專人病例管理制度VIP

專人病例管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司對(duì)專人病例的管理，規(guī)范專人病例的收集、整理、存儲(chǔ)、使用及銷毀等流程，確保專人病例信息的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及專人病例管理的所有部門和人員，包括但不限于人力資源部門、醫(yī)療保健部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門以及接觸專人病例信息的工作人員。（三）基本原則1.合法性原則：專人病例管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保信息收集、使用等行為合法合規(guī)。2.保密性原則：高度重視專人病例信息的保密性，采取有效措施防止信息泄露，保護(hù)個(gè)人隱私。3.準(zhǔn)確性原則：確保專人病例信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，避免虛假或錯(cuò)誤信息對(duì)管理決策和個(gè)人權(quán)益造成影響。4.安全性原則：建立健全安全保障機(jī)制，防止專人病例信息因自然災(zāi)害、人為破壞、技術(shù)故障等原因丟失或損壞。二、專人病例的定義與范圍（一）定義專人病例是指公司內(nèi)部與特定員工相關(guān)的、包含其健康狀況、疾病診斷、治療過(guò)程、康復(fù)情況等詳細(xì)醫(yī)療信息的記錄文件。（二）范圍1.公司組織的定期體檢報(bào)告。2.員工因工傷、職業(yè)病等原因產(chǎn)生的醫(yī)療診斷及治療記錄。3.員工患重大疾病或慢性病的診療過(guò)程及相關(guān)資料。4.其他與員工個(gè)人健康密切相關(guān)的醫(yī)療信息。三、專人病例的收集（一）收集責(zé)任部門1.人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工的入職體檢報(bào)告、年度體檢報(bào)告等一般性健康信息。2.醫(yī)療保健部門負(fù)責(zé)收集員工因工傷、職業(yè)病、重大疾病等產(chǎn)生的專人病例資料，并及時(shí)與人力資源部門溝通共享。3.員工所在業(yè)務(wù)部門在員工發(fā)生工傷、患病等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)協(xié)助醫(yī)療保健部門收集相關(guān)病例信息，并確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）收集流程1.對(duì)于入職體檢報(bào)告，人力資源部門在員工入職時(shí)，應(yīng)明確告知員工體檢要求及流程，并在體檢完成后及時(shí)從體檢機(jī)構(gòu)獲取體檢報(bào)告。2.員工因工傷、職業(yè)病等就醫(yī)時(shí)，所在業(yè)務(wù)部門應(yīng)在事故發(fā)生后及時(shí)通知醫(yī)療保健部門。醫(yī)療保健部門安排專人跟進(jìn)，指導(dǎo)員工就醫(yī)，并收集相關(guān)診斷證明、病歷、檢查報(bào)告等資料。3.員工患重大疾病或慢性病就醫(yī)時(shí)，醫(yī)療保健部門應(yīng)主動(dòng)了解病情，協(xié)助員工整理和收集相關(guān)病例資料。員工本人應(yīng)積極配合，如實(shí)提供所需信息。（三）收集要求1.收集的專人病例資料應(yīng)確保真實(shí)、完整，不得遺漏重要信息。2.資料應(yīng)包括但不限于診斷證明、病歷、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、治療方案、用藥記錄等。3.對(duì)于復(fù)印件，應(yīng)注明原件保存地點(diǎn)，并確保復(fù)印件與原件一致，同時(shí)加蓋提供復(fù)印件部門或機(jī)構(gòu)的公章。四、專人病例的整理（一）整理責(zé)任部門醫(yī)療保健部門負(fù)責(zé)對(duì)收集到的專人病例資料進(jìn)行整理。（二）整理流程1.對(duì)每份專人病例資料進(jìn)行分類，按照疾病類型、時(shí)間順序等進(jìn)行排序。2.去除重復(fù)、無(wú)關(guān)的信息，對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)，建立索引目錄，方便查詢和管理。3.將整理好的專人病例資料按照員工姓名、部門等信息進(jìn)行歸檔，形成電子和紙質(zhì)檔案。（三）整理要求1.整理后的專人病例資料應(yīng)便于查閱和分析，能夠清晰反映員工的健康狀況和診療過(guò)程。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)范的文件命名規(guī)則進(jìn)行命名，確保文件名與內(nèi)容相符，便于識(shí)別和檢索。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒或文件夾進(jìn)行存放，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)注清晰的標(biāo)識(shí)，注明存放的員工姓名、部門、檔案內(nèi)容等信息。五、專人病例的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.電子存儲(chǔ)：建立專門的電子病例數(shù)據(jù)庫(kù)，采用安全可靠的服務(wù)器存儲(chǔ)專人病例信息。數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等功能，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)：設(shè)立專用的病例檔案室，配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)病例檔案的安全保存。（二）存儲(chǔ)期限1.一般情況下，專人病例的電子和紙質(zhì)檔案應(yīng)保存至員工離職后[X]年。2.對(duì)于涉及工傷、職業(yè)病等特殊情況的專人病例，應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)要求的期限進(jìn)行保存。（三）存儲(chǔ)安全管理1.嚴(yán)格限制對(duì)電子病例數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能登錄和查詢相關(guān)信息。2.定期對(duì)電子病例數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和備份，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在異地，以防止本地?cái)?shù)據(jù)丟失。3.紙質(zhì)病例檔案室應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、歸還登記制度，防止檔案丟失或損壞。六、專人病例的使用（一）使用目的專人病例信息主要用于公司對(duì)員工健康狀況的了解、職業(yè)健康管理、合理安排工作崗位、制定員工關(guān)懷計(jì)劃以及為員工提供必要的醫(yī)療支持等。（二）使用權(quán)限1.人力資源部門：可根據(jù)工作需要查閱員工的專人病例信息，用于員工入職、崗位調(diào)整、離職等人力資源管理決策。2.醫(yī)療保健部門：作為專業(yè)的醫(yī)療管理部門，有權(quán)全面查閱和分析員工的專人病例信息，以便為員工提供個(gè)性化的醫(yī)療建議和康復(fù)指導(dǎo)。3.員工所在業(yè)務(wù)部門：在涉及員工工作安排、勞動(dòng)保護(hù)等與員工健康相關(guān)的業(yè)務(wù)場(chǎng)景下，經(jīng)員工本人書(shū)面同意或按照公司規(guī)定的審批流程，可查閱相關(guān)專人病例信息。4.其他部門如需使用專人病例信息，應(yīng)提前向人力資源部門提出申請(qǐng)，經(jīng)審批同意后方可查閱。（三）使用流程1.內(nèi)部使用：各部門如需查閱專人病例信息，應(yīng)填寫(xiě)《專人病例查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至人力資源部門審核。人力資源部門審核通過(guò)后，通知醫(yī)療保健部門提供相應(yīng)的病例資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。2.外部使用：如因特殊原因需要向公司外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人提供專人病例信息，應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)要求，提前獲得員工本人的書(shū)面授權(quán)，并經(jīng)公司高級(jí)管理層審批同意。同時(shí)，應(yīng)與外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保信息安全。（四）使用要求1.所有使用專人病例信息的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將信息泄露給無(wú)關(guān)人員。2.使用專人病例信息時(shí)，應(yīng)僅限于實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)目的所需的范圍，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他不當(dāng)用途。3.對(duì)于涉及員工隱私的敏感信息，在使用過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行必要的脫敏處理，確保員工個(gè)人隱私得到保護(hù)。七、專人病例的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)專人病例信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，所有接觸專人病例信息的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.在專人病例的收集、整理、存儲(chǔ)、使用等過(guò)程中，采取加密、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)脫敏等技術(shù)手段，防止信息泄露。3.限制專人病例信息的傳播范圍，僅允許經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員在規(guī)定的工作范圍內(nèi)使用，嚴(yán)禁在公共場(chǎng)合討論或傳播相關(guān)信息。（二）安全管理1.加強(qiáng)對(duì)專人病例存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全管理，確保電子存儲(chǔ)設(shè)備和紙質(zhì)檔案的安全。定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止因設(shè)備故障、自然災(zāi)害等原因?qū)е滦畔G失。2.制定專人病例信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生信息泄露、丟失等安全事件時(shí)的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。一旦發(fā)生安全事件，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。3.對(duì)涉及專人病例信息的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全軟件，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。八、專人病例的銷毀（一）銷毀條件1.專人病例檔案保存期限屆滿，且符合國(guó)家法律法規(guī)及公司規(guī)定的銷毀條件。2.因特殊原因需要提前銷毀專人病例檔案的，應(yīng)經(jīng)公司高級(jí)管理層審批同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（二）銷毀流程1.由醫(yī)療保健部門提出專人病例檔案銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《專人病例銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保存期限、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至人力資源部門審核，人力資源部門審核通過(guò)后報(bào)公司高級(jí)管理層審批。3.審批通過(guò)后，由醫(yī)療保健部門負(fù)責(zé)組織專人病例檔案的銷毀工作。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。4.對(duì)于電子病例檔案，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行徹底刪除，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。對(duì)于紙質(zhì)病例檔案，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。（三）銷毀監(jiān)督在專人病例檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，防止檔案信息泄露或被不當(dāng)處理。監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立專人病例管理監(jiān)督小組，由人力資源部門、醫(yī)療保健部門及內(nèi)部審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)專人病例管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.專人病例的收集、整理、存儲(chǔ)、使用及銷毀等流程是否符合本制度的規(guī)定。2.各部門對(duì)專人病例信息的保密措施是否落實(shí)到位，有無(wú)信息泄露事件發(fā)生。3.專人病例檔案的存儲(chǔ)安全管理情況，包括電子存儲(chǔ)設(shè)備和紙質(zhì)檔案的保存狀況。4.專人病例信息使用的合規(guī)性，是否按照規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行使用。（三）檢查頻率監(jiān)督小組定期對(duì)專人病例管理情況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行不定期抽查。（四）問(wèn)