分公司公章管理制度VIP

分公司公章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)分公司公章管理，規(guī)范公章使用流程，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)公司正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于分公司各部門(mén)及全體員工。（三）基本原則1.公章使用必須嚴(yán)格遵循法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.確保公章使用的安全性、嚴(yán)肅性和規(guī)范性，防止公章被盜用、冒用或?yàn)E用。3.實(shí)行審批登記制度，明確使用權(quán)限和責(zé)任。二、公章的種類(lèi)及保管（一）公章種類(lèi)1.分公司行政公章：用于分公司對(duì)外正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署。2.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：用于分公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。3.合同專(zhuān)用章：專(zhuān)門(mén)用于分公司各類(lèi)合同的簽訂。4.法定代表人章：用于特定的財(cái)務(wù)或其他需要法定代表人簽章的業(yè)務(wù)。（二）保管職責(zé)1.行政公章由分公司綜合管理部指定專(zhuān)人保管。2.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章由分公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人保管。3.合同專(zhuān)用章由分公司法務(wù)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人保管。4.法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人員保管。（三）保管要求1.公章保管人員應(yīng)妥善保管公章，放置在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并確保存放環(huán)境安全，防止公章被盜、丟失或損壞。2.公章保管人員不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人使用，如因特殊情況需要轉(zhuǎn)借，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，并在轉(zhuǎn)借期間承擔(dān)相應(yīng)的保管責(zé)任。3.公章保管人員應(yīng)定期檢查公章的使用情況，確保公章使用記錄完整、準(zhǔn)確。三、公章的使用流程（一）申請(qǐng)1.員工因工作需要使用公章，應(yīng)填寫(xiě)《分公司公章使用申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“申請(qǐng)表”），詳細(xì)說(shuō)明用章事由、用章文件名稱(chēng)及份數(shù)、用章時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)用章事項(xiàng)的真實(shí)性和必要性。（二）審批1.根據(jù)用章事項(xiàng)的性質(zhì)和重要程度，按照以下審批權(quán)限進(jìn)行審批：一般性文件、信函等用章，由分公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及合同簽訂、重大業(yè)務(wù)事項(xiàng)等用章，需經(jīng)分公司總經(jīng)理審批。涉及財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具等財(cái)務(wù)專(zhuān)用章使用，由分公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)表內(nèi)容，對(duì)不符合規(guī)定或存在風(fēng)險(xiǎn)的用章申請(qǐng)予以駁回，并說(shuō)明理由。（三）登記1.公章保管人員在收到經(jīng)審批通過(guò)的申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括申請(qǐng)日期、申請(qǐng)人、部門(mén)、用章事由、用章文件名稱(chēng)及份數(shù)、審批人、用章時(shí)間等信息。2.登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢(xún)和追溯。（四）用章1.公章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行用章，確保用章內(nèi)容與申請(qǐng)事項(xiàng)一致。2.用章時(shí)應(yīng)在指定位置加蓋公章，確保公章清晰、端正，不得模糊、遺漏或重疊。3.涉及多頁(yè)文件的，應(yīng)逐頁(yè)加蓋公章或加蓋騎縫章。（五）歸還1.用章完畢后，公章保管人員應(yīng)及時(shí)收回公章，并檢查公章是否完好無(wú)損。2.在確認(rèn)公章無(wú)誤后，將申請(qǐng)表與用章文件一并存檔保管。四、特殊情況的公章使用規(guī)定（一）緊急情況1.如遇緊急情況，無(wú)法事先履行審批手續(xù)的，用章申請(qǐng)人應(yīng)電話(huà)向相關(guān)審批人報(bào)告，經(jīng)同意后可先行用章，但事后必須在[X]個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)，并補(bǔ)填申請(qǐng)表。2.緊急用章后，公章保管人員應(yīng)做好記錄，詳細(xì)說(shuō)明緊急情況的事由、用章時(shí)間、用章文件等信息，并及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）異地用章1.因業(yè)務(wù)需要在異地使用公章的，應(yīng)提前向分公司綜合管理部提出申請(qǐng)，并說(shuō)明異地用章的具體原因、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。2.經(jīng)分公司總經(jīng)理審批同意后，由綜合管理部負(fù)責(zé)安排專(zhuān)人攜帶公章前往異地用章，或采用郵寄等安全可靠的方式將公章送達(dá)指定地點(diǎn)，并確保公章在使用過(guò)程中的安全。3.異地用章完畢后，應(yīng)及時(shí)將公章歸還，并向綜合管理部報(bào)告用章情況。（三）電子公章使用1.隨著公司信息化建設(shè)的推進(jìn)，如確需使用電子公章，應(yīng)按照公司相關(guān)電子印章管理規(guī)定執(zhí)行。2.電子公章的申請(qǐng)、審批、使用、保管等流程應(yīng)與實(shí)體公章管理流程相對(duì)應(yīng)，確保電子公章使用的合法性、安全性和有效性。五、公章的停用與銷(xiāo)毀（一）停用1.因公司機(jī)構(gòu)變更、名稱(chēng)變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，導(dǎo)致公章不再使用的，應(yīng)及時(shí)辦理公章停用手續(xù)。2.公章保管人員應(yīng)填寫(xiě)《分公司公章停用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、分公司總經(jīng)理審批后，將停用的公章交回綜合管理部。3.綜合管理部負(fù)責(zé)對(duì)停用的公章進(jìn)行封存，并做好記錄。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)于已停用且無(wú)需保留的公章，由綜合管理部提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《分公司公章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷(xiāo)毀原因、公章名稱(chēng)及數(shù)量等信息。2.經(jīng)分公司總經(jīng)理審批同意后，由綜合管理部會(huì)同財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門(mén)共同進(jìn)行公章銷(xiāo)毀。3.公章銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)督，并做好記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、銷(xiāo)毀方式等信息。4.銷(xiāo)毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.分公司綜合管理部負(fù)責(zé)定期對(duì)公章使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括申請(qǐng)表填寫(xiě)是否規(guī)范、審批流程是否完整、登記記錄是否準(zhǔn)確等。2.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保財(cái)務(wù)專(zhuān)用章使用符合財(cái)務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。3.法務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)合同專(zhuān)用章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同簽訂過(guò)程中公章使用是否合規(guī)、合同條款是否合法有效等。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：情節(jié)較輕的，給予批評(píng)教育，責(zé)令改正，并要求相關(guān)責(zé)任人作出書(shū)面檢討。情節(jié)嚴(yán)重的，給予警告、罰款等處分；造成公司經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。2.因公章保管不善導(dǎo)致公章被盜用、冒用或丟失的，公章保管人員應(yīng)立即采取措施，如向公安機(jī)關(guān)報(bào)案、通知相關(guān)部門(mén)和客戶(hù)等，并及時(shí)報(bào)告分公司領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)，應(yīng)積極配合公司進(jìn)行調(diào)查處理，如因保管人員失職造成公司損失的