公司出入物品管理制度VIP

公司出入物品管理制度一、總則（一）目的為加強公司出入物品的管理，規(guī)范物品出入流程，保障公司財產(chǎn)安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工、外來訪客以及與公司有業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商、承包商等相關(guān)人員。（三）基本原則1.嚴格審核原則：對出入公司的物品進行嚴格審核，確保物品出入符合規(guī)定。2.安全保障原則：確保物品出入過程中的安全，防止公司財產(chǎn)被盜、遺失或遭受其他損失。3.責任明確原則：明確物品出入各環(huán)節(jié)的責任，做到責任到人。二、物品分類及出入規(guī)定（一）辦公用品1.定義：指日常辦公所需的各類文具、紙張、電腦設(shè)備、辦公家具等。2.領(lǐng)用：員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品，應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負責人審核后，到行政部門領(lǐng)取。行政部門應(yīng)建立辦公用品領(lǐng)用臺賬，記錄領(lǐng)用時間、物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息。3.歸還：員工離職或不再使用某些辦公用品時，應(yīng)將其歸還行政部門。行政部門應(yīng)進行核對，如有損壞或丟失，應(yīng)照價賠償。（二）固定資產(chǎn)1.定義：指單位價值較高、使用期限較長，且在使用過程中保持原有實物形態(tài)的資產(chǎn)，如辦公設(shè)備、車輛、房產(chǎn)等。2.購置：固定資產(chǎn)的購置應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行審批，經(jīng)批準后由采購部門負責采購。采購?fù)瓿珊?，采購部門應(yīng)及時辦理固定資產(chǎn)入庫手續(xù)，填寫《固定資產(chǎn)入庫單》，并將相關(guān)資料交財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。3.領(lǐng)用：固定資產(chǎn)領(lǐng)用時，使用部門應(yīng)填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負責人和資產(chǎn)管理部門審核后，到資產(chǎn)管理部門領(lǐng)取。資產(chǎn)管理部門應(yīng)在固定資產(chǎn)上做好標識，并建立固定資產(chǎn)卡片，記錄固定資產(chǎn)的名稱、型號、規(guī)格、購置時間、使用部門等信息。4.轉(zhuǎn)移：固定資產(chǎn)在公司內(nèi)部各部門之間轉(zhuǎn)移時，應(yīng)由轉(zhuǎn)出部門填寫《固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請表》，經(jīng)雙方部門負責人和資產(chǎn)管理部門審核后，辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)。資產(chǎn)管理部門應(yīng)及時更新固定資產(chǎn)卡片和臺賬信息。5.報廢：固定資產(chǎn)報廢時，使用部門應(yīng)填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》，詳細說明報廢原因，并提交相關(guān)證明材料。經(jīng)資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由資產(chǎn)管理部門負責組織報廢資產(chǎn)的處置。處置收入應(yīng)及時上繳財務(wù)部門。（三）生產(chǎn)物資1.定義：指用于公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的各類原材料、零部件、半成品、成品等。2.采購：生產(chǎn)物資的采購應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計劃和庫存情況，由采購部門按照公司采購流程進行采購。采購合同應(yīng)明確物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間等條款。3.入庫：生產(chǎn)物資到貨后，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量檢驗部門進行檢驗。檢驗合格的物資，由倉庫管理人員填寫《生產(chǎn)物資入庫單》，辦理入庫手續(xù)；檢驗不合格的物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理。4.領(lǐng)用：生產(chǎn)部門領(lǐng)用生產(chǎn)物資時，應(yīng)填寫《生產(chǎn)物資領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負責人審核后，到倉庫領(lǐng)取。倉庫管理人員應(yīng)按照申請表的內(nèi)容發(fā)放物資，并做好記錄。5.盤點：倉庫管理人員應(yīng)定期對生產(chǎn)物資進行盤點，確保賬實相符。盤點結(jié)果如有差異，應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)的處理。（四）工程物資1.定義：指公司工程建設(shè)項目所需的各類物資，如建筑材料、裝修材料、設(shè)備等。2.采購：工程物資的采購應(yīng)按照工程項目的要求和預(yù)算，由項目部門編制采購計劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購部門負責采購。采購過程中應(yīng)嚴格控制質(zhì)量和成本。3.入庫：工程物資到貨后，項目部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行驗收。驗收合格的物資，由倉庫管理人員填寫《工程物資入庫單》，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通退換貨事宜。4.領(lǐng)用：工程項目施工過程中，施工人員領(lǐng)用工程物資時，應(yīng)填寫《工程物資領(lǐng)用申請表》，經(jīng)項目負責人審核后，到倉庫領(lǐng)取。倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)申請表發(fā)放物資，并做好記錄。5.結(jié)余處理：工程竣工后，項目部門應(yīng)及時清理剩余工程物資，并辦理結(jié)余物資的退庫手續(xù)。對于不再使用且無法退庫的物資，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。（五）外來物品1.定義：指供應(yīng)商、承包商、訪客等帶入公司的物品。2.來訪人員攜帶物品訪客來訪時，應(yīng)在公司門衛(wèi)處進行登記，并說明攜帶物品的名稱、數(shù)量、用途等。門衛(wèi)應(yīng)檢查物品是否符合公司出入規(guī)定，對于禁止帶入的物品，應(yīng)予以勸阻或代為保管。供應(yīng)商、承包商等因業(yè)務(wù)需要攜帶物品進入公司的，應(yīng)提前與公司相關(guān)部門聯(lián)系，經(jīng)批準后到門衛(wèi)處登記備案。攜帶的物品應(yīng)詳細記錄在《外來物品登記表》上。3.施工單位物品施工單位進入公司施工現(xiàn)場時，應(yīng)將施工所需的工具、設(shè)備等物品進行登記。施工過程中，如需領(lǐng)用公司的物資，應(yīng)按照公司物資領(lǐng)用流程辦理手續(xù)。施工結(jié)束后，施工單位應(yīng)清理施工現(xiàn)場，將剩余的物資和工具帶出公司，并到門衛(wèi)處辦理注銷登記手續(xù)。三、出入流程（一）人員出入流程1.員工員工憑工作牌通過公司門禁系統(tǒng)進入公司。工作牌應(yīng)妥善保管，如有遺失應(yīng)及時向人力資源部門申請補辦。員工下班離開公司時，應(yīng)接受門衛(wèi)的檢查，不得攜帶公司物品外出（經(jīng)批準的除外）。若發(fā)現(xiàn)有違規(guī)行為，門衛(wèi)有權(quán)要求員工說明情況，并報告公司相關(guān)部門處理。2.外來訪客外來訪客應(yīng)先與公司被訪人員聯(lián)系，經(jīng)被訪人員同意后，在公司門衛(wèi)處進行登記。登記內(nèi)容包括訪客姓名、單位、來訪時間、來訪事由、攜帶物品等。門衛(wèi)通知被訪人員確認后，發(fā)放臨時訪客證給訪客，并指引訪客前往被訪部門。訪客離開公司時，應(yīng)將臨時訪客證交回門衛(wèi)處。3.供應(yīng)商、承包商等相關(guān)人員供應(yīng)商、承包商等相關(guān)人員進入公司前，應(yīng)提前與公司對口部門聯(lián)系，獲取進入許可。對口部門應(yīng)告知其進入公司的注意事項和出入流程。相關(guān)人員到達公司門衛(wèi)處時，應(yīng)出示有效證件和進入許可證明，經(jīng)門衛(wèi)核對無誤后進行登記，填寫《外來人員登記表》，注明進入時間、事由、攜帶物品等信息。門衛(wèi)發(fā)放臨時出入證，并指引其前往指定地點。離開公司時，應(yīng)將臨時出入證交回門衛(wèi)處，門衛(wèi)收回臨時出入證并進行登記注銷。（二）物品出入流程1.物品外出一般物品：員工因工作需要將公司物品帶出公司，應(yīng)填寫《物品外出申請表》，注明物品名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計歸還時間等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到相關(guān)管理部門辦理手續(xù)。若為辦公用品，由行政部門審核批準；若為固定資產(chǎn)，由資產(chǎn)管理部門審核批準；若為生產(chǎn)物資或工程物資，由相應(yīng)的物資管理部門審核批準。管理部門批準后，開具《物品放行條》，員工憑《物品放行條》到門衛(wèi)處，門衛(wèi)核對無誤后予以放行。貴重物品或重要文件：公司貴重物品或重要文件帶出公司，除填寫《物品外出申請表》并經(jīng)上述流程審批外，還需公司領(lǐng)導(dǎo)特別批準。特殊情況下，如需臨時帶出公司且無法及時辦理審批手續(xù)的，應(yīng)電話請示公司領(lǐng)導(dǎo)同意，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.物品進入供應(yīng)商送貨：供應(yīng)商送貨時，應(yīng)提前與公司采購部門或相關(guān)接收部門聯(lián)系，確定送貨時間和貨物信息。到達公司后，送貨人員應(yīng)將送貨單及貨物一同交給公司相應(yīng)部門的接收人員。接收人員應(yīng)核對送貨單與貨物的一致性，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等。核對無誤后，填寫《物品入庫單》，辦理入庫手續(xù)。對于急需使用的物品，可先口頭通知倉庫管理人員接收，但應(yīng)在當日內(nèi)補辦入庫手續(xù)。供應(yīng)商送貨車輛離開公司時，門衛(wèi)應(yīng)檢查車輛是否夾帶公司禁止帶出的物品，并根據(jù)《物品入庫單》對送貨車輛進行放行。四、審批管理（一）審批權(quán)限1.辦公用品領(lǐng)用審批：部門負責人審批。2.固定資產(chǎn)購置、轉(zhuǎn)移、報廢審批：資產(chǎn)管理部門審核，財務(wù)部門會簽，公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.生產(chǎn)物資采購、領(lǐng)用審批：生產(chǎn)部門負責人審批，采購部門備案。4.工程物資采購、領(lǐng)用、結(jié)余處理審批：項目負責人審核，相關(guān)部門會簽，公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.物品外出審批：一般物品由部門負責人審批，貴重物品或重要文件由公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批流程1.申請人填寫相應(yīng)的申請表，詳細說明申請事項的內(nèi)容、原因等。2.將申請表提交給本部門負責人進行初審，部門負責人根據(jù)實際情況審核是否同意申請，并簽署意見。3.涉及固定資產(chǎn)、工程物資等需要資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門會簽的，將申請表依次提交給各會簽部門，各部門根據(jù)職責進行審核并簽署意見。4.申請表最終提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進行終審，公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體情況和相關(guān)規(guī)定決定是否批準申請。5.審批通過后，相關(guān)人員按照審批意見辦理后續(xù)手續(xù)；審批不通過的，申請人應(yīng)根據(jù)審批意見修改申請或了解不通過原因。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負責對物品出入情況進行日常監(jiān)督檢查，審計部門負責定期對物品出入管理制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.人員出入是否符合規(guī)定，是否憑有效證件或工作牌出入公司。2.物品出入是否按照規(guī)定流程辦理審批手續(xù)，《物品外出申請表》《物品入庫單》等相關(guān)單據(jù)填寫是否完整、準確。3.門衛(wèi)對出入人員和物品的檢查工作是否認真履行職責，是否存在違規(guī)放行的情況。4.各部門對物品的管理是否規(guī)范，是否建立了相應(yīng)的臺賬，賬實是否相符。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處