采購職責(zé)與管理制度VIP

采購職責(zé)與管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購工作，加強(qiáng)采購管理，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購活動，包括生產(chǎn)物資采購、辦公用品采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購行為必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保公正選擇。4.誠實守信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。二、采購職責(zé)（一）采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定采購計劃，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和庫存情況，合理安排采購任務(wù)。2.開發(fā)、評估、選擇供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，保障物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.負(fù)責(zé)采購物資的驗收工作，對不合格物資及時辦理退換貨手續(xù)。6.定期進(jìn)行采購成本分析，提出降低采購成本的建議和措施。7.配合公司其他部門開展工作，提供必要的采購支持。（二）采購人員職責(zé)1.遵守公司采購制度和工作流程，廉潔奉公，保守公司商業(yè)秘密。2.積極主動開展采購工作，按時完成采購任務(wù)，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求。3.認(rèn)真收集市場信息，了解供應(yīng)商情況，為采購決策提供參考依據(jù)。4.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，及時反饋采購需求和交付情況，確保采購工作順利進(jìn)行。5.參與采購合同的起草、審核和簽訂工作，確保合同條款明確、合理、合法。6.協(xié)助倉庫等相關(guān)部門做好采購物資的驗收工作，對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時處理。7.完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性工作任務(wù)。三、采購流程（一）需求提出1.各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃或工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.《采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進(jìn)行初步審核，判斷是否符合公司采購規(guī)定和預(yù)算安排。2.對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，提出采購建議，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批通過的《采購申請表》返回采購部門，作為采購執(zhí)行的依據(jù)。（三）供應(yīng)商選擇與采購1.采購人員根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找合適的供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。3.根據(jù)評估結(jié)果，選擇確定不少于三家的供應(yīng)商作為候選對象，并向其發(fā)送《采購詢價單》，要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的報價和產(chǎn)品資料。4.采購人員對各供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較分析，綜合考慮質(zhì)量、價格、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商進(jìn)行談判。5.與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，達(dá)成一致后簽訂《采購合同》。（四）采購訂單執(zhí)行1.采購人員根據(jù)簽訂的《采購合同》，及時向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確訂單要求和交付時間。2.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量狀況等，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交付物資。3.如遇供應(yīng)商無法按時交付或出現(xiàn)質(zhì)量問題等異常情況，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營不受影響。（五）物資驗收1.采購物資到貨前，采購人員應(yīng)及時通知倉庫等相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨后，由倉庫等相關(guān)部門按照合同要求和驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，填寫《物資驗收單》。3.驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等，如發(fā)現(xiàn)物資不符合要求，應(yīng)及時與采購人員聯(lián)系，采購人員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決，辦理退換貨等手續(xù)。（六）付款結(jié)算1.采購物資驗收合格后，采購人員應(yīng)及時收集整理相關(guān)發(fā)票、合同、驗收單等資料，提交至財務(wù)部門辦理付款結(jié)算手續(xù)。2.財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度和合同約定，對采購款項進(jìn)行審核支付。3.采購人員應(yīng)定期與財務(wù)部門核對采購賬目，確保采購款項支付準(zhǔn)確無誤。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求和采購計劃，制定供應(yīng)商開發(fā)計劃，明確供應(yīng)商開發(fā)目標(biāo)和方向。2.通過市場調(diào)研、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、同行推薦等方式，收集潛在供應(yīng)商信息。3.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，邀請符合基本條件的供應(yīng)商填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》，提交公司所需的資質(zhì)文件、產(chǎn)品樣本、業(yè)績證明等資料。4.采購部門組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、管理水平、信譽(yù)狀況等，形成考察報告。5.根據(jù)考察結(jié)果和綜合評估，選擇合適的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商評估1.建立供應(yīng)商評估體系，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)、技術(shù)支持、環(huán)保等方面。2.采購人員根據(jù)日常采購業(yè)務(wù)情況，對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行記錄和評價，填寫《供應(yīng)商評估表》。3.每年定期組織對供應(yīng)商進(jìn)行全面評估，采購部門匯總各方面評價信息，形成供應(yīng)商年度評估報告。4.根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈透嗟暮献鳈C(jī)會；對于不合格供應(yīng)商，采取警告、暫停合作、取消合作等措施。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購人員應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通交流，及時反饋公司采購需求和產(chǎn)品使用情況，加強(qiáng)雙方的合作與信任。2.組織供應(yīng)商培訓(xùn)，使其了解公司的質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)定等，提高供應(yīng)商的服務(wù)水平和產(chǎn)品質(zhì)量。3.對于供應(yīng)商提出的問題和建議，采購人員應(yīng)及時給予回應(yīng)和處理，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題。4.定期對供應(yīng)商進(jìn)行回訪，了解其對公司合作的滿意度，不斷改進(jìn)供應(yīng)商管理工作。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、資金風(fēng)險等。2.關(guān)注市場動態(tài)，分析市場價格波動、供應(yīng)短缺等因素對采購成本和物資供應(yīng)的影響，識別市場風(fēng)險。3.評估供應(yīng)商的信譽(yù)、經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況等，識別供應(yīng)商風(fēng)險，如供應(yīng)商違約、破產(chǎn)等。4.加強(qiáng)采購物資的質(zhì)量檢驗，識別質(zhì)量風(fēng)險，如采購物資不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營。5.對采購合同進(jìn)行審核，識別合同風(fēng)險，如合同條款不明確、存在漏洞等。6.關(guān)注采購資金的安排和支付情況，識別資金風(fēng)險，如資金短缺、付款延遲等。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的采購風(fēng)險進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，將采購風(fēng)險分為高、中、低三個等級。對于高風(fēng)險事項，應(yīng)制定專項應(yīng)對措施，重點(diǎn)監(jiān)控；對于中風(fēng)險事項，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M(jìn)行防范和控制；對于低風(fēng)險事項，可進(jìn)行常規(guī)管理。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同等級的采購風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對策略。2.對于市場風(fēng)險，可通過建立采購價格預(yù)警機(jī)制、與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款、尋找多個供應(yīng)渠道等方式進(jìn)行應(yīng)對。3.對于供應(yīng)商風(fēng)險，加強(qiáng)供應(yīng)商管理，增加備用供應(yīng)商，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和監(jiān)控，要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等。4.對于質(zhì)量風(fēng)險，嚴(yán)格采購物資驗收標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)質(zhì)量檢驗，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證協(xié)議，對不合格物資及時處理。5.對于合同風(fēng)險，加強(qiáng)合同審核管理，聘請專業(yè)法律顧問審核合同條款，明確雙方權(quán)利義務(wù)，防范合同糾紛。6.對于資金風(fēng)險，合理安排采購資金，優(yōu)化付款方式，與供應(yīng)商協(xié)商付款期限，確保資金安全。六、采購監(jiān)督與審計（一）采購監(jiān)督1.公司內(nèi)部設(shè)立采購監(jiān)督崗位或由相關(guān)部門負(fù)責(zé)采購監(jiān)督工作，對采購過程進(jìn)行全程監(jiān)督。2.監(jiān)督內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商選擇的公正性、采購合同的簽訂與執(zhí)行、采購物資的驗收等。3.采購監(jiān)督人員應(yīng)定期對采購工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。4.接受公司員工和其他相關(guān)部門對采購工作的監(jiān)督舉報，對舉報事項進(jìn)行調(diào)查核實，嚴(yán)肅處理違規(guī)行為。（二）采購審計1.公司定期開展采購審計工作，對采購部門的工作進(jìn)行全面審計。2.審計內(nèi)容包括采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購成本的控制情況、供應(yīng)商管理情況等。3.采購審計人員通過查閱采購文件、合同、賬目、報表等資料，實地考察供應(yīng)商和倉庫等方式，獲取審計證據(jù)，形成審計報告。4.根據(jù)審計報告提出的問題和建議，采購部門應(yīng)及時進(jìn)行整改，完善采購工作，提高采購管理水平。七、采購成本控制（一）成本分析1.采購人員定期對采購成本進(jìn)行分析，對比不同供應(yīng)商的價格、質(zhì)量、交貨期等因素，找出成本差異原因。2.分析采購物資的市場價格走勢，預(yù)測價格變化趨勢，為采購決策提供參考。3.對采購過程中的各項費(fèi)用，如運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險費(fèi)等進(jìn)行分析，評估其合理性，尋找降低費(fèi)用的途徑。（二）成本控制措施1.通過與供應(yīng)商談判、招標(biāo)、詢價等方式，爭取更優(yōu)惠的采購價格。2.優(yōu)化采購批量，合理控制庫存水平，降低庫存成本。3.選擇合適的運(yùn)輸方式和物流渠道，降低運(yùn)輸成本。4.加強(qiáng)采購過程管理，減少不必要的中間環(huán)節(jié)，提高