保理合同管理制度VIP

保理合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司保理合同管理，規(guī)范保理業(yè)務操作流程，有效防范風險，保障公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及保理業(yè)務的部門及員工，包括但不限于業(yè)務部門、風險管理部門、法務部門、財務部門等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：保理合同的簽訂、履行、變更、終止等應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關監(jiān)管要求。2.風險防范原則：以防范風險為核心，對保理業(yè)務各環(huán)節(jié)進行全面風險評估與控制，確保公司資產(chǎn)安全。3.審慎經(jīng)營原則：在開展保理業(yè)務過程中，應保持謹慎態(tài)度，充分考慮各種風險因素，確保業(yè)務穩(wěn)健發(fā)展。4.統(tǒng)一管理原則：保理合同管理應實行統(tǒng)一領導、分級負責，確保公司對保理業(yè)務的有效掌控。二、職責分工（一）業(yè)務部門1.負責保理業(yè)務的市場拓展、客戶開發(fā)與初步篩選。2.對客戶的資信狀況進行調查、評估，并收集相關資料。3.發(fā)起保理業(yè)務申請，負責與客戶進行商務談判，起草和簽訂保理合同初稿。4.負責保理業(yè)務的具體操作實施，包括應收賬款的管理、催收等工作。5.及時向風險管理部門、法務部門、財務部門等反饋業(yè)務進展情況及存在的問題。（二）風險管理部門1.制定和完善保理業(yè)務風險管理政策、制度和流程。2.對保理業(yè)務進行全面風險評估，包括信用風險、市場風險、操作風險等，并提出風險防控建議。3.監(jiān)控保理業(yè)務風險狀況，定期對業(yè)務風險進行分析和預警，及時發(fā)現(xiàn)并督促解決潛在風險問題。4.參與保理合同的審核，對合同中的風險條款進行審查并提出修改意見。5.協(xié)助業(yè)務部門開展風險化解工作，參與重大風險事件的處置。（三）法務部門1.負責審查保理合同的合法性、合規(guī)性和有效性，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。2.對保理業(yè)務涉及的法律問題提供專業(yè)咨詢和指導，協(xié)助業(yè)務部門防范法律風險。3.參與重大保理業(yè)務的談判和合同起草工作，對合同文本進行法律審核把關。4.負責處理保理業(yè)務中的法律糾紛和訴訟案件，維護公司合法權益。（四）財務部門1.負責保理業(yè)務的財務核算和資金管理，制定相關財務管理制度和流程。2.對保理業(yè)務的財務狀況進行分析和評估，提供財務決策支持。3.審核保理合同中的財務條款，確保公司財務利益得到保障。4.負責應收賬款的賬務處理和資金回籠的監(jiān)控，定期與業(yè)務部門核對賬目。5.參與保理業(yè)務的風險評估，從財務角度提出風險防控建議。三、保理業(yè)務流程（一）業(yè)務申請業(yè)務部門在與客戶進行初步溝通并對其資信狀況進行調查評估后，認為符合保理業(yè)務條件的，應填寫《保理業(yè)務申請表》，詳細說明客戶基本情況、應收賬款情況、申請保理金額、期限等信息，并提交相關證明材料。申請表應經(jīng)部門負責人審核簽字后，報送至風險管理部門。（二）風險評估風險管理部門收到業(yè)務部門提交的申請表及相關材料后，對保理業(yè)務進行全面風險評估。評估內容包括客戶信用狀況、應收賬款質量、市場風險、法律風險等。根據(jù)評估結果，出具《保理業(yè)務風險評估報告》，明確業(yè)務風險等級及風險防控建議。對于風險較高的業(yè)務，風險管理部門應與業(yè)務部門進行溝通，共同商討風險化解措施。（三）合同審核1.法務部門根據(jù)風險管理部門的風險評估報告，對保理合同進行法律審核。重點審查合同主體資格、條款合法性、權利義務對等性、爭議解決方式等內容，確保合同不存在法律瑕疵。2.財務部門對合同中的財務條款進行審核，包括保理費用計算、資金支付方式、應收賬款賬務處理等，確保公司財務利益得到保障。3.業(yè)務部門根據(jù)法務部門和財務部門的審核意見，對保理合同初稿進行修改完善，形成正式合同文本。正式合同文本經(jīng)業(yè)務部門負責人、風險管理部門負責人、法務部門負責人、財務部門負責人分別審核簽字后，報公司領導審批。（四）合同簽訂經(jīng)公司領導審批同意后，業(yè)務部門代表公司與客戶簽訂保理合同。合同簽訂過程中，應嚴格遵循合同簽訂流程，確保合同簽訂的真實性、合法性和有效性。簽訂后的保理合同原件應由業(yè)務部門負責保管，并及時將合同副本分送風險管理部門、法務部門、財務部門等相關部門備案。（五）業(yè)務操作1.業(yè)務部門按照保理合同約定，負責應收賬款的轉讓手續(xù)辦理，確保轉讓行為合法有效。同時，應將應收賬款轉讓情況及時通知客戶，并取得客戶的確認回執(zhí)。2.根據(jù)保理合同約定，業(yè)務部門負責對應收賬款進行日常管理，包括跟蹤應收賬款的回收情況、督促客戶按時付款等。如發(fā)現(xiàn)應收賬款存在逾期或其他異常情況，應及時采取措施進行催收，并向風險管理部門、財務部門等匯報。3.財務部門根據(jù)保理合同約定，負責向客戶提供融資服務，按照合同約定的融資比例和期限，將融資款項支付給客戶。同時，應對應收賬款的資金回籠進行監(jiān)控，確保公司資金安全。（六）賬款催收1.對于到期未收回的應收賬款，業(yè)務部門應負責組織催收工作。催收方式包括電話催收、郵件催收、上門催收等。在催收過程中，應注意保留相關證據(jù)，如催收記錄、客戶回復等。2.如經(jīng)多次催收仍無法收回賬款，業(yè)務部門應及時向風險管理部門和法務部門報告，共同商討解決方案。對于符合條件的應收賬款，可按照保理合同約定，由公司行使追索權，通過法律途徑維護公司合法權益。（七）業(yè)務結清1.當應收賬款全部收回或按照保理合同約定的其他方式結清業(yè)務后，業(yè)務部門應及時向風險管理部門、財務部門等提交《保理業(yè)務結清報告》，說明業(yè)務執(zhí)行情況、款項收回情況等。2.風險管理部門、財務部門等對結清報告進行審核確認后，由業(yè)務部門負責辦理相關手續(xù)，如解除應收賬款質押、終止保理合同等。同時，應對該筆保理業(yè)務進行總結評估，分析經(jīng)驗教訓，為今后的業(yè)務開展提供參考。四、保理合同的內容與格式（一）合同內容保理合同應包括以下主要內容：1.合同雙方基本信息：包括名稱、地址、聯(lián)系方式等。2.保理業(yè)務范圍：明確應收賬款的范圍、金額、期限等。3.保理融資條款：包括融資比例、融資期限、融資利率、還款方式等。4.應收賬款轉讓條款：明確應收賬款轉讓的條件、方式、通知義務等。5.雙方權利義務：明確業(yè)務雙方在保理業(yè)務中的權利和義務，如公司的融資提供義務、客戶的還款義務、應收賬款管理義務等。6.費用條款：規(guī)定保理業(yè)務涉及的各項費用，如保理手續(xù)費、融資利息、賬戶管理費等的收費標準和支付方式。7.風險承擔條款：明確雙方在保理業(yè)務中的風險承擔方式，如信用風險、市場風險、法律風險等的分擔原則。8.違約責任條款：約定雙方在合同履行過程中如出現(xiàn)違約行為應承擔的違約責任。9.爭議解決條款：明確雙方在合同履行過程中如發(fā)生爭議的解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟等。10.其他條款：根據(jù)業(yè)務實際情況，可約定其他相關條款，如保密條款、合同變更與解除條款等。（二）合同格式保理合同應采用書面形式，格式應符合公司統(tǒng)一規(guī)定。合同應使用標準的合同用紙，打印清晰、內容完整。合同文本應包括封面、目錄、正文、附件等部分。封面應注明合同名稱、合同編號、簽訂日期、雙方當事人名稱等信息；目錄應清晰列出合同各章節(jié)的標題及頁碼；正文應按照合同內容順序依次排列各條款；附件應包括與合同相關的重要文件、資料等，如應收賬款清單、客戶資料、審批文件等。合同一式多份，雙方各執(zhí)一份，公司內部相關部門根據(jù)需要留存?zhèn)浞?。五、合同審批與簽訂（一）合同審批1.業(yè)務部門起草的保理合同初稿應首先提交至部門負責人進行初審。初審重點審查合同內容是否符合業(yè)務需求、條款表述是否清晰準確、各項業(yè)務操作流程是否完整等。部門負責人初審通過后，將合同初稿及相關資料報送至風險管理部門。2.風險管理部門對保理合同進行風險評估審核。審核內容包括客戶信用風險、市場風險、操作風險等方面。根據(jù)風險評估結果，提出風險防控建議，并對合同中的風險條款進行審查。風險管理部門審核通過后，將合同及審核意見移送至法務部門。3.法務部門對保理合同進行法律審核。重點審查合同主體資格、條款合法性、權利義務對等性、爭議解決方式等是否符合法律法規(guī)要求。法務部門審核通過后，將合同及法律審核意見反饋至業(yè)務部門。4.財務部門對保理合同中的財務條款進行審核。審核內容包括保理費用計算、資金支付方式、應收賬款賬務處理等是否符合公司財務管理制度。財務部門審核通過后，將合同及財務審核意見反饋至業(yè)務部門。5.業(yè)務部門根據(jù)各部門的審核意見，對保理合同初稿進行修改完善，形成正式合同文本。正式合同文本經(jīng)業(yè)務部門負責人、風險管理部門負責人、法務部門負責人、財務部門負責人分別審核簽字后，報公司領導審批。6.公司領導根據(jù)合同審核情況，對保理合同進行最終審批。審批通過的合同方可正式簽訂，如領導提出修改意見，業(yè)務部門應按照要求進行修改后重新履行審批程序。（二）合同簽訂1.經(jīng)公司領導審批同意后，業(yè)務部門應及時安排與客戶簽訂保理合同。合同簽訂應遵循公司合同簽訂流程，由業(yè)務部門兩名以上授權代表與客戶當面簽訂合同。2.在簽訂合同過程中，業(yè)務部門代表應仔細核對合同條款與審批通過的文本是否一致，確保合同簽訂的真實性、準確性和完整性。對于客戶提出的合同條款變更要求，應按照公司相關規(guī)定進行審核和審批，未經(jīng)審批同意的不得擅自變更合同條款。3.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同原件加蓋騎縫章，并妥善保管。同時，應在合同簽訂當日將合同副本分送風險管理部門、法務部門、財務部門等相關部門備案，確保各部門及時掌握合同簽訂情況。六、合同履行與變更（一）合同履行1.合同簽訂后，業(yè)務部門、風險管理部門、法務部門、財務部門等應按照合同約定，各司其職，共同做好合同履行工作。2.業(yè)務部門負責按照合同約定及時開展保理業(yè)務操作，包括應收賬款轉讓手續(xù)辦理、日常管理、催收等工作。在履行過程中，應嚴格遵守合同條款，及時向其他部門反饋業(yè)務進展情況及存在的問題。3.風險管理部門應持續(xù)監(jiān)控合同履行過程中的風險狀況，定期對業(yè)務風險進行分析和評估，根據(jù)風險變化情況及時調整風險防控措施。如發(fā)現(xiàn)重大風險隱患，應及時向公司領導報告，并協(xié)同相關部門采取有效措施進行處置。4.法務部門應密切關注合同履行過程中的法律問題，為業(yè)務部門提供法律支持和保障。如發(fā)生法律糾紛或潛在法律風險，應及時介入，按照法律法規(guī)及合同約定妥善處理。5.財務部門應按照合同約定及時準確地進行財務核算和資金管理。做好融資款項的支付、應收賬款的賬務處理及資金回籠的監(jiān)控工作，確保公司財務狀況正常。（二）合同變更1.在保理合同履行過程中，如因業(yè)務需要或客觀情況發(fā)生變化，需要對合同條款進行變更的，應由業(yè)務部門提出書面變更申請，并說明變更原因、變更內容等。2.業(yè)務部門將變更申請?zhí)峤恢溜L險管理部門進行風險評估審核。風險管理部門根據(jù)變更內容，評估對業(yè)務風險的影響，并提出風險防控建議。審核通過后，將變更申請及審核意見移送至法務部門。3.法務部門對合同變更申請進行法律審核。審查變更后的合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風險。法務部門審核通過后，將變更申請及法律審核意見反饋至業(yè)務部門。4.財務部門對合同變更涉及的財務條款進行審核。審核變更后的保理費用計算、資金支付方式、應收賬款賬務處理等是否符合公司財務管理制度。財務部門審核通過后，將變更申請及財務審核意見反饋至業(yè)務部門。5.業(yè)務部門根據(jù)各部門的審核意見，起草合同變更協(xié)議。變更協(xié)議經(jīng)業(yè)務部門負責人、風險管理部門負責人、法務部門負責人、財務部門負責人分別審核簽字后，報公司領導審批。6.公司領導審批同意后，業(yè)務部門負責與客戶簽訂合同變更協(xié)議。變更協(xié)議簽訂后，應按照合同簽訂后的管理要求，及時將協(xié)議副本分送各相關部門備案。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.保理合同簽訂后，業(yè)務部門應在合同簽訂當日將合同原件及相關附件整理齊全，并移交至公司檔案管理部門。移交材料應包括合同正副本、審批文件、客戶資料、應收賬款清單等。2.在合同履行過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，如催收記錄、客戶回復、變更協(xié)議等，業(yè)務部門應定期收集整理，并及時移交至檔案管理部門。（二）檔案整理與歸檔1.檔案管理部門收到業(yè)務部門移交的保理合同及相關資料后，應按照檔案管理的有關規(guī)定進行整理。對合同及附件進行分類、編號、裝訂，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.根據(jù)保理合同的類別和時間順序，將整理好的檔案資料進行歸檔。建立保理合同檔案目錄，注明每份合同的編號、名稱、簽訂日期、客戶名稱、業(yè)務內容等信息，便于查詢和檢索。（三）檔案保管與查閱1.檔案管理部門應妥善保管保理合同檔案，確保檔案資料的安全完整。檔案保管期限應按照國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定執(zhí)行，一般為[具體保管期限]年。2.公司內部人員因工作需要查閱保理合同檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應安排專人負責查閱服務，查閱人應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復制。3.外部單位因特殊原因需要查閱保理合同檔案的，應按照公司對外提供資料的相關規(guī)定，履行嚴格的審批手續(xù)。經(jīng)公司領導批準后，檔案管理部門應安排專人陪同查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保檔案資料安全。查閱人未經(jīng)公司書面同意，不得擅自復制、摘抄檔案內容。（四）檔案銷毀1.保理合同檔案保管期滿后，檔案管理部門應按照公司檔案銷毀流程，對檔案進行清理和鑒定。經(jīng)鑒定確無保存