子公司公章使用管理制度

子公司公章使用管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)對(duì)子公司公章的使用管理，規(guī)范公章使用行為，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于子公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：公章使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保用章事項(xiàng)合法、合規(guī)、合理。2.安全保密原則：加強(qiáng)公章保管和使用過程中的安全保密措施，防止公章被盜用、冒用或?yàn)E用。3.責(zé)任明確原則：明確公章使用各環(huán)節(jié)的責(zé)任，對(duì)因公章使用不當(dāng)造成的后果追究相關(guān)人員責(zé)任。二、公章的種類及保管（一）公章種類1.公司行政章：用于以公司名義對(duì)外發(fā)布的各類文件、通知、報(bào)告等正式公文，以及簽訂合同、協(xié)議等重要法律文件。2.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。3.合同專用章：專門用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)協(xié)議等。4.法定代表人章：用于特定的財(cái)務(wù)文件、授權(quán)委托書等需要法定代表人簽字確認(rèn)的場(chǎng)合。（二）保管責(zé)任1.行政章由子公司綜合管理部門指定專人保管。2.財(cái)務(wù)專用章由子公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。3.合同專用章由子公司業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。4.法定代表人章由子公司法定代表人或其授權(quán)的專人保管。（三）保管要求1.公章保管人員必須具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守公司的保密制度。2.公章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并確保存放地點(diǎn)具備防火、防盜、防潮等條件。3.公章保管人員不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人使用，如因特殊情況需要轉(zhuǎn)借，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，并在使用完畢后及時(shí)收回。4.公章保管人員應(yīng)定期對(duì)公章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。三、公章的使用審批流程（一）用章申請(qǐng)1.凡需要使用公章的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用章事項(xiàng)、用章文件名稱、用章份數(shù)、用章時(shí)間等內(nèi)容。2.《公章使用申請(qǐng)表》應(yīng)由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋部門公章（如有）。（二）審批環(huán)節(jié)1.根據(jù)用章事項(xiàng)的性質(zhì)和重要程度，按照以下審批權(quán)限進(jìn)行審批：一般性文件、通知等用章，由子公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。涉及財(cái)務(wù)、合同等重要事項(xiàng)的用章，由子公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同、協(xié)議等用章，由子公司法定代表人審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審核用章申請(qǐng)內(nèi)容，確保用章事項(xiàng)合法、合規(guī)、合理。如不同意用章，應(yīng)在申請(qǐng)表上注明理由。（三）用章登記1.公章保管人員在收到經(jīng)審批通過的《公章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行用章登記。登記內(nèi)容包括用章日期、用章部門、用章事項(xiàng)、用章文件名稱、用章份數(shù)、審批人等信息。2.用章登記應(yīng)使用專門的《公章使用登記簿》，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。（四）公章使用1.公章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的用章申請(qǐng)內(nèi)容使用公章，不得擅自更改用章事項(xiàng)。2.用章時(shí)，公章保管人員應(yīng)將公章放置在安全的位置，確保蓋章清晰、端正，不得在空白紙張、空白合同等文件上預(yù)先蓋章。3.如因文件格式、排版等原因需要在已蓋章的文件上進(jìn)行修改或補(bǔ)充內(nèi)容，必須重新履行用章審批流程。（五）用章歸還1.用章完畢后，公章保管人員應(yīng)及時(shí)收回公章，并在《公章使用登記簿》上記錄歸還時(shí)間。2.如發(fā)現(xiàn)用章文件存在問題或需要補(bǔ)充蓋章等情況，應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通，并按照規(guī)定重新履行用章審批流程。四、特殊情況的公章使用規(guī)定（一）緊急情況用章1.在緊急情況下，如因不可抗力等原因無法事先履行用章審批流程，需要立即使用公章的，用章部門或個(gè)人應(yīng)電話或其他方式向相關(guān)審批人報(bào)告情況，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.補(bǔ)辦審批手續(xù)時(shí)，應(yīng)提交詳細(xì)的情況說明和相關(guān)證明材料，經(jīng)審批人審核同意后，在《公章使用申請(qǐng)表》上注明“緊急補(bǔ)辦”字樣，并按照正常流程進(jìn)行用章登記。（二）異地用章1.因業(yè)務(wù)需要在異地使用公章的，應(yīng)提前將用章申請(qǐng)材料通過傳真、郵件等方式發(fā)送給相關(guān)審批人進(jìn)行審批。2.審批通過后，用章部門或個(gè)人應(yīng)將經(jīng)審批的《公章使用申請(qǐng)表》原件郵寄給公章保管人員。3.公章保管人員在收到申請(qǐng)表原件后，應(yīng)按照本制度規(guī)定進(jìn)行用章登記和使用，并在使用完畢后將用章文件復(fù)印件郵寄回子公司備案。（三）電子公章使用1.如因工作需要使用電子公章，應(yīng)按照公司相關(guān)電子印章管理規(guī)定進(jìn)行操作。2.電子公章的使用審批流程與實(shí)體公章相同，審批通過后，由電子公章管理系統(tǒng)授權(quán)使用。3.使用電子公章時(shí)，應(yīng)確保電子文件的安全性和完整性，防止電子公章被盜用、篡改等情況發(fā)生。五、公章使用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.子公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公章使用情況進(jìn)行定期檢查，檢查內(nèi)容包括用章審批流程是否規(guī)范、用章登記是否完整、公章保管是否安全等。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)專用章的使用情況進(jìn)行自查，確保財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)用章的合規(guī)性。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同專用章使用情況的管理，定期進(jìn)行內(nèi)部檢查，防止合同簽訂過程中的風(fēng)險(xiǎn)。（二）審計(jì)監(jiān)督1.子公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公章使用情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查用章事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性、效益性，以及用章審批流程的執(zhí)行情況。2.審計(jì)部門如發(fā)現(xiàn)公章使用存在問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因公章使用不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。六、附則（一）解釋權(quán)本