公司溝通平臺管理制度

公司溝通平臺管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司溝通平臺的使用，確保信息傳遞的及時、準確、高效，促進公司內(nèi)部的溝通與協(xié)作，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工、合作伙伴以及與公司有業(yè)務(wù)往來的相關(guān)人員。（三）溝通平臺定義本制度所指的公司溝通平臺包括但不限于公司內(nèi)部即時通訊工具、電子郵件系統(tǒng)、項目管理平臺、在線文檔協(xié)作工具、視頻會議系統(tǒng)等各類用于公司內(nèi)部及與外部溝通交流的信息化工具。二、溝通平臺使用規(guī)范（一）即時通訊工具1.賬號管理員工入職后，由公司IT部門統(tǒng)一分配即時通訊工具賬號，并確保賬號的唯一性和安全性。員工離職時，應(yīng)及時通知IT部門注銷其即時通訊工具賬號，不得私自轉(zhuǎn)讓或繼續(xù)使用。2.使用原則保持在線狀態(tài)，及時響應(yīng)工作溝通需求，但在非工作時間應(yīng)合理設(shè)置狀態(tài)，避免打擾他人。語言文明，不得使用侮辱性、歧視性、攻擊性等不當(dāng)語言進行交流。嚴禁在即時通訊工具上傳播未經(jīng)證實的謠言、虛假信息、敏感信息等。3.群組管理創(chuàng)建群組需明確群組目的和適用范圍，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準后由專人負責(zé)管理。群組成員應(yīng)遵守群組規(guī)定，不得隨意發(fā)布與群組主題無關(guān)的內(nèi)容。定期清理無效群組，避免信息過載。（二）電子郵件系統(tǒng)1.賬號管理員工入職后，由公司IT部門統(tǒng)一分配電子郵件賬號，員工應(yīng)妥善保管賬號密碼，不得泄露。因工作需要使用外部郵箱的，需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準，并報公司IT部門備案。2.郵件發(fā)送郵件主題應(yīng)簡潔明了，準確概括郵件內(nèi)容，便于收件人快速了解郵件主旨。郵件正文應(yīng)條理清晰，內(nèi)容完整，語言規(guī)范，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的表述。重要郵件應(yīng)提前確認收件人是否方便接收，并在必要時進行電話溝通。嚴禁發(fā)送垃圾郵件、病毒郵件、騷擾郵件等。3.郵件接收與處理員工應(yīng)定期查看電子郵件，及時處理重要郵件，對緊急郵件應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)給予回復(fù)。對于不需要回復(fù)的郵件，如已了解郵件內(nèi)容，可適當(dāng)進行標記或存檔處理，避免重復(fù)查看。（三）項目管理平臺1.賬號管理根據(jù)項目需求，由項目經(jīng)理或項目負責(zé)人申請項目管理平臺賬號，并分配給項目團隊成員。項目結(jié)束后，項目負責(zé)人應(yīng)及時通知IT部門注銷相關(guān)賬號。2.信息發(fā)布項目團隊成員應(yīng)按照項目計劃和任務(wù)要求，及時在項目管理平臺上更新項目進展、任務(wù)完成情況、問題反饋等信息。發(fā)布的信息應(yīng)真實、準確、完整，不得虛報、瞞報或漏報。3.溝通協(xié)作利用項目管理平臺的溝通功能，如評論、私信等，進行項目內(nèi)部的溝通與協(xié)作，提高工作效率。遇到問題或需要協(xié)調(diào)資源時，應(yīng)及時在平臺上發(fā)起討論或求助，相關(guān)人員應(yīng)積極響應(yīng)并提供支持。（四）在線文檔協(xié)作工具1.賬號管理員工入職后，由公司IT部門統(tǒng)一分配在線文檔協(xié)作工具賬號，員工應(yīng)妥善保管賬號密碼，不得泄露。如需與外部人員共享文檔，需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照公司相關(guān)規(guī)定進行操作。2.文檔創(chuàng)建與編輯創(chuàng)建文檔時應(yīng)明確文檔主題和目的，確保文檔結(jié)構(gòu)清晰、內(nèi)容準確。編輯文檔時應(yīng)注意格式規(guī)范，使用統(tǒng)一的字體、字號、排版等，提高文檔的可讀性。多人協(xié)作編輯文檔時，應(yīng)明確各自的編輯權(quán)限和職責(zé)，避免出現(xiàn)沖突或錯誤。3.文檔版本管理定期保存文檔版本，以便追溯文檔歷史修改記錄。在文檔更新時，應(yīng)注明更新日期、更新內(nèi)容和更新人員，確保文檔版本的一致性和可追溯性。（五）視頻會議系統(tǒng)1.會議預(yù)約如需召開視頻會議，應(yīng)提前通過視頻會議系統(tǒng)進行預(yù)約，并填寫會議主題、時間、參會人員等相關(guān)信息。重要會議應(yīng)提前通知參會人員會議議程、準備事項等，確保會議順利進行。2.參會要求參會人員應(yīng)提前測試視頻會議設(shè)備，確保音頻、視頻正常，準時參加會議。會議期間應(yīng)保持安靜，不得隨意走動或進行與會議無關(guān)的操作。如有特殊情況需要中途離開會議，應(yīng)提前向主持人請假并說明原因。3.會議記錄與跟進會議主持人應(yīng)指定專人負責(zé)會議記錄，記錄會議主要內(nèi)容、討論結(jié)果、任務(wù)安排等。會后及時整理會議記錄，并發(fā)送給參會人員確認。對于會議決議的執(zhí)行情況，應(yīng)進行跟蹤和反饋，確保各項任務(wù)得到有效落實。三、溝通平臺安全管理（一）賬號安全1.員工應(yīng)妥善保管個人賬號密碼，定期更換密碼，避免使用簡單易猜的密碼。2.嚴禁將個人賬號轉(zhuǎn)借他人使用，如發(fā)現(xiàn)賬號異常，應(yīng)及時通知IT部門進行處理。（二）信息安全1.不得在溝通平臺上存儲、傳輸涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息、個人隱私等內(nèi)容。2.對于重要信息，應(yīng)采取加密、備份等措施，確保信息的安全性和完整性。3.如發(fā)現(xiàn)信息泄露事件，應(yīng)立即報告上級領(lǐng)導(dǎo)，并配合公司采取相應(yīng)的措施進行處理。（三）網(wǎng)絡(luò)安全1.遵守國家有關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全法律法規(guī)，不得利用公司溝通平臺進行違法違規(guī)活動。2.不得在公司網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下訪問非法網(wǎng)站、下載非法軟件等，避免感染病毒或遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.定期對溝通平臺進行安全檢查和維護，及時更新系統(tǒng)補丁和安全防護軟件，確保平臺的安全性和穩(wěn)定性。四、溝通平臺監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立專門的溝通平臺管理小組，負責(zé)對溝通平臺的使用情況進行監(jiān)督和檢查。2.定期收集員工對溝通平臺使用的意見和建議，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.對違反溝通平臺使用規(guī)范的行為進行記錄，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。（二）考核指標1.即時通訊工具在線響應(yīng)及時率：統(tǒng)計員工在規(guī)定時間內(nèi)對即時通訊消息的響應(yīng)次數(shù)與收到消息總數(shù)的比例。群組活躍度：根據(jù)群組成員在群組內(nèi)的發(fā)言頻率、參與討論的積極性等指標進行評估。不當(dāng)言論發(fā)生率：統(tǒng)計員工在即時通訊工具上發(fā)布不當(dāng)言論的次數(shù)。2.電子郵件系統(tǒng)郵件及時處理率：統(tǒng)計員工在規(guī)定時間內(nèi)處理重要郵件的次數(shù)與收到重要郵件總數(shù)的比例。郵件回復(fù)準確率：根據(jù)員工郵件回復(fù)內(nèi)容的準確性、完整性等進行評估。垃圾郵件發(fā)送率：統(tǒng)計員工發(fā)送垃圾郵件的次數(shù)。3.項目管理平臺項目信息更新及時率：統(tǒng)計項目團隊成員在規(guī)定時間內(nèi)更新項目信息的次數(shù)與應(yīng)更新信息總數(shù)的比例。任務(wù)完成率：根據(jù)項目任務(wù)的實際完成情況進行評估。問題解決及時率：統(tǒng)計項目團隊成員解決項目問題的時間與問題提出時間的比例。4.在線文檔協(xié)作工具文檔編輯規(guī)范率：根據(jù)文檔格式、排版、內(nèi)容準確性等方面的規(guī)范程度進行評估。文檔版本管理準確率：統(tǒng)計文檔版本保存的準確性和完整性。多人協(xié)作效率：根據(jù)多人協(xié)作編輯文檔的響應(yīng)速度、協(xié)作流暢性等指標進行評估。5.視頻會議系統(tǒng)會議出勤率：統(tǒng)計參會人員實際參加視頻會議的次數(shù)與應(yīng)參加會議次數(shù)的比例。會議準備充分率：根據(jù)會議議程、資料準備等情況進行評估。會議決議執(zhí)行率：統(tǒng)計會議決議的實際執(zhí)行情況與應(yīng)執(zhí)行情況的比例。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.將溝通平臺使用情況納入員工績效考核體系，與員工的績效獎金、晉升、評優(yōu)等掛鉤。2.對于溝通平臺使用表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予表彰和獎勵；對于違反使用規(guī)范