公司土建文件管理制度

公司土建文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司土建文件的規(guī)范化管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和有效性，提高工作效率，保障公司土建項目的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有土建項目相關(guān)文件的管理，包括但不限于項目規(guī)劃、設(shè)計圖紙、施工方案、技術(shù)交底、工程變更、驗收報告等各類文件。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的文件管理部門，對土建文件進行集中統(tǒng)一管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分級負責(zé)原則：根據(jù)文件的重要性和涉及范圍，明確各級部門和人員在文件管理中的職責(zé)，做到各司其職，各負其責(zé)。3.及時準(zhǔn)確原則：文件的形成、傳遞、處理應(yīng)及時、準(zhǔn)確，確保文件能夠及時反映項目實際情況，為項目決策和實施提供可靠依據(jù)。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保土建文件的安全，防止文件泄露、丟失或損壞。二、文件管理職責(zé)（一）文件管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司土建文件管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.負責(zé)土建文件的收集、整理、歸檔、保管和查閱等日常管理工作。3.定期對土建文件進行清理和鑒定，確保文件的完整性和有效性。4.負責(zé)組織對重要土建文件的備份和存儲，防止文件丟失或損壞。5.協(xié)助其他部門做好文件管理相關(guān)工作，提供必要的技術(shù)支持和培訓(xùn)。（二）項目部門職責(zé)1.負責(zé)本部門土建文件的形成、收集、整理和初步審核工作，確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。2.按照文件管理部門的要求，及時將本部門的土建文件移交歸檔，并配合文件管理部門做好文件的查閱和借閱工作。3.在項目實施過程中，嚴格按照文件管理制度的規(guī)定使用和保管文件，不得擅自修改、刪除或銷毀文件。4.負責(zé)對本部門形成的文件進行分類和編號，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。（三）文件形成人員職責(zé)1.按照公司文件管理要求，認真做好文件的起草、編制和審核工作，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范、完整。2.在文件形成過程中，及時與相關(guān)部門和人員溝通協(xié)調(diào)，確保文件的有效性和可操作性。3.對已形成的文件進行妥善保管，防止文件丟失或損壞，并按照規(guī)定及時移交歸檔。三、文件分類與編號（一）文件分類1.項目規(guī)劃文件：包括項目可行性研究報告、項目立項批復(fù)、項目規(guī)劃設(shè)計方案等。2.設(shè)計圖紙文件：包括土建工程的初步設(shè)計圖紙、施工圖設(shè)計圖紙、設(shè)計變更圖紙等。3.施工方案文件：包括施工組織設(shè)計、專項施工方案、施工技術(shù)措施等。4.技術(shù)交底文件：包括施工單位向作業(yè)班組進行的技術(shù)交底記錄、技術(shù)交底會議紀(jì)要等。5.工程變更文件：包括工程變更申請、工程變更審批文件、工程變更通知單等。6.施工記錄文件：包括施工日志、工程測量記錄、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄等。7.質(zhì)量驗收文件：包括分項工程質(zhì)量驗收記錄、分部工程質(zhì)量驗收記錄、單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄等。8.安全管理文件：包括安全生產(chǎn)許可證、安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報告等。9.其他文件：包括與土建項目相關(guān)的合同文件、會議紀(jì)要、來往信函等。（二）文件編號1.文件編號采用“項目名稱+文件類別+年份+流水號”的格式，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.項目名稱：填寫土建項目的具體名稱。3.文件類別：按照上述文件分類填寫相應(yīng)的類別代碼。4.年份：填寫文件形成的年份，采用公元紀(jì)年，如“2023”。5.流水號：按照文件形成的先后順序依次編號，從“001”開始。例如：某土建項目的施工組織設(shè)計文件編號為“XX項目施工組織設(shè)計2023001”。四、文件的形成與收集（一）文件形成1.文件形成人員應(yīng)根據(jù)項目實際情況和工作需要，按照公司文件管理要求，認真起草、編制各類文件。2.文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范、完整，符合國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，同時應(yīng)結(jié)合公司實際情況，具有可操作性。3.文件形成過程中，應(yīng)嚴格執(zhí)行文件審核制度，確保文件質(zhì)量。一般文件由文件形成部門負責(zé)人審核，重要文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后方可生效。（二）文件收集1.項目部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門土建文件的收集工作，確保文件收集的及時性和完整性。2.文件收集人員應(yīng)定期對本部門形成的文件進行清理和核對，將符合歸檔要求的文件及時移交文件管理部門。3.在項目實施過程中，如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，文件形成部門應(yīng)及時進行補制，并確保補制文件與原文件內(nèi)容一致。五、文件的整理與歸檔（一）文件整理1.文件管理部門收到項目部門移交的文件后，應(yīng)及時進行整理。整理工作包括對文件進行分類、編號、裝訂、編目等。2.分類：按照文件分類標(biāo)準(zhǔn)，將文件分為不同的類別，確保文件分類清晰、合理。3.編號：對整理后的文件按照文件編號規(guī)則進行編號，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。4.裝訂：對紙張大小不一致、破損或折疊的文件進行整理和裝訂，使其整齊、美觀。5.編目：編制文件目錄，詳細記錄文件的編號、名稱、日期、來源等信息，便于文件的查閱和管理。（二）文件歸檔1.文件整理完成后，應(yīng)及時進行歸檔。歸檔文件應(yīng)按照類別和時間順序排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明文件類別和存放位置。2.歸檔文件應(yīng)編制歸檔清單，一式兩份，一份由文件管理部門留存，一份交項目部門備案。3.對于重要的土建文件，應(yīng)進行電子文檔備份，并與紙質(zhì)文件一同歸檔。電子文檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的分類和編號進行命名和存儲，確保電子文檔與紙質(zhì)文件的一致性和關(guān)聯(lián)性。六、文件的保管與借閱（一）文件保管1.文件管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保文件的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的文件應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保文件的完整性和可讀性。4.嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及公司機密的文件應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止文件泄露。（二）文件借閱1.因工作需要借閱土建文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，交文件管理部門審批。2.文件管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請的內(nèi)容進行審核，對符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并在《文件借閱申請表》上簽字。3.借閱人憑批準(zhǔn)后的《文件借閱申請表》到文件管理部門領(lǐng)取文件，并在文件借閱登記本上簽字確認。4.文件借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞文件。如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，應(yīng)及時向文件管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。6.借閱人使用完畢后，應(yīng)及時將文件歸還文件管理部門，并在文件借閱登記本上簽字注銷。文件管理部門應(yīng)對歸還的文件進行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。七、文件的查閱與利用（一）文件查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱土建文件的，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，交文件管理部門審批。2.文件管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請的內(nèi)容進行審核，對符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并在《文件查閱申請表》上簽字。3.查閱人憑批準(zhǔn)后的《文件查閱申請表》到文件管理部門指定的地點查閱文件，查閱時應(yīng)在文件管理部門工作人員的監(jiān)督下進行，不得擅自將文件帶出查閱地點。4.如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)文件管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)印。復(fù)印后的文件應(yīng)加蓋文件管理部門的印章，并注明“復(fù)印件與原件一致”字樣。（二）文件利用1.文件管理部門應(yīng)積極為公司各部門提供文件利用服務(wù)，根據(jù)工作需要，及時整理和提供相關(guān)文件資料。2.鼓勵各部門對土建文件進行分析和研究，充分發(fā)揮文件的作用，為公司項目決策和管理提供支持。3.在文件利用過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或需要進一步完善的地方，應(yīng)及時向文件管理部門反饋，以便及時進行處理。八、文件的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的土建文件。2.因項目結(jié)束、撤銷或其他原因不再使用的土建文件。3.經(jīng)鑒定確認為無效或錯誤的土建文件。（二）銷毀程序1.文件管理部門應(yīng)定期對土建文件進行清理和鑒定，確定需要銷毀的文件清單，并填寫《文件銷毀申請表》，注明文件的名稱、編號、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀申請表》經(jīng)文件管理部門負責(zé)人審核簽字后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后的《文件銷毀申請表》交文件管理部門組織實