請款erp管理制度VIP

請款erp管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司請款流程，加強(qiáng)對資金支出的管理與控制，提高資金使用效率，確保公司各項業(yè)務(wù)活動的順利開展，結(jié)合公司實際情況，特制定本請款ERP管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在辦理與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的請款事項時的操作規(guī)范。（三）基本原則1.預(yù)算控制原則：請款必須嚴(yán)格遵循公司預(yù)算安排，確保資金支出與預(yù)算相符，嚴(yán)禁超預(yù)算請款。2.審批規(guī)范原則：所有請款均需按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行，未經(jīng)審批不得擅自請款。3.真實性原則：請款事項必須真實、合法，所提供的請款依據(jù)及相關(guān)資料應(yīng)準(zhǔn)確、完整。4.及時性原則：請款人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)辦理請款手續(xù)，確保資金及時到位，以滿足業(yè)務(wù)開展的需要。二、請款流程及相關(guān)規(guī)定（一）請款申請1.請款事由說明請款人需詳細(xì)填寫請款申請表，清晰闡述請款事由，包括業(yè)務(wù)內(nèi)容、涉及項目、金額明細(xì)等。對于涉及采購、工程等項目的請款，應(yīng)附上相關(guān)合同、協(xié)議或項目計劃書等資料。2.預(yù)算歸屬明確請款人應(yīng)明確請款所對應(yīng)的預(yù)算項目，確保請款在預(yù)算范圍內(nèi)。若涉及多個預(yù)算項目，需分別注明各項目的金額占比及用途。3.預(yù)計付款時間根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況，合理預(yù)估請款后的付款時間，并在申請表中明確填寫，以便財務(wù)部門做好資金安排。（二）部門負(fù)責(zé)人審批1.初審要點部門負(fù)責(zé)人收到請款申請表后，應(yīng)認(rèn)真審核請款事由的真實性、合理性以及與本部門業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性。檢查請款金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)，相關(guān)資料是否齊全。2.審批意見明確如審核通過，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在請款申請表上簽署同意意見，并注明審批日期；如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與請款人溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)資料，待完善后重新提交審批。（三）財務(wù)審核1.預(yù)算核對財務(wù)部門收到請款申請后，首先核對請款金額是否在相應(yīng)預(yù)算項目的可用額度內(nèi)。若超出預(yù)算，需請款人提供額外的預(yù)算調(diào)整說明及審批文件。2.票據(jù)合規(guī)性審查審核請款所附的發(fā)票、收據(jù)等票據(jù)的真實性、合法性和完整性。檢查票據(jù)的開具日期、內(nèi)容、金額、印章等是否符合規(guī)定，是否與請款事項相符。3.資金安排審核結(jié)合公司資金狀況，審核請款是否符合公司當(dāng)前的資金安排計劃。對于資金緊張時期，需綜合評估請款的必要性和緊迫性，提出合理的資金支付建議。4.財務(wù)意見反饋財務(wù)審核通過后，在請款申請表上簽署審核意見，并注明審核日期；如審核不通過，應(yīng)詳細(xì)說明原因，要求請款人進(jìn)行整改或補(bǔ)充資料，待審核通過后方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。（四）分管領(lǐng)導(dǎo)審批1.全面評估分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)請款事項的性質(zhì)、金額大小以及對公司業(yè)務(wù)的影響程度，進(jìn)行全面評估和審批。重點關(guān)注請款的必要性、合理性以及與公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)目標(biāo)的契合度。2.決策審批如分管領(lǐng)導(dǎo)同意請款，應(yīng)在請款申請表上簽署審批意見及日期；如不同意，請款申請將退回請款人，并說明理由。（五）總經(jīng)理審批1.最終決策總經(jīng)理對重大請款事項進(jìn)行最終審批決策?？偨?jīng)理在審批時，綜合考慮公司財務(wù)狀況、業(yè)務(wù)發(fā)展需求、風(fēng)險因素等多方面因素，確保請款決策符合公司整體利益。2.審批結(jié)果執(zhí)行經(jīng)總經(jīng)理審批通過的請款申請，方可進(jìn)入后續(xù)的資金支付流程；未通過的請款申請，財務(wù)部門應(yīng)及時通知請款人，并說明原因。（六）資金支付1.支付指令下達(dá)財務(wù)部門根據(jù)審批通過的請款申請表，生成資金支付指令，明確支付金額、支付對象、支付方式等信息。2.支付操作執(zhí)行按照公司財務(wù)支付流程，通過ERP系統(tǒng)或其他支付渠道進(jìn)行資金支付操作。在支付過程中，嚴(yán)格核對支付信息，確保支付準(zhǔn)確無誤。3.支付記錄與存檔完成資金支付后，財務(wù)部門應(yīng)及時在ERP系統(tǒng)中記錄支付明細(xì)，并將請款申請表、審批文件、相關(guān)票據(jù)等資料進(jìn)行整理歸檔，以備后續(xù)查詢和審計。三、ERP系統(tǒng)操作規(guī)范（一）系統(tǒng)賬號管理1.賬號申請與開通員工因工作需要使用ERP系統(tǒng)進(jìn)行請款操作的，需向公司IT部門提交賬號申請。IT部門根據(jù)員工所在部門及崗位職責(zé)，審核通過后為其開通相應(yīng)的系統(tǒng)賬號，并設(shè)置初始密碼。2.賬號安全保護(hù)員工應(yīng)妥善保管自己的ERP系統(tǒng)賬號和密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或密碼泄露，應(yīng)及時通知IT部門進(jìn)行處理。3.賬號權(quán)限設(shè)置根據(jù)員工的工作職責(zé)和請款審批流程，IT部門為員工設(shè)置相應(yīng)的ERP系統(tǒng)操作權(quán)限。權(quán)限設(shè)置應(yīng)遵循最小化原則，確保員工僅具有完成其工作職責(zé)所需的操作權(quán)限。（二）請款流程錄入1.準(zhǔn)確錄入信息請款人在ERP系統(tǒng)中按照請款申請表的內(nèi)容準(zhǔn)確錄入請款信息，包括請款事由、金額、預(yù)算項目、審批流程等。確保錄入信息與紙質(zhì)申請資料一致，不得隨意修改或遺漏。2.上傳附件資料將請款所附的合同、協(xié)議、發(fā)票、收據(jù)等相關(guān)資料掃描成電子文檔，按照系統(tǒng)提示上傳至相應(yīng)的請款記錄中。上傳的附件資料應(yīng)清晰、完整，能夠準(zhǔn)確反映請款事項的全貌。3.流程跟蹤與提醒請款人在ERP系統(tǒng)中可以實時跟蹤請款流程的進(jìn)展情況，了解各審批環(huán)節(jié)的審批意見和審批時間。系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置提醒功能，當(dāng)請款流程到達(dá)某一審批環(huán)節(jié)時，自動向相關(guān)審批人員發(fā)送提醒郵件或消息，確保審批工作及時進(jìn)行。（三）數(shù)據(jù)查詢與統(tǒng)計1.查詢功能使用公司內(nèi)部授權(quán)人員可通過ERP系統(tǒng)查詢請款相關(guān)數(shù)據(jù)，包括請款記錄、審批記錄、支付記錄等。查詢時應(yīng)按照系統(tǒng)規(guī)定的權(quán)限范圍進(jìn)行操作，不得越權(quán)查詢。2.統(tǒng)計報表生成財務(wù)部門可根據(jù)公司管理需要，通過ERP系統(tǒng)生成請款統(tǒng)計報表，如按部門、按時間、按預(yù)算項目等維度的請款金額統(tǒng)計報表。統(tǒng)計報表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、格式規(guī)范，為公司財務(wù)管理和決策提供有力支持。四、請款相關(guān)責(zé)任界定（一）請款人責(zé)任1.對請款事項的真實性、合法性和完整性負(fù)責(zé)。確保請款事由真實合理，所提供的資料準(zhǔn)確無誤。2.嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的請款流程辦理請款手續(xù)，及時補(bǔ)充和完善相關(guān)資料，配合各審批環(huán)節(jié)的審核工作。3.如因請款人提供虛假信息或資料不全導(dǎo)致請款延誤或造成公司損失的，由請款人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）部門負(fù)責(zé)人責(zé)任1.對本部門請款事項進(jìn)行初審，確保請款符合部門業(yè)務(wù)需求和預(yù)算安排。2.督促本部門請款人及時辦理請款手續(xù)，對請款資料的真實性和完整性進(jìn)行把關(guān)。3.如因部門負(fù)責(zé)人審核不嚴(yán)或把關(guān)不力，導(dǎo)致請款出現(xiàn)問題的，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。（三）財務(wù)人員責(zé)任1.認(rèn)真履行財務(wù)審核職責(zé)，嚴(yán)格把關(guān)請款的預(yù)算合規(guī)性、票據(jù)真實性和資金安排合理性。2.及時、準(zhǔn)確地處理請款審核工作，對審核結(jié)果負(fù)責(zé)。如因財務(wù)審核失誤導(dǎo)致公司資金損失或財務(wù)風(fēng)險的，財務(wù)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.做好請款相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)的記錄、整理和存檔工作，確保財務(wù)信息的安全和完整。（四）審批領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任1.根據(jù)公司規(guī)定和實際情況，對請款事項進(jìn)行全面、審慎的審批決策。2.對審批意見的準(zhǔn)確性和合理性負(fù)責(zé)，確保請款決策符合公司利益和整體戰(zhàn)略。3.如因?qū)徟I(lǐng)導(dǎo)決策失誤導(dǎo)致公司遭受重大損失的，審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對請款業(yè)務(wù)進(jìn)行審計檢查，重點審查請款流程的執(zhí)行情況、審批手續(xù)的完備性、資金使用的合規(guī)性等。2.對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反本制度規(guī)定的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）日常監(jiān)督檢查1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對請款業(yè)務(wù)進(jìn)行日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正請款過程中存在的問題。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門請款事項的管理和監(jiān)督，確保請款工作規(guī)范有序進(jìn)行。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的請款行為，如未經(jīng)審批請款、超預(yù)算請款、提供虛假資料等，視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人警告、罰款、降職、撤職等處罰。2.如因違規(guī)請款行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。六、附則（一）制