東軟行政管理制度VIP

東軟行政管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范東軟集團(tuán)（以下簡(jiǎn)稱“公司”）的行政管理工作，提高行政工作效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：行政管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.規(guī)范化原則：各項(xiàng)行政工作流程應(yīng)明確、規(guī)范，確保工作的標(biāo)準(zhǔn)化和一致性。3.高效性原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化行政資源配置，減少不必要的環(huán)節(jié)和流程。4.服務(wù)性原則：行政部門應(yīng)樹立服務(wù)意識(shí)，為公司各部門及員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、行政管理職責(zé)分工（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司行政制度的制定、修訂和完善，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌公司辦公場(chǎng)地的規(guī)劃、分配和管理，確保辦公環(huán)境的安全、整潔和舒適。3.負(fù)責(zé)公司辦公用品、設(shè)備的采購(gòu)、發(fā)放和管理，做好資產(chǎn)登記和盤點(diǎn)工作。4.組織公司會(huì)議、活動(dòng)的策劃與實(shí)施，包括會(huì)議安排、場(chǎng)地布置、活動(dòng)組織等。5.負(fù)責(zé)公司文件、檔案的收發(fā)、歸檔和保管工作，確保文件資料的完整性和保密性。6.協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的工作關(guān)系，處理日常行政事務(wù)，及時(shí)反饋和解決問題。7.負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用和管理，確保車輛安全和正常運(yùn)行。8.負(fù)責(zé)公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)與接待工作，樹立公司良好形象。（二）各部門行政職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門行政管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門員工遵守公司行政管理制度。2.配合行政部門做好本部門辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生、安全管理等工作。3.負(fù)責(zé)本部門辦公用品的領(lǐng)用、保管和合理使用，定期進(jìn)行盤點(diǎn)。4.按照公司要求，及時(shí)提交各類行政文件和資料，配合行政部門完成相關(guān)工作。三、辦公場(chǎng)地管理（一）辦公區(qū)域分配1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，由行政部門統(tǒng)一規(guī)劃辦公區(qū)域，合理分配各部門辦公場(chǎng)地。2.各部門如需調(diào)整辦公場(chǎng)地，應(yīng)提前向行政部門提出申請(qǐng)，經(jīng)審批同意后，由行政部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)安排。（二）辦公環(huán)境管理1.員工應(yīng)保持辦公區(qū)域的整潔衛(wèi)生，不得在辦公桌上堆放雜物，及時(shí)清理垃圾。2.愛護(hù)辦公區(qū)域內(nèi)的公共設(shè)施，如桌椅、門窗、電器設(shè)備等，如有損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)修。3.保持辦公區(qū)域的安靜，不得大聲喧嘩、播放高分貝音樂或進(jìn)行其他影響他人工作的行為。4.行政部門定期對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行檢查和清潔，確保辦公環(huán)境符合公司要求。（三）安全管理1.加強(qiáng)辦公區(qū)域的安全防范意識(shí)，員工離開辦公區(qū)域時(shí)應(yīng)關(guān)閉電器設(shè)備、門窗等，妥善保管好個(gè)人財(cái)物。2.嚴(yán)禁在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、使用明火，禁止存放易燃易爆物品。3.定期組織安全檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的安全隱患及時(shí)整改，確保辦公區(qū)域的安全。四、辦公用品與設(shè)備管理（一）辦公用品管理1.采購(gòu)：行政部門根據(jù)公司辦公用品的使用情況，定期制定采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)審批后進(jìn)行集中采購(gòu)。2.發(fā)放：辦公用品由行政部門統(tǒng)一發(fā)放，各部門指定專人負(fù)責(zé)領(lǐng)用，并做好登記。3.使用與節(jié)約：?jiǎn)T工應(yīng)合理使用辦公用品，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。對(duì)于可重復(fù)使用的辦公用品，應(yīng)妥善保管，以便再次使用。（二）辦公設(shè)備管理1.采購(gòu)：行政部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和設(shè)備使用情況，制定設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)審批后進(jìn)行采購(gòu)。2.登記與入賬：辦公設(shè)備采購(gòu)后，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行資產(chǎn)登記，建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，并通知財(cái)務(wù)部門入賬。3.使用與維護(hù)：各部門負(fù)責(zé)本部門辦公設(shè)備的日常使用和維護(hù)，定期進(jìn)行清潔、保養(yǎng)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)修。4.報(bào)廢與處置：辦公設(shè)備達(dá)到報(bào)廢年限或因損壞無(wú)法修復(fù)時(shí)，由使用部門填寫報(bào)廢申請(qǐng)單，經(jīng)行政部門和財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行報(bào)廢處置。五、會(huì)議與活動(dòng)管理（一）會(huì)議管理1.會(huì)議分類：公司會(huì)議分為總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題會(huì)議等。2.會(huì)議組織：行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，包括會(huì)議通知的發(fā)送、會(huì)議場(chǎng)地的安排、會(huì)議資料的準(zhǔn)備等。3.會(huì)議記錄：會(huì)議主持人指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，會(huì)后及時(shí)整理并歸檔。4.會(huì)議決議執(zhí)行：會(huì)議形成的決議由相關(guān)部門負(fù)責(zé)執(zhí)行，行政部門負(fù)責(zé)跟蹤和督促?zèng)Q議的落實(shí)情況，并定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）活動(dòng)管理1.活動(dòng)策劃：公司組織的各類活動(dòng)，由行政部門負(fù)責(zé)策劃，制定活動(dòng)方案，明確活動(dòng)目的、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參與人員等。2.活動(dòng)實(shí)施：活動(dòng)方案經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，包括活動(dòng)場(chǎng)地布置、物資準(zhǔn)備、人員安排等。3.活動(dòng)宣傳：行政部門負(fù)責(zé)活動(dòng)的宣傳工作，通過(guò)公司內(nèi)部公告、郵件、微信群等渠道進(jìn)行宣傳推廣，提高活動(dòng)的知曉度和參與度。4.活動(dòng)總結(jié)：活動(dòng)結(jié)束后，行政部門應(yīng)及時(shí)對(duì)活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)，收集反饋意見，為今后的活動(dòng)組織提供經(jīng)驗(yàn)參考。六、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件分類：公司文件分為內(nèi)部文件、外部文件、機(jī)密文件等。2.文件收發(fā)：行政部門負(fù)責(zé)公司文件的收發(fā)工作，對(duì)收到的文件進(jìn)行登記、編號(hào)、分發(fā)，并跟蹤文件的處理情況。3.文件起草與審核：公司各類文件由相關(guān)部門負(fù)責(zé)起草，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交行政部門進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)和格式審核，重要文件還需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.文件歸檔：文件處理完畢后，行政部門應(yīng)及時(shí)將文件進(jìn)行歸檔，按照檔案管理要求進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。（二）檔案管理1.檔案分類：公司檔案分為行政管理檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.檔案收集與整理：各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集和整理工作，定期移交行政部門進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。行政部門對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并建立檔案目錄。3.檔案查閱與借閱：因工作需要查閱或借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表或借閱申請(qǐng)表，經(jīng)審批后到行政部門辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱或借閱檔案時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案內(nèi)容。4.檔案保管與銷毀：行政部門負(fù)責(zé)檔案的保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。對(duì)于超過(guò)保管期限或已無(wú)保存價(jià)值的檔案，由行政部門提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)審批后進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。七、車輛管理（一）車輛調(diào)度1.行政部門負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度工作，根據(jù)工作需要合理安排車輛使用。2.員工因工作需要使用車輛的，應(yīng)提前填寫用車申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交行政部門。行政部門根據(jù)車輛使用情況進(jìn)行調(diào)度安排，并及時(shí)通知駕駛員。（二）車輛使用1.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，確保行車安全。出車前應(yīng)對(duì)車輛進(jìn)行檢查，確保車輛性能良好。2.車輛使用過(guò)程中，駕駛員應(yīng)按照規(guī)定路線行駛，不得擅自改變行車路線或私自用車。3.乘車人員應(yīng)遵守乘車規(guī)定，愛護(hù)車內(nèi)設(shè)施，保持車內(nèi)整潔衛(wèi)生。不得在車內(nèi)吸煙、亂扔垃圾或進(jìn)行其他影響行車安全的行為。（三）車輛維護(hù)與保養(yǎng)1.行政部門負(fù)責(zé)制定車輛維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期安排車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維修。2.駕駛員應(yīng)定期對(duì)車輛進(jìn)行日常維護(hù)，如清潔車輛、檢查輪胎、機(jī)油等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。3.車輛維修時(shí)，駕駛員應(yīng)填寫維修申請(qǐng)表，經(jīng)行政部門審核后送指定維修廠進(jìn)行維修。維修費(fèi)用由行政部門統(tǒng)一結(jié)算。（四）車輛費(fèi)用管理1.車輛費(fèi)用包括燃油費(fèi)、過(guò)路費(fèi)、停車費(fèi)、維修費(fèi)等，由行政部門統(tǒng)一核算和管理。2.駕駛員應(yīng)妥善保管車輛費(fèi)用發(fā)票，每月定期提交給行政部門進(jìn)行報(bào)銷。行政部門對(duì)車輛費(fèi)用進(jìn)行審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷處理。八、對(duì)外聯(lián)絡(luò)與接待管理（一）對(duì)外聯(lián)絡(luò)1.行政部門負(fù)責(zé)公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作，包括與政府部門、合作伙伴、客戶等的溝通協(xié)調(diào)。2.對(duì)外聯(lián)絡(luò)應(yīng)遵循禮貌、熱情、專業(yè)的原則，及時(shí)回復(fù)對(duì)方的咨詢和請(qǐng)求，維護(hù)公司良好形象。3.重要對(duì)外聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示進(jìn)行處理。（二）接待管理1.公司接待工作由行政部門統(tǒng)一安排，根據(jù)接待對(duì)象的級(jí)別和來(lái)訪目的，制定相應(yīng)的接待方案。2.接待方案應(yīng)包括接待人員、接待規(guī)格、接待日程、接待費(fèi)用等內(nèi)容，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。3.接待過(guò)程中應(yīng)注重禮儀規(guī)范，安排好接待人員、車輛、餐飲、住宿等事宜，確保接待工作的順利進(jìn)行。4.接待結(jié)束后，行政部門應(yīng)及時(shí)對(duì)接待工作進(jìn)行總結(jié)