項(xiàng)目收發(fā)貨管理制度

項(xiàng)目收發(fā)貨管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目收發(fā)貨管理，規(guī)范收發(fā)貨流程，確保項(xiàng)目物資的準(zhǔn)確收發(fā)、安全保管和合理使用，保障項(xiàng)目順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項(xiàng)目的物資收發(fā)貨管理活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、零部件、辦公用品等各類(lèi)物資。（三）職責(zé)分工1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)項(xiàng)目需求，負(fù)責(zé)制定物資采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)物資的驗(yàn)收、入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管、發(fā)放等工作。建立物資庫(kù)存臺(tái)賬，定期盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，做好防潮、防火、防盜等工作。3.項(xiàng)目部門(mén)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度，提前向采購(gòu)部門(mén)提交物資需求計(jì)劃。負(fù)責(zé)對(duì)所接收的物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和數(shù)量核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通解決。合理安排物資的使用，避免浪費(fèi)和積壓。4.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保物資符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和項(xiàng)目要求。出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，對(duì)不合格物資提出處理意見(jiàn)。二、物資采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.項(xiàng)目部門(mén)應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算、施工進(jìn)度計(jì)劃等，提前[X]個(gè)工作日向采購(gòu)部門(mén)提交物資需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息。2.采購(gòu)部門(mén)接到需求計(jì)劃后，進(jìn)行匯總分析，結(jié)合庫(kù)存情況，制定物資采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的種類(lèi)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等進(jìn)行評(píng)估和審核。2.選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、交貨期準(zhǔn)時(shí)的供應(yīng)商。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題、交貨期延誤、價(jià)格不合理等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改。如供應(yīng)商整改不力，采購(gòu)部門(mén)有權(quán)暫停或終止與其合作。（三）采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行1.采購(gòu)合同應(yīng)明確物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浧谘诱`或物資質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商追究責(zé)任，并采取相應(yīng)的措施，減少對(duì)項(xiàng)目的影響。3.物資到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提前通知倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。三、物資驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)接到采購(gòu)部門(mén)的到貨通知后，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作，并根據(jù)物資的特點(diǎn)和驗(yàn)收要求，準(zhǔn)備好驗(yàn)收工具和場(chǎng)地。2.驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉物資的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法，掌握相關(guān)的質(zhì)量知識(shí)和技能。（二）驗(yàn)收流程1.物資到貨后，驗(yàn)收人員應(yīng)首先核對(duì)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息是否與采購(gòu)合同一致。2.對(duì)物資的外觀、包裝進(jìn)行檢查，查看是否有損壞、變形、受潮等情況。3.按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，對(duì)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。對(duì)于需要進(jìn)行理化性能檢驗(yàn)的物資，應(yīng)送質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)進(jìn)行檢驗(yàn)。4.驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。驗(yàn)收不合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫(xiě)不合格物資報(bào)告，注明不合格原因，報(bào)采購(gòu)部門(mén)和質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)處理。（三）不合格物資處理1.采購(gòu)部門(mén)接到不合格物資報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。2.如供應(yīng)商不同意處理意見(jiàn)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同條款，追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。3.對(duì)于因生產(chǎn)急需而采購(gòu)的不合格物資，項(xiàng)目部門(mén)應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可采取讓步接收的方式，但應(yīng)明確使用范圍和注意事項(xiàng)。讓步接收的不合格物資應(yīng)做好標(biāo)識(shí)和記錄，以便跟蹤管理。四、物資入庫(kù)管理（一）入庫(kù)手續(xù)辦理1.驗(yàn)收合格的物資，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)人員應(yīng)根據(jù)送貨單和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫(xiě)物資入庫(kù)單，注明物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.物資入庫(kù)單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交采購(gòu)部門(mén)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)入庫(kù)單及時(shí)登記物資庫(kù)存臺(tái)賬。（二）物資存儲(chǔ)1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)物資的性質(zhì)、特點(diǎn)和用途，對(duì)物資進(jìn)行分類(lèi)存放。物資應(yīng)存放在通風(fēng)、干燥、防潮、防火、防盜等條件良好的倉(cāng)庫(kù)內(nèi)。2.對(duì)于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物資，應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)區(qū)域，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)建立物資標(biāo)識(shí)管理制度，對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)明物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、批次、入庫(kù)時(shí)間等信息，以便于識(shí)別和管理。（三）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)周期為[X]月/季度/年。2.盤(pán)點(diǎn)前，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)制定盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)范圍、時(shí)間、人員、方法等。盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等信息，并做好記錄。3.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整處理。五、物資發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.物資發(fā)放應(yīng)遵循“先進(jìn)先出、急用先發(fā)”的原則，確保物資的合理使用。2.物資發(fā)放應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自發(fā)放物資。（二）發(fā)放流程1.項(xiàng)目部門(mén)因工作需要領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.物資領(lǐng)用申請(qǐng)表應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)項(xiàng)目部門(mén)留存，一聯(lián)交倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)接到物資領(lǐng)用申請(qǐng)表后，應(yīng)核對(duì)申請(qǐng)信息是否完整、準(zhǔn)確，審批手續(xù)是否齊全。如審核通過(guò)，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)物資庫(kù)存情況，及時(shí)發(fā)放物資，并填寫(xiě)物資發(fā)放單。4.物資發(fā)放單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交項(xiàng)目部門(mén)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)物資發(fā)放單及時(shí)登記物資庫(kù)存臺(tái)賬。（三）特殊物資發(fā)放1.對(duì)于貴重物資、易燃易爆物資、有毒有害物資等特殊物資的發(fā)放，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和管理。2.特殊物資發(fā)放時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)要求領(lǐng)用人員填寫(xiě)特殊物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照批準(zhǔn)的數(shù)量和用途發(fā)放特殊物資，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括物資名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人員、用途等信息。六、物資退貨管理（一）退貨原因1.因采購(gòu)物資質(zhì)量不合格、規(guī)格型號(hào)不符、數(shù)量多余等原因，需要退貨的，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商辦理退貨手續(xù)。2.因項(xiàng)目變更、取消等原因，導(dǎo)致已采購(gòu)的物資不需要使用的，由項(xiàng)目部門(mén)提出退貨申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商辦理退貨手續(xù)。（二）退貨流程1.采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商一致后，應(yīng)填寫(xiě)物資退貨申請(qǐng)表，注明退貨物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、退貨原因等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。2.物資退貨申請(qǐng)表應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)采購(gòu)部門(mén)留存，一聯(lián)交倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)接到物資退貨申請(qǐng)表后，應(yīng)核對(duì)退貨物資的信息是否與申請(qǐng)表一致，并做好退貨物資的清點(diǎn)和保管工作。4.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨手續(xù)。退貨時(shí)，應(yīng)要求供應(yīng)商提供退貨證明，并確保退貨物資的安全運(yùn)輸。5.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)退貨證明和實(shí)際退貨情況，填寫(xiě)物資退貨單，并及時(shí)登記物資庫(kù)存臺(tái)賬。物資退貨單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交采購(gòu)部門(mén)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)。七、物資報(bào)廢管理（一）報(bào)廢條件1.物資因損壞、過(guò)期、變質(zhì)等原因，無(wú)法正常使用的，可申請(qǐng)報(bào)廢。2.因技術(shù)更新、設(shè)備改造等原因，原使用的物資已不再適用的，可申請(qǐng)報(bào)廢。3.因自然災(zāi)害、意外事故等不可抗力因素，導(dǎo)致物資損壞無(wú)法使用的，可申請(qǐng)報(bào)廢。（二）報(bào)廢流程1.使用部門(mén)或倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)發(fā)現(xiàn)物資符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)物資報(bào)廢申請(qǐng)表，注明報(bào)廢物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.物資報(bào)廢申請(qǐng)表應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)使用部門(mén)或倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)，一聯(lián)交資產(chǎn)管理部門(mén)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)物資報(bào)廢申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)報(bào)廢物資的賬面價(jià)值，并提出處理意見(jiàn)。4.資產(chǎn)管理部門(mén)對(duì)物資報(bào)廢申請(qǐng)表進(jìn)行審批，如批準(zhǔn)報(bào)廢，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢物資進(jìn)行清理和處置。5.報(bào)廢物資處置方式包括變賣(mài)、捐贈(zèng)、報(bào)廢銷(xiāo)毀等。變賣(mài)報(bào)廢物資的收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門(mén)。（三）報(bào)廢物資處置記錄1.資產(chǎn)管理部門(mén)應(yīng)建立報(bào)廢物資處置記錄臺(tái)賬，對(duì)報(bào)廢物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、報(bào)廢原因、處置方式、處置時(shí)間、處置收入等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.報(bào)廢物資處置記錄臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和清理，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目收發(fā)貨管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、物資驗(yàn)收情況、入庫(kù)管理情況、發(fā)放管理情況、退貨管理情況、報(bào)廢管理情況等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專(zhuān)項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。檢查人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)檢查記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司應(yīng)建立項(xiàng)目收發(fā)貨管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)、項(xiàng)目部門(mén)等相關(guān)部門(mén)和人員的收發(fā)貨管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括采購(gòu)計(jì)劃完成率、物資驗(yàn)收合格率、庫(kù)存準(zhǔn)確率、