東莞刻章管理制度VIP

東莞刻章管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章刻制、使用、保管等行為，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)公司正常運營秩序，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于東莞地區(qū)公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的各類印章管理，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章、部門章等。3.基本原則印章管理遵循“依法合規(guī)、分級負(fù)責(zé)、嚴(yán)格審批、安全保密”的原則。確保印章使用合法合規(guī)，明確各級管理責(zé)任，嚴(yán)格審批流程，防止印章濫用和丟失，保障公司信息安全。印章的刻制1.刻制申請因工作需要刻制印章的部門或個人，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批流程部門負(fù)責(zé)人審核申請的必要性和合理性，確保與公司業(yè)務(wù)需求相符。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請情況進(jìn)行審批，重點關(guān)注印章用途對公司運營和風(fēng)險的影響。3.刻制選擇經(jīng)審批同意后，由行政部門統(tǒng)一選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。選擇時應(yīng)考察刻制單位的信譽、技術(shù)水平、服務(wù)質(zhì)量等因素，確?？讨频挠≌路蠂覙?biāo)準(zhǔn)和公司要求。4.印章備案印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時將印章印模留存，并按照公安部門等相關(guān)規(guī)定進(jìn)行備案。備案信息包括印章名稱、規(guī)格、材質(zhì)、啟用時間等，確保印章的合法性和可追溯性。印章的使用1.使用范圍公司公章：用于以公司名義對外發(fā)布的重要文件、信函、合同協(xié)議、證明材料等。合同專用章：專門用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等相關(guān)財務(wù)業(yè)務(wù)。法人章：主要用于銀行預(yù)留印鑒、法定代表人授權(quán)的特定財務(wù)事項等。部門章：用于部門內(nèi)部文件、通知、報表等的蓋章，不得對外使用。2.使用審批一般事項使用印章：由使用人填寫《印章使用申請表》，注明用印事項、文件名稱、文號、份數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，可直接加蓋印章。重要事項使用印章：涉及公司重大決策、對外投資、融資、擔(dān)保、合同簽訂等重要事項的印章使用，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報公司法定代表人審批后，方可加蓋印章。緊急事項使用印章：遇緊急情況無法按正常審批流程辦理時，使用人應(yīng)電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用印，并在事后及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。3.用印登記印章使用必須進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括用印日期、用印事項、文件名稱、文號、份數(shù)、申請人、審批人、蓋章人等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計。4.印章加蓋印章管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的《印章使用申請表》進(jìn)行用印，確保印章加蓋位置準(zhǔn)確、清晰，與文件內(nèi)容相符。禁止在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因工作需要確需先行加蓋印章的，必須在空白處注明用途，并嚴(yán)格控制使用范圍。印章的保管1.保管職責(zé)公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管，部門章由各部門指定專人保管。印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理制度，確保印章安全。2.保管方式印章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，實行雙人保管或多人保管制度，鑰匙分別由不同人員持有。嚴(yán)禁將印章隨意放置或交由他人代管，如遇特殊情況需臨時交接，應(yīng)辦理交接手續(xù)，并記錄交接時間、交接事項、交接雙方等信息。3.保管環(huán)境印章保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止印章受潮、生銹、損壞等情況發(fā)生。同時，要配備必要的安全防范設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報警裝置等，確保印章保管安全。印章的停用與銷毀1.停用情形因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，印章不再使用的。印章?lián)p壞、遺失或被盜的。其他需要停用印章的情形。2.停用程序印章保管人員發(fā)現(xiàn)印章需要停用時，應(yīng)及時填寫《印章停用申請表》，說明停用原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理印章停用手續(xù)。3.印章銷毀經(jīng)審批同意停用的印章，由行政部門負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀前應(yīng)進(jìn)行登記，記錄印章名稱、規(guī)格、材質(zhì)、停用時間等信息。印章銷毀可采用粉碎、熔化等方式進(jìn)行，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程應(yīng)至少有兩名印章保管人員在場監(jiān)督，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。銷毀后的印章登記記錄應(yīng)長期保存，以備查閱。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督行政部門定期對印章管理情況進(jìn)行檢查，包括印章的使用登記、保管情況、審批流程執(zhí)行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。公司審計部門不定期對印章管理進(jìn)行審計監(jiān)督，重點審查印章使用的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和效益性，對違規(guī)行為提出審計意見和建議。2.外部監(jiān)督積極配合公安部門等相關(guān)外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，如實提供印章管理的有關(guān)資料和信息，接受外部機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)和監(jiān)督。違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未經(jīng)審批擅自使用印章的。超越審批范圍使用印章的。在空白紙張、空白合同等上加蓋印章的。未按規(guī)定進(jìn)行印章保管，導(dǎo)致印章遺失、被盜或損壞的。其他違反印章管理制度的行為。2.處理措施對于違規(guī)使用印章的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即停止使用，并視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人批評教育、警告、罰款等處罰。因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或法律糾紛的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依