大專(zhuān)畢業(yè)證檔案管理制度

大專(zhuān)畢業(yè)證檔案管理制度總則一、目的為規(guī)范大專(zhuān)畢業(yè)證檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本管理制度。大專(zhuān)畢業(yè)證檔案是公司員工學(xué)歷證明的重要文件，對(duì)員工的職業(yè)發(fā)展和公司的人力資源管理具有重要意義。二、適用范圍本制度適用于公司所有大專(zhuān)畢業(yè)證檔案的管理，包括新入職員工的大專(zhuān)畢業(yè)證檔案、在職員工的大專(zhuān)畢業(yè)證檔案變更以及離職員工的大專(zhuān)畢業(yè)證檔案移交等。三、管理職責(zé)1.人事部門(mén)負(fù)責(zé)大專(zhuān)畢業(yè)證檔案的統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、借閱和銷(xiāo)毀等工作。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)協(xié)助人事部門(mén)做好本部門(mén)員工大專(zhuān)畢業(yè)證檔案的管理工作，確保檔案的真實(shí)性和完整性。3.員工本人應(yīng)妥善保管自己的大專(zhuān)畢業(yè)證，如有遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)向人事部門(mén)報(bào)告，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。檔案的收集與整理一、收集范圍1.新入職員工的大專(zhuān)畢業(yè)證原件及復(fù)印件。2.在職員工大專(zhuān)畢業(yè)證信息變更的相關(guān)證明材料，如畢業(yè)證補(bǔ)辦證明、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證報(bào)告等。3.離職員工的大專(zhuān)畢業(yè)證原件及復(fù)印件，如有需要，還應(yīng)包括離職證明等相關(guān)材料。二、收集時(shí)間1.新入職員工應(yīng)在入職后的1個(gè)月內(nèi)將大專(zhuān)畢業(yè)證原件及復(fù)印件提交給人事部門(mén)。2.在職員工大專(zhuān)畢業(yè)證信息變更應(yīng)在變更后的10個(gè)工作日內(nèi)將相關(guān)證明材料提交給人事部門(mén)。3.離職員工應(yīng)在離職后的1個(gè)月內(nèi)將大專(zhuān)畢業(yè)證原件及復(fù)印件提交給人事部門(mén)，如有需要，還應(yīng)包括離職證明等相關(guān)材料。三、整理要求1.人事部門(mén)應(yīng)按照員工姓名、入職時(shí)間等信息對(duì)大專(zhuān)畢業(yè)證檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，并建立檔案目錄。2.大專(zhuān)畢業(yè)證原件應(yīng)妥善保管，不得隨意涂改、損壞或丟失。復(fù)印件應(yīng)與原件一致，并加蓋人事部門(mén)的公章。3.對(duì)于在職員工大專(zhuān)畢業(yè)證信息變更的相關(guān)證明材料，應(yīng)及時(shí)更新檔案中的信息，并在檔案目錄中進(jìn)行備注。4.離職員工的大專(zhuān)畢業(yè)證檔案應(yīng)單獨(dú)存放，并在檔案目錄中注明離職時(shí)間。檔案的保管與利用一、保管要求1.大專(zhuān)畢業(yè)證檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等功能。2.人事部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)大專(zhuān)畢業(yè)證檔案的保管工作，保管人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識(shí)和技能。3.檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)大專(zhuān)畢業(yè)證檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告人事部門(mén)負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。4.未經(jīng)人事部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，任何人不得私自查閱、借閱大專(zhuān)畢業(yè)證檔案。二、利用規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱大專(zhuān)畢業(yè)證檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案保管人員辦理查閱手續(xù)。2.查閱大專(zhuān)畢業(yè)證檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、損壞或丟失檔案。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案保管人員。3.公司外部單位或個(gè)人因工作需要查閱大專(zhuān)畢業(yè)證檔案的，應(yīng)出具正式的介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案保管人員辦理查閱手續(xù)。查閱人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給他人。4.檔案借閱期限一般為10個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案保管人員。檔案的銷(xiāo)毀一、銷(xiāo)毀條件1.大專(zhuān)畢業(yè)證檔案保管期限已滿，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.大專(zhuān)畢業(yè)證檔案因損壞、丟失等原因無(wú)法繼續(xù)使用的。二、銷(xiāo)毀程序1.人事部門(mén)應(yīng)將擬銷(xiāo)毀的大專(zhuān)畢業(yè)證檔案清單報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的大專(zhuān)畢業(yè)證檔案清單應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為7個(gè)工作日。3.公示期滿后，無(wú)異議的大專(zhuān)畢業(yè)證檔案由檔案保管人員進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)至少有兩人在場(chǎng)，并在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的大專(zhuān)畢業(yè)證