中鐵文件管理制度

中鐵文件管理制度一、總則（一）目的為加強中鐵公司文件管理，確保文件的規(guī)范、高效流轉，提高工作效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中鐵公司總部及所屬各部門、各子公司、分公司。（三）基本原則1.統一管理原則：公司文件實行集中統一管理，確保文件的完整性、準確性和規(guī)范性。2.分級負責原則：按照公司組織架構和職責分工，明確各級部門在文件管理中的職責，分級負責文件的起草、審核、審批、印發(fā)、歸檔等工作。3.高效流轉原則：優(yōu)化文件流轉流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高文件處理效率，確保文件及時、準確地傳達和執(zhí)行。4.安全保密原則：加強文件的安全保密管理，防止文件泄露、丟失和損壞，確保公司機密信息的安全。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的決定、通知、通報、報告、請示、批復等各類行政公文。2.業(yè)務文件：涉及公司各類業(yè)務工作的文件，如項目策劃書、技術方案、合同文本等。3.人事文件：有關公司人力資源管理的文件，如招聘通知、培訓計劃、績效考核方案等。4.財務文件：涉及公司財務管理的文件，如預算報告、財務報表、審計報告等。5.其他文件：不屬于以上分類的其他文件，如會議紀要、工作計劃、工作總結等。（二）文件編號1.文件編號由發(fā)文部門代碼、年份、序號組成。2.發(fā)文部門代碼按照公司部門設置進行統一編碼，如辦公室為01，人力資源部為02等。3.年份采用公元紀年，用四位數字表示，如2023年。4.序號為該部門當年發(fā)文的順序號，用三位數字表示，從001開始編號。5.示例：辦公室2023年第10號文件編號為012023010。三、文件起草（一）起草要求1.文件內容應符合國家法律法規(guī)和公司相關政策規(guī)定，觀點明確，條理清晰，語言簡潔，格式規(guī)范。2.起草部門應深入調查研究，廣泛征求意見，確保文件具有可操作性和前瞻性。3.涉及多個部門的文件，由主辦部門負責牽頭起草，相關部門配合。（二）起草流程1.起草人根據工作需要，確定文件主題和內容框架，進行文件起草工作。2.文件起草完成后，起草人應認真核對文件內容，確保準確無誤，并在文件首頁注明起草人、起草日期。3.起草部門負責人對文件進行初審，重點審核文件內容是否符合要求，格式是否規(guī)范，是否需要征求其他部門意見等。初審通過后，在文件上簽署意見并提交審核。四、文件審核（一）審核原則1.合法性審核：審核文件內容是否符合國家法律法規(guī)和公司相關政策規(guī)定。2.合規(guī)性審核：審核文件是否符合公司內部管理規(guī)定和工作流程。3.準確性審核：審核文件內容是否準確、完整，數據是否可靠，表述是否清晰。4.協調性審核：審核文件與其他相關文件是否協調一致，避免出現矛盾和沖突。（二）審核流程1.一般文件由起草部門負責人審核后，提交分管領導審核。分管領導審核通過后，報總經理審批。2.重要文件或涉及多個部門的文件，在起草部門負責人初審后，由公司辦公室組織相關部門進行會審。會審通過后，報分管領導審核，最后報總經理審批。3.審核人應認真閱讀文件，對文件內容進行全面審核，并在文件上簽署審核意見。審核意見應明確指出文件存在的問題及修改建議。4.對于審核未通過的文件，起草人應根據審核意見進行修改完善，重新提交審核。五、文件審批（一）審批權限1.一般行政文件、業(yè)務文件、人事文件、財務文件等，由分管領導審核后，報總經理審批。2.涉及公司重大決策、重要事項的文件，需經總經理辦公會或董事會審議通過后，由總經理簽署發(fā)布。3.以公司名義上報或下發(fā)的重要文件，需經董事長審批。（二）審批流程1.文件提交審批時，應附上起草說明、審核意見等相關材料，以便審批人全面了解文件情況。2.審批人應認真閱讀文件及相關材料，根據審批權限進行審批，并在文件上簽署審批意見。3.對于審批通過的文件，審批人應明確簽署同意發(fā)布的意見；對于審批未通過的文件，審批人應說明理由，并提出修改要求。六、文件印發(fā)（一）印發(fā)流程1.文件經審批通過后，由公司辦公室負責編號、排版、印刷、裝訂等工作。2.辦公室應按照文件審批意見和排版要求，對文件進行認真排版，確保文件格式規(guī)范、美觀。3.文件印刷完成后，辦公室應進行仔細校對，檢查文件內容是否準確無誤，格式是否符合要求。校對無誤后，進行裝訂。4.辦公室根據文件發(fā)放范圍，將文件分發(fā)給相關部門和人員，并做好發(fā)放登記工作。（二）印發(fā)要求1.文件印發(fā)應嚴格按照審批意見執(zhí)行，不得擅自更改文件內容和格式。2.印發(fā)文件應使用統一的紙張和印刷設備，確保文件質量。3.文件發(fā)放應及時、準確，確保相關部門和人員能夠及時收到文件。七、文件傳閱（一）傳閱范圍根據文件內容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍一般包括公司領導、相關部門負責人等。（二）傳閱流程1.辦公室收到文件后，按照傳閱范圍進行登記，并將文件送相關人員傳閱。2.傳閱人員應在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期，以示負責。3.傳閱人員應及時閱讀文件，并按照文件要求辦理相關事項。如對文件有意見或建議，應在傳閱單上注明。4.傳閱完畢后，文件應由辦公室負責收回，并進行整理歸檔。八、文件執(zhí)行與反饋（一）執(zhí)行要求1.各部門和人員收到文件后，應認真組織學習，領會文件精神，按照文件要求及時落實相關工作。2.對于需要執(zhí)行的文件，各部門應制定具體的實施方案，明確責任人和時間節(jié)點，確保文件執(zhí)行到位。3.在文件執(zhí)行過程中，如發(fā)現問題或困難，應及時向文件起草部門或上級領導反饋，以便及時協調解決。（二）反饋機制1.各部門應定期向公司辦公室反饋文件執(zhí)行情況，包括工作進展、取得的成效、存在的問題及改進措施等。2.辦公室應及時收集、整理各部門的文件執(zhí)行反饋情況，并向公司領導匯報。對于文件執(zhí)行過程中出現的普遍性問題，辦公室應組織相關部門進行研究分析，提出改進意見和建議，報公司領導審批后實施。九、文件歸檔（一）歸檔范圍1.公司制發(fā)的各類文件，包括行政文件、業(yè)務文件、人事文件、財務文件等。2.公司收到的上級文件、外部單位來文等。3.公司各部門形成的具有保存價值的文件材料，如工作計劃、工作總結、會議紀要、統計報表等。（二）歸檔要求1.文件歸檔應遵循及時、完整、準確的原則，確保歸檔文件材料齊全、完整、真實。2.歸檔文件應按照文件形成的時間順序進行排列，同一事由的文件應集中排列在一起。3.歸檔文件應進行分類整理，編制歸檔目錄，以便于查找和利用。4.電子文件應與紙質文件同步歸檔，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。電子文件應按照公司電子文件管理規(guī)定進行存儲和管理。（三）歸檔流程1.文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔，并填寫《文件歸檔登記表》，注明文件名稱、文號、日期、來源、去向等信息。2.承辦部門將整理好的文件及《文件歸檔登記表》一并移交公司檔案室。檔案室工作人員對歸檔文件進行檢查驗收，符合歸檔要求的，予以接收，并在《文件歸檔登記表》上簽字確認。3.檔案室按照歸檔要求對接收的文件進行分類整理、編號、裝訂等工作，建立檔案目錄和檢索系統，將歸檔文件妥善保管。十、文件查閱與借閱（一）查閱權限1.公司員工因工作需要查閱公司文件的，應填寫《文件查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到公司檔案室查閱。2.外單位人員查閱公司文件的，應持單位介紹信，經公司辦公室負責人批準后，在檔案室工作人員的陪同下查閱。3.涉及公司機密文件的查閱，應按照公司保密制度的規(guī)定，履行嚴格的審批手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱人填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等信息。2.《文件查閱申請表》經審批通過后，查閱人到檔案室查閱文件。檔案室工作人員應按照查閱申請表的要求，提供相應的文件，并做好查閱登記工作。3.查閱人應在檔案室指定的地點查閱文件，不得將文件帶出檔案室。如需復印文件，應按照公司相關規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人應將文件歸還檔案室，并在查閱登記本上簽字確認。（三）借閱權限1.公司員工因工作需要借閱公司文件的，應填寫《文件借閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意，報公司辦公室負責人批準后，到檔案室借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應重新辦理審批手續(xù)。3.涉及公司機密文件的借閱，應按照公司保密制度的規(guī)定，履行更為嚴格的審批手續(xù)，并采取必要的保密措施。（四）借閱流程1.借閱人填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、文號、借閱期限、借閱用途等信息。2.《文件借閱申請表》經審批通過后，借閱人到檔案室辦理借閱手續(xù)。檔案室工作人員應將借閱文件交給借閱人，并做好借閱登記工作。3.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人，不得擅自復印、摘錄、傳播文件內容。如發(fā)現文件有損壞、丟失等情況，應及時向檔案室報告，并承擔相應的責任。4.借閱期限屆滿，借閱人應及時歸還借閱的文件。檔案室工作人員應對歸還的文件進行檢查驗收，如無問題，在借閱登記本上注明歸還日期，并辦理注銷借閱手續(xù)。十一、文件保密與銷毀（一）保密措施1.加強文件保密教育，提高員工的保密意識，明確保密責任。2.對涉及公司機密的文件，應嚴格按照保密制度的規(guī)定進行管理，采取加密存儲、專人保管、限制訪問等措施，防止文件泄露。3.在文件起草、審核、審批、印發(fā)、傳閱、歸檔等過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，確保文件在流轉過程中的安全。4.嚴禁在非保密場所談論、傳播公司機密文件內容，嚴禁通過互聯網、電子郵件等方式傳輸公司機密文件。（二）銷毀范圍1.已過保管期限且無保存價值的文件。2.因工作失誤、政策調整等原因形成的重復、多余文件。3.涉及公司機密但已不再需要的文件，經批準后予以銷毀。（三）銷毀流程1.由文件形成部門或檔案室定期對需要銷毀的文件進行清理、造冊，填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、文號、數量、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀申請表》經部門負責人審核，報公司辦公室負責人批準后