KT物品管理制度

KT物品管理制度一、總則（一）目的為加強公司KT物品的管理，規(guī)范KT物品的采購、使用、保管、維護及報廢等流程，確保KT物品的合理配置與有效利用，降低公司運營成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與KT物品相關(guān)的部門和人員，包括但不限于行政部門、各業(yè)務(wù)部門、項目團隊等。（三）定義1.KT物品：指公司用于業(yè)務(wù)推廣、活動策劃、展示宣傳等方面的各類KT板制作的展示道具、模型、標識等物品。2.采購：指通過各種渠道獲取KT物品的過程，包括但不限于招標、詢價、談判等方式選擇供應(yīng)商并簽訂采購合同。3.使用：指將KT物品應(yīng)用于公司內(nèi)部或外部的各類業(yè)務(wù)場景、活動現(xiàn)場等，以實現(xiàn)宣傳推廣、信息展示等目的。4.保管：指對KT物品進行存放、儲存，確保其安全、完整，防止損壞、丟失等情況發(fā)生的管理行為。5.維護：指對KT物品進行定期檢查、清潔、保養(yǎng)、維修等操作，以延長其使用壽命，保持良好使用狀態(tài)的工作。6.報廢：指由于損壞嚴重、使用年限到期、不再使用等原因，經(jīng)相關(guān)程序?qū)徟螅瑢T物品進行廢棄處理的過程。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負責(zé)制定和完善KT物品管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌公司KT物品的采購工作，包括供應(yīng)商的選擇、采購合同的簽訂等。3.建立KT物品庫存管理臺賬，定期對庫存進行盤點，確保賬物相符。4.負責(zé)KT物品的保管、維護及報廢處理等工作。5.對各部門KT物品的使用情況進行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）各業(yè)務(wù)部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前向行政部門提交KT物品的使用申請，并詳細說明用途、數(shù)量、使用時間等信息。2.在使用KT物品過程中，負責(zé)物品的妥善保管和正確使用，避免損壞、丟失等情況發(fā)生。3.使用完畢后，及時將KT物品歸還行政部門，并配合行政部門進行清點和交接。（三）項目團隊1.對于項目所需的KT物品，由項目負責(zé)人向行政部門提出專項申請，明確物品的規(guī)格、數(shù)量、制作要求等。2.負責(zé)項目期間KT物品的現(xiàn)場管理，確保物品的使用安全和效果。3.項目結(jié)束后，督促項目團隊成員將KT物品清理整理，并及時歸還行政部門。三、采購管理（一）需求申請各部門如需采購KT物品，應(yīng)提前填寫《KT物品采購申請表》，詳細注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計使用時間等信息，并提交行政部門。行政部門對申請進行審核，如申請內(nèi)容完整、合理，且確實為業(yè)務(wù)所需，則予以批準；如申請不符合要求或資源有限無法滿足，應(yīng)及時與申請部門溝通并說明原因。（二）采購流程1.供應(yīng)商選擇：行政部門根據(jù)采購需求，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標等方式，選擇合適的供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮其產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素，建立供應(yīng)商評估檔案。2.采購談判：與選定的供應(yīng)商進行采購談判，明確采購物品的規(guī)格、價格、交貨時間、付款方式、質(zhì)量標準等條款，并簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購過程的合法性和規(guī)范性。3.采購執(zhí)行：采購人員按照采購合同要求，及時跟進采購進度，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如在采購過程中出現(xiàn)問題或變更，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，并向行政部門匯報。（三）驗收管理1.KT物品到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否符合采購合同要求。2.對于大型或定制的KT物品，可邀請專業(yè)人員或使用部門參與驗收，確保物品能夠滿足實際使用需求。3.驗收合格后，由驗收人員在《KT物品驗收單》上簽字確認；如驗收不合格，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格為止。四、使用管理（一）領(lǐng)用流程1.各部門或項目團隊憑經(jīng)行政部門批準的《KT物品采購申請表》到行政部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.行政部門根據(jù)申請表內(nèi)容，核對庫存情況，如有庫存則直接發(fā)放KT物品，并在《KT物品領(lǐng)用登記表》上登記領(lǐng)用部門、物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用時間、領(lǐng)用人等信息；如庫存不足，應(yīng)告知領(lǐng)用部門等待采購到貨后再行領(lǐng)用。3.領(lǐng)用人在領(lǐng)用KT物品時，應(yīng)仔細檢查物品的質(zhì)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向行政部門反饋。（二）使用規(guī)范1.領(lǐng)用人應(yīng)按照申請用途正確使用KT物品，不得擅自更改其用途或轉(zhuǎn)借他人。2.在使用KT物品過程中，應(yīng)注意保護物品，避免碰撞、劃傷、損壞等情況發(fā)生。如因使用不當造成物品損壞，領(lǐng)用人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.對于臨時借用或外借的KT物品，借用部門或個人應(yīng)提前向行政部門提交《KT物品借用申請表》，經(jīng)批準后方可借用。借用期限屆滿，應(yīng)及時歸還行政部門，并確保物品完好無損。4.各部門或項目團隊在活動現(xiàn)場或業(yè)務(wù)場景使用KT物品時，應(yīng)安排專人負責(zé)管理，確保物品的安全和有序擺放?；顒咏Y(jié)束后，應(yīng)及時清理現(xiàn)場，將KT物品妥善保管或歸還行政部門。（三）歸還管理1.使用完畢后，領(lǐng)用人應(yīng)及時將KT物品歸還行政部門，并填寫《KT物品歸還登記表》。2.行政部門在接收歸還的KT物品時，應(yīng)進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)物品有損壞或丟失情況，應(yīng)要求領(lǐng)用人說明原因，并根據(jù)實際情況進行處理。如屬正常損耗，應(yīng)在庫存臺賬中記錄；如因人為原因造成損壞或丟失，領(lǐng)用人應(yīng)按照物品的實際價值進行賠償。五、保管管理（一）倉庫設(shè)置1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的KT物品倉庫，用于存放各類KT物品。倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.倉庫內(nèi)要合理規(guī)劃存儲空間，按照物品的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，并設(shè)置明顯的標識牌，便于查找和管理。（二）庫存管理1.行政部門應(yīng)建立詳細的KT物品庫存管理臺賬，記錄物品的入庫時間、存放位置、數(shù)量、規(guī)格、領(lǐng)用情況、報廢情況等信息。庫存管理臺賬應(yīng)定期更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.定期對KT物品進行盤點，每月至少進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。盤點工作應(yīng)由行政部門牽頭，相關(guān)部門人員參與，確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)的調(diào)整。3.根據(jù)庫存情況，行政部門應(yīng)及時提出采購計劃，避免因庫存積壓或缺貨影響公司業(yè)務(wù)開展。對于長期閑置不用或已損壞無法使用的KT物品，應(yīng)及時進行清理和處理。（三）保管措施1.倉庫管理人員應(yīng)定期對KT物品進行巡查，檢查物品的存放狀況、外觀質(zhì)量等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。2.對于易受潮、易變形的KT物品，應(yīng)采取防潮、防雨、防曬等措施進行保管；對于易燃、易爆的物品，應(yīng)按照相關(guān)安全規(guī)定進行單獨存放，并采取防火、防爆等安全措施。3.倉庫應(yīng)配備必要的消防器材和安全防護設(shè)備，確保倉庫安全。倉庫管理人員應(yīng)熟悉消防器材的使用方法，定期進行消防演練，提高安全意識和應(yīng)急處理能力。六、維護管理（一）定期維護1.行政部門應(yīng)制定KT物品定期維護計劃，根據(jù)物品的使用頻率、使用環(huán)境等因素，確定維護周期和維護內(nèi)容。2.定期維護內(nèi)容包括對KT物品進行清潔、檢查、保養(yǎng)、加固等操作，確保物品外觀整潔、結(jié)構(gòu)牢固、使用正常。3.對于大型或復(fù)雜的KT物品，可委托專業(yè)維修人員進行維護；對于一般性的維護工作，可由行政部門倉庫管理人員負責(zé)實施。（二）維修管理1.當KT物品出現(xiàn)損壞或故障時，使用部門或發(fā)現(xiàn)人員應(yīng)及時向行政部門報告。行政部門根據(jù)物品損壞情況，評估維修價值，并安排維修工作。2.對于能夠修復(fù)的KT物品，行政部門應(yīng)聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修，維修費用應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行審核和報銷。維修完成后，應(yīng)進行驗收，確保物品恢復(fù)正常使用功能。3.對于損壞嚴重?zé)o法修復(fù)或維修成本過高的KT物品，經(jīng)行政部門審核后，可按照報廢程序進行處理。（三）維護記錄1.行政部門應(yīng)建立KT物品維護記錄檔案，記錄每次維護的時間、內(nèi)容、維修情況、維修費用等信息。維護記錄檔案應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。2.通過維護記錄的分析，行政部門可以了解KT物品的使用狀況和維護需求，為優(yōu)化維護計劃、提高物品使用壽命提供依據(jù)。七、報廢管理（一）報廢條件1.KT物品存在嚴重損壞，無法修復(fù)且已影響正常使用功能，經(jīng)專業(yè)人員鑒定后確需報廢的。2.KT物品使用年限已達到規(guī)定期限，且已無法滿足業(yè)務(wù)需求，經(jīng)評估無繼續(xù)使用價值的。3.因業(yè)務(wù)調(diào)整、項目結(jié)束等原因，不再使用且無其他用途的KT物品。（二）報廢申請各部門或項目團隊如需報廢KT物品，應(yīng)填寫《KT物品報廢申請表》，詳細說明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息，并提交行政部門。行政部門對報廢申請進行審核，必要時可組織相關(guān)人員進行現(xiàn)場查看，確認物品確實符合報廢條件后，予以批準。（三）報廢處理1.經(jīng)批準報廢的KT物品，由行政部門統(tǒng)一安排處理。對于有回收價值的KT物品，可聯(lián)系廢品回收公司進行回收處理，回收款項應(yīng)上繳公司財務(wù)；對于無回收價值的KT物品，可按照環(huán)保要求進行妥善處置，如送往指定的垃圾處理場等。2.在報廢處理過程中，行政部門應(yīng)做好記錄，包括報廢物品的名稱、數(shù)量、處理方式、處理時間等信息，并在庫存管理臺賬中進行核銷。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負責(zé)對公司KT物品管理制度的執(zhí)行情況進行定期監(jiān)督檢查，確保各部門和人員嚴格按照制度要求進行采購、使用、保管、維護及報廢等操作。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括KT物品的采購流程是否合規(guī)、使用是否規(guī)范、保管是否妥善、維護是否及時、報廢是否按程序處理等方面。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核機制1.將KT物品管理工作納入公司各部門績效考核體系，對在KT物品管理工作中表現(xiàn)出色的部門和個人給予適當獎勵；對因管理不善導(dǎo)致物品損壞、丟失、