傳媒行政管理制度VIP

傳媒行政管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政管理工作，提高工作效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。本制度適用于公司全體員工，旨在明確行政管理工作的職責(zé)、流程和標(biāo)準(zhǔn)，保障公司運(yùn)營的規(guī)范化、科學(xué)化和高效化。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有部門及全體員工，涵蓋公司日常運(yùn)營中的各項(xiàng)行政管理事務(wù)，包括但不限于辦公環(huán)境管理、文件管理、會議管理、辦公用品管理、車輛管理、安全管理等方面。（三）基本原則1.合法性原則：行政管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保公司運(yùn)營合法合規(guī)。2.規(guī)范化原則：建立健全各項(xiàng)行政管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化操作，提高工作質(zhì)量和效率。3.服務(wù)性原則：行政管理部門要樹立服務(wù)意識，為公司各部門及員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，保障公司業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。4.節(jié)約性原則：合理配置公司資源，倡導(dǎo)節(jié)約辦公，降低運(yùn)營成本，提高資源利用效率。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域規(guī)劃1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門的辦公位置，確保工作流程順暢，人員溝通便捷。2.辦公區(qū)域應(yīng)設(shè)置必要的功能區(qū)域，如會議室、接待室、茶水間、資料室等，滿足公司日常辦公和業(yè)務(wù)活動的需要。（二）辦公設(shè)施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備，確保員工能夠正常開展工作。2.根據(jù)工作需要，為特定崗位或項(xiàng)目組配備專業(yè)的辦公設(shè)備，如攝影器材、錄音設(shè)備、視頻編輯軟件等，以滿足傳媒業(yè)務(wù)的特殊需求。（三）辦公環(huán)境維護(hù)1.保持辦公區(qū)域的整潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，營造良好的工作環(huán)境。2.加強(qiáng)對辦公設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和管理，定期檢查設(shè)備運(yùn)行情況，及時維修和更換故障設(shè)備，確保設(shè)備正常使用。3.合理規(guī)劃辦公區(qū)域的綠化布局，擺放適量的綠色植物，改善辦公環(huán)境，提升員工的工作舒適度。（四）行為規(guī)范1.員工應(yīng)保持辦公區(qū)域的整潔，不得隨意丟棄垃圾，個人物品應(yīng)擺放整齊。2.愛護(hù)辦公設(shè)施設(shè)備，不得故意損壞或私自拆卸，如有損壞應(yīng)及時報告并照價賠償。3.保持辦公區(qū)域的安靜，不得大聲喧嘩、播放高分貝音樂或進(jìn)行其他影響他人工作的行為。4.遵守辦公區(qū)域的禁煙規(guī)定，嚴(yán)禁在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙。三、文件管理（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各項(xiàng)規(guī)章制度、通知、通報、報告等行政類文件。2.業(yè)務(wù)文件：與公司傳媒業(yè)務(wù)相關(guān)的策劃方案、合同協(xié)議、稿件資料、客戶資料等文件。3.財務(wù)文件：涉及公司財務(wù)收支、預(yù)算決算、審計(jì)報告等財務(wù)類文件。4.人事文件：員工檔案、考勤記錄、績效考核資料、培訓(xùn)記錄等人事相關(guān)文件。（二）文件編號為便于文件的識別和管理，對各類文件進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：[公司簡稱][文件類別代碼（兩位字母）][年份（四位數(shù)字）][月份（兩位數(shù)字）][文件順序號（三位數(shù)字）]例如：[傳媒公司][AD][2023][05][001]，表示傳媒公司2023年5月的第1份行政文件。（三）文件起草與審核1.文件起草部門應(yīng)根據(jù)工作需要，認(rèn)真撰寫文件內(nèi)容，確保文件表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、要求明確。2.文件起草完成后，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后提交至行政部門進(jìn)行編號和格式調(diào)整。3.重要文件或涉及多個部門的文件，需經(jīng)相關(guān)部門會簽后，再提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）文件發(fā)布與存檔1.行政部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，對文件進(jìn)行正式發(fā)布。發(fā)布方式包括公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布、郵件通知、張貼公告等。2.文件發(fā)布后，行政部門負(fù)責(zé)將文件的紙質(zhì)版和電子版進(jìn)行存檔。存檔應(yīng)按照文件類別和時間順序進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。（五）文件借閱與查閱1.公司員工因工作需要查閱文件，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部門查閱。2.如需借閱文件，借閱人應(yīng)填寫《文件借閱登記表》，注明借閱文件名稱、借閱時間、歸還時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱文件，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)印、傳播。如需延長借閱時間，應(yīng)提前向行政部門申請。4.文件借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人應(yīng)按時歸還文件。如有特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（六）文件銷毀1.對于已失去保存價值的文件，行政部門應(yīng)定期進(jìn)行清理和銷毀。2.文件銷毀前，應(yīng)填寫《文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保文件信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《文件銷毀登記表》上記錄銷毀情況。四、會議管理（一）會議分類1.公司例會：包括周例會、月例會等，由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，主要匯報工作進(jìn)展、安排下周/月工作任務(wù)、協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題。2.專題會議：針對公司特定業(yè)務(wù)或問題召開的會議，如項(xiàng)目策劃會、創(chuàng)意研討會、客戶溝通會等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織，相關(guān)人員參加。3.臨時會議：因工作需要臨時召開的會議，會議組織和參加人員根據(jù)具體情況確定。（二）會議組織1.會議組織部門應(yīng)提前確定會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員等信息，并提前[X]個工作日通知參會人員。2.會議組織部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會議資料，如會議議程、匯報材料、相關(guān)文件等，并確保資料準(zhǔn)確、完整。3.如需使用會議室，會議組織部門應(yīng)提前向行政部門申請，行政部門根據(jù)會議室使用情況進(jìn)行安排，并做好會議設(shè)備的調(diào)試和準(zhǔn)備工作。（三）會議記錄1.每次會議應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括會議時間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。2.會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要信息。記錄完成后，應(yīng)及時整理成會議紀(jì)要，并經(jīng)會議主持人審核后發(fā)布。3.會議紀(jì)要應(yīng)明確會議決議事項(xiàng)、責(zé)任部門、完成時間等，確保會議精神得到有效傳達(dá)和落實(shí)。（四）會議紀(jì)律1.參會人員應(yīng)提前[X]分鐘到達(dá)會議地點(diǎn)，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會議，應(yīng)提前向會議主持人請假。2.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，不得在會議期間交頭接耳、玩手機(jī)、隨意走動等。3.會議期間應(yīng)保持手機(jī)靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，如有緊急電話需要接聽，應(yīng)到會議室外進(jìn)行。（五）會議跟進(jìn)與反饋1.會議組織部門負(fù)責(zé)對會議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟進(jìn)，定期檢查責(zé)任部門的工作進(jìn)展，并及時向會議主持人匯報。2.責(zé)任部門應(yīng)按照會議決議要求，按時完成工作任務(wù)，并將工作進(jìn)展情況及時反饋給會議組織部門。3.對于未按時完成的工作任務(wù)，責(zé)任部門應(yīng)說明原因，并提出整改措施和完成時間，確保會議決議事項(xiàng)得到有效落實(shí)。五、辦公用品管理（一）辦公用品采購1.行政部門根據(jù)公司辦公用品的使用情況，定期制定辦公用品采購計(jì)劃，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.辦公用品采購應(yīng)選擇信譽(yù)良好、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，通過招標(biāo)、詢價等方式進(jìn)行采購，確保采購成本合理、物品質(zhì)量符合要求。3.采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購計(jì)劃進(jìn)行采購，不得擅自更改采購內(nèi)容或超計(jì)劃采購。采購?fù)瓿珊?，?yīng)及時辦理入庫手續(xù)，并將采購發(fā)票等相關(guān)資料提交給財務(wù)部門進(jìn)行報銷。（二）辦公用品入庫與發(fā)放1.辦公用品到貨后，行政部門倉庫管理人員應(yīng)及時進(jìn)行驗(yàn)收，核對物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保與采購訂單一致。2.驗(yàn)收合格的辦公用品應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公用品入庫登記表》，并將物品分類存放。3.員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品，應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部門倉庫領(lǐng)取。4.倉庫管理人員應(yīng)按照《辦公用品領(lǐng)用申請表》的內(nèi)容進(jìn)行發(fā)放，并在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用情況。（三）辦公用品使用與保管1.員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，合理使用，不得浪費(fèi)或故意損壞。如有損壞應(yīng)及時報告并辦理更換手續(xù)。2.辦公用品應(yīng)妥善保管，個人領(lǐng)用的辦公用品應(yīng)放置在指定位置，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。3.對于消耗性辦公用品，如紙張、筆芯、墨盒等，員工應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要適量領(lǐng)用，避免過度浪費(fèi)。（四）辦公用品盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，一般每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)填寫《辦公用品盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。3.根據(jù)辦公用品的盤點(diǎn)結(jié)果，行政部門應(yīng)及時調(diào)整采購計(jì)劃和庫存管理策略，合理控制辦公用品庫存水平。六、車輛管理（一）車輛配置與調(diào)度1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，合理配置車輛資源，確保車輛能夠滿足公司日常辦公和業(yè)務(wù)活動的出行需求。2.行政部門負(fù)責(zé)車輛的調(diào)度管理，根據(jù)用車申請情況，合理安排車輛使用，提高車輛使用效率。3.用車部門或個人應(yīng)提前[X]個工作日向行政部門提交《用車申請表》，注明用車時間、地點(diǎn)、事由、乘車人數(shù)等信息。行政部門根據(jù)車輛使用情況進(jìn)行審核和調(diào)度，并及時反饋用車安排。（二）車輛使用1.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格按照派車單指定的時間、地點(diǎn)出車，不得擅自更改行車路線或延長用車時間。2.駕駛員在出車前應(yīng)認(rèn)真檢查車輛狀況，確保車輛性能良好、安全設(shè)施齊全。行車過程中應(yīng)遵守交通規(guī)則，安全駕駛，文明行車。3.乘車人員應(yīng)遵守乘車規(guī)定，愛護(hù)車內(nèi)設(shè)施，保持車內(nèi)整潔衛(wèi)生。不得在車內(nèi)吸煙、亂扔垃圾或進(jìn)行其他影響安全駕駛的行為。（三）車輛維護(hù)與保養(yǎng)1.行政部門負(fù)責(zé)制定車輛維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期安排車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維修，確保車輛性能良好。2.駕駛員應(yīng)定期對車輛進(jìn)行日常檢查和保養(yǎng)，如發(fā)現(xiàn)車輛故障或異常情況，應(yīng)及時報告并送修。3.車輛維修應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠家，維修費(fèi)用應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和報銷。維修完成后，駕駛員應(yīng)認(rèn)真檢查維修質(zhì)量，并在維修發(fā)票上簽字確認(rèn)。（四）車輛費(fèi)用管理1.車輛費(fèi)用包括燃油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)等，行政部門應(yīng)建立車輛費(fèi)用臺賬，對各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.燃油費(fèi)實(shí)行定額管理，根據(jù)車輛型號和使用情況，核定每月燃油定額。駕駛員應(yīng)憑加油發(fā)票報銷燃油費(fèi)用，加油發(fā)票應(yīng)注明加油時間、地點(diǎn)、金額等信息。3.過路費(fèi)、停車費(fèi)等其他車輛費(fèi)用，應(yīng)憑有效票據(jù)報銷，報銷時應(yīng)注明用車事由和時間。4.車輛維修保養(yǎng)費(fèi)用應(yīng)按照公司審批流程進(jìn)行報銷，報銷時應(yīng)提供維修清單、發(fā)票等相關(guān)資料。（五）車輛安全管理1.加強(qiáng)車輛安全管理，定期組織駕駛員進(jìn)行安全培訓(xùn)和教育，提高駕駛員的安全意識和駕駛技能。2.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，嚴(yán)禁酒后駕車、疲勞駕車、超速行駛等違規(guī)行為。3.行政部門應(yīng)定期對車輛進(jìn)行安全檢查，確保車輛安全設(shè)施齊全有效。如發(fā)現(xiàn)車輛存在安全隱患，應(yīng)及時安排維修和整改。4.發(fā)生車輛交通事故時，駕駛員應(yīng)立即停車，保護(hù)現(xiàn)場，并及時報告行政部門和保險公司。行政部門應(yīng)協(xié)助駕駛員處理事故相關(guān)事宜，并按照公司規(guī)定進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定和理賠。七、安全管理（一）安全責(zé)任1.公司實(shí)行安全工作責(zé)任制，各部門負(fù)責(zé)人為本部門安全工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織落實(shí)本部門的安全工作措施，確保部門員工的人身安全和財產(chǎn)安全。2.員工應(yīng)遵守公司安全規(guī)定，積極參與安全工作，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時報告，共同維護(hù)公司的安全環(huán)境。（二）安全教育與培訓(xùn)1.行政部門定期組織公司員工進(jìn)行安全教育和培訓(xùn)，提高員工的安全意識和安全技能。安全教育和培訓(xùn)內(nèi)容包括消防安全、交通安全、網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全等方面。2.新員工入職時，應(yīng)接受公司組織的入職安全教育培訓(xùn)，了解公司安全規(guī)定和安全注意事項(xiàng)。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和安全形勢變化，適時組織專項(xiàng)安全培訓(xùn)，如針對特定設(shè)備操作、特殊工作環(huán)境等的安全培訓(xùn)。（三）安全檢查與隱患排查1.行政部門定期組織公司內(nèi)部安全檢查，檢查內(nèi)容包括辦公區(qū)域安全、設(shè)備設(shè)施安全、消防安全、網(wǎng)絡(luò)安全等方面。2.各部門應(yīng)定期進(jìn)行本部門的安全自查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，并將自查情況報告行政部門。3.對于安全檢查和隱患排查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，明確整改責(zé)任部門、整改措施和整改期限。整改責(zé)任部門應(yīng)按照要求認(rèn)真進(jìn)行整改，確保安全隱患得到及時消除。（四）消防安全管理1.公司應(yīng)按照國家消防安全規(guī)定，配備必要的消防設(shè)施和器材，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等，并確保消防設(shè)施和器材完好有效。2.定期組織員工進(jìn)行消防安全培訓(xùn)和演練，提高員工的火災(zāi)應(yīng)急處置能力。3.辦公區(qū)域應(yīng)保持消防通道暢通，嚴(yán)禁在消防通道內(nèi)堆放雜物。不得擅自挪用、損壞消防設(shè)施和器材。（五）網(wǎng)絡(luò)與信息安全管理1.加強(qiáng)公司網(wǎng)絡(luò)與信息安全管理，建立健全網(wǎng)絡(luò)安全管理制度和信息安全保密制度，防止公司信息泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.員工應(yīng)妥善保管個人賬號和密碼，不得將賬號和密碼泄露給他人。嚴(yán)禁在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行非法活動，如瀏覽不良網(wǎng)站、傳播病毒等。3.涉及公司機(jī)密信息的文件和資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。（六）應(yīng)急管理1.制定公司應(yīng)急預(yù)案，明確各類突發(fā)事件的應(yīng)急處置流程和責(zé)