醫(yī)藥公司首營管理制度

醫(yī)藥公司首營管理制度總則一、目的為規(guī)范醫(yī)藥公司的首營業(yè)務(wù)管理，確保首營藥品的合法性、質(zhì)量可靠性和供應(yīng)穩(wěn)定性，保障患者用藥安全，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于醫(yī)藥公司所有首營藥品的采購管理，包括新供應(yīng)商的引進(jìn)、新藥品的引進(jìn)等相關(guān)業(yè)務(wù)活動。三、首營的定義首營是指醫(yī)藥公司向首次供應(yīng)藥品的生產(chǎn)企業(yè)或經(jīng)營企業(yè)購進(jìn)藥品的行為。四、管理原則1.合法性原則：首營藥品的采購必須符合國家法律法規(guī)和相關(guān)政策的要求，確保藥品的合法性。2.質(zhì)量可靠性原則：首營藥品的質(zhì)量必須可靠，供應(yīng)商必須具備相應(yīng)的資質(zhì)和質(zhì)量保證能力。3.供應(yīng)穩(wěn)定性原則：首營藥品的供應(yīng)必須穩(wěn)定，供應(yīng)商必須具備良好的商業(yè)信譽(yù)和供貨能力。4.全程管理原則：對首營藥品的采購管理實(shí)行全過程管理，從供應(yīng)商的選擇、資質(zhì)審核、合同簽訂到藥品的購進(jìn)、驗(yàn)收、儲存、銷售等環(huán)節(jié)都要進(jìn)行嚴(yán)格的管理和監(jiān)控。五、管理部門及職責(zé)1.采購部門（1）負(fù)責(zé)首營藥品的供應(yīng)商選擇、資質(zhì)審核、合同簽訂等工作。（2）負(fù)責(zé)首營藥品的購進(jìn)計(jì)劃編制、采購合同執(zhí)行、到貨驗(yàn)收等工作。（3）負(fù)責(zé)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。2.質(zhì)量管理部門（1）負(fù)責(zé)首營藥品的質(zhì)量審核，對供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力進(jìn)行評估。（2）負(fù)責(zé)首營藥品的質(zhì)量驗(yàn)收，對藥品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和把關(guān)。（3）負(fù)責(zé)建立首營藥品的質(zhì)量檔案，對藥品的質(zhì)量情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)測。3.財(cái)務(wù)部門（1）負(fù)責(zé)首營藥品的貨款結(jié)算，對供應(yīng)商的信用狀況進(jìn)行評估。（2）負(fù)責(zé)審核采購合同中的付款條款，確保貨款支付的安全和及時。4.其他相關(guān)部門（1）銷售部門：負(fù)責(zé)首營藥品的市場推廣和銷售，及時反饋市場需求和銷售情況。（2）倉儲部門：負(fù)責(zé)首營藥品的儲存和保管，確保藥品的質(zhì)量和安全。（3）法務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購合同中的法律條款，保障公司的合法權(quán)益。首營供應(yīng)商的選擇與資質(zhì)審核一、供應(yīng)商的選擇1.采購部門根據(jù)公司的經(jīng)營策略和市場需求，制定供應(yīng)商開發(fā)計(jì)劃，明確供應(yīng)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如行業(yè)展會、網(wǎng)絡(luò)搜索、供應(yīng)商推薦等，并對供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選。3.對初步篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等方面，以確保供應(yīng)商的資質(zhì)和能力符合公司的要求。4.采購部門根據(jù)考察結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，確定合格的供應(yīng)商名單，并報(bào)質(zhì)量管理部門審核。二、資質(zhì)審核1.質(zhì)量管理部門對采購部門推薦的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核，審核內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、藥品生產(chǎn)許可證或藥品經(jīng)營許可證、藥品GMP證書或GSP證書、法人委托書、銷售人員身份證等相關(guān)資質(zhì)證明文件。2.質(zhì)量管理部門對供應(yīng)商的資質(zhì)證明文件進(jìn)行真實(shí)性、合法性、有效性審核，對存在疑問的資質(zhì)證明文件及時要求供應(yīng)商進(jìn)行補(bǔ)充或說明。3.質(zhì)量管理部門建立首營供應(yīng)商資質(zhì)檔案，將供應(yīng)商的資質(zhì)證明文件原件或復(fù)印件歸檔保存，以備查閱。三、供應(yīng)商的審批1.采購部門將合格的供應(yīng)商名單提交給公司管理層進(jìn)行審批，審批內(nèi)容包括供應(yīng)商的基本情況、資質(zhì)審核情況、考察評價意見等。2.公司管理層根據(jù)采購部門提交的供應(yīng)商資料和審批意見，對供應(yīng)商進(jìn)行最終審批，確定正式的首營供應(yīng)商名單。3.經(jīng)公司管理層審批通過的首營供應(yīng)商，由采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，并將合同副本送質(zhì)量管理部門備案。首營藥品的審批與采購一、首營藥品的審批1.采購部門根據(jù)公司的經(jīng)營需求和市場情況，提出首營藥品的購進(jìn)申請，申請內(nèi)容包括藥品的名稱、規(guī)格、劑型、生產(chǎn)廠家、批準(zhǔn)文號、供貨單位等信息。2.質(zhì)量管理部門對采購部門提交的首營藥品購進(jìn)申請進(jìn)行質(zhì)量審核，審核內(nèi)容包括藥品的合法性、質(zhì)量可靠性、供應(yīng)穩(wěn)定性等方面。3.質(zhì)量管理部門對首營藥品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)資料進(jìn)行審核，對存在疑問的藥品及時要求采購部門進(jìn)行補(bǔ)充或說明。4.質(zhì)量管理部門建立首營藥品質(zhì)量檔案，將首營藥品的相關(guān)資料歸檔保存，以備查閱。5.經(jīng)質(zhì)量管理部門審核通過的首營藥品，由采購部門提交給公司管理層進(jìn)行審批，審批內(nèi)容包括藥品的購進(jìn)計(jì)劃、價格、供應(yīng)商等方面。6.公司管理層根據(jù)采購部門提交的首營藥品資料和審批意見，對首營藥品進(jìn)行最終審批，確定正式的首營藥品購進(jìn)計(jì)劃。二、首營藥品的采購1.采購部門根據(jù)公司管理層審批通過的首營藥品購進(jìn)計(jì)劃，與首營供應(yīng)商簽訂采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)包括藥品的名稱、規(guī)格、劑型、生產(chǎn)廠家、批準(zhǔn)文號、數(shù)量、單價、金額、交貨期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.采購部門按照采購合同的約定，及時向首營供應(yīng)商下達(dá)購進(jìn)訂單，并跟蹤訂單的執(zhí)行情況，確保藥品按時到貨。3.采購部門在藥品到貨前，應(yīng)通知質(zhì)量管理部門進(jìn)行到貨驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。首營藥品的到貨驗(yàn)收一、驗(yàn)收人員由質(zhì)量管理部門指定專人負(fù)責(zé)首營藥品的到貨驗(yàn)收工作，驗(yàn)收人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉藥品的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程。二、驗(yàn)收程序1.收貨（1）收貨人員應(yīng)根據(jù)采購訂單和到貨通知單，對首營藥品的數(shù)量、規(guī)格、劑型、生產(chǎn)廠家、批準(zhǔn)文號等進(jìn)行核對，確保藥品的品種、數(shù)量無誤。（2）收貨人員應(yīng)檢查藥品的外包裝是否完好，有無破損、受潮、污染等情況，如有異常應(yīng)及時通知質(zhì)量管理部門進(jìn)行處理。2.驗(yàn)收（1）驗(yàn)收人員應(yīng)按照藥品的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程，對首營藥品的外觀、包裝、標(biāo)簽、說明書等進(jìn)行檢查，確保藥品的質(zhì)量符合規(guī)定。（2）驗(yàn)收人員應(yīng)對首營藥品的內(nèi)在質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，如檢驗(yàn)項(xiàng)目包括藥品的含量、雜質(zhì)、微生物限度等，檢驗(yàn)方法應(yīng)符合國家藥品標(biāo)準(zhǔn)或相關(guān)規(guī)定。（3）驗(yàn)收人員應(yīng)填寫首營藥品到貨驗(yàn)收記錄，記錄內(nèi)容包括藥品的名稱、規(guī)格、劑型、生產(chǎn)廠家、批準(zhǔn)文號、數(shù)量、到貨日期、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收結(jié)果等信息。3.不合格藥品的處理（1）經(jīng)檢驗(yàn)不合格的首營藥品，驗(yàn)收人員應(yīng)及時填寫不合格藥品通知單，通知采購部門和質(zhì)量管理部門進(jìn)行處理。（2）采購部門應(yīng)及時與首營供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商退貨或換貨事宜，并將處理結(jié)果及時通知質(zhì)量管理部門。（3）質(zhì)量管理部門應(yīng)建立不合格藥品臺賬，對不合格藥品的處理情況進(jìn)行跟蹤和記錄。首營藥品的儲存與養(yǎng)護(hù)一、儲存條件1.首營藥品應(yīng)按照藥品的儲存要求和分類管理原則，存放在相應(yīng)的儲存區(qū)域內(nèi)，如常溫庫、陰涼庫、冷藏庫等。2.儲存區(qū)域應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防鼠等條件，確保藥品的質(zhì)量和安全。3.首營藥品應(yīng)與非藥品、外用藥、中藥材等分開存放，防止混淆和污染。二、養(yǎng)護(hù)管理1.倉儲部門應(yīng)建立首營藥品養(yǎng)護(hù)檔案，對首營藥品的儲存情況進(jìn)行定期檢查和養(yǎng)護(hù)。2.養(yǎng)護(hù)人員應(yīng)根據(jù)藥品的儲存條件和質(zhì)量特性，制定首營藥品的養(yǎng)護(hù)計(jì)劃，定期對藥品進(jìn)行檢查和養(yǎng)護(hù)，如檢查藥品的外觀、包裝、標(biāo)簽、說明書等是否完好，檢查藥品的儲存溫度、濕度是否符合規(guī)定等。3.養(yǎng)護(hù)人員應(yīng)填寫首營藥品養(yǎng)護(hù)記錄，記錄內(nèi)容包括藥品的名稱、規(guī)格、劑型、生產(chǎn)廠家、批準(zhǔn)文號、儲存位置、檢查日期、養(yǎng)護(hù)情況等信息。4.對發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問題的首營藥品，養(yǎng)護(hù)人員應(yīng)及時通知質(zhì)量管理部門進(jìn)行處理，并采取相應(yīng)的措施，如隔離、退貨等，以防止質(zhì)量問題的擴(kuò)大。首營藥品的銷售與配送一、銷售管理1.銷售部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司的銷售管理制度和首營藥品的銷售范圍，進(jìn)行首營藥品的銷售工作。2.銷售部門應(yīng)建立首營藥品銷售臺賬，對首營藥品的銷售情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，包括銷售日期、銷售數(shù)量、銷售對象等信息。3.銷售部門應(yīng)及時將首營藥品的銷售情況反饋給采購部門和質(zhì)量管理部門，以便及時調(diào)整采購計(jì)劃和質(zhì)量控制措施。二、配送管理1.倉儲部門應(yīng)按照公司的配送管理制度和首營藥品的儲存要求，進(jìn)行首營藥品的配送工作。2.配送人員應(yīng)確保首營藥品的包裝完好、標(biāo)識清晰，在規(guī)定的時間內(nèi)將藥品送達(dá)客戶手中。