公司外出監(jiān)章管理制度VIP

公司外出監(jiān)章管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司外出監(jiān)章行為，確保公司印章使用的安全性、合法性和規(guī)范性，維護公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因工作需要攜帶公司印章外出使用的情況。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：外出監(jiān)章必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自攜帶印章外出。2.安全第一原則：確保印章在外出期間的安全，防止印章丟失、被盜用或濫用。3.專人負(fù)責(zé)原則：指定專人負(fù)責(zé)外出監(jiān)章工作，監(jiān)章人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識。4.規(guī)范使用原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和程序使用印章，不得擅自更改或擴大使用范圍。二、印章管理職責(zé)（一）印章保管部門公司綜合管理部負(fù)責(zé)公司各類印章的保管和使用管理，設(shè)立專門的印章保管臺賬，詳細(xì)記錄印章的啟用、變更、停用、銷毀等情況。（二）監(jiān)章審批部門1.涉及公司重大事項、重要合同協(xié)議等外出監(jiān)章，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。2.一般業(yè)務(wù)事項的外出監(jiān)章，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）監(jiān)章人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)攜帶印章按照批準(zhǔn)的用途和范圍使用，確保印章使用的合法性和準(zhǔn)確性。2.妥善保管印章，不得將印章轉(zhuǎn)借他人或擅自委托他人代管。在監(jiān)章過程中，印章必須始終處于監(jiān)章人員的視線范圍內(nèi)，確保印章安全。3.嚴(yán)格按照審批意見使用印章，對不符合規(guī)定的用印要求有權(quán)拒絕，并及時向?qū)徟I(lǐng)導(dǎo)報告。4.監(jiān)章完成后，及時將印章交回公司印章保管部門，并提交監(jiān)章使用情況報告。三、外出監(jiān)章審批流程（一）申請1.因工作需要外出監(jiān)章的部門或個人，應(yīng)填寫《外出監(jiān)章申請表》，詳細(xì)說明監(jiān)章事由、使用印章名稱、使用時間、使用地點、預(yù)計用印文件名稱及份數(shù)等信息。2.將《外出監(jiān)章申請表》提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況對申請事項進行審核，簽署審核意見。（二）審批1.審核通過的《外出監(jiān)章申請表》，按照審批權(quán)限提交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審查申請事項的必要性、合法性和真實性，簽署審批意見。對于重大事項的外出監(jiān)章，必要時可組織相關(guān)部門進行會審。（三）備案1.經(jīng)審批同意的《外出監(jiān)章申請表》，由申請部門或個人留存一份，交公司綜合管理部備案一份。2.綜合管理部根據(jù)備案信息，在印章保管臺賬中做好記錄，注明外出監(jiān)章的相關(guān)信息。四、外出監(jiān)章注意事項（一）印章攜帶1.監(jiān)章人員必須使用專用的印章箱或袋攜帶印章，印章箱或袋應(yīng)具備一定的防護措施，確保印章安全。2.嚴(yán)禁將印章與其他物品混放，避免印章受到損壞或污染。（二）現(xiàn)場監(jiān)章1.監(jiān)章人員到達(dá)監(jiān)章現(xiàn)場后，應(yīng)首先檢查用印文件的內(nèi)容是否符合審批要求，與申請事項是否一致。2.在監(jiān)章過程中，監(jiān)章人員應(yīng)始終在場，對用印過程進行全程監(jiān)督，確保印章加蓋在正確的位置，印跡清晰、端正。3.對于多頁文件需要加蓋騎縫章的，監(jiān)章人員應(yīng)確保騎縫章完整、連續(xù)，覆蓋所有頁面的連接處。（三）用印登記1.監(jiān)章人員應(yīng)在用印現(xiàn)場填寫《印章使用登記表》，詳細(xì)記錄用印日期、文件名稱、用印份數(shù)、監(jiān)章人員等信息。2.《印章使用登記表》應(yīng)與用印文件一同留存，以備查閱。（四）印章歸還1.外出監(jiān)章工作結(jié)束后，監(jiān)章人員應(yīng)及時將印章歸還公司印章保管部門。2.印章保管部門在收到歸還的印章后，應(yīng)對印章的外觀、完整性等進行檢查，確認(rèn)無誤后在印章保管臺賬中記錄印章歸還情況。五、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自攜帶印章外出的。2.超出審批范圍使用印章的。3.將印章轉(zhuǎn)借他人或擅自委托他人代管的。4.在監(jiān)章過程中未對用印情況進行有效監(jiān)督，導(dǎo)致印章被濫用或造成不良后果的。5.未按照規(guī)定及時歸還印章或提交監(jiān)章使用情況報告的。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰、降職、撤職等處分；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。3.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查公司綜合管理部定期對印章使用情況進行檢查，包括外出監(jiān)章記錄、印章保管臺賬等，確保印章使用規(guī)范、安全。（二）不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對印章使用情況進行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（三）投訴舉報鼓勵公司員工對違規(guī)使用印章的行為進行投訴舉報，公司將對投訴舉報內(nèi)容進行認(rèn)真調(diào)查核實，對經(jīng)查實的違規(guī)行為嚴(yán)肅處理，并對舉報人給予適當(dāng)獎勵。七、附則（一）解釋權(quán)