供應(yīng)備案管理制度VIP

供應(yīng)備案管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司物資供應(yīng)管理，規(guī)范供應(yīng)商備案流程，確保物資供應(yīng)的質(zhì)量、及時性和穩(wěn)定性，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有物資供應(yīng)商的備案管理，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品等各類物資的供應(yīng)商。3.基本原則公平公正原則：對所有供應(yīng)商一視同仁，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行備案管理，確保備案過程公平、公正、公開。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購物資符合公司質(zhì)量要求。合作共贏原則：與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏，共同發(fā)展。動態(tài)管理原則：對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)評估和管理，根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)及時調(diào)整合作策略。二、供應(yīng)商備案流程1.供應(yīng)商申請有意向成為公司供應(yīng)商的企業(yè)或個人，需填寫《供應(yīng)商備案申請表》，詳細(xì)提供公司基本信息、經(jīng)營范圍、聯(lián)系方式、產(chǎn)品或服務(wù)介紹、質(zhì)量保證體系等相關(guān)資料。申請表應(yīng)加蓋供應(yīng)商公章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字確認(rèn)。2.初步審核采購部門收到供應(yīng)商申請后，對申請表及相關(guān)資料進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平等方面。對于不符合基本要求的供應(yīng)商申請，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商，并說明原因。3.實(shí)地考察經(jīng)初步審核合格的供應(yīng)商，采購部門將組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察。實(shí)地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)場地、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施、人員配備等方面。實(shí)地考察人員應(yīng)填寫《供應(yīng)商實(shí)地考察報(bào)告》，詳細(xì)記錄考察情況，并對供應(yīng)商的綜合實(shí)力進(jìn)行評估。4.樣品檢驗(yàn)實(shí)地考察合格的供應(yīng)商，需提供所供物資的樣品。采購部門將樣品送質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀、尺寸、性能、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等方面。質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)出具《樣品檢驗(yàn)報(bào)告》，對樣品質(zhì)量是否符合公司要求進(jìn)行判定。5.合同談判樣品檢驗(yàn)合格的供應(yīng)商，采購部門將與其進(jìn)行合同談判。合同談判內(nèi)容包括物資價(jià)格、交貨期、付款方式、質(zhì)量保證、售后服務(wù)等方面。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商達(dá)成一致意見，并簽訂《采購合同》。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保雙方權(quán)益得到保障。6.備案審批采購部門將供應(yīng)商申請資料、實(shí)地考察報(bào)告、樣品檢驗(yàn)報(bào)告、采購合同等相關(guān)文件提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行備案審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批結(jié)果決定是否批準(zhǔn)供應(yīng)商備案。批準(zhǔn)備案的供應(yīng)商將納入公司供應(yīng)商名錄，并發(fā)放《供應(yīng)商備案通知書》。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商檔案建立采購部門負(fù)責(zé)為每個備案供應(yīng)商建立檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、稅務(wù)登記證副本復(fù)印件、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本復(fù)印件、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、實(shí)地考察報(bào)告、采購合同等相關(guān)資料。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.供應(yīng)商評估采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。評估方式可采用問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等多種形式。采購部門應(yīng)根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。3.供應(yīng)商激勵與約束對于優(yōu)秀供應(yīng)商，公司將給予一定的激勵措施，如增加采購份額、優(yōu)先付款、提供培訓(xùn)機(jī)會等。對于不合格供應(yīng)商，公司將采取相應(yīng)的約束措施，如減少采購份額、暫停合作、取消備案等。采購部門應(yīng)定期向供應(yīng)商反饋評估結(jié)果，并與供應(yīng)商溝通改進(jìn)措施，促進(jìn)供應(yīng)商不斷提高自身管理水平和服務(wù)質(zhì)量。4.供應(yīng)商變更管理供應(yīng)商如需變更公司基本信息、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品或服務(wù)等相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)提前向采購部門提交書面申請，并提供相關(guān)證明材料。采購部門收到申請后，對變更內(nèi)容進(jìn)行審核。審核通過后，采購部門將更新供應(yīng)商檔案，并重新簽訂采購合同或補(bǔ)充協(xié)議。如供應(yīng)商變更可能影響公司物資供應(yīng)質(zhì)量、交貨期或價(jià)格等方面，采購部門應(yīng)重新對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考察，確保變更后的供應(yīng)商符合公司要求。四、采購合同管理1.合同簽訂采購部門與供應(yīng)商達(dá)成一致意見后，應(yīng)及時簽訂《采購合同》。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式、質(zhì)量保證、售后服務(wù)等條款。合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同文本提交公司法律顧問進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如質(zhì)量檢驗(yàn)部門、倉庫管理部門、財(cái)務(wù)部門等，以便各部門及時了解合同內(nèi)容，做好相關(guān)工作。2.合同執(zhí)行采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。質(zhì)量檢驗(yàn)部門負(fù)責(zé)對采購物資進(jìn)行檢驗(yàn)，確保物資質(zhì)量符合合同要求。如發(fā)現(xiàn)物資質(zhì)量問題，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)及時通知采購部門，并協(xié)助采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。倉庫管理部門負(fù)責(zé)對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收、入庫、保管和發(fā)放等工作，確保物資數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好、存儲安全。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)按照合同約定支付貨款，審核供應(yīng)商發(fā)票的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性，確保付款手續(xù)完備。3.合同變更與解除在合同執(zhí)行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂《合同變更協(xié)議》。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時間等條款。如因供應(yīng)商原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行，采購部門有權(quán)解除合同，并要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。采購部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同解除情況，并采取相應(yīng)措施，確保公司物資供應(yīng)不受影響。4.合同檔案管理采購部門負(fù)責(zé)建立采購合同檔案，檔案內(nèi)容包括合同文本、合同變更協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票、付款憑證等相關(guān)資料。采購合同檔案應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案資料的完整性和安全性。五、物資驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)根據(jù)采購合同要求和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，制定物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確物資的外觀、尺寸、性能、質(zhì)量等方面的要求。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在采購合同簽訂前告知供應(yīng)商，確保供應(yīng)商了解公司的驗(yàn)收要求。2.驗(yàn)收流程物資到貨后，倉庫管理部門應(yīng)及時通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)安排檢驗(yàn)人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對物資進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)人員應(yīng)填寫《物資驗(yàn)收報(bào)告》，詳細(xì)記錄物資的檢驗(yàn)情況，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況等內(nèi)容。如物資檢驗(yàn)合格，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)在《物資驗(yàn)收報(bào)告》上簽字確認(rèn)，并通知倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)。如物資檢驗(yàn)不合格，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)及時通知采購部門，并協(xié)助采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.驗(yàn)收記錄與檔案管理質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)建立物資驗(yàn)收記錄檔案，檔案內(nèi)容包括物資驗(yàn)收報(bào)告、檢驗(yàn)記錄、不合格品處理記錄等相關(guān)資料。物資驗(yàn)收記錄檔案應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案資料的完整性和安全性。六、不合格品管理1.不合格品判定質(zhì)量檢驗(yàn)部門在物資驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資不符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)判定為不合格品。不合格品應(yīng)包括外觀缺陷、尺寸偏差、性能不符合要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不符等情況。質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)及時填寫《不合格品通知單》，通知采購部門和倉庫管理部門。2.不合格品處理采購部門收到《不合格品通知單》后，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取相應(yīng)的處理措施，如換貨、退貨、補(bǔ)貨等。如供應(yīng)商不同意處理意見，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。倉庫管理部門應(yīng)將不合格品單獨(dú)存放，并做好標(biāo)識，防止不合格品混入合格品中。3.不合格品評審對于重大不合格品或批量不合格品，公司應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行評審。評審內(nèi)容包括不合格品的原因分析、處理措施的可行性、對公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的影響等方面。評審結(jié)果應(yīng)形成《不合格品評審報(bào)告》，明確不合格品的處理意見和改進(jìn)措施。