公司禮品預(yù)訂管理制度

公司禮品預(yù)訂管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司禮品預(yù)訂管理工作，確保禮品預(yù)訂流程的順暢、高效，合理控制禮品成本，維護(hù)公司形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)往來(lái)、客戶維護(hù)、員工福利等各類需要預(yù)訂禮品的活動(dòng)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品預(yù)訂活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.必要性原則：嚴(yán)格控制禮品預(yù)訂的范圍和數(shù)量，確保禮品預(yù)訂用于必要的業(yè)務(wù)場(chǎng)景。3.預(yù)算控制原則：所有禮品預(yù)訂費(fèi)用應(yīng)在預(yù)算范圍內(nèi)支出，不得超支。4.質(zhì)量與性價(jià)比原則：在保證禮品質(zhì)量的前提下，選擇性價(jià)比高的禮品供應(yīng)商。二、禮品預(yù)訂的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.需求部門填寫申請(qǐng)表：各部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，填寫《公司禮品預(yù)訂申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明禮品預(yù)訂的用途、預(yù)計(jì)贈(zèng)送對(duì)象、禮品類型及數(shù)量、預(yù)算金額等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性，簽署審核意見(jiàn)后提交至相關(guān)審批層級(jí)。（二）審批層級(jí)1.普通禮品預(yù)訂：預(yù)算金額在[X]元以下的禮品預(yù)訂申請(qǐng)，由部門負(fù)責(zé)人審批后即可執(zhí)行。2.較大金額禮品預(yù)訂：預(yù)算金額在[X]元至[X]元之間的禮品預(yù)訂申請(qǐng)，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.重大禮品預(yù)訂：預(yù)算金額超過(guò)[X]元的禮品預(yù)訂申請(qǐng)，需由公司總經(jīng)理審批。（三）特殊情況處理如遇緊急情況需要預(yù)訂禮品且無(wú)法按照正常審批流程進(jìn)行時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)通過(guò)電話或其他即時(shí)通訊工具向相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明情況，獲得口頭批準(zhǔn)后先行預(yù)訂禮品，但事后需及時(shí)補(bǔ)齊書面申請(qǐng)和審批手續(xù)。三、禮品供應(yīng)商的選擇與管理（一）供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)1.資質(zhì)信譽(yù)：具有合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，信譽(yù)良好，無(wú)不良記錄。2.產(chǎn)品質(zhì)量：提供的禮品應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，品質(zhì)可靠。3.價(jià)格合理：在同等質(zhì)量條件下，價(jià)格具有競(jìng)爭(zhēng)力。4.服務(wù)水平：具備良好的售前、售中及售后服務(wù)能力。（二）供應(yīng)商開發(fā)1.市場(chǎng)調(diào)研：由行政部門或相關(guān)采購(gòu)人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、實(shí)地考察等方式，收集潛在禮品供應(yīng)商信息。2.供應(yīng)商評(píng)估：對(duì)收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步評(píng)估，包括其經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品種類、價(jià)格水平、服務(wù)質(zhì)量等方面，篩選出符合要求的供應(yīng)商名單。3.實(shí)地考察：對(duì)部分重點(diǎn)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、生產(chǎn)工藝、管理水平等情況，確保其具備合作條件。4.合作洽談：與選定的供應(yīng)商進(jìn)行合作洽談，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、禮品規(guī)格、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款，并簽訂合作協(xié)議。（三）供應(yīng)商管理1.定期評(píng)估：每年至少對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一次全面評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時(shí)性、價(jià)格合理性、服務(wù)態(tài)度等方面。2.動(dòng)態(tài)調(diào)整：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多合作機(jī)會(huì)，對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或終止合作。3.信息更新：及時(shí)更新供應(yīng)商信息檔案，記錄供應(yīng)商的基本情況、合作歷史、評(píng)估結(jié)果等信息，以便于管理和查詢。四、禮品預(yù)訂的流程（一）預(yù)訂前溝通1.與供應(yīng)商溝通：需求部門根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)表，與選定的禮品供應(yīng)商進(jìn)行溝通，明確禮品的具體規(guī)格、款式、包裝等細(xì)節(jié)要求，并確定交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等事項(xiàng)。2.樣品確認(rèn)：對(duì)于定制類禮品，供應(yīng)商應(yīng)提供樣品供需求部門確認(rèn)。需求部門在收到樣品后，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通并要求其修改，直至樣品符合要求。（二）預(yù)訂下單1.簽訂合同：經(jīng)樣品確認(rèn)無(wú)誤后，需求部門與供應(yīng)商簽訂禮品預(yù)訂合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、禮品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式等條款。2.下達(dá)訂單：需求部門根據(jù)合同內(nèi)容，填寫《公司禮品預(yù)訂訂單》，并提交至行政部門或相關(guān)采購(gòu)人員。行政部門或采購(gòu)人員對(duì)訂單進(jìn)行審核后，正式下達(dá)給供應(yīng)商。（三）訂單跟蹤1.建立跟蹤機(jī)制：行政部門或采購(gòu)人員負(fù)責(zé)建立禮品預(yù)訂訂單跟蹤機(jī)制，定期與供應(yīng)商溝通訂單執(zhí)行情況，及時(shí)掌握禮品的生產(chǎn)進(jìn)度、包裝情況、運(yùn)輸安排等信息。2.異常處理：如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)異常情況，如交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題等，行政部門或采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問(wèn)題，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（四）到貨驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：禮品到貨前，行政部門或采購(gòu)人員應(yīng)通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。2.數(shù)量驗(yàn)收：驗(yàn)收人員按照訂單要求對(duì)禮品的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，確保數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。3.質(zhì)量驗(yàn)收：對(duì)禮品的質(zhì)量進(jìn)行檢查，查看禮品是否符合樣品要求、有無(wú)損壞、變質(zhì)等情況。4.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員填寫《公司禮品預(yù)訂驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，詳細(xì)記錄禮品的驗(yàn)收情況，并簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決辦法，要求其補(bǔ)貨、換貨或退款等。五、禮品預(yù)訂的費(fèi)用管理（一）預(yù)算編制1.年度預(yù)算：每年年底，各部門根據(jù)下一年度的業(yè)務(wù)計(jì)劃和禮品需求預(yù)測(cè)，編制本部門的禮品預(yù)訂費(fèi)用預(yù)算，提交至財(cái)務(wù)部門。2.預(yù)算審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)各部門提交的預(yù)算進(jìn)行審核，結(jié)合公司整體經(jīng)營(yíng)情況和財(cái)務(wù)狀況，提出調(diào)整意見(jiàn)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后確定年度禮品預(yù)訂費(fèi)用預(yù)算總額。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.報(bào)銷憑證：禮品預(yù)訂完成后，需求部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)報(bào)銷憑證，包括發(fā)票、合同、訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.報(bào)銷流程：需求部門填寫費(fèi)用報(bào)銷單，附上報(bào)銷憑證，按照公司費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門予以報(bào)銷。3.費(fèi)用核算：財(cái)務(wù)部門對(duì)禮品預(yù)訂費(fèi)用進(jìn)行單獨(dú)核算，確保費(fèi)用支出符合預(yù)算要求，并定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)費(fèi)用使用情況。（三）預(yù)算控制1.預(yù)警機(jī)制：財(cái)務(wù)部門定期對(duì)禮品預(yù)訂費(fèi)用的支出情況進(jìn)行監(jiān)控，當(dāng)費(fèi)用支出接近預(yù)算限額時(shí)，及時(shí)向相關(guān)部門發(fā)出預(yù)警通知。2.超支處理：如因特殊原因?qū)е露Y品預(yù)訂費(fèi)用超支，需求部門應(yīng)提交書面報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明超支原因及解決方案，經(jīng)審批后報(bào)財(cái)務(wù)部門備案。財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批意見(jiàn)進(jìn)行費(fèi)用調(diào)整。六、禮品的發(fā)放與使用（一）發(fā)放流程1.領(lǐng)取申請(qǐng)：需求部門根據(jù)實(shí)際需要，填寫《公司禮品領(lǐng)取申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)取禮品的名稱、數(shù)量、用途等信息，提交至行政部門。2.審批發(fā)放：行政部門對(duì)領(lǐng)取申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后按照審批流程進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，行政部門安排發(fā)放禮品，并做好發(fā)放記錄。（二）使用規(guī)范1.明確用途：禮品應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)訂申請(qǐng)時(shí)注明的用途進(jìn)行發(fā)放和使用，不得挪作他用。2.記錄備案：各部門應(yīng)建立禮品使用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄禮品的發(fā)放時(shí)間、對(duì)象、數(shù)量等信息，以備查詢和審計(jì)。（三）禮品回收對(duì)于因各種原因需要回收的禮品，如客戶退回、員工離職等，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)辦理回收手續(xù)，并交至行政部門統(tǒng)一保管或處理。行政部門應(yīng)做好回收禮品的登記和處理記錄。七、禮品預(yù)訂的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期審計(jì)：公司審計(jì)部門定期對(duì)禮品預(yù)訂管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查禮品預(yù)訂的申請(qǐng)、審批、采購(gòu)、發(fā)放等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，費(fèi)用支出是否合理。2.行政部門日常檢查：行政部門負(fù)責(zé)對(duì)禮品預(yù)訂的執(zhí)行情況進(jìn)行日常檢查，包括供應(yīng)商管理、訂單跟蹤、到貨驗(yàn)收等方面，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：對(duì)于未按規(guī)定申請(qǐng)、審批禮品預(yù)訂的，責(zé)令其補(bǔ)辦手續(xù)，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育。對(duì)于在禮品預(yù)訂過(guò)程中存在弄虛作假、謀取私利等行為的，給予警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，依法解除勞動(dòng)合同，并追究其法律責(zé)