傳真發(fā)送管理制度VIP

傳真發(fā)送管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司傳真發(fā)送流程，確保傳真信息的準(zhǔn)確、及時(shí)傳遞，提高工作效率，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工在工作中使用傳真設(shè)備進(jìn)行信息傳遞的相關(guān)活動(dòng)。3.基本原則準(zhǔn)確無誤原則：發(fā)送傳真前應(yīng)仔細(xì)核對(duì)傳真內(nèi)容，確保信息準(zhǔn)確，避免因錯(cuò)誤信息導(dǎo)致的工作失誤。及時(shí)高效原則：根據(jù)工作需要，及時(shí)發(fā)送傳真，避免因延誤影響工作進(jìn)展。對(duì)于緊急傳真，應(yīng)優(yōu)先處理。安全保密原則：涉及公司機(jī)密信息的傳真，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行處理，確保信息安全。二、傳真設(shè)備管理1.傳真機(jī)配置公司根據(jù)各部門工作需求，統(tǒng)一配置傳真設(shè)備。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)傳真機(jī)的日常使用和維護(hù)。2.設(shè)備登記行政部門負(fù)責(zé)建立公司傳真機(jī)臺(tái)賬，記錄每臺(tái)傳真機(jī)的型號(hào)、編號(hào)、使用部門、放置地點(diǎn)等信息。新購置傳真機(jī)或設(shè)備信息發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新臺(tái)賬。3.設(shè)備維護(hù)定期維護(hù)：行政部門應(yīng)制定傳真機(jī)定期維護(hù)計(jì)劃，安排專業(yè)人員對(duì)傳真機(jī)進(jìn)行清潔、檢查、保養(yǎng)等工作，確保設(shè)備正常運(yùn)行。故障維修：傳真機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門。行政部門應(yīng)盡快安排維修人員進(jìn)行維修，并記錄故障原因、維修時(shí)間、維修結(jié)果等信息。耗材管理：傳真機(jī)的耗材（如傳真紙、墨盒等）由行政部門統(tǒng)一采購和管理。各部門根據(jù)實(shí)際使用情況到行政部門領(lǐng)取耗材，并做好領(lǐng)用登記。三、傳真發(fā)送流程1.傳真準(zhǔn)備明確傳真內(nèi)容：發(fā)送傳真前，發(fā)送人應(yīng)明確傳真的目的、收件人、傳真號(hào)碼等信息，并確保傳真內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。整理文件：將需要傳真的文件進(jìn)行整理，確保文件順序正確、頁面清晰。對(duì)于多頁文件，應(yīng)在首頁注明總頁數(shù)，并加蓋騎縫章。填寫傳真封面：如需填寫傳真封面，應(yīng)按照要求準(zhǔn)確填寫收件人姓名、傳真號(hào)碼、發(fā)件人姓名、傳真號(hào)碼、傳真主題、頁數(shù)等信息。2.傳真發(fā)送放入文件：將整理好的文件放入傳真機(jī)進(jìn)紙口，注意文件的方向和順序。撥號(hào)：在傳真機(jī)上輸入收件人的傳真號(hào)碼，確認(rèn)無誤后按下“發(fā)送”鍵。記錄發(fā)送情況：發(fā)送人應(yīng)記錄傳真發(fā)送的時(shí)間、收件人傳真號(hào)碼、傳真主題、頁數(shù)等信息，并在傳真發(fā)送成功后，在傳真記錄單上簽字確認(rèn)。3.傳真接收及時(shí)接收：接收傳真的人員應(yīng)及時(shí)關(guān)注傳真機(jī)，聽到傳真信號(hào)后及時(shí)接收傳真。核對(duì)信息：接收傳真后，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)傳真封面信息和傳真內(nèi)容，確保傳真無誤。登記存檔：對(duì)于重要傳真，接收人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并按照公司檔案管理制度進(jìn)行存檔。對(duì)于一般性傳真，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行分類整理后妥善保存。傳遞通知：接收人應(yīng)及時(shí)將傳真內(nèi)容傳遞給相關(guān)人員，并做好交接記錄。四、傳真審批流程1.一般傳真審批對(duì)于一般性傳真，由部門負(fù)責(zé)人審批后即可發(fā)送。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在傳真記錄單上簽字確認(rèn)，表明同意發(fā)送。2.重要傳真審批對(duì)于涉及公司重要事項(xiàng)、機(jī)密信息、合同協(xié)議等傳真，應(yīng)按照以下審批流程進(jìn)行：發(fā)送人填寫《傳真審批表》，詳細(xì)說明傳真的內(nèi)容、目的、收件人等信息，并附上相關(guān)文件。將《傳真審批表》及相關(guān)文件提交給部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核傳真內(nèi)容，確保傳真信息準(zhǔn)確、合法、合規(guī)，并在《傳真審批表》上簽署審核意見。如部門負(fù)責(zé)人審核通過，將《傳真審批表》及相關(guān)文件提交給分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)情況進(jìn)行審批，并在《傳真審批表》上簽署審批意見。經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，發(fā)送人方可進(jìn)行傳真發(fā)送。發(fā)送人應(yīng)將《傳真審批表》與傳真記錄單一并保存，以備查閱。3.緊急傳真審批對(duì)于緊急情況下需要發(fā)送的重要傳真，可先口頭向部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)同意后先發(fā)送傳真，隨后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。補(bǔ)辦審批手續(xù)時(shí)，應(yīng)按照上述重要傳真審批流程進(jìn)行。五、傳真保密管理1.保密范圍涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶信息等機(jī)密內(nèi)容的傳真，均屬于保密范圍。2.保密措施專人負(fù)責(zé)：涉及保密傳真的發(fā)送和接收，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，確保傳真過程的安全。加密處理：對(duì)于機(jī)密傳真，可采用加密傳真設(shè)備進(jìn)行發(fā)送，確保傳真內(nèi)容在傳輸過程中不被泄露。存放安全：接收的保密傳真應(yīng)存放在安全的地方，防止他人未經(jīng)授權(quán)查閱。銷毀處理：對(duì)于不再需要的保密傳真，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行銷毀處理，防止信息泄露。3.違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)違反傳真保密管理制度的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。六、傳真費(fèi)用管理1.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)公司根據(jù)實(shí)際情況制定傳真費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，包括傳真紙、墨盒、傳真機(jī)維修保養(yǎng)等費(fèi)用。傳真費(fèi)用納入公司辦公費(fèi)用預(yù)算管理。2.費(fèi)用報(bào)銷傳真費(fèi)用由使用部門負(fù)責(zé)報(bào)銷。報(bào)銷時(shí)，應(yīng)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并附上傳真記錄單、發(fā)票等相關(guān)憑證。行政部門負(fù)責(zé)對(duì)傳真費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行審核，確保報(bào)銷憑證真實(shí)、合法、合規(guī)。審核通過后，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。3.費(fèi)用控制各部門應(yīng)合理使用傳真設(shè)備，控制傳真費(fèi)用支出。行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門傳真費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)于費(fèi)用過高的部門，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，采取措施降低費(fèi)用。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司傳真發(fā)送管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。定期檢查傳真設(shè)備的使用情況、傳真發(fā)送記錄、審批流程執(zhí)行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.考核機(jī)制將傳真發(fā)送管理制度的執(zhí)行情況納入員工績效考核體系。對(duì)于嚴(yán)格遵守制度、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的員工，給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反制度的員工，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、績效扣分等處罰。八、附則