公司配置電話管理制度

公司配置電話管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司電話管理，規(guī)范電話使用行為，確保電話通訊暢通，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.管理原則遵循高效、規(guī)范、節(jié)約的原則，合理使用公司電話資源，嚴(yán)禁利用公司電話從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)。電話配置1.辦公電話根據(jù)工作需要，為各部門配備辦公電話，由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理和監(jiān)督使用。辦公電話僅限在辦公時(shí)間用于業(yè)務(wù)聯(lián)系、工作溝通等與工作相關(guān)的事宜。2.移動(dòng)電話因工作需要，為部分崗位員工配備移動(dòng)電話，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。移動(dòng)電話主要用于工作期間的緊急聯(lián)絡(luò)、外出辦公等情況，員工應(yīng)保持電話暢通。電話使用規(guī)范1.接聽規(guī)范電話鈴響三聲內(nèi)必須接聽，禮貌問(wèn)候并自報(bào)部門或姓名。認(rèn)真傾聽對(duì)方講話，記錄重要信息，如有需要應(yīng)重復(fù)確認(rèn)，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于來(lái)電咨詢的問(wèn)題，能當(dāng)場(chǎng)解答的應(yīng)及時(shí)給予答復(fù)；不能當(dāng)場(chǎng)解答的，應(yīng)告知對(duì)方會(huì)及時(shí)反饋或轉(zhuǎn)接相關(guān)人員處理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)。如遇找錯(cuò)人的情況，應(yīng)禮貌告知對(duì)方打錯(cuò)電話，并提供正確的號(hào)碼。2.撥打規(guī)范撥打工作電話前，應(yīng)明確通話目的，整理好思路，準(zhǔn)備好相關(guān)資料。撥號(hào)前確認(rèn)對(duì)方號(hào)碼準(zhǔn)確無(wú)誤，避免誤撥。通話過(guò)程中語(yǔ)言表達(dá)清晰、簡(jiǎn)潔、禮貌，突出重點(diǎn)，避免冗長(zhǎng)和無(wú)關(guān)緊要的交談。如需轉(zhuǎn)接他人，應(yīng)先征求對(duì)方意見，并告知轉(zhuǎn)接原因。嚴(yán)禁使用公司電話撥打私人長(zhǎng)途電話、聲訊臺(tái)電話等與工作無(wú)關(guān)的電話。3.特殊情況處理如遇電話故障，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，由行政部門安排維修。在電話維修期間，如需緊急聯(lián)系，可使用備用電話或通過(guò)其他通訊方式進(jìn)行溝通。如遇重要會(huì)議、接待等特殊情況，應(yīng)將電話調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，避免影響工作。電話費(fèi)用管理1.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)辦公電話費(fèi)用按照公司與電信運(yùn)營(yíng)商簽訂的協(xié)議執(zhí)行。移動(dòng)電話費(fèi)用按照公司制定的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷，超出部分由員工自行承擔(dān)。2.費(fèi)用報(bào)銷員工應(yīng)在每月[具體日期]前將上月的電話費(fèi)用清單提交給行政部門審核。行政部門審核無(wú)誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。嚴(yán)禁虛報(bào)、多報(bào)電話費(fèi)用，如有發(fā)現(xiàn)，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.費(fèi)用控制各部門應(yīng)合理控制電話費(fèi)用支出，避免不必要的浪費(fèi)。行政部門定期對(duì)各部門電話費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)于費(fèi)用過(guò)高的部門進(jìn)行預(yù)警和溝通，查找原因并采取措施加以控制。電話安全管理1.信息保密員工在使用電話過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露公司機(jī)密信息。涉及公司重要業(yè)務(wù)、客戶信息等敏感內(nèi)容的通話，應(yīng)采取加密措施或選擇安全可靠的通訊方式。2.設(shè)備保管辦公電話及移動(dòng)電話屬于公司財(cái)產(chǎn)，員工應(yīng)妥善保管，不得擅自拆卸、損壞或轉(zhuǎn)借他人。如因個(gè)人原因造成電話設(shè)備損壞或丟失，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。3.網(wǎng)絡(luò)安全使用公司電話接入網(wǎng)絡(luò)時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定，不得進(jìn)行非法活動(dòng)或傳播有害信息。定期對(duì)電話設(shè)備進(jìn)行病毒查殺和安全檢查，確保網(wǎng)絡(luò)安全。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司電話使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門員工電話使用情況的監(jiān)督，確保本部門員工遵守電話管理制度。2.考核辦法將電話使用情況納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)違反電話管理制度的行為進(jìn)行相應(yīng)扣分。對(duì)于違反電話管理制度情節(jié)嚴(yán)重的員工，公司將視