本公司合同管理制度

本公司合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)本公司合同管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件（以下統(tǒng)稱“合同”）。3.基本原則合同管理應(yīng)遵循依法合規(guī)、平等自愿、公平公正、誠(chéng)實(shí)守信的原則。確保合同的簽訂和履行符合法律法規(guī)要求，保障公司的合法權(quán)益不受侵害。二、合同管理部門及職責(zé)1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同文本的合法性審查，對(duì)合同條款是否符合法律法規(guī)進(jìn)行把關(guān)。參與重大合同的談判，提供法律意見(jiàn)和風(fēng)險(xiǎn)防范建議。處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)研、談判、起草工作。按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)跟蹤合同履行情況，處理合同履行過(guò)程中的問(wèn)題。配合法務(wù)部門進(jìn)行合同審查，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料。3.財(cái)務(wù)部門參與合同涉及財(cái)務(wù)條款的審核，確保合同中的財(cái)務(wù)條款符合公司財(cái)務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)。負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。協(xié)助處理合同糾紛涉及的財(cái)務(wù)問(wèn)題。4.行政部門負(fù)責(zé)合同檔案的統(tǒng)一管理，包括合同的簽訂、履行、變更、解除等過(guò)程中形成的各類文件資料的歸檔、保管和查閱。對(duì)合同專用章進(jìn)行管理，確保印章的正確使用和安全保管。三、合同的簽訂1.合同簽訂流程業(yè)務(wù)發(fā)起：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《合同審批表》，詳細(xì)說(shuō)明合同的基本情況、對(duì)方當(dāng)事人信息、合同標(biāo)的、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等內(nèi)容，并附上相關(guān)背景資料和初步擬定的合同文本。部門審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)《合同審批表》及合同文本進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求、權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等、風(fēng)險(xiǎn)是否可控等，簽署審核意見(jiàn)后提交法務(wù)部門。法務(wù)審查：法務(wù)部門對(duì)合同文本進(jìn)行合法性審查，重點(diǎn)審查合同條款是否違反法律法規(guī)、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等，提出審查意見(jiàn)并反饋給業(yè)務(wù)部門。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法務(wù)意見(jiàn)進(jìn)行修改完善。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)合同中涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等內(nèi)容，確保合同財(cái)務(wù)條款符合公司財(cái)務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)要求，簽署審核意見(jiàn)后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門的審核意見(jiàn)，對(duì)合同進(jìn)行最終審批。對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，需經(jīng)公司管理層集體研究決定。合同簽訂：經(jīng)審批通過(guò)的合同，由業(yè)務(wù)部門與對(duì)方當(dāng)事人簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同文本與審批通過(guò)的版本一致，合同雙方當(dāng)事人應(yīng)在合同上簽字（或蓋章）確認(rèn)。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門和行政部門備案。2.合同文本要求合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，表述準(zhǔn)確、清晰、完整，避免歧義。合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同標(biāo)的、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等主要內(nèi)容。對(duì)于格式合同，應(yīng)仔細(xì)審查格式條款，確保格式條款符合法律法規(guī)要求，不存在免除己方責(zé)任、加重對(duì)方責(zé)任、排除對(duì)方主要權(quán)利等無(wú)效或可撤銷的情形。合同文本應(yīng)加蓋公司合同專用章或公章，法定代表人或授權(quán)代表應(yīng)簽字（或蓋章）。四、合同的履行1.履行通知合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門和人員，明確各部門在合同履行過(guò)程中的職責(zé)和任務(wù)。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和方式，向?qū)Ψ疆?dāng)事人發(fā)出履行通知，告知對(duì)方合同的生效時(shí)間、履行期限、履行地點(diǎn)、履行方式等內(nèi)容，確保對(duì)方當(dāng)事人知曉其應(yīng)履行的義務(wù)。2.履行跟蹤業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行跟蹤機(jī)制，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。在合同履行過(guò)程中，如遇對(duì)方當(dāng)事人未按照合同約定履行義務(wù)的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)商，要求對(duì)方履行義務(wù)或采取補(bǔ)救措施。如協(xié)商不成，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并根據(jù)合同約定和法律法規(guī)規(guī)定，采取相應(yīng)的措施維護(hù)公司的合法權(quán)益。3.資料歸檔在合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集、整理與合同履行相關(guān)的文件資料，包括合同履行過(guò)程中的往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等，并定期將這些資料提交給行政部門歸檔保管。行政部門應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)合同履行資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，建立合同履行檔案，確保檔案資料的完整性和可查閱性。五、合同的變更與解除1.變更條件在合同履行過(guò)程中，如遇下列情形之一的，可以變更合同：因不可抗力致使合同無(wú)法繼續(xù)履行的；因一方當(dāng)事人原因?qū)е潞贤男欣щy，經(jīng)雙方協(xié)商一致同意變更的；法律法規(guī)規(guī)定的其他可以變更合同的情形。2.變更程序合同變更應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：變更申請(qǐng)：由業(yè)務(wù)部門填寫《合同變更審批表》，詳細(xì)說(shuō)明合同變更的原因、變更內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等，并附上相關(guān)證明材料和擬變更的合同文本。部門審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)《合同變更審批表》及擬變更的合同文本進(jìn)行審核，簽署審核意見(jiàn)后提交法務(wù)部門。法務(wù)審查：法務(wù)部門對(duì)合同變更事項(xiàng)進(jìn)行合法性審查，重點(diǎn)審查變更內(nèi)容是否符合法律法規(guī)要求、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等，提出審查意見(jiàn)并反饋給業(yè)務(wù)部門。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法務(wù)意見(jiàn)進(jìn)行修改完善。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)合同變更涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，包括價(jià)款調(diào)整、付款方式變更等內(nèi)容，確保合同變更后的財(cái)務(wù)條款符合公司財(cái)務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)要求，簽署審核意見(jiàn)后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門的審核意見(jiàn)，對(duì)合同變更進(jìn)行最終審批。對(duì)于重大合同變更或涉及金額較大的合同變更，需經(jīng)公司管理層集體研究決定。合同變更：經(jīng)審批通過(guò)的合同變更事項(xiàng)，由業(yè)務(wù)部門與對(duì)方當(dāng)事人簽訂《合同變更協(xié)議》。簽訂變更協(xié)議時(shí)，應(yīng)確保協(xié)議文本與審批通過(guò)的版本一致，合同雙方當(dāng)事人應(yīng)在協(xié)議上簽字（或蓋章）確認(rèn)。變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將變更協(xié)議副本提交給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門和行政部門備案。3.解除條件在合同履行過(guò)程中，如遇下列情形之一的，可以解除合同：因不可抗力致使合同目的無(wú)法實(shí)現(xiàn)的；一方當(dāng)事人明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)的；一方當(dāng)事人遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行的；一方當(dāng)事人遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的的；法律法規(guī)規(guī)定的其他可以解除合同的情形。4.解除程序合同解除應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：解除申請(qǐng)：由業(yè)務(wù)部門填寫《合同解除審批表》，詳細(xì)說(shuō)明合同解除的原因、解除時(shí)間、對(duì)合同履行的影響等，并附上相關(guān)證明材料。部門審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)《合同解除審批表》進(jìn)行審核，簽署審核意見(jiàn)后提交法務(wù)部門。法務(wù)審查：法務(wù)部門對(duì)合同解除事項(xiàng)進(jìn)行合法性審查，重點(diǎn)審查解除原因是否符合法律法規(guī)要求、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等，提出審查意見(jiàn)并反饋給業(yè)務(wù)部門。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法務(wù)意見(jiàn)進(jìn)行修改完善。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)合同解除涉及的財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行審核，包括已履行部分的結(jié)算、未履行部分的處理、違約金支付等內(nèi)容，確保合同解除后的財(cái)務(wù)處理符合公司財(cái)務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)要求，簽署審核意見(jiàn)后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門的審核意見(jiàn)，對(duì)合同解除進(jìn)行最終審批。對(duì)于重大合同解除或涉及金額較大的合同解除，需經(jīng)公司管理層集體研究決定。合同解除：經(jīng)審批通過(guò)的合同解除事項(xiàng)，由業(yè)務(wù)部門向?qū)Ψ疆?dāng)事人發(fā)出《合同解除通知》。通知應(yīng)明確合同解除的時(shí)間、原因、雙方的權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容，并要求對(duì)方當(dāng)事人在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)回復(fù)確認(rèn)。對(duì)方當(dāng)事人收到通知后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)回復(fù)確認(rèn)。如對(duì)方當(dāng)事人對(duì)合同解除有異議的，應(yīng)通過(guò)協(xié)商或法律途徑解決。合同解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同解除情況告知法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門和行政部門，并按照公司財(cái)務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，對(duì)合同解除后的財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行處理。六、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防在合同簽訂和履行過(guò)程中，各部門應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)作，嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。同時(shí)，法務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的合同風(fēng)險(xiǎn)，并提出防范措施和建議。2.糾紛處理流程糾紛報(bào)告：合同履行過(guò)程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提交《合同糾紛處理報(bào)告》，詳細(xì)說(shuō)明糾紛的起因、經(jīng)過(guò)、現(xiàn)狀、涉及金額、已采取的措施等情況。成立小組：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)糾紛情況，決定是否成立合同糾紛處理小組。處理小組由法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)具體處理合同糾紛事宜。調(diào)查分析：處理小組對(duì)合同糾紛進(jìn)行調(diào)查分析，收集相關(guān)證據(jù)材料，了解糾紛的事實(shí)真相，分析糾紛的性質(zhì)和責(zé)任歸屬。制定方案：根據(jù)調(diào)查分析結(jié)果，處理小組制定合同糾紛處理方案，明確處理糾紛的目標(biāo)、策略、措施和時(shí)間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容。處理方案應(yīng)充分考慮公司的利益和風(fēng)險(xiǎn)，確保方案的可行性和有效性。組織實(shí)施：處理小組按照合同糾紛處理方案組織實(shí)施，與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行溝通協(xié)商，爭(zhēng)取通過(guò)友好協(xié)商解決糾紛。如協(xié)商不成，應(yīng)根據(jù)合同約定和法律法規(guī)規(guī)定，及時(shí)采取仲裁或訴訟等法律手段維護(hù)公司的合法權(quán)益。結(jié)果反饋：合同糾紛處理結(jié)束后，處理小組應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)處理結(jié)果，并提交《合同糾紛處理結(jié)果報(bào)告》。報(bào)告應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明糾紛處理的過(guò)程、結(jié)果、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等內(nèi)容，為公司今后的合同管理工作提供參考。七、合同檔案管理1.檔案收集行政部門負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將合同副本及相關(guān)附件、審批文件等資料提交給行政部門。行政部門應(yīng)及時(shí)對(duì)收到的資料進(jìn)行核對(duì)、整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案整理行政部門按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂。合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間、合同編號(hào)等順序進(jìn)行排列，建立合同檔案目錄，便于查閱和管理。3.檔案保管行政部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。合同檔案應(yīng)按照檔案保管期限進(jìn)行分類存放，對(duì)于重要合同檔案應(yīng)進(jìn)行備份，防止檔案丟失或損壞。4.檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。行政部門應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的合同檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、涂改、損毀合同檔案資料。因特殊原因需要復(fù)印合同檔案資料的，應(yīng)經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定支付復(fù)印費(fèi)用。八、合同專用章管理1.印章保管合同專用章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)妥善保管合同專用章，確保印章的安全存放，防止印章被盜用、冒用或丟失。2.印章使用合同專用章的使用必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序。使用時(shí)，由業(yè)務(wù)部門填寫《合同專用章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用章事由、合同名稱、合同編號(hào)、對(duì)方當(dāng)事人名稱等內(nèi)容，并附上擬用章的合同文本。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)《合同專用章使用申請(qǐng)表》及擬用章的合同文本進(jìn)行審核，簽署審核意見(jiàn)后提交法務(wù)部門。法務(wù)部門對(duì)用章事項(xiàng)進(jìn)行合法性審查，重點(diǎn)審查用章事由是否符合法律法規(guī)要求、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等，提出審查意見(jiàn)并反饋給業(yè)務(wù)部門。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法務(wù)意見(jiàn)進(jìn)行修改完善。經(jīng)法務(wù)部門審查通過(guò)后，由公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)《合同專用章使用申請(qǐng)表》進(jìn)行最終審批。對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同用章，需經(jīng)公司管理層集體研究決定。審批通過(guò)后，保管人員憑《合同專用章使用申請(qǐng)表》及公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)，在指定的位置加蓋合同專用章，并做好用章登記工作。用章登記內(nèi)容應(yīng)包括用章日期、用章事由、合同名稱、合同編號(hào)、對(duì)方當(dāng)事