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文檔簡(jiǎn)介

公司節(jié)約開支管理制度一、總則(一)目的為加強(qiáng)公司成本控制,規(guī)范各項(xiàng)費(fèi)用支出,提高公司經(jīng)濟(jì)效益,特制定本節(jié)約開支管理制度。本制度旨在引導(dǎo)全體員工樹立節(jié)約意識(shí),杜絕浪費(fèi)行為,確保公司資源得到合理利用,實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。(二)適用范圍本制度適用于公司全體員工,包括各部門、各分支機(jī)構(gòu)及所有與公司有業(yè)務(wù)往來的人員。(三)基本原則1.全員參與原則:節(jié)約開支是公司全體員工的共同責(zé)任,需要每一位員工積極參與,從自身做起,從身邊小事做起。2.效益優(yōu)先原則:在確保公司正常運(yùn)營(yíng)和業(yè)務(wù)發(fā)展的前提下,以降低成本、提高效益為核心目標(biāo),合理控制各項(xiàng)費(fèi)用支出。3.科學(xué)合理原則:依據(jù)公司實(shí)際情況和業(yè)務(wù)需求,制定科學(xué)合理的節(jié)約措施和考核標(biāo)準(zhǔn),確保節(jié)約開支工作具有可操作性和實(shí)效性。4.持續(xù)改進(jìn)原則:隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和內(nèi)外部環(huán)境的變化,不斷完善節(jié)約開支管理制度,持續(xù)優(yōu)化各項(xiàng)節(jié)約措施,提高節(jié)約效果。二、費(fèi)用控制管理(一)辦公費(fèi)用1.辦公用品采購(gòu)各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要,制定辦公用品月度采購(gòu)計(jì)劃,并提交至行政部門匯總審核。行政部門結(jié)合庫(kù)存情況,綜合平衡后編制公司辦公用品采購(gòu)預(yù)算,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。采購(gòu)辦公用品時(shí),應(yīng)優(yōu)先選擇性價(jià)比高、質(zhì)量可靠的產(chǎn)品,鼓勵(lì)采購(gòu)環(huán)保、節(jié)能型辦公用品。對(duì)于批量采購(gòu)的辦公用品,應(yīng)通過招標(biāo)、詢價(jià)等方式,選擇合適的供應(yīng)商,爭(zhēng)取更優(yōu)惠的價(jià)格。建立辦公用品領(lǐng)用登記制度,員工領(lǐng)用辦公用品時(shí),需填寫領(lǐng)用申請(qǐng)表,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后,到行政部門領(lǐng)取。行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品的領(lǐng)用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常領(lǐng)用情況并進(jìn)行調(diào)查處理。2.辦公設(shè)備使用與維護(hù)加強(qiáng)辦公設(shè)備的日常管理,定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng),確保設(shè)備正常運(yùn)行,延長(zhǎng)使用壽命。對(duì)于可維修的設(shè)備,應(yīng)及時(shí)安排維修,避免因設(shè)備故障影響工作效率而導(dǎo)致不必要的資源浪費(fèi)。合理配置辦公設(shè)備,根據(jù)工作實(shí)際需求,優(yōu)先考慮設(shè)備的共享使用,提高設(shè)備利用率。例如,對(duì)于使用率較低的辦公設(shè)備,如復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等,可以實(shí)行部門間共享,減少重復(fù)購(gòu)置。提倡員工節(jié)約使用辦公設(shè)備,如合理設(shè)置打印機(jī)的打印份數(shù)、雙面打印、減少?gòu)?fù)印機(jī)的空印次數(shù)等。同時(shí),要求員工在離開辦公區(qū)域時(shí),及時(shí)關(guān)閉辦公設(shè)備電源,杜絕待機(jī)耗電。(二)差旅費(fèi)1.出差審批員工因工作需要出差,應(yīng)提前填寫出差申請(qǐng)表,詳細(xì)注明出差事由、目的地、預(yù)計(jì)出差天數(shù)等信息,按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。審批通過后方可安排出差行程。嚴(yán)格控制出差人數(shù)和出差天數(shù),對(duì)于可通過電話、郵件、視頻會(huì)議等方式解決的問題,盡量不安排出差。如確需多人出差,應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況,合理安排人員,避免不必要的人員陪同。2.交通與住宿安排出差人員應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)選擇合適的交通工具和住宿酒店。在交通方面,優(yōu)先選擇經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的出行方式,如火車、長(zhǎng)途客車等,因工作需要乘坐飛機(jī)的,應(yīng)提前預(yù)訂機(jī)票,爭(zhēng)取折扣優(yōu)惠。在住宿方面,應(yīng)選擇符合出差標(biāo)準(zhǔn)且性價(jià)比高的酒店。鼓勵(lì)兩人以上同行時(shí)合住標(biāo)準(zhǔn)間,以節(jié)省住宿費(fèi)用。如因特殊情況需要單獨(dú)住宿的,需經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。出差期間發(fā)生的交通費(fèi)用和住宿費(fèi)用,應(yīng)憑有效票據(jù)按照公司規(guī)定的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷。對(duì)于超標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用,原則上不予報(bào)銷,特殊情況需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可報(bào)銷。3.出差補(bǔ)貼公司按照規(guī)定給予出差人員相應(yīng)的出差補(bǔ)貼,補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)地區(qū)差異和出差時(shí)間長(zhǎng)短制定。出差補(bǔ)貼主要用于補(bǔ)貼出差期間的餐飲、市內(nèi)交通等費(fèi)用支出。出差人員應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)使用補(bǔ)貼費(fèi)用,不得虛報(bào)冒領(lǐng)。財(cái)務(wù)部門在審核出差補(bǔ)貼報(bào)銷時(shí),應(yīng)嚴(yán)格把關(guān),確保補(bǔ)貼費(fèi)用的合理使用。(三)業(yè)務(wù)招待費(fèi)1.招待標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)招待應(yīng)遵循必要、合理、節(jié)儉的原則,嚴(yán)格控制招待費(fèi)用支出。根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和招待對(duì)象的不同,制定相應(yīng)的招待標(biāo)準(zhǔn)。一般性業(yè)務(wù)招待,如接待來訪客戶、合作伙伴等,應(yīng)在公司內(nèi)部食堂或指定的經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的餐廳進(jìn)行,人均招待費(fèi)用不得超過[X]元。對(duì)于重要客戶或合作伙伴的招待,如需安排在高檔餐廳或酒店,應(yīng)提前報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批,且人均招待費(fèi)用不得超過[X]元。2.招待審批業(yè)務(wù)招待前,需填寫業(yè)務(wù)招待申請(qǐng)表,詳細(xì)說明招待對(duì)象、事由、預(yù)計(jì)費(fèi)用等信息,按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。未經(jīng)審批的業(yè)務(wù)招待費(fèi)用,一律不予報(bào)銷。招待費(fèi)用報(bào)銷時(shí),應(yīng)提供合法有效的票據(jù),包括發(fā)票、菜單、消費(fèi)清單等,并在票據(jù)上注明招待對(duì)象、事由等信息。財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核招待費(fèi)用的報(bào)銷憑證,對(duì)于不符合規(guī)定的報(bào)銷申請(qǐng),予以退回。3.招待管理加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)招待活動(dòng)的管理,注重招待效果,避免鋪張浪費(fèi)。在招待過程中,應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況合理安排餐飲和娛樂項(xiàng)目,不得超標(biāo)準(zhǔn)安排。建立業(yè)務(wù)招待費(fèi)統(tǒng)計(jì)分析制度,定期對(duì)業(yè)務(wù)招待費(fèi)用的支出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,評(píng)估招待效果,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),不斷優(yōu)化招待費(fèi)用管理。(四)車輛費(fèi)用1.車輛購(gòu)置與配置根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要,合理規(guī)劃車輛購(gòu)置計(jì)劃。在車輛購(gòu)置過程中,應(yīng)充分考慮車輛的性價(jià)比、適用性和經(jīng)濟(jì)性,優(yōu)先選擇節(jié)能環(huán)保型車輛。對(duì)于現(xiàn)有車輛,應(yīng)根據(jù)車輛使用情況和員工工作需求,合理進(jìn)行車輛配置,確保車輛資源得到充分利用。同時(shí),加強(qiáng)對(duì)車輛使用情況的監(jiān)控,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理車輛閑置或使用效率低下的問題。2.車輛使用與調(diào)度建立車輛使用登記制度,員工使用車輛時(shí),需提前填寫用車申請(qǐng)表,注明用車事由、目的地、預(yù)計(jì)用車時(shí)間等信息,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后,提交至車輛管理部門安排車輛。車輛管理部門應(yīng)根據(jù)車輛使用情況和員工申請(qǐng),合理調(diào)度車輛,提高車輛使用效率。對(duì)于多人同方向的用車需求,應(yīng)盡量安排拼車,減少車輛空駛率。加強(qiáng)對(duì)車輛駕駛員的管理,要求駕駛員嚴(yán)格遵守交通規(guī)則,安全駕駛,定期對(duì)車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù),確保車輛性能良好,降低車輛維修費(fèi)用。3.車輛費(fèi)用報(bào)銷車輛費(fèi)用包括燃油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)等。車輛費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)憑有效票據(jù)按照公司規(guī)定的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷。對(duì)于燃油費(fèi),應(yīng)實(shí)行單車核算,根據(jù)車輛行駛里程和油耗標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核。駕駛員應(yīng)及時(shí)記錄車輛行駛里程和加油情況,每月末將相關(guān)數(shù)據(jù)提交至車輛管理部門審核。車輛管理部門根據(jù)審核后的里程數(shù)和油耗標(biāo)準(zhǔn),計(jì)算燃油費(fèi)用,并與實(shí)際加油費(fèi)用進(jìn)行對(duì)比分析,對(duì)于超出標(biāo)準(zhǔn)的燃油費(fèi)用,應(yīng)查明原因并進(jìn)行處理。過路費(fèi)、停車費(fèi)等費(fèi)用報(bào)銷時(shí),應(yīng)提供相應(yīng)的票據(jù),并注明車輛使用情況。對(duì)于車輛維修保養(yǎng)費(fèi),應(yīng)提前提交維修申請(qǐng),經(jīng)車輛管理部門審核同意后,到指定的維修廠進(jìn)行維修。維修費(fèi)用報(bào)銷時(shí),應(yīng)提供維修清單、發(fā)票等憑證,車輛管理部門應(yīng)對(duì)維修費(fèi)用進(jìn)行審核,確保費(fèi)用合理合規(guī)。三、資源節(jié)約管理(一)水電節(jié)約1.加強(qiáng)宣傳教育通過內(nèi)部培訓(xùn)、宣傳欄、公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等多種渠道,向員工宣傳水電節(jié)約的重要性和基本知識(shí),提高員工的節(jié)約意識(shí)。例如,定期組織水電節(jié)約培訓(xùn),向員工講解水電浪費(fèi)的危害以及日常節(jié)約水電的方法和技巧。在辦公區(qū)域張貼水電節(jié)約宣傳標(biāo)語和提示牌,提醒員工隨手關(guān)燈、關(guān)水龍頭,避免長(zhǎng)明燈、長(zhǎng)流水現(xiàn)象。2.日常管理措施加強(qiáng)對(duì)水電設(shè)施的日常巡查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)水電設(shè)施的跑、冒、滴、漏等問題。安排專人負(fù)責(zé)水電設(shè)施的維護(hù)和管理,定期對(duì)水電設(shè)施進(jìn)行檢查和保養(yǎng),確保設(shè)施正常運(yùn)行,減少水電浪費(fèi)。根據(jù)季節(jié)和實(shí)際使用情況,合理調(diào)整空調(diào)、照明等設(shè)備的使用時(shí)間和溫度設(shè)置。夏季空調(diào)溫度設(shè)置不得低于[X]℃,冬季空調(diào)溫度設(shè)置不得高于[X]℃。在非工作時(shí)間,關(guān)閉不必要的空調(diào)、照明等設(shè)備電源。推廣使用節(jié)能燈具和節(jié)水器具,逐步淘汰高能耗的水電設(shè)備。例如,將普通白熾燈更換為節(jié)能熒光燈或LED燈,在衛(wèi)生間安裝節(jié)水型水龍頭和馬桶等。(二)紙張節(jié)約1.推行無紙化辦公鼓勵(lì)員工利用電子文檔進(jìn)行文件起草、審批、傳閱和存儲(chǔ),減少紙張的使用。充分利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái),實(shí)現(xiàn)文件的在線流轉(zhuǎn)和共享,提高工作效率,降低紙張消耗。在日常工作中,盡量使用電子郵件、即時(shí)通訊工具等進(jìn)行溝通交流,減少紙質(zhì)文件的打印和傳遞。對(duì)于確需打印的文件,應(yīng)采用雙面打印,以節(jié)約紙張。2.紙張使用管理嚴(yán)格控制紙張的領(lǐng)用數(shù)量,各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要,合理領(lǐng)用紙張。行政部門應(yīng)定期對(duì)紙張領(lǐng)用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,對(duì)于紙張浪費(fèi)嚴(yán)重的部門,進(jìn)行督促和整改。加強(qiáng)對(duì)打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的管理,要求員工在打印或復(fù)印文件前,仔細(xì)核對(duì)內(nèi)容,避免誤操作導(dǎo)致紙張浪費(fèi)。同時(shí),合理設(shè)置打印份數(shù),避免不必要的多份打印。對(duì)于廢棄紙張,應(yīng)進(jìn)行分類回收,可利用的紙張進(jìn)行二次利用,如打印草稿、便簽等;不可利用的紙張應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理,避免隨意丟棄造成資源浪費(fèi)。(三)其他資源節(jié)約1.辦公用品再利用倡導(dǎo)員工對(duì)可再利用的辦公用品進(jìn)行回收和再利用,如將用過的信封、文件袋等進(jìn)行整理,用于下次使用;對(duì)于廢舊的筆芯、墨盒等辦公用品,應(yīng)按照公司規(guī)定的回收流程進(jìn)行回收,由專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行處理或再加工。鼓勵(lì)員工對(duì)一些損壞但仍有修復(fù)價(jià)值的辦公用品進(jìn)行維修,延長(zhǎng)其使用壽命。例如,對(duì)于損壞的辦公桌椅、文件柜等,可安排維修人員進(jìn)行修復(fù),而不是直接報(bào)廢更換。2.會(huì)議資源節(jié)約精簡(jiǎn)會(huì)議規(guī)模和次數(shù),對(duì)于可合并召開的會(huì)議,應(yīng)盡量合并舉行,避免重復(fù)開會(huì)。在會(huì)議召開前,應(yīng)充分做好會(huì)議準(zhǔn)備工作,明確會(huì)議主題和議程,提高會(huì)議效率,縮短會(huì)議時(shí)間,減少會(huì)議資源的浪費(fèi)。合理安排會(huì)議場(chǎng)地,根據(jù)會(huì)議實(shí)際參會(huì)人數(shù),選擇合適大小的會(huì)議室,避免會(huì)議室過大或過小造成空間浪費(fèi)。同時(shí),會(huì)議期間應(yīng)嚴(yán)格控制會(huì)議設(shè)備的使用,如投影儀、音響等,在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)關(guān)閉設(shè)備電源。四、考核與獎(jiǎng)懲(一)考核機(jī)制1.建立節(jié)約開支考核指標(biāo)體系制定詳細(xì)的節(jié)約開支考核指標(biāo),包括辦公費(fèi)用節(jié)約率、差旅費(fèi)節(jié)約率、業(yè)務(wù)招待費(fèi)節(jié)約率、車輛費(fèi)用節(jié)約率、水電節(jié)約量、紙張節(jié)約量等。各項(xiàng)考核指標(biāo)應(yīng)明確目標(biāo)值和計(jì)算方法,確保考核的科學(xué)性和公正性。根據(jù)公司實(shí)際情況和歷史數(shù)據(jù),設(shè)定各項(xiàng)考核指標(biāo)的合理目標(biāo)值。例如,辦公費(fèi)用節(jié)約率目標(biāo)值設(shè)定為[X]%,差旅費(fèi)節(jié)約率目標(biāo)值設(shè)定為[X]%等。考核指標(biāo)目標(biāo)值應(yīng)隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和節(jié)約管理水平的提高而逐步調(diào)整優(yōu)化。2.定期考核與不定期檢查相結(jié)合人力資源部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門,定期對(duì)各部門的節(jié)約開支情況進(jìn)行考核??己酥芷跒槊考径纫淮危己藘?nèi)容包括各項(xiàng)節(jié)約開支考核指標(biāo)的完成情況、節(jié)約措施的執(zhí)行情況等。在日常工作中,相關(guān)部門應(yīng)不定期對(duì)各部門的節(jié)約開支情況進(jìn)行檢查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。對(duì)于違反節(jié)約開支管理制度的行為,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正,并記錄在案,作為考核依據(jù)。(二)獎(jiǎng)勵(lì)措施1.設(shè)立節(jié)約開支獎(jiǎng)勵(lì)基金公司設(shè)立節(jié)約開支獎(jiǎng)勵(lì)基金,用于對(duì)在節(jié)約開支工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)基金的來源為公司年度節(jié)約開支總額中按一定比例提取的資金。每年年初,根據(jù)上一年度公司節(jié)約開支情況,確定節(jié)約開支獎(jiǎng)勵(lì)基金的提取比例和金額,并納入公司年度預(yù)算。獎(jiǎng)勵(lì)基金應(yīng)專款專用,不得挪作他用。2.表彰與獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)于在節(jié)約開支考核中成績(jī)優(yōu)秀的部門和個(gè)人,公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。表彰形式包括頒發(fā)榮譽(yù)證書、在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)表?yè)P(yáng)等。獎(jiǎng)勵(lì)方式分為物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)相結(jié)合。物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)主要是給予一定金額的獎(jiǎng)金,獎(jiǎng)金標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)節(jié)約開支的實(shí)際貢獻(xiàn)大小確定。精神獎(jiǎng)勵(lì)則是通過公開表?yè)P(yáng)、晉升機(jī)會(huì)、培訓(xùn)機(jī)會(huì)等方式,激勵(lì)員工積極參與節(jié)約開支工作,為公司創(chuàng)造更大的價(jià)值。(三)懲罰措施1.警告與批評(píng)對(duì)于違反節(jié)約開支管理制度的部門和個(gè)人,公司將視情節(jié)輕重給予警告與批評(píng)。對(duì)于初次違反制度且情節(jié)較輕的行為,由所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)其進(jìn)行批評(píng)教育,并責(zé)令其立即改正。公司將對(duì)違反節(jié)約開支管理制度的行為進(jìn)行記錄,作為員工績(jī)效考核和晉升的參考依據(jù)。對(duì)于多次違反制度或情節(jié)嚴(yán)重的行為,將加重處罰力度。2.經(jīng)濟(jì)處罰對(duì)于因個(gè)人原因?qū)е吕速M(fèi)公司資源或違反節(jié)約開支規(guī)定的行為,公司將給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。經(jīng)濟(jì)處罰金額根據(jù)浪費(fèi)金額或違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重程度確定,從員工工資中扣除。例如,對(duì)于超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等行為,除不予報(bào)銷超標(biāo)準(zhǔn)部分費(fèi)用外,還將按照超標(biāo)準(zhǔn)金額的一定比例給予經(jīng)濟(jì)處罰。對(duì)于因個(gè)人疏忽導(dǎo)致水電浪費(fèi)、辦公用品浪費(fèi)等行為,將根據(jù)實(shí)際損失情況給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。3.紀(jì)律處分對(duì)于嚴(yán)重違反節(jié)約開支管理制度,給公司造成較大經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的行為,公司將給予紀(jì)律處分,包括警告、記過、記大過、降級(jí)、撤職、開除等。紀(jì)律處分的決定將由公司人力資源部門根據(jù)調(diào)查結(jié)果提出建議,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。受到紀(jì)律處分的員工,將按照公司相關(guān)規(guī)定,取消當(dāng)年的評(píng)優(yōu)評(píng)先資格,并在一定期限內(nèi)限制其晉升和調(diào)薪。五、監(jiān)督與檢查(一)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.成立節(jié)約開支監(jiān)督小組公司成立由財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、行政部門等相關(guān)人員組成的節(jié)約開支監(jiān)督小組,負(fù)責(zé)對(duì)公司節(jié)約開支管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組應(yīng)定期召開會(huì)議,研究分析節(jié)約開支工作中存在的問題,提出改進(jìn)措施和建議。2.定期監(jiān)督檢查監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)公司各部門的節(jié)約開支情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,檢查內(nèi)容包括各項(xiàng)費(fèi)用支出的合規(guī)性、節(jié)約措施的執(zhí)行情況、資源節(jié)約情況等。檢查方式可采用查閱賬目、實(shí)地查看、問卷調(diào)查等多種形式。對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)

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