材料設(shè)備供應(yīng)管理制度

材料設(shè)備供應(yīng)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司材料設(shè)備供應(yīng)管理，規(guī)范采購(gòu)流程，確保材料設(shè)備的及時(shí)供應(yīng)、質(zhì)量可靠、成本合理，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有材料設(shè)備的采購(gòu)、供應(yīng)、庫(kù)存管理等相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目需求等實(shí)際情況，合理確定材料設(shè)備的采購(gòu)數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購(gòu)。2.質(zhì)量第一原則：嚴(yán)格把控材料設(shè)備的質(zhì)量，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)的材料設(shè)備符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略、談判技巧等，降低采購(gòu)成本，提高資金使用效率。4.公開(kāi)公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、公正的原則，確保所有供應(yīng)商都有平等的機(jī)會(huì)參與競(jìng)爭(zhēng)，防止不正當(dāng)交易。5.及時(shí)供應(yīng)原則：確保材料設(shè)備按時(shí)、按量供應(yīng)到指定地點(diǎn)，避免因供應(yīng)不及時(shí)影響公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)進(jìn)度。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)公司需求選擇合適的供應(yīng)商，進(jìn)行采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同。2.跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保材料設(shè)備按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理，定期開(kāi)展供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)。（二）需求部門(mén)1.提出準(zhǔn)確、詳細(xì)的材料設(shè)備需求計(jì)劃，包括規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等，并對(duì)需求的合理性負(fù)責(zé)。2.參與供應(yīng)商的選擇和評(píng)估工作，提供技術(shù)支持和質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。3.負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)回來(lái)的材料設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量不符，及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)溝通并處理。（三）倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)材料設(shè)備的入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管和發(fā)放工作，確保庫(kù)存物資的安全、完整。2.建立庫(kù)存臺(tái)賬，定期盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存，及時(shí)掌握庫(kù)存動(dòng)態(tài)，為采購(gòu)決策提供依據(jù)。3.對(duì)庫(kù)存積壓物資進(jìn)行清理和處理，提出合理的庫(kù)存控制建議。（四）質(zhì)量控制部門(mén)1.制定材料設(shè)備的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程，對(duì)采購(gòu)的材料設(shè)備進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和監(jiān)督。2.參與供應(yīng)商的質(zhì)量評(píng)估工作，對(duì)不合格材料設(shè)備提出處理意見(jiàn)，防止不合格產(chǎn)品流入公司。（五）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核采購(gòu)合同，確保合同條款符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。2.辦理采購(gòu)款項(xiàng)的支付手續(xù)，對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，控制采購(gòu)費(fèi)用支出。3.協(xié)助采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行供應(yīng)商付款信用管理。三、采購(gòu)流程（一）需求計(jì)劃提報(bào)1.各需求部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度等，提前制定材料設(shè)備需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)明確材料設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)交貨時(shí)間等詳細(xì)信息。2.需求計(jì)劃需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門(mén)。如遇緊急需求，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)溝通，說(shuō)明情況并提供相關(guān)支持文件。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門(mén)收到需求計(jì)劃后，結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行綜合分析，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)物資的詳細(xì)清單、采購(gòu)時(shí)間安排、預(yù)算金額等。2.對(duì)于金額較大、采購(gòu)周期較長(zhǎng)或技術(shù)復(fù)雜的材料設(shè)備，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行專題討論，評(píng)估采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的采購(gòu)策略。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)情況等相關(guān)資料，建立供應(yīng)商信息庫(kù)。3.采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或樣品評(píng)審，評(píng)估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、售后服務(wù)能力、價(jià)格水平等方面的情況。4.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇若干家合格的供應(yīng)商作為候選對(duì)象，并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、評(píng)估記錄、合作歷史、交易情況等內(nèi)容。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，就采購(gòu)物資的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取最有利的采購(gòu)條件。2.談判過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)做好記錄，明確雙方達(dá)成的共識(shí)和分歧。對(duì)于重要條款，應(yīng)經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。3.根據(jù)談判結(jié)果，起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、完整、清晰。4.采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)審核，再報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，由采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂正式合同。（五）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物資的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量要求等信息。2.采購(gòu)訂單下達(dá)后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量生產(chǎn)和交付貨物。（六）到貨驗(yàn)收1.材料設(shè)備到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提前通知需求部門(mén)和倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)會(huì)同需求部門(mén)按照合同要求和質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)到貨的材料設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀質(zhì)量、技術(shù)資料等。3.對(duì)于重要的材料設(shè)備或技術(shù)復(fù)雜的物資，質(zhì)量控制部門(mén)應(yīng)參與驗(yàn)收工作，進(jìn)行專業(yè)的質(zhì)量檢驗(yàn)和測(cè)試。4.如發(fā)現(xiàn)到貨的材料設(shè)備存在質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量不符，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《驗(yàn)收不合格報(bào)告》，注明問(wèn)題詳情，并通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決。（七）入庫(kù)與付款1.驗(yàn)收合格的材料設(shè)備由倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單，注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。入庫(kù)單一式多聯(lián)，分別交采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、需求部門(mén)等留存。2.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)入庫(kù)單和采購(gòu)合同，整理相關(guān)憑證，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)辦理付款手續(xù)。財(cái)務(wù)部門(mén)審核無(wú)誤后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間支付貨款。3.對(duì)于存在質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量不符的材料設(shè)備，在未解決之前，財(cái)務(wù)部門(mén)暫不支付相應(yīng)款項(xiàng)，待問(wèn)題解決后再行處理。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.新供應(yīng)商申請(qǐng)合作時(shí)，應(yīng)向采購(gòu)部門(mén)提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》，并提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)證明等相關(guān)資料。2.采購(gòu)部門(mén)對(duì)新供應(yīng)商的資料進(jìn)行初審，符合基本條件的供應(yīng)商進(jìn)入實(shí)地考察或樣品評(píng)審環(huán)節(jié)。3.實(shí)地考察或樣品評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的供應(yīng)商，經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，納入公司合格供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估周期一般為每年一次。評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作配合度等方面。2.評(píng)估方式可采用問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析、客戶反饋等多種形式。采購(gòu)人員應(yīng)收集相關(guān)評(píng)估信息，填寫(xiě)《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表》。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和更多的合作機(jī)會(huì)；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，發(fā)出書(shū)面警告，要求其限期整改；對(duì)于整改后仍不符合要求的供應(yīng)商，取消其合格供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商淘汰1.當(dāng)供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出淘汰建議：連續(xù)兩次評(píng)估不合格；提供的產(chǎn)品出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題，給公司造成重大損失；交貨期經(jīng)常延誤，嚴(yán)重影響公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)進(jìn)度；違反合同約定，存在嚴(yán)重的商業(yè)欺詐行為；其他不符合公司合作要求的情況。2.供應(yīng)商淘汰建議經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，正式通知供應(yīng)商，并終止與其的合作關(guān)系。（四）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商保持密切的溝通與合作，定期召開(kāi)供應(yīng)商會(huì)議，及時(shí)傳達(dá)公司需求和要求，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和問(wèn)題。2.對(duì)于供應(yīng)商提出的合理建議和意見(jiàn)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取并積極采納，共同尋求改進(jìn)合作的方式和方法。3.在供應(yīng)商遇到困難時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況給予適當(dāng)?shù)闹С趾蛶椭⒘己玫暮献骰锇殛P(guān)系。五、庫(kù)存管理（一）庫(kù)存規(guī)劃1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)和歷史數(shù)據(jù)，結(jié)合采購(gòu)周期、安全庫(kù)存等因素，制定合理的庫(kù)存規(guī)劃。庫(kù)存規(guī)劃應(yīng)明確各類(lèi)材料設(shè)備的最高庫(kù)存、最低庫(kù)存、安全庫(kù)存等指標(biāo)。2.庫(kù)存規(guī)劃需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，嚴(yán)格按照規(guī)劃執(zhí)行庫(kù)存管理。（二）入庫(kù)管理1.材料設(shè)備到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)送貨單、采購(gòu)訂單、入庫(kù)單等相關(guān)憑證，對(duì)物資進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收。驗(yàn)收無(wú)誤后，辦理入庫(kù)手續(xù)，將物資存放到指定的倉(cāng)庫(kù)區(qū)域。2.入庫(kù)物資應(yīng)按照類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存放，擺放整齊，并做好標(biāo)識(shí)。標(biāo)識(shí)應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、批次、入庫(kù)時(shí)間等信息。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)將入庫(kù)信息錄入庫(kù)存管理系統(tǒng)，確保庫(kù)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（三）存儲(chǔ)管理1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保庫(kù)存物資的安全。2.定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，查看物資的質(zhì)量狀況、數(shù)量是否相符等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)記錄并報(bào)告相關(guān)部門(mén)處理。3.對(duì)于易損、易變質(zhì)的材料設(shè)備，應(yīng)采取特殊的存儲(chǔ)措施，如密封保存、低溫存儲(chǔ)等，并定期檢查其質(zhì)量變化情況。（四）出庫(kù)管理1.需求部門(mén)領(lǐng)用材料設(shè)備時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《領(lǐng)料單》，注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審批。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)審批后的《領(lǐng)料單》發(fā)放物資，發(fā)放時(shí)應(yīng)核對(duì)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，確保與領(lǐng)料單一致。3.物資發(fā)放后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)更新庫(kù)存管理系統(tǒng)，減少相應(yīng)的庫(kù)存數(shù)量，并將領(lǐng)料單存檔。（五）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期一般為每月一次或每季度一次。盤(pán)點(diǎn)可采用實(shí)地盤(pán)點(diǎn)或賬面盤(pán)點(diǎn)的方式進(jìn)行。2.實(shí)地盤(pán)點(diǎn)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)逐一清點(diǎn)庫(kù)存物資的實(shí)際數(shù)量，并與庫(kù)存管理系統(tǒng)中的賬面數(shù)量進(jìn)行核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，填寫(xiě)《盤(pán)盈盤(pán)虧報(bào)告表》，注明差異情況及原因分析。3.對(duì)于盤(pán)盈或盤(pán)虧的物資，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。盤(pán)盈物資應(yīng)查明原因后入賬；盤(pán)虧物資如屬正常損耗，經(jīng)審批后核銷(xiāo)；如屬人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。4.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)編寫(xiě)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，總結(jié)盤(pán)點(diǎn)情況，提出改進(jìn)庫(kù)存管理的建議和措施。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督小組，成員包括采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)材料設(shè)備供應(yīng)管理過(guò)程進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保各項(xiàng)制度和流程的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商選擇與管理、采購(gòu)合同簽訂與履行、庫(kù)存管理等方面的工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)材料設(shè)備供應(yīng)管理工作進(jìn)展情況，接受公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）考核辦法1.制定材料設(shè)備供應(yīng)管理工作考核指標(biāo)體系，對(duì)采購(gòu)部門(mén)、需求部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)包括采購(gòu)任務(wù)完成率、采購(gòu)成本控制、物資