會議部門管理制度VIP

會議部門管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議部門的工作流程，提高會議組織與服務(wù)質(zhì)量，確保各類會議的順利召開，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有會議的組織、協(xié)調(diào)、安排及相關(guān)管理工作，包括但不限于定期會議、臨時會議、大型活動會議等。（三）基本原則1.高效原則：以提高會議效率為核心，合理安排會議時間、地點、議程，確保會議能夠快速、有效地達成預(yù)期目標。2.規(guī)范原則：嚴格遵循既定的會議流程和標準，保證會議組織的規(guī)范性和一致性。3.服務(wù)原則：樹立服務(wù)意識，為參會人員提供優(yōu)質(zhì)、周到的會議服務(wù)，滿足會議需求。二、會議分類與職責(zé)分工（一）會議分類1.定期會議周例會：由各部門負責(zé)人參加，總結(jié)上周工作進展，匯報下周工作計劃，協(xié)調(diào)解決部門間的問題。月總結(jié)會：每月末召開，各部門負責(zé)人及相關(guān)人員總結(jié)本月工作完成情況，制定下月工作計劃，分析存在的問題及解決方案。季度經(jīng)營分析會：每季度末舉行，公司高層領(lǐng)導(dǎo)、各部門負責(zé)人及關(guān)鍵崗位人員參加，分析公司經(jīng)營狀況，討論戰(zhàn)略規(guī)劃與業(yè)務(wù)發(fā)展方向。2.臨時會議專項工作會議：針對公司特定的專項工作或項目，由相關(guān)負責(zé)人組織召開，商討工作方案、進度安排、問題解決等事項。緊急情況會議：當(dāng)公司面臨突發(fā)緊急情況時，及時召開會議，部署應(yīng)急措施，協(xié)調(diào)各方資源應(yīng)對危機。3.大型活動會議：如公司年會、新品發(fā)布會、行業(yè)研討會等，會議部門負責(zé)整體策劃、組織和執(zhí)行。（二）職責(zé)分工1.會議發(fā)起部門提出會議需求，明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程等關(guān)鍵信息。提前準備會議相關(guān)資料，如報告、方案、數(shù)據(jù)等，并確保資料的準確性和完整性。負責(zé)通知本部門參會人員按時參加會議，提醒參會人員提前做好會議準備。2.會議部門負責(zé)會議場地的預(yù)訂、布置，根據(jù)會議需求提供音響、投影儀、燈光等設(shè)備，并確保設(shè)備正常運行。安排會議記錄人員，負責(zé)會議記錄，會后整理會議紀要并及時發(fā)送給相關(guān)人員。協(xié)調(diào)會議期間的服務(wù)工作，如茶水、餐飲供應(yīng)，會議資料分發(fā)，會議期間的臨時需求處理等。對會議效果進行評估，收集參會人員對會議組織的意見和建議，不斷改進會議組織工作。3.參會人員按時參加會議，遵守會議紀律，不得遲到、早退、缺席。認真參與會議討論，積極發(fā)表意見和建議，配合完成會議議程。按照會議要求及時落實會議決策和工作安排。三、會議籌備（一）會議需求申請1.會議發(fā)起部門填寫《會議需求申請表》，詳細說明會議的基本信息、目的、議程、參會人員范圍等內(nèi)容。2.將申請表提交至?xí)h部門負責(zé)人審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）會議時間安排1.根據(jù)會議主題和重要性，合理確定會議召開時間，盡量避免與其他重要會議或活動沖突。2.提前通知參會人員會議時間，確保參會人員有足夠的時間做好準備。對于重要會議，應(yīng)預(yù)留足夠的時間讓參會人員進行資料準備和思考。（三）會議場地預(yù)訂1.會議部門根據(jù)參會人數(shù)、會議類型和需求，選擇合適的會議場地。場地應(yīng)滿足會議的功能要求，如空間大小、座位布局、視聽設(shè)備條件等。2.與選定的場地管理方簽訂場地預(yù)訂合同，明確場地使用時間、費用、服務(wù)內(nèi)容等條款。3.在會議前對場地進行實地檢查，確保場地環(huán)境整潔、設(shè)備完好，如有問題及時與場地管理方溝通解決。（四）會議資料準備1.會議發(fā)起部門負責(zé)準備會議相關(guān)資料，如會議報告、方案、數(shù)據(jù)圖表、演示文稿等。資料內(nèi)容應(yīng)緊扣會議主題，簡潔明了，重點突出。2.會議部門協(xié)助會議發(fā)起部門對資料進行整理和排版，確保資料格式規(guī)范、易于閱讀。3.在會議前將資料分發(fā)給參會人員，可通過電子郵件、共享文件夾等方式發(fā)送，也可在會議現(xiàn)場發(fā)放紙質(zhì)資料。（五）會議通知1.會議部門根據(jù)會議審批結(jié)果，及時向參會人員發(fā)送會議通知。通知內(nèi)容應(yīng)包括會議的時間、地點、主題、議程、需準備的資料等信息。2.對于重要會議，應(yīng)采用多種方式通知參會人員，如電子郵件、短信提醒、電話通知等，確保每位參會人員都能收到通知。3.在會議通知中明確會議的簽到時間和要求，提醒參會人員按時到達會議現(xiàn)場簽到。（六）會議設(shè)備及物資準備1.根據(jù)會議需求，準備好所需的音響設(shè)備、投影儀、麥克風(fēng)、燈光設(shè)備等視聽設(shè)備，并提前調(diào)試，確保設(shè)備正常運行。2.準備好會議所需的文具、茶水、餐飲等物資，如筆記本、筆、礦泉水、咖啡、茶點等，根據(jù)會議時間和參會人數(shù)合理安排物資數(shù)量。3.對會議設(shè)備和物資進行詳細檢查和清點，確保無遺漏、無損壞。四、會議組織與實施（一）會議簽到1.在會議入口處設(shè)置簽到臺，安排專人負責(zé)參會人員簽到。簽到方式可采用紙質(zhì)簽到或電子簽到。2.參會人員簽到時，工作人員應(yīng)核對參會人員身份，確保簽到信息準確無誤。對于未按時簽到的人員，應(yīng)及時聯(lián)系并了解原因。3.簽到結(jié)束后，將簽到表進行整理和保存，作為會議記錄的一部分。（二）會議開場1.會議主持人提前到達會議現(xiàn)場，熟悉會議流程和資料，做好開場準備。2.會議開始前，主持人簡要介紹會議背景、目的、議程安排以及參會人員，營造良好的會議氛圍。3.按照會議議程順序，依次進行會議內(nèi)容的討論和交流。（三）會議記錄1.安排專業(yè)的會議記錄人員，負責(zé)記錄會議討論內(nèi)容、決策事項、工作安排等信息。2.記錄人員應(yīng)認真傾聽會議發(fā)言，準確記錄會議要點，確保記錄內(nèi)容真實、完整、清晰。3.會議記錄可采用手寫記錄或電子記錄的方式，記錄完成后及時進行整理和核對，確保記錄無誤。4.對于重要的會議決策和工作安排，應(yīng)詳細記錄決策依據(jù)、責(zé)任人、時間節(jié)點等關(guān)鍵信息。（四）會議服務(wù)1.在會議期間，為參會人員提供茶水、餐飲等基本服務(wù)，保證服務(wù)質(zhì)量和及時性。2.關(guān)注會議現(xiàn)場設(shè)備運行情況，如出現(xiàn)設(shè)備故障等問題，及時聯(lián)系技術(shù)人員進行維修或調(diào)整，確保會議不受影響。3.對于參會人員提出的臨時需求，如增加文具、調(diào)整座位等，及時給予回應(yīng)并協(xié)助解決。（五）會議討論與決策1.鼓勵參會人員積極參與會議討論，充分發(fā)表意見和建議，營造開放、民主的會議氛圍。2.主持人應(yīng)把控會議節(jié)奏，引導(dǎo)會議討論圍繞主題進行，避免偏離方向或出現(xiàn)混亂局面。3.對于會議討論中形成的決策事項，應(yīng)明確決策內(nèi)容、責(zé)任人、時間節(jié)點，并記錄在會議紀要中。決策事項應(yīng)具有可操作性和明確的衡量標準，以便后續(xù)跟蹤和評估。（六）會議結(jié)束1.會議結(jié)束前，主持人對會議進行簡要總結(jié)，回顧會議討論的主要內(nèi)容和形成的決策事項，強調(diào)重點工作和要求。2.參會人員有序離場，會議工作人員清理會議現(xiàn)場，整理會議設(shè)備和物資，關(guān)閉電源、門窗等。3.會議記錄人員及時整理會議紀要，經(jīng)會議部門負責(zé)人審核后，發(fā)送給參會人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。會議紀要應(yīng)包括會議基本信息、會議議程、主要討論內(nèi)容、決策事項、工作安排等內(nèi)容，語言簡潔明了，重點突出。五、會議后續(xù)跟進（一）決策事項跟蹤1.會議部門負責(zé)對會議決策事項進行跟蹤和督辦，建立《會議決策事項跟蹤表》，明確決策事項、責(zé)任人、時間節(jié)點、進展情況等信息。2.定期收集責(zé)任人關(guān)于決策事項進展情況的匯報，了解工作推進過程中遇到的問題和困難。3.對于未能按時完成的決策事項，及時與責(zé)任人溝通，分析原因，協(xié)調(diào)相關(guān)資源，督促責(zé)任人采取措施加快推進，確保決策事項得到有效落實。（二）會議效果評估1.在會議結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)，會議部門組織參會人員對會議效果進行評估，可采用問卷調(diào)查、現(xiàn)場訪談等方式收集意見和建議。2.評估內(nèi)容包括會議組織、議程安排、資料準備、設(shè)備設(shè)施、會議氛圍、決策落實等方面，了解參會人員對會議的滿意度和改進期望。3.根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)會議組織過程中的優(yōu)點和不足之處，形成《會議效果評估報告》，提出改進措施和建議，不斷提高會議組織水平和質(zhì)量。（三）會議資料歸檔1.會議結(jié)束后，會議部門負責(zé)對會議相關(guān)資料進行整理和歸檔，包括會議需求申請表、會議通知、會議資料、會議記錄、會議紀要、會議簽到表、會議照片、視頻等。2.按照公司檔案管理規(guī)定，對會議資料進行分類、編號、裝訂，確保資料的完整性和規(guī)范性。3.將會議資料妥善保存，以便日后查閱和參考。六、會議紀律與行為規(guī)范（一）參會紀律1.參會人員應(yīng)按時參加會議，提前[X]分鐘到達會議現(xiàn)場簽到。如有特殊情況不能按時參會，應(yīng)提前向會議發(fā)起部門負責(zé)人請假，并說明原因。2.遵守會議秩序，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、玩手機、打瞌睡等，保持良好的會議氛圍。3.尊重他人發(fā)言，認真傾聽，不得打斷他人講話。如需發(fā)表意見，應(yīng)舉手示意，經(jīng)主持人同意后再發(fā)言。4.會議期間關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，如有緊急電話需要接聽，應(yīng)盡量避免影響會議進行，可到會議室外接聽。（二）保密要求1.參會人員應(yīng)對會議內(nèi)容嚴格保密，不得擅自泄露會議討論的機密信息、商業(yè)秘密、決策事項等。2.對于涉及公司機密的會議資料，應(yīng)妥善保管，不得私自復(fù)印、傳播或帶出會議現(xiàn)場。會議結(jié)束后，按照要求歸還資料。（三）違規(guī)處理1.對于違反會議紀律的參會人員，會議主持人或相關(guān)負責(zé)人有權(quán)進行提