房屋托管合同管理制度

房屋托管合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司房屋托管業(yè)務(wù)的規(guī)范化管理，明確房屋托管合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的操作流程和責(zé)任，保障公司和客戶的合法權(quán)益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及房屋托管業(yè)務(wù)的部門(mén)及員工。3.基本原則房屋托管合同管理應(yīng)遵循合法、公平、公正、誠(chéng)實(shí)守信的原則，確保合同的簽訂和履行符合法律法規(guī)及公司規(guī)定，維護(hù)公司良好的市場(chǎng)形象和經(jīng)濟(jì)利益。二、合同簽訂管理1.客戶接待與需求溝通業(yè)務(wù)人員接待客戶時(shí)，應(yīng)熱情、專業(yè)，詳細(xì)了解客戶房屋托管需求，包括房屋位置、面積、戶型、托管期限、預(yù)期租金價(jià)格等信息，并做好記錄。向客戶介紹公司房屋托管業(yè)務(wù)流程、服務(wù)內(nèi)容、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)事項(xiàng)，解答客戶疑問(wèn)，確?？蛻魧?duì)業(yè)務(wù)有清晰的認(rèn)識(shí)。2.房源信息收集與核實(shí)業(yè)務(wù)人員根據(jù)客戶提供的房屋信息，對(duì)房源進(jìn)行實(shí)地查看，核實(shí)房屋現(xiàn)狀，包括房屋結(jié)構(gòu)、裝修情況、設(shè)施設(shè)備完好程度等，并拍攝房屋照片留存。收集房屋產(chǎn)權(quán)證明、業(yè)主身份證明等相關(guān)資料復(fù)印件，確保房源信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.合同條款擬定與審核法務(wù)人員根據(jù)公司業(yè)務(wù)要求和法律法規(guī)規(guī)定，結(jié)合具體房源情況，擬定房屋托管合同模板。合同條款應(yīng)明確雙方權(quán)利義務(wù)、租金支付方式、房屋維修責(zé)任、違約責(zé)任等重要內(nèi)容。業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)合同條款進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核合同條款是否符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求，是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)。初審?fù)ㄟ^(guò)后，將合同提交至法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門(mén)對(duì)合同進(jìn)行全面法律審核，確保合同條款合法合規(guī)，不存在法律漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通修改，直至合同條款符合要求。4.合同簽訂流程經(jīng)審核通過(guò)的合同，由業(yè)務(wù)人員與客戶進(jìn)行溝通協(xié)商，確?？蛻魧?duì)合同條款無(wú)異議?？蛻艉凸痉ǘù砣嘶蚴跈?quán)代表在合同上簽字（或蓋章），并加蓋公司合同專用章。合同一式多份，雙方各執(zhí)一份，公司相關(guān)部門(mén)留存?zhèn)浞荨I(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)將簽訂后的合同原件交至公司檔案室進(jìn)行歸檔，并做好合同編號(hào)、登記等相關(guān)記錄。同時(shí)，將合同復(fù)印件分發(fā)給財(cái)務(wù)部門(mén)、運(yùn)營(yíng)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)按照合同約定開(kāi)展工作。三、合同履行管理1.租金收取與支付財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)按照合同約定的租金支付方式和時(shí)間，及時(shí)向客戶收取租金。租金收取方式可包括銀行轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金支付、第三方支付平臺(tái)等，具體方式在合同中明確約定。財(cái)務(wù)人員在收到租金后，應(yīng)及時(shí)核對(duì)租金金額、支付方式等信息，并開(kāi)具收款憑證。收款憑證應(yīng)注明租金所屬期間、房屋地址、收款日期等內(nèi)容。根據(jù)合同約定，財(cái)務(wù)部門(mén)按照規(guī)定的時(shí)間和方式向業(yè)主支付租金。支付租金前，財(cái)務(wù)人員應(yīng)核對(duì)業(yè)主收款賬戶信息，確保支付準(zhǔn)確無(wú)誤。同時(shí)，做好租金支付記錄，留存相關(guān)支付憑證。2.房屋維護(hù)與維修運(yùn)營(yíng)部門(mén)負(fù)責(zé)建立房屋維護(hù)檔案，記錄房屋設(shè)施設(shè)備的使用情況、維修歷史等信息。定期對(duì)托管房屋進(jìn)行巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理房屋存在的問(wèn)題，確保房屋正常使用。對(duì)于客戶反饋的房屋維修問(wèn)題，運(yùn)營(yíng)部門(mén)應(yīng)及時(shí)響應(yīng)，安排維修人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查看，確定維修方案和維修費(fèi)用。維修費(fèi)用在合同約定的范圍內(nèi)的，由運(yùn)營(yíng)部門(mén)直接安排維修；超出合同約定范圍的，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通協(xié)商，取得客戶同意后方可進(jìn)行維修。維修人員負(fù)責(zé)按照維修方案進(jìn)行維修工作，確保維修質(zhì)量。維修完成后，維修人員應(yīng)填寫(xiě)維修記錄，包括維修時(shí)間、維修內(nèi)容、維修費(fèi)用等信息，并由客戶簽字確認(rèn)。運(yùn)營(yíng)部門(mén)對(duì)維修記錄進(jìn)行審核后，交至財(cái)務(wù)部門(mén)作為費(fèi)用結(jié)算的依據(jù)。3.客戶溝通與服務(wù)業(yè)務(wù)人員應(yīng)定期與客戶溝通，了解客戶對(duì)房屋托管服務(wù)的滿意度，及時(shí)解答客戶疑問(wèn)，處理客戶投訴。溝通方式可包括電話、短信、郵件、上門(mén)拜訪等。運(yùn)營(yíng)部門(mén)負(fù)責(zé)收集客戶反饋意見(jiàn)，對(duì)客戶提出的問(wèn)題和建議進(jìn)行整理分析，并及時(shí)采取措施加以改進(jìn)。對(duì)于客戶投訴，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予客戶答復(fù)和處理結(jié)果，確保客戶滿意。公司定期開(kāi)展客戶滿意度調(diào)查，了解客戶對(duì)公司房屋托管業(yè)務(wù)整體服務(wù)質(zhì)量的評(píng)價(jià)。根據(jù)調(diào)查結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化服務(wù)流程和服務(wù)質(zhì)量，提升客戶滿意度。四、合同變更管理1.變更情形房屋托管合同在履行過(guò)程中，如遇以下情形之一，可進(jìn)行合同變更：房屋托管期限變更；租金價(jià)格調(diào)整；房屋維修責(zé)任變更；其他經(jīng)雙方協(xié)商一致同意變更的事項(xiàng)。2.變更申請(qǐng)與審批當(dāng)出現(xiàn)合同變更情形時(shí)，業(yè)務(wù)人員應(yīng)填寫(xiě)《房屋托管合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容等信息，并提交至業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查變更事項(xiàng)是否合理、是否符合公司業(yè)務(wù)規(guī)定和客戶利益。審核通過(guò)后，將變更申請(qǐng)?zhí)峤恢练▌?wù)部門(mén)進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門(mén)對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行法律審核，確保變更后的合同條款合法合規(guī)。審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)情況和法律意見(jiàn)，對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，變更申請(qǐng)生效。3.變更合同簽訂業(yè)務(wù)人員根據(jù)審批通過(guò)的變更申請(qǐng)，與客戶協(xié)商簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更后的合同條款，雙方簽字（或蓋章）確認(rèn)后生效。變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)將變更協(xié)議原件交至公司檔案室進(jìn)行歸檔，并做好相關(guān)記錄。同時(shí)，將變更協(xié)議復(fù)印件分發(fā)給財(cái)務(wù)部門(mén)、運(yùn)營(yíng)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)按照變更后的合同約定開(kāi)展工作。五、合同終止管理1.終止情形房屋托管合同在履行過(guò)程中，如遇以下情形之一，合同終止：合同期滿，雙方未續(xù)簽；雙方協(xié)商一致提前解除合同；因不可抗力或其他不可預(yù)見(jiàn)、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法履行；一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同；其他符合法律法規(guī)規(guī)定或合同約定的終止情形。2.終止通知與手續(xù)辦理當(dāng)出現(xiàn)合同終止情形時(shí)，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)通知客戶，并向客戶發(fā)送《房屋托管合同終止通知書(shū)》，明確告知合同終止的原因、時(shí)間等信息。業(yè)務(wù)人員與客戶按照合同約定和公司規(guī)定，辦理合同終止手續(xù)。包括房屋交接、租金結(jié)算、費(fèi)用清算、物品歸還等事項(xiàng)。運(yùn)營(yíng)部門(mén)負(fù)責(zé)組織房屋交接工作，確保房屋設(shè)施設(shè)備完好、物品齊全。交接過(guò)程中，雙方應(yīng)填寫(xiě)《房屋交接清單》，詳細(xì)記錄房屋交接情況，并簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)按照合同約定和實(shí)際履行情況，進(jìn)行租金結(jié)算和費(fèi)用清算。結(jié)算完成后，向客戶開(kāi)具結(jié)算清單，并辦理相關(guān)財(cái)務(wù)手續(xù)。3.合同終止后的資料歸檔合同終止后，業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)將合同終止相關(guān)資料整理歸檔，包括合同終止通知書(shū)、房屋交接清單、租金結(jié)算清單、費(fèi)用清算記錄等。歸檔資料應(yīng)妥善保管，以備查閱。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估法務(wù)部門(mén)定期對(duì)公司房屋托管合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)排查，識(shí)別合同簽訂、履行過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，如法律風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)等。對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、加強(qiáng)審核、完善合同條款等措施加以防范；對(duì)于中風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，應(yīng)采取定期檢查、及時(shí)溝通、適當(dāng)控制等措施進(jìn)行管理；對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，應(yīng)采取一般關(guān)注、適時(shí)提醒等措施予以關(guān)注。加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)人員的風(fēng)險(xiǎn)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，確保在合同簽訂和履行過(guò)程中能夠有效識(shí)別和應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警建立合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生變化或出現(xiàn)新的風(fēng)險(xiǎn)跡象時(shí)，及時(shí)發(fā)出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門(mén)和人員采取措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)，避免風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大造成損失。七、合同檔案管理1.檔案收集與整理業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)在合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)結(jié)束后，及時(shí)將相關(guān)合同資料收集齊全，包括合同原件、復(fù)印件、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、終止通知書(shū)、房屋交接清單、租金結(jié)算清單、費(fèi)用清算記錄等。將收集到的合同資料按照時(shí)間順序、類別進(jìn)行整理，確保資料完整、有序。2.檔案歸檔與保管整理好的合同資料由業(yè)務(wù)人員交至公司檔案室進(jìn)行歸檔。檔案室按照檔案管理規(guī)定，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類存放，并建立檔案索引和目錄，便于查詢和管理。合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全性和完整性。檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室工作人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、損壞。因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。借閱期限