it耗材管理制度VIP

it耗材管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司IT耗材的管理，規(guī)范IT耗材的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，提高IT耗材的使用效率，降低公司運(yùn)營成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工在辦公過程中使用的IT耗材，包括但不限于打印機(jī)墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙、電腦配件（如鼠標(biāo)、鍵盤、U盤等）、移動(dòng)硬盤、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配件等。3.職責(zé)分工行政部門負(fù)責(zé)IT耗材的統(tǒng)一采購、驗(yàn)收、入庫、保管及發(fā)放工作。定期對(duì)IT耗材的庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。制定IT耗材的庫存管理制度，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，避免積壓或缺貨。負(fù)責(zé)與IT耗材供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，爭(zhēng)取有利的采購價(jià)格和服務(wù)條款。使用部門負(fù)責(zé)本部門IT耗材的領(lǐng)用申請(qǐng)，并指定專人負(fù)責(zé)領(lǐng)用和管理。合理使用IT耗材，避免浪費(fèi)，如發(fā)現(xiàn)耗材使用異常情況及時(shí)向行政部門反饋。配合行政部門做好IT耗材的盤點(diǎn)工作。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)IT耗材采購費(fèi)用的審核與報(bào)銷工作。定期對(duì)IT耗材的費(fèi)用支出進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為成本控制提供數(shù)據(jù)支持。二、采購管理1.采購計(jì)劃制定行政部門應(yīng)根據(jù)公司各部門IT耗材的使用情況、庫存狀況以及業(yè)務(wù)發(fā)展需求，每月末制定次月的IT耗材采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出各類IT耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、預(yù)計(jì)數(shù)量等信息。各部門如有特殊的IT耗材需求或預(yù)計(jì)用量發(fā)生較大變化時(shí)，應(yīng)提前向行政部門提交書面申請(qǐng)，行政部門據(jù)此對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。2.供應(yīng)商選擇與管理行政部門負(fù)責(zé)建立IT耗材供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。優(yōu)先選擇具有良好口碑、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理且能提供優(yōu)質(zhì)售后服務(wù)的供應(yīng)商。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、售后服務(wù)響應(yīng)速度等。對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，行政部門應(yīng)及時(shí)與其溝通并要求整改，如整改后仍不符合要求，應(yīng)考慮更換供應(yīng)商。3.采購流程采購人員根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確IT耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單的要求及時(shí)組織發(fā)貨，并在發(fā)貨后及時(shí)通知行政部門。行政部門在收到貨物后，應(yīng)按照采購訂單的內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的IT耗材，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的IT耗材，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。三、庫存管理1.入庫管理采購的IT耗材到貨后，行政部門倉庫管理人員應(yīng)依據(jù)采購訂單和送貨單對(duì)貨物的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。核對(duì)無誤后，倉庫管理人員應(yīng)填寫入庫單，注明IT耗材的入庫日期、名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并簽字確認(rèn)。入庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門記賬，一聯(lián)交采購部門備查。對(duì)于貴重或易損的IT耗材，如高端打印機(jī)墨盒、大容量移動(dòng)硬盤等，應(yīng)單獨(dú)存放，并建立詳細(xì)的庫存臺(tái)賬，記錄其出入庫情況。2.存儲(chǔ)管理IT耗材應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、安全的倉庫內(nèi)，避免受潮、受熱、變質(zhì)或損壞。按照IT耗材的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。定期對(duì)庫存的IT耗材進(jìn)行檢查，查看是否有損壞、過期等情況。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題IT耗材，應(yīng)及時(shí)清理并記錄，上報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人。3.出庫管理各部門因工作需要領(lǐng)用IT耗材時(shí)，應(yīng)填寫IT耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用日期、部門、領(lǐng)用人、IT耗材名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到行政部門倉庫領(lǐng)取。倉庫管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的IT耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表，按照先進(jìn)先出的原則發(fā)放IT耗材，并在領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。同時(shí)，更新庫存臺(tái)賬，記錄IT耗材的出庫日期、數(shù)量等信息。對(duì)于限量領(lǐng)用的IT耗材，如某些特殊型號(hào)的打印機(jī)墨盒，倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的限量進(jìn)行發(fā)放，不得超量領(lǐng)用。4.盤點(diǎn)管理行政部門應(yīng)定期對(duì)IT耗材進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為每季度一次。盤點(diǎn)時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)庫存臺(tái)賬逐一核對(duì)實(shí)物，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制IT耗材盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況，包括賬實(shí)差異、差異原因分析等。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整。對(duì)于盤盈或盤虧的IT耗材，應(yīng)按照公司的財(cái)務(wù)制度進(jìn)行處理。盤盈的IT耗材應(yīng)及時(shí)入賬，盤虧的IT耗材應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，經(jīng)批準(zhǔn)后核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。四、使用管理1.領(lǐng)用規(guī)定各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)IT耗材的領(lǐng)用和管理，領(lǐng)用人應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的IT耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表領(lǐng)取IT耗材，不得私自多領(lǐng)或冒領(lǐng)。領(lǐng)用人在領(lǐng)取IT耗材時(shí)，應(yīng)對(duì)所領(lǐng)耗材的數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與倉庫管理人員溝通解決。對(duì)于共享使用的IT耗材，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，使用部門應(yīng)合理安排使用時(shí)間，提高設(shè)備的使用效率，避免浪費(fèi)。2.使用要求員工應(yīng)正確使用IT耗材，按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，避免因操作不當(dāng)造成耗材損壞或浪費(fèi)。在使用打印紙、復(fù)印紙等紙張類耗材時(shí)，應(yīng)雙面使用，減少紙張浪費(fèi)。對(duì)于可重復(fù)使用的文件，應(yīng)盡量采用電子文檔形式保存，減少紙質(zhì)文件的打印和復(fù)印。對(duì)于打印機(jī)墨盒、硒鼓等耗材，應(yīng)在使用壽命結(jié)束后及時(shí)更換，避免因過度使用導(dǎo)致打印質(zhì)量下降或設(shè)備損壞。同時(shí)，鼓勵(lì)員工對(duì)墨盒、硒鼓等進(jìn)行加粉或回收再利用，降低使用成本。電腦配件等IT耗材在使用過程中如發(fā)現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，由行政部門安排維修或更換，不得自行拆卸或維修，以免造成更大的損失。3.節(jié)約與環(huán)保全體員工應(yīng)樹立節(jié)約意識(shí)，養(yǎng)成節(jié)約使用IT耗材的良好習(xí)慣，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。行政部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)IT耗材節(jié)約使用的宣傳和培訓(xùn)，提高員工的節(jié)約意識(shí)和環(huán)保意識(shí)。鼓勵(lì)員工積極參與公司的節(jié)能減排活動(dòng)，推廣使用環(huán)保型IT耗材，減少對(duì)環(huán)境的污染。五、費(fèi)用管理1.預(yù)算管理財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司的經(jīng)營目標(biāo)和IT耗材的使用情況，每年編制IT耗材費(fèi)用預(yù)算。預(yù)算應(yīng)包括各類IT耗材的采購費(fèi)用、庫存管理費(fèi)用、維修費(fèi)用等。IT耗材費(fèi)用預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為年度費(fèi)用控制的依據(jù)。行政部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算控制IT耗材的采購和使用，如遇特殊情況需要超出預(yù)算的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)追加預(yù)算，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.報(bào)銷管理采購人員應(yīng)及時(shí)收集IT耗材的采購發(fā)票、送貨單、入庫單等相關(guān)憑證，并按照公司的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度進(jìn)行整理和粘貼。報(bào)銷憑證經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審核報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性、完整性以及與采購計(jì)劃的一致性。審核通過的報(bào)銷憑證，由財(cái)務(wù)部門按照公司的付款流程進(jìn)行支付。對(duì)于不符合報(bào)銷規(guī)定的憑證，財(cái)務(wù)部門應(yīng)退回采購人員，并說明原因。3.成本分析與控制財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)IT耗材的費(fèi)用支出進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，與預(yù)算進(jìn)行對(duì)比，找出費(fèi)用控制的關(guān)鍵點(diǎn)和存在的問題。根據(jù)成本分析結(jié)果，行政部門應(yīng)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行成本控制，如優(yōu)化采購渠道、合理調(diào)整庫存水平、加強(qiáng)使用管理等，以降低IT耗材的總體成本。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門應(yīng)定期對(duì)公司各部門IT耗材的采購、使用、庫存等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保本制度的有效執(zhí)行。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購計(jì)劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、庫存管理情況、使用部門的領(lǐng)用和使用情況等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。2.考核機(jī)制建立IT耗材管理考核機(jī)制，將IT耗材管理工作納入各部門和員工的績效考核體系?？己酥笜?biāo)包括IT耗材費(fèi)用控制情況、節(jié)約使用情況、庫存管理情況等。對(duì)于在IT耗材管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和員工，公