信函催收管理制度VIP

信函催收管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司信函催收工作流程，加強應(yīng)收賬款管理，降低壞賬風(fēng)險，保障公司資金安全，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及應(yīng)收賬款信函催收的業(yè)務(wù)活動，包括但不限于銷售部門與客戶簽訂的各類銷售合同所產(chǎn)生的應(yīng)收賬款。3.職責(zé)分工銷售部門：負責(zé)應(yīng)收賬款的前期管理，包括客戶信用評估、合同簽訂、發(fā)貨跟蹤等工作，并及時將應(yīng)收賬款信息反饋給財務(wù)部門。同時，負責(zé)對逾期應(yīng)收賬款進行初步分析，確定信函催收的對象、金額及期限，并撰寫催收信函初稿。財務(wù)部門：負責(zé)應(yīng)收賬款的日常監(jiān)控與統(tǒng)計分析，定期向銷售部門提供應(yīng)收賬款賬齡分析表等相關(guān)數(shù)據(jù)，協(xié)助銷售部門制定催收策略。負責(zé)審核催收信函內(nèi)容，確保信函的準確性和合規(guī)性，并根據(jù)催收結(jié)果進行賬務(wù)處理。法務(wù)部門：為信函催收工作提供法律支持，審查催收信函的法律風(fēng)險，對重大或復(fù)雜的應(yīng)收賬款催收事項提供法律意見和建議，協(xié)助處理可能涉及的法律糾紛。行政部門：負責(zé)催收信函的打印、封裝、郵寄等工作，確保信函能夠準確、及時地送達客戶手中。同時，負責(zé)對信函催收過程中涉及的各類文件、資料進行歸檔管理。二、信函催收流程1.逾期賬款確認財務(wù)部門應(yīng)定期（至少每月一次）對公司的應(yīng)收賬款進行清查核對，編制應(yīng)收賬款賬齡分析表，及時發(fā)現(xiàn)逾期賬款。對于逾期超過[X]天的賬款，應(yīng)立即通知銷售部門。銷售部門收到財務(wù)部門通知后，對逾期賬款進行詳細調(diào)查，了解客戶逾期原因，評估客戶還款能力和還款意愿，并填寫《逾期賬款情況調(diào)查表》。2.催收信函起草根據(jù)《逾期賬款情況調(diào)查表》的結(jié)果，銷售部門負責(zé)起草催收信函。催收信函應(yīng)明確表達公司對應(yīng)收賬款的立場和要求，包括賬款金額、逾期期限、逾期利息計算方式等，并告知客戶如不及時還款可能面臨的后果。催收信函內(nèi)容應(yīng)語言簡潔、措辭恰當(dāng)、邏輯清晰，避免使用威脅性或侮辱性語言。信函中應(yīng)注明公司的聯(lián)系方式，以便客戶能夠及時與公司溝通。銷售部門起草完成后，將催收信函初稿提交給財務(wù)部門和法務(wù)部門審核。3.審核與修改財務(wù)部門負責(zé)審核催收信函中的賬款金額、逾期利息計算等財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性，確保信函內(nèi)容與公司財務(wù)記錄一致。同時，審核信函中提及的收款要求是否符合公司相關(guān)政策和法律法規(guī)。法務(wù)部門負責(zé)審查催收信函的法律風(fēng)險，重點關(guān)注信函內(nèi)容是否存在法律瑕疵，是否可能引發(fā)法律糾紛。對于涉及重大法律問題的催收信函，法務(wù)部門應(yīng)出具書面法律意見。根據(jù)財務(wù)部門和法務(wù)部門的審核意見，銷售部門對催收信函進行修改完善，確保信函內(nèi)容準確無誤、合法合規(guī)。4.信函發(fā)送經(jīng)審核通過的催收信函由行政部門負責(zé)打印、封裝，并按照客戶提供的地址或公司留存的有效聯(lián)系方式進行郵寄。郵寄方式應(yīng)選擇具有可查詢記錄的快遞服務(wù)，如EMS、順豐等，并妥善保存快遞單號。行政部門在信函寄出后，應(yīng)及時將快遞單號反饋給銷售部門和財務(wù)部門，以便跟蹤信函送達情況。5.跟蹤與反饋銷售部門負責(zé)跟蹤催收信函的送達情況，如發(fā)現(xiàn)信函被退回或客戶未收到，應(yīng)及時與行政部門溝通，重新安排郵寄或采取其他送達方式。在信函發(fā)出后的[X]個工作日內(nèi)，銷售部門應(yīng)與客戶取得聯(lián)系，了解客戶對催收信函的反饋意見和還款計劃。對于客戶提出的合理疑問或困難，銷售部門應(yīng)及時給予解答和協(xié)助，并將溝通情況記錄在《催收信函跟蹤記錄表》中。根據(jù)與客戶的溝通情況，銷售部門判斷客戶還款意愿和還款能力是否發(fā)生變化。如客戶表示有還款意愿但暫時無法全額還款，銷售部門應(yīng)與客戶協(xié)商制定分期還款計劃，并將相關(guān)情況及時反饋給財務(wù)部門。如客戶還款意愿不強或拒絕還款，銷售部門應(yīng)及時調(diào)整催收策略，并向財務(wù)部門和法務(wù)部門匯報。6.升級催收措施對于經(jīng)過首次信函催收后仍未還款的客戶，銷售部門應(yīng)在逾期賬款逾期超過[X]天再次起草催收信函，加強催收力度。此次催收信函應(yīng)強調(diào)逾期賬款對客戶信用記錄的影響以及公司將采取進一步措施的決心。如客戶在第二次信函催收后仍未還款，銷售部門應(yīng)與法務(wù)部門溝通，考慮采取法律訴訟等更嚴厲的催收措施。在決定采取法律行動前，法務(wù)部門應(yīng)對案件進行全面評估，確保訴訟的可行性和勝訴幾率。在整個催收過程中，銷售部門應(yīng)保持與財務(wù)部門的密切溝通，及時了解應(yīng)收賬款的回收情況，并根據(jù)實際情況調(diào)整催收策略。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)催收結(jié)果及時進行賬務(wù)處理，準確反映應(yīng)收賬款的變動情況。三、信函催收記錄與檔案管理1.記錄要求銷售部門應(yīng)建立完善的信函催收記錄檔案，對每一筆逾期賬款的催收過程進行詳細記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)包括客戶基本信息、應(yīng)收賬款金額、逾期期限、催收信函內(nèi)容、發(fā)送時間、送達情況、客戶反饋意見、還款計劃以及采取的催收措施等。催收信函的往來文件、快遞單據(jù)、客戶回復(fù)函件等相關(guān)資料也應(yīng)一并納入記錄檔案，確保記錄的完整性和真實性。記錄檔案應(yīng)按照時間順序進行編號管理，便于查詢和追溯。2.檔案管理行政部門負責(zé)信函催收記錄檔案的集中管理，定期對檔案進行整理、歸檔和保管。檔案應(yīng)存放于安全、保密的場所，防止檔案丟失、損壞或泄露。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查核對，確保檔案的準確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或缺失，應(yīng)及時查明原因并進行補充或更正。信函催收記錄檔案的保存期限為自應(yīng)收賬款結(jié)清之日起[X]年。保存期滿后，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，可按照公司檔案管理制度進行銷毀。四、績效考核與獎懲1.績效考核指標為激勵銷售部門積極開展信函催收工作，提高應(yīng)收賬款回收率，公司將信函催收工作納入銷售部門績效考核體系?？冃Э己酥笜酥饕☉?yīng)收賬款回收率、逾期賬款占比、壞賬率等。應(yīng)收賬款回收率=（本期實際收回的逾期賬款金額÷本期逾期賬款總額）×100%逾期賬款占比=（期末逾期賬款余額÷期末應(yīng)收賬款總額）×100%壞賬率=（本期實際發(fā)生的壞賬金額÷本期應(yīng)收賬款總額）×100%2.獎勵措施對于在信函催收工作中表現(xiàn)突出的銷售團隊或個人，公司將給予相應(yīng)的獎勵。獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。如銷售團隊在一個考核周期內(nèi)應(yīng)收賬款回收率達到[X]%以上，且逾期賬款占比控制在[X]%以內(nèi)，公司將給予該團隊[X]元的獎金，并在全公司范圍內(nèi)進行通報表揚。對于個人，如通過積極有效的信函催收工作成功收回大額逾期賬款，為公司挽回重大損失，公司將根據(jù)其貢獻大小給予[X]元至[X]元不等的獎金，并優(yōu)先考慮晉升等職業(yè)發(fā)展機會。3.懲罰措施如銷售部門在信函催收工作中未達到績效考核指標要求，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的懲罰。懲罰方式包括但不限于扣減績效獎金、警告、降職等。如銷售團隊在一個考核周期內(nèi)逾期賬款占比超過[X]%，且應(yīng)收賬款回收率低于[X]%，公司將扣減該團隊當(dāng)月績效獎金的[X]%，并對團隊負責(zé)人進行警告談話。對于因個人工作失誤或催收不力導(dǎo)致逾期賬款未能及時收回，給公司造成經(jīng)濟損失的員工，公司將根據(jù)損失金額大小給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰，并視情節(jié)嚴重程度給予降職、辭退等處理。五、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對應(yīng)收賬款信函催收工作進行審計監(jiān)督，檢查催收流程是否合規(guī)、催收記錄是否完整、催收措施是否有效等。對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.定期檢查與評估財務(wù)部門和銷售部門應(yīng)定期（至少每季度一次）對信函催收工作進行總結(jié)分析，評估催收效果，查找存在的問題和不足，并制定改進措施。同時，應(yīng)將信函催收工作情況向公司管理層匯報，為公司決策提供參考依據(jù)。3.客戶反饋監(jiān)督公司設(shè)立客戶反饋渠道，鼓勵客戶對信函催收工作提出意