下發(fā)合同管理制度VIP

下發(fā)合同管理制度一、總則1.目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司的合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同等。3.基本原則合同管理應遵循依法合規(guī)、公平公正、誠實守信、防范風險的原則。二、合同管理部門及職責1.法務部門負責合同文本的合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求。參與重大合同的談判、起草工作，提供法律意見和建議。處理合同糾紛，維護公司的合法權益。2.業(yè)務部門負責合同的前期調(diào)研、談判、起草工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務需求。負責合同的履行跟蹤，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。配合法務部門處理合同糾紛。3.財務部門負責審核合同的財務條款，確保合同的財務風險可控。參與合同的付款審核，監(jiān)督合同款項的支付情況。提供財務數(shù)據(jù)支持，協(xié)助業(yè)務部門進行合同成本核算和效益分析。4.行政部門負責合同的歸檔管理，建立合同檔案，確保合同資料的完整和安全。協(xié)助業(yè)務部門辦理合同的審批手續(xù)，提供行政支持。三、合同簽訂流程1.合同立項業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的基本情況、簽訂背景、預計金額、履行期限等內(nèi)容，并提交部門負責人審核。部門負責人審核通過后，報分管領導審批。2.合同起草業(yè)務部門根據(jù)合同立項申請表的內(nèi)容，負責起草合同文本。合同文本應包括合同雙方的基本信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等條款。合同文本應使用規(guī)范的語言文字，表述清晰、準確、完整。3.合同審核合同起草完成后，業(yè)務部門應將合同文本提交法務部門進行合法性審查。法務部門應在[X]個工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見。業(yè)務部門根據(jù)法務部門的審查意見，對合同文本進行修改完善。修改后的合同文本再次提交法務部門審核，直至審核通過。合同文本審核通過后，業(yè)務部門應將合同文本提交財務部門進行財務條款審核。財務部門應在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。業(yè)務部門根據(jù)財務部門的審核意見，對合同文本進行修改完善。修改后的合同文本再次提交財務部門審核，直至審核通過。合同文本經(jīng)法務部門和財務部門審核通過后，業(yè)務部門應將合同文本提交行政部門進行編號登記，并按照公司的審批流程提交相關領導審批。4.合同簽訂合同經(jīng)相關領導審批通過后，業(yè)務部門應及時與合同對方當事人簽訂合同。簽訂合同應使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司公章或合同專用章。合同簽訂后，業(yè)務部門應將合同副本及時提交法務部門、財務部門和行政部門備案。四、合同履行管理1.合同執(zhí)行計劃業(yè)務部門應根據(jù)合同約定，制定詳細的合同執(zhí)行計劃，明確合同履行的各個環(huán)節(jié)、時間節(jié)點、責任人等內(nèi)容，并將合同執(zhí)行計劃提交部門負責人審核。部門負責人審核通過后，報分管領導審批。2.合同履行跟蹤業(yè)務部門應按照合同執(zhí)行計劃，對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時掌握合同履行進度，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。如因不可抗力或其他原因?qū)е潞贤瑹o法按時履行的，業(yè)務部門應及時通知合同對方當事人，并采取相應的措施減少損失。3.合同變更管理合同履行過程中，如需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務部門應填寫《合同變更申請表》，詳細說明合同變更的原因、內(nèi)容、金額等情況，并提交部門負責人審核。部門負責人審核通過后，報分管領導審批。合同變更申請經(jīng)審批通過后，業(yè)務部門應及時與合同對方當事人協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議，并將合同變更協(xié)議副本及時提交法務部門、財務部門和行政部門備案。4.合同解除管理合同履行過程中，如需要解除合同的，業(yè)務部門應填寫《合同解除申請表》，詳細說明合同解除的原因、時間、方式等情況，并提交部門負責人審核。部門負責人審核通過后，報分管領導審批。合同解除申請經(jīng)審批通過后，業(yè)務部門應及時與合同對方當事人協(xié)商簽訂合同解除協(xié)議，并將合同解除協(xié)議副本及時提交法務部門、財務部門和行政部門備案。五、合同付款管理1.付款申請業(yè)務部門應根據(jù)合同約定，在合同履行達到付款條件時，填寫《合同付款申請表》，詳細說明付款的原因、金額、付款方式、收款賬戶等內(nèi)容，并提交部門負責人審核。部門負責人審核通過后，報分管領導審批。2.付款審核財務部門應根據(jù)合同約定和業(yè)務部門提交的《合同付款申請表》，對付款申請進行審核。審核內(nèi)容包括付款金額是否準確、付款方式是否符合合同約定、收款賬戶是否正確等。財務部門審核通過后，報分管領導審批。3.付款審批分管領導應根據(jù)財務部門的審核意見，對付款申請進行審批。審批通過后，財務部門應按照公司的財務管理制度辦理付款手續(xù)。六、合同糾紛處理1.糾紛預警業(yè)務部門在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)合同糾紛的情況，應及時向法務部門報告，并采取相應的措施防范糾紛的發(fā)生。2.糾紛處理合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務部門應及時收集相關證據(jù)材料，并與法務部門共同研究制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應包括糾紛的事實、法律依據(jù)、處理方式、預期目標等內(nèi)容。糾紛處理方式包括協(xié)商、仲裁、訴訟等。業(yè)務部門應根據(jù)糾紛的具體情況，選擇合適的處理方式，并按照相關程序進行處理。3.糾紛總結合同糾紛處理完畢后，業(yè)務部門應及時對糾紛處理情況進行總結分析，查找糾紛發(fā)生的原因，提出改進措施和建議，并將糾紛總結報告提交法務部門、財務部門和行政部門備案。七、合同檔案管理1.檔案收集行政部門應負責合同檔案的收集工作。合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本提交行政部門進行編號登記，并按照檔案管理的要求進行整理歸檔。2.檔案整理行政部門應按照合同的類別、年度、編號等進行分類整理，建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。3.檔案保管行政部門應設置專門的合同檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，確保合同檔案的安全和完整。合同檔案應按照國家有關檔案管理的規(guī)定進行保管，保管期限為[X]年。4.檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，到行政部門查閱。查閱合同檔案應在行政部門指定的場所進行，不得擅自將合同檔案帶出保管場所。公司外部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領導審批后，到行政部門查閱。查閱合同檔案應在行政部門指定的場所進行，查閱人員應遵守公司的保密規(guī)定，不得擅自復制、摘抄、傳播合同檔案內(nèi)容。八、合同監(jiān)督檢查1.監(jiān)督檢查內(nèi)容公司定期對合同管理情況進行監(jiān)督檢查，監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、合同檔案管理情況等。2.監(jiān)督檢查方式監(jiān)督檢查方式包括定期檢查、不定期抽查、專項檢查等。定期檢查每年至少進行一次，不定期抽查和專項檢查根據(jù)工作需要適時進行。