現(xiàn)金出納印鑒管理制度

現(xiàn)金出納印鑒管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司現(xiàn)金出納印鑒的管理，規(guī)范印鑒的使用流程，確保公司資金安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司財(cái)務(wù)部現(xiàn)金出納印鑒的管理，包括財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等相關(guān)印鑒。（三）基本原則1.安全性原則：確保印鑒存放安全，使用過(guò)程可追溯、可監(jiān)控，防止印鑒被盜用、冒用。2.規(guī)范性原則：明確印鑒的使用范圍、審批流程和保管要求，嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行。3.不相容崗位分離原則：印鑒保管、使用與審核等崗位相互分離，形成有效的制衡機(jī)制。二、印鑒的種類及保管（一）印鑒種類1.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)背書、資金支付等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。2.法定代表人章：代表公司法定代表人行使職權(quán)，用于特定財(cái)務(wù)文件簽署等。3.出納個(gè)人名章：用于辦理現(xiàn)金收付、銀行結(jié)算等具體業(yè)務(wù)操作。（二）保管要求1.財(cái)務(wù)專用章和法定代表人章應(yīng)由不同人員分別保管，嚴(yán)禁一人保管支付款項(xiàng)所需的全部印章。2.印鑒保管人員應(yīng)配備單獨(dú)的保險(xiǎn)柜存放印鑒，保險(xiǎn)柜鑰匙由保管人員自行妥善保管，不得隨意交予他人。3.印鑒存放的保險(xiǎn)柜應(yīng)放置在安全可靠的地點(diǎn)，所在辦公室應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。4.如遇特殊情況需臨時(shí)將印鑒帶出公司，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)，由兩人以上共同攜帶外出，且在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。三、印鑒的使用（一）使用范圍1.財(cái)務(wù)專用章主要用于各類付款憑證、收款收據(jù)、發(fā)票、銀行結(jié)算憑證等財(cái)務(wù)票據(jù)的加蓋。2.法定代表人章用于財(cái)務(wù)報(bào)表、重大財(cái)務(wù)決策文件、對(duì)外擔(dān)保文件等需要法定代表人簽署的文件。3.出納個(gè)人名章用于現(xiàn)金支票、銀行匯票、本票等票據(jù)的出票及背書，以及涉及現(xiàn)金收付、銀行結(jié)算業(yè)務(wù)的相關(guān)憑證簽署。（二）使用流程1.申請(qǐng)：涉及印鑒使用的業(yè)務(wù)部門或個(gè)人應(yīng)填寫《印鑒使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明使用印鑒的事項(xiàng)、金額、支付方式、收款單位等信息，并簽字確認(rèn)。2.審核：申請(qǐng)表提交后，先由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確認(rèn)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性和必要性；對(duì)于重大資金支出或涉及重要財(cái)務(wù)決策的事項(xiàng)，還需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。3.用?。航?jīng)審核通過(guò)后，印鑒保管人員根據(jù)審批意見進(jìn)行印鑒加蓋操作。加蓋印鑒時(shí)應(yīng)確保清晰、端正，與預(yù)留印鑒一致。4.登記：每次印鑒使用后，印鑒保管人員應(yīng)在《印鑒使用登記簿》上詳細(xì)記錄使用日期、申請(qǐng)人、使用事項(xiàng)、印鑒種類、金額等信息，并由使用人簽字確認(rèn)。（三）特殊情況處理1.如遇緊急資金支付業(yè)務(wù)，無(wú)法及時(shí)按照正常流程審批的，經(jīng)電話請(qǐng)示公司主要領(lǐng)導(dǎo)同意后，可先行用印，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)，并在《印鑒使用申請(qǐng)表》上注明緊急情況及領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容。2.對(duì)于批量性、常規(guī)性的印鑒使用業(yè)務(wù)，如每月固定的工資發(fā)放、稅費(fèi)繳納等，可制定統(tǒng)一的用印審批模板和流程，但仍需按照規(guī)定進(jìn)行審批和登記。四、印鑒的交接（一）交接情形1.印鑒保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因不再負(fù)責(zé)印鑒保管工作時(shí)，應(yīng)進(jìn)行印鑒交接。2.因工作需要臨時(shí)調(diào)整印鑒保管人員的，也應(yīng)辦理交接手續(xù)。（二）交接流程1.交接前準(zhǔn)備：原保管人員應(yīng)整理好印鑒及相關(guān)資料，對(duì)印鑒的使用情況進(jìn)行核對(duì)和清理，確保賬實(shí)相符。2.交接過(guò)程：由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或指定的監(jiān)交人負(fù)責(zé)監(jiān)交，原保管人員和新保管人員在監(jiān)交人的見證下，當(dāng)面清點(diǎn)印鑒數(shù)量、檢查印鑒是否完好，并對(duì)《印鑒使用登記簿》等相關(guān)資料進(jìn)行核對(duì)。雙方在交接清單上簽字確認(rèn)，交接清單應(yīng)一式三份，原保管人員、新保管人員和財(cái)務(wù)部門各留存一份。3.交接后的工作：交接完成后，新保管人員應(yīng)按照本制度規(guī)定重新調(diào)整印鑒存放位置和保管方式，并及時(shí)通知相關(guān)部門和人員印鑒保管人員變更事宜。五、印鑒的掛失與補(bǔ)辦（一）掛失情形1.發(fā)現(xiàn)印鑒遺失、被盜或損壞時(shí)，應(yīng)立即辦理掛失手續(xù)。2.因印鑒使用違規(guī)或存在風(fēng)險(xiǎn)隱患，經(jīng)公司研究決定需要更換印鑒的，也應(yīng)進(jìn)行掛失操作。（二）掛失流程1.發(fā)現(xiàn)印鑒異常情況后，印鑒保管人員應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并填寫《印鑒掛失申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明掛失原因、印鑒種類、遺失或被盜時(shí)間、可能造成的影響等信息。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)在公司內(nèi)部發(fā)布印鑒掛失通知，并及時(shí)通知開戶銀行辦理掛失手續(xù)。（三）補(bǔ)辦流程1.在完成掛失手續(xù)后，如需補(bǔ)辦印鑒，應(yīng)按照公司印章刻制管理規(guī)定，向公安部門指定的具有資質(zhì)的印章刻制機(jī)構(gòu)提出申請(qǐng)，并提交相關(guān)證明文件。2.刻制新印鑒時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司原預(yù)留印鑒的樣式、規(guī)格進(jìn)行制作，確保新印鑒與原印鑒一致。3.新印鑒刻制完成后，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或指定人員進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后，按照印鑒交接流程辦理入庫(kù)保管和啟用手續(xù)，并在公司內(nèi)部發(fā)布新印鑒啟用通知。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)印鑒管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查印鑒的保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、登記記錄是否完整等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常監(jiān)督管理財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)印鑒保管和使用情況進(jìn)行檢查，確保印鑒管理工作符合制度要求。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)印鑒保管人員和使用人員的培訓(xùn)和教育，提高其風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反印鑒管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：1.對(duì)于因保管不善導(dǎo)致印鑒遺失、被盜或損壞的，責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期找回或補(bǔ)辦印鑒，并給予警告處分；如造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.對(duì)于未經(jīng)審批擅自使用印鑒或違規(guī)使用印鑒的，視情節(jié)輕重給予警告、記過(guò)、降職等處分；如構(gòu)成違法犯罪的，依法移交司法機(jī)關(guān)處理。