碼+年份+流水號1.資產(chǎn)類別代碼：根據(jù)上述分類標(biāo)準(zhǔn)，賦予不同的類別代碼，如：辦公文檔類：BG業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)類：YD軟件資產(chǎn)類：RJ網(wǎng)站與應(yīng)用系統(tǒng)類：WZ多媒體資料類：MT2.年份：取資產(chǎn)創(chuàng)建或購置的年份后兩位數(shù)字，如2023年表示為“23”。3.流水號：按照資產(chǎn)登記順序依次編號，從001開始。例如，2023年創(chuàng)建的第10個(gè)辦公文檔編號為：BG23010三、數(shù)字化資產(chǎn)的創(chuàng)建與獲?。ㄒ唬﹦?chuàng)建流程1.需求提出：各部門或個(gè)人根據(jù)工作需要，填寫《數(shù)字化資產(chǎn)創(chuàng)建申請表》，詳細(xì)說明資產(chǎn)的名稱、用途、內(nèi)容、預(yù)計(jì)完成時(shí)間等信息。2.審批：申請表提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人審核通過后，提交至相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，申請表返回至申請部門或個(gè)人，作為資產(chǎn)創(chuàng)建的依據(jù)。3.創(chuàng)建實(shí)施：申請部門或個(gè)人按照申請表中的要求進(jìn)行數(shù)字化資產(chǎn)的創(chuàng)建工作。對于重要的數(shù)字化資產(chǎn)，應(yīng)制定詳細(xì)的創(chuàng)建計(jì)劃，并確保符合公司的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。4.驗(yàn)收：數(shù)字化資產(chǎn)創(chuàng)建完成后，由申請部門或個(gè)人提交驗(yàn)收申請。驗(yàn)收工作可由相關(guān)專業(yè)人員或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行，主要檢查資產(chǎn)是否滿足需求、質(zhì)量是否合格、格式是否規(guī)范等。驗(yàn)收通過后，填寫《數(shù)字化資產(chǎn)驗(yàn)收報(bào)告》。（二）獲取途徑1.購買：對于需要購買的數(shù)字化資產(chǎn)，由使用部門提出申請，經(jīng)審批后，由采購部門負(fù)責(zé)采購。采購過程應(yīng)遵循公司的采購管理制度，選擇合適的供應(yīng)商和產(chǎn)品。2.開發(fā)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，如需自行開發(fā)數(shù)字化資產(chǎn)，由信息技術(shù)部門制定開發(fā)計(jì)劃，經(jīng)審批后組織實(shí)施。開發(fā)過程中應(yīng)嚴(yán)格遵循項(xiàng)目管理的相關(guān)流程，確保開發(fā)質(zhì)量和進(jìn)度。3.共享與交換：公司內(nèi)部各部門之間可根據(jù)工作需要，進(jìn)行數(shù)字化資產(chǎn)的共享與交換。共享與交換應(yīng)填寫《數(shù)字化資產(chǎn)共享申請表》，經(jīng)資產(chǎn)所屬部門和接收部門負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行。四、數(shù)字化資產(chǎn)的存儲與保管（一）存儲方式1.服務(wù)器存儲：重要的數(shù)字化資產(chǎn)應(yīng)存儲在公司的服務(wù)器上，由信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)服務(wù)器的日常維護(hù)和管理，確保存儲環(huán)境的安全可靠。2.云存儲：對于一些需要靈活訪問和共享的數(shù)字化資產(chǎn)，可選擇合適的云存儲服務(wù)提供商進(jìn)行存儲。使用云存儲時(shí)，應(yīng)與云服務(wù)提供商簽訂相關(guān)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保數(shù)據(jù)安全。3.移動存儲：對于少量臨時(shí)性或需要離線使用的數(shù)字化資產(chǎn)，可存儲在移動存儲設(shè)備上。移動存儲設(shè)備應(yīng)妥善保管，使用后及時(shí)歸還至指定地點(diǎn)。（二）保管責(zé)任1.部門保管責(zé)任：各部門負(fù)責(zé)本部門數(shù)字化資產(chǎn)的日常保管工作，指定專人負(fù)責(zé)資產(chǎn)的管理和維護(hù)，確保資產(chǎn)的安全、完整和可訪問性。2.信息技術(shù)部門責(zé)任：信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)公司整體數(shù)字化資產(chǎn)存儲環(huán)境的規(guī)劃、建設(shè)和維護(hù)，制定服務(wù)器備份策略，定期對服務(wù)器數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.資產(chǎn)管理員責(zé)任：資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)數(shù)字化資產(chǎn)的登記、編號、分類等工作，建立數(shù)字化資產(chǎn)臺賬，及時(shí)更新資產(chǎn)信息。同時(shí)，監(jiān)督各部門的資產(chǎn)管理情況，定期對資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)。（三）存儲安全措施1.訪問控制：根據(jù)數(shù)字化資產(chǎn)的重要性和敏感程度，設(shè)置不同的訪問權(quán)限。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的資產(chǎn)，訪問權(quán)限應(yīng)定期進(jìn)行審查和調(diào)整。2.數(shù)據(jù)加密：對重要的數(shù)字化資產(chǎn)進(jìn)行加密存儲，確保數(shù)據(jù)在存儲過程中的保密性。加密密鑰應(yīng)妥善保管，防止泄露。3.備份與恢復(fù)：制定完善的備份策略，定期對數(shù)字化資產(chǎn)進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的位置，并進(jìn)行定期測試，確保在需要時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。4.安全審計(jì)：建立數(shù)字化資產(chǎn)安全審計(jì)機(jī)制，記錄和監(jiān)控對資產(chǎn)的訪問操作。審計(jì)結(jié)果應(yīng)定期進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。五、數(shù)字化資產(chǎn)的使用與共享（一）使用規(guī)定1.授權(quán)使用：員工使用數(shù)字化資產(chǎn)應(yīng)獲得相應(yīng)的授權(quán)。授權(quán)方式包括系統(tǒng)授權(quán)、審批文件等。員工應(yīng)按照授權(quán)范圍使用資產(chǎn)，不得擅自擴(kuò)大使用權(quán)限。2.使用記錄：對數(shù)字化資產(chǎn)的使用情況進(jìn)行記錄，包括使用時(shí)間、使用人員、使用目的等信息。使用記錄應(yīng)保存一定期限，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。3.合規(guī)使用：員工在使用數(shù)字化資產(chǎn)時(shí)，應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，不得用于非法目的或泄露公司機(jī)密信息。（二）共享流程1.共享申請：部門或個(gè)人如需共享數(shù)字化資產(chǎn)，應(yīng)填寫《數(shù)字化資產(chǎn)共享申請表》，詳細(xì)說明共享資產(chǎn)的名稱、共享對象、共享期限、共享用途等信息。2.審批：申請表提交至資產(chǎn)所屬部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后，根據(jù)共享資產(chǎn)的敏感程度，可能還需提交至相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，申請表返回至申請部門或個(gè)人。3.共享實(shí)施：申請部門或個(gè)人按照審批意見進(jìn)行數(shù)字化資產(chǎn)的共享操作。共享過程中應(yīng)確保資產(chǎn)的安全和保密，共享結(jié)束后及時(shí)收回共享資產(chǎn)。（三）外部合作使用1.合作協(xié)議：公司與外部合作伙伴合作使用數(shù)字化資產(chǎn)時(shí)，應(yīng)簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括資產(chǎn)的使用范圍、使用期限、保密責(zé)任、數(shù)據(jù)安全等條款。2.監(jiān)督與管理：在外部合作過程中，應(yīng)加強(qiáng)對合作伙伴使用數(shù)字化資產(chǎn)情況的監(jiān)督與管理，確保資產(chǎn)的正確使用和安全。定期對合作情況進(jìn)行評估，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施解決。六、數(shù)字化資產(chǎn)的變更與處置（一）變更管理1.變更申請：當(dāng)數(shù)字化資產(chǎn)的內(nèi)容、存儲位置、使用權(quán)限等發(fā)生變更時(shí)，資產(chǎn)所有者或使用者應(yīng)填寫《數(shù)字化資產(chǎn)變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、影響范圍等信息。2.審批：申請表提交至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后，提交至相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可進(jìn)行變更操作。3.變更實(shí)施：按照審批意見進(jìn)行數(shù)字化資產(chǎn)的變更工作。變更完成后，及時(shí)更新數(shù)字化資產(chǎn)臺賬和相關(guān)文檔，確保資產(chǎn)信息的準(zhǔn)確性。（二）處置流程1.處置申請：對于不再使用或已失去使用價(jià)值的數(shù)字化資產(chǎn)，資產(chǎn)所有者或使用者應(yīng)填寫《數(shù)字化資產(chǎn)處置申請表》，說明處置資產(chǎn)的名稱、原因、處置方式等信息。2.審批：申請表提交至部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后，根據(jù)資產(chǎn)的性質(zhì)和價(jià)值，可能還需提交至相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，申請表返回至申請部門或個(gè)人。3.處置實(shí)施：根據(jù)審批意見進(jìn)行數(shù)字化資產(chǎn)的處置工作。處置方式包括銷毀、刪除、捐贈、出售等。對于涉及公司機(jī)密信息的數(shù)字化資產(chǎn)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的銷毀處理，確保信息安全。4.核銷登記：數(shù)字化資產(chǎn)處置完成后，資產(chǎn)管理員應(yīng)及時(shí)對資產(chǎn)臺賬進(jìn)行核銷登記，更新資產(chǎn)狀態(tài)信息。七、數(shù)字化資產(chǎn)的審計(jì)與監(jiān)督（一）審計(jì)機(jī)制1.定期審計(jì)：信息技術(shù)部門或內(nèi)部審計(jì)部門定期對公司數(shù)字化資產(chǎn)的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查資產(chǎn)的登記、存儲、使用、變更、處置等環(huán)節(jié)是否符合本制度的要求。2.專項(xiàng)審計(jì)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要或風(fēng)險(xiǎn)管理要求，開展對特定數(shù)字化資產(chǎn)或項(xiàng)目的專項(xiàng)審計(jì)，深入評估資產(chǎn)的管理狀況和風(fēng)險(xiǎn)水平。3.審計(jì)報(bào)告：審計(jì)工作結(jié)束后，出具審計(jì)報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）監(jiān)督措施1.日常監(jiān)督：各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對本部門數(shù)字化資產(chǎn)的管理情況進(jìn)行日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。2.投訴舉報(bào)：建立數(shù)字化資產(chǎn)投訴舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對發(fā)現(xiàn)的數(shù)字化資產(chǎn)管理問題進(jìn)行投訴舉報(bào)。對于投訴舉報(bào)內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并保護(hù)舉報(bào)人權(quán)益。3.績效考核：將數(shù)字化資產(chǎn)管理工作納入員工績效考核體系，對在資產(chǎn)管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對存在問題的部門和個(gè)人進(jìn)行相應(yīng)的處罰。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.制定培訓(xùn)計(jì)劃：信息技術(shù)部門根據(jù)公司數(shù)字化資產(chǎn)管理的需要，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、對象、方式等。2.培訓(xùn)內(nèi)容：培訓(xùn)內(nèi)容包括數(shù)字化資產(chǎn)管理的相關(guān)制度、流程、操作技能、安全意識等方面。對于不同崗位的人員，應(yīng)根據(jù)其工作需求，提供有針對性的培訓(xùn)課程。3.培訓(xùn)方式：培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)等多種形式，確保員工能夠掌握數(shù)字化資產(chǎn)管理的知識和技能。（二）宣傳推廣1.制度宣