購買機制與管理制度

購買機制與管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司各類物資及服務(wù)的購買行為，確保購買活動的合法性、合理性、公正性和透明度，提高資金使用效益，保障公司運營的順利進行。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及分支機構(gòu)的所有購買活動，包括但不限于辦公用品、設(shè)備采購、原材料采購、服務(wù)外包等。3.基本原則合法性原則：購買活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。公平公正原則：在購買過程中，應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，確保競爭的公正性。效益原則：追求購買成本的合理性和效益的最大化，綜合考慮質(zhì)量、價格、服務(wù)等因素。內(nèi)部控制原則：建立健全內(nèi)部控制機制，防范購買風險。二、購買計劃與預(yù)算管理1.購買計劃編制各部門應(yīng)根據(jù)年度工作目標、業(yè)務(wù)需求和實際庫存情況，于每年末編制下一年度的購買計劃。購買計劃應(yīng)詳細列出所需物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。對于臨時性或緊急性的購買需求，應(yīng)填寫臨時購買申請表，說明需求原因、預(yù)計金額等，按規(guī)定審批后實施。2.預(yù)算管理財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營預(yù)算，對各部門的購買計劃進行審核，確定購買預(yù)算額度。購買預(yù)算一經(jīng)確定，原則上不得隨意調(diào)整。如因特殊原因需要調(diào)整，應(yīng)按規(guī)定程序進行審批。各部門應(yīng)嚴格控制購買支出，確保在預(yù)算范圍內(nèi)進行購買活動。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇建立供應(yīng)商信息庫，收集、整理供應(yīng)商的基本資料、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等信息。根據(jù)購買需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選潛在供應(yīng)商，通過招標、詢價、邀請報價等方式進行采購。對于重要物資或服務(wù)的供應(yīng)商選擇，應(yīng)組織相關(guān)部門進行實地考察，評估其綜合實力和信譽。2.供應(yīng)商評估與考核定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進行評估和考核。評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施，如警告、暫停合作、取消合作等。根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，對供應(yīng)商信息庫進行動態(tài)調(diào)整，淘汰不合格供應(yīng)商，引入優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。3.供應(yīng)商關(guān)系管理與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作，定期召開供應(yīng)商會議，反饋公司需求和意見，共同解決合作中存在的問題。建立供應(yīng)商激勵機制，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎勵，如優(yōu)先合作、增加訂單量等。四、購買流程1.購買申請需求部門填寫購買申請表，詳細說明購買物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時間等內(nèi)容，并簽字蓋章。購買申請表應(yīng)經(jīng)部門負責人審核簽字，對于金額較大或重要的購買申請，還需報分管領(lǐng)導審批。2.采購審批財務(wù)部門對購買申請的預(yù)算金額進行審核，確保在預(yù)算范圍內(nèi)。采購部門根據(jù)購買申請，進行采購方式的選擇和采購流程的安排。對于達到招標限額標準的采購項目，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)進行招標采購。采購審批流程應(yīng)明確各級審批人員的職責和權(quán)限，確保審批的規(guī)范和高效。3.采購實施采購部門根據(jù)審批后的購買申請，制定采購方案，包括采購文件編制、發(fā)布采購信息、組織開標評標等。在采購過程中，應(yīng)嚴格按照采購文件的要求進行操作，確保采購活動的公正性和合法性。與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。4.驗收付款物資到貨后，采購部門應(yīng)及時通知使用部門和質(zhì)量檢驗部門進行驗收。質(zhì)量檢驗部門按照合同約定的質(zhì)量標準對物資進行檢驗，出具檢驗報告。對于驗收合格的物資，使用部門應(yīng)在驗收單上簽字確認。財務(wù)部門根據(jù)驗收單、采購合同、發(fā)票等憑證進行審核，辦理付款手續(xù)。對于不符合合同約定的物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，或按照合同約定扣除相應(yīng)款項。五、購買方式1.招標采購對于金額較大、技術(shù)復雜、競爭充分的物資或服務(wù)采購項目，應(yīng)采用招標采購方式。招標采購應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序進行，包括發(fā)布招標公告、編制招標文件、發(fā)售招標文件、開標評標、定標等環(huán)節(jié)。招標采購應(yīng)組建評標委員會，評標委員會由公司內(nèi)部相關(guān)部門人員和外部專家組成，負責對投標文件進行評審和比較，推薦中標候選人。2.詢價采購對于采購金額較小、規(guī)格標準統(tǒng)一、市場貨源充足的物資采購項目，可采用詢價采購方式。詢價采購應(yīng)向至少三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求供應(yīng)商報價，并對報價進行比較，選擇報價合理、信譽良好的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。3.單一來源采購符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。單一來源采購應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批，確保采購的必要性和合理性。六、購買合同管理1.合同簽訂采購部門應(yīng)在采購活動確定成交供應(yīng)商后，及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)完整、準確、清晰。采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法律部門或法律顧問審核，確保合同的合法性和有效性。2.合同執(zhí)行采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量標準等要求履行交貨義務(wù)，提供售后服務(wù)。如因供應(yīng)商原因?qū)е潞贤瑹o法履行或延遲履行，采購部門應(yīng)及時采取措施，追究供應(yīng)商的違約責任。3.合同變更與解除在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。如因不可抗力或其他法定原因需要解除合同，采購部門應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定辦理解除手續(xù)，并及時通知相關(guān)部門。七、購買監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對購買活動進行審計監(jiān)督，檢查購買程序的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、資金使用情況等。各部門應(yīng)配合內(nèi)部審計部門的工作，提供相關(guān)資料和信息。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時整改，并將整改情況報告內(nèi)部審計部門。2.外部監(jiān)督公司應(yīng)接受政府有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如財政部門、審計部門、監(jiān)察部門等。對于涉及公共利益、社會關(guān)注度高的采購項目，應(yīng)主動接受社會監(jiān)督，及時公開采購信息，保障公眾的知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)。八、違規(guī)處理1.對于在購買活動中違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包