公司文件受控管理制度

公司文件受控管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保公司文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，保證文件的有效受控，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有受控文件的管理，包括但不限于各類規(guī)章制度、操作規(guī)程、技術(shù)文件、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告、通知等。（三）職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)公司文件管理的歸口工作，制定和完善文件管理制度。負(fù)責(zé)文件的編號(hào)、登記、歸檔、保管和借閱等日常管理工作。定期對(duì)公司文件進(jìn)行清理和銷毀，確保文件的時(shí)效性和有效性。2.各部門負(fù)責(zé)本部門文件的起草、審核、修訂和報(bào)送工作。負(fù)責(zé)本部門文件的發(fā)放、使用、保管和回收工作。配合行政部門做好文件的相關(guān)管理工作。3.文件起草人負(fù)責(zé)按照公司文件格式和要求起草文件。對(duì)文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性負(fù)責(zé)。參與文件的審核和修訂工作。二、文件的分類與編號(hào)（一）文件分類1.管理制度類：包括公司各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法等。2.操作規(guī)程類：如生產(chǎn)操作規(guī)程、設(shè)備操作規(guī)程等。3.技術(shù)文件類：產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。4.會(huì)議紀(jì)要類：公司各類會(huì)議形成的紀(jì)要。5.報(bào)告類：工作匯報(bào)、項(xiàng)目報(bào)告、分析報(bào)告等。6.通知類：公司內(nèi)部發(fā)布的各類通知、通報(bào)等。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)原則公司文件編號(hào)采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)由字母和數(shù)字組成，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)格式管理制度類：MD[年份][序號(hào)]操作規(guī)程類：OP[年份][序號(hào)]技術(shù)文件類：TF[年份][序號(hào)]會(huì)議紀(jì)要類：MJ[年份][序號(hào)]報(bào)告類：RG[年份][序號(hào)]通知類：TZ[年份][序號(hào)]其中，[年份]為文件發(fā)布年份的后兩位數(shù)字，[序號(hào)]為該類文件的順序號(hào)，從001開(kāi)始依次編號(hào)。三、文件的起草與審核（一）文件起草1.文件起草人應(yīng)根據(jù)工作需要和相關(guān)要求，認(rèn)真收集資料，進(jìn)行充分調(diào)研，確保文件內(nèi)容具有針對(duì)性和可操作性。2.文件起草應(yīng)遵循公司文件格式和排版要求，語(yǔ)言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、規(guī)范。3.文件內(nèi)容應(yīng)明確文件的目的、適用范圍、職責(zé)分工、工作流程、相關(guān)要求等要素。（二）文件審核1.文件起草完成后，應(yīng)由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核文件內(nèi)容是否符合部門實(shí)際情況，是否與公司相關(guān)規(guī)定一致。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，將文件提交至行政部門進(jìn)行編號(hào)和格式審核。行政部門審核文件編號(hào)是否符合規(guī)定，格式是否規(guī)范統(tǒng)一。3.涉及多個(gè)部門的文件，需由相關(guān)部門共同審核，確保文件內(nèi)容協(xié)調(diào)一致，避免出現(xiàn)矛盾和沖突。4.重要文件或涉及公司重大利益的文件，應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審，確保文件的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。四、文件的批準(zhǔn)與發(fā)布（一）文件批準(zhǔn)1.經(jīng)審核通過(guò)的文件，由起草部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和實(shí)際情況進(jìn)行審批，簽署批準(zhǔn)意見(jiàn)。（二）文件發(fā)布1.行政部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)意見(jiàn)，對(duì)文件進(jìn)行排版、印刷或電子發(fā)布。2.對(duì)于紙質(zhì)文件，行政部門應(yīng)按照規(guī)定的份數(shù)進(jìn)行印刷，并加蓋公司公章。3.對(duì)于電子文件，行政部門應(yīng)將文件發(fā)布至公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)或指定的文件夾中，并確保文件的安全性和可訪問(wèn)性。4.文件發(fā)布后，行政部門應(yīng)及時(shí)將文件發(fā)放至相關(guān)部門，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括文件名稱、編號(hào)、發(fā)放部門、發(fā)放日期、領(lǐng)取人簽字等信息。五、文件的受控標(biāo)識(shí)與版本管理（一）受控標(biāo)識(shí)1.公司所有受控文件均應(yīng)在文件首頁(yè)加蓋“受控文件”印章，并注明文件編號(hào)、版本號(hào)、發(fā)布日期等信息。2.對(duì)于電子文件，應(yīng)在文件標(biāo)題或文件名中體現(xiàn)“受控”字樣，并注明文件編號(hào)、版本號(hào)、發(fā)布日期等信息。（二）版本管理1.文件在實(shí)施過(guò)程中，如因法律法規(guī)、政策變化、公司業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因需要修訂時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行版本更新。2.文件版本更新后，行政部門應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行重新編號(hào)，并更新文件的受控標(biāo)識(shí)和發(fā)布日期。3.各部門應(yīng)及時(shí)將最新版本的文件替換原有的舊版本文件，確保使用的文件為最新有效版本。4.行政部門應(yīng)定期對(duì)公司文件進(jìn)行清理和檢查，對(duì)于已廢止或失效的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和處理，防止誤用。六、文件的發(fā)放與使用（一）文件發(fā)放1.行政部門根據(jù)文件發(fā)放記錄，將受控文件發(fā)放至相關(guān)部門。發(fā)放時(shí)，應(yīng)確保文件的完整性和準(zhǔn)確性，并要求領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件，行政部門應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和使用范圍，確定發(fā)放部門和份數(shù)，并進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)放。3.對(duì)于重要文件或機(jī)密文件，行政部門應(yīng)采取加密、專人保管等措施，確保文件的安全性。（二）文件使用1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的管理和使用，確保文件的妥善保管和正確使用。2.文件使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照文件規(guī)定的流程和要求進(jìn)行操作，不得擅自修改、復(fù)印、傳播文件內(nèi)容。3.文件使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問(wèn)題或需要進(jìn)一步解釋的地方，應(yīng)及時(shí)與文件起草部門或行政部門聯(lián)系，不得自行處理。4.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門使用的文件進(jìn)行清理和盤點(diǎn)，確保文件的完整性和有效性。七、文件的借閱與歸還（一）文件借閱1.因工作需要借閱受控文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件名稱、編號(hào)、借閱原因、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至行政部門審批。行政部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，并在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)。3.借閱人憑審批通過(guò)的《文件借閱申請(qǐng)表》到行政部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取借閱文件。行政部門應(yīng)在借閱文件上注明借閱日期和歸還日期，并做好借閱記錄。4.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）文件歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將借閱文件歸還至行政部門。歸還時(shí)，行政部門應(yīng)檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。2.借閱人歸還文件后，行政部門應(yīng)在借閱記錄上注明歸還日期，并將《文件借閱申請(qǐng)表》歸檔保存。八、文件的保管與保密（一）文件保管1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案室或文件柜，對(duì)受控文件進(jìn)行分類存放，確保文件的安全和有序管理。2.文件檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲等良好環(huán)境，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。3.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件的保管工作，定期對(duì)文件進(jìn)行整理和歸檔，確保文件的妥善保管。4.對(duì)于電子文件，行政部門應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，如硬盤、光盤等。備份介質(zhì)應(yīng)與原文件分開(kāi)存放，并存放在不同的地點(diǎn)。（二）文件保密1.公司所有受控文件均屬于公司機(jī)密信息，文件管理人員和使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，確保文件的保密性。2.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自將公司受控文件泄露給外部單位或個(gè)人。3.在文件的起草、審核、修訂、發(fā)放、使用、保管、借閱等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件信息的泄露。4.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要文件，應(yīng)嚴(yán)格限制接觸范圍，實(shí)行專人專管制度。九、文件的清理與銷毀（一）文件清理1.行政部門應(yīng)定期對(duì)公司文件進(jìn)行清理，清理期限一般為[X]年。清理時(shí)，應(yīng)檢查文件的時(shí)效性、有效性和完整性，對(duì)于已廢止、失效或不再使用的文件，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和分類。2.各部門應(yīng)配合行政部門做好文件清理工作，及時(shí)將本部門不再使用的文件提交至行政部門。3.在文件清理過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)有重要文件需要保留的，應(yīng)進(jìn)行特殊標(biāo)識(shí)，并單獨(dú)存放。（二）文件銷毀1.對(duì)于需要銷毀的文件，行政部門應(yīng)填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》，注明文件名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，并簽署意見(jiàn)。3.經(jīng)審批同意銷