公文基本格式培訓(xùn)

公文基本格式培訓(xùn)演講人：日期:CATALOGUE目錄01公文文種與適用范圍02公文結(jié)構(gòu)要素03格式規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)04語言表達要求05公文處理流程06常見錯誤解析01公文文種與適用范圍法定文種分類命令公告決定通告用于發(fā)布重要法規(guī)、規(guī)章或重大行政措施，具有強制性、權(quán)威性。用于對重要事項作出決策或安排，具有決策性、規(guī)范性。用于宣布重要事項或法定事項，具有廣泛性、周知性。用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項，具有普遍性、約束力。使用場景區(qū)分上行文向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議等，如報告、請示。01平行文同級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間交流信息、商洽事務(wù)等，如函、通知。02下行文向下級機關(guān)傳達決策、發(fā)布指示、批復(fù)請示等，如命令、決定。03公布性文件向公眾發(fā)布信息、宣傳政策等，如公告、通告。04文種選擇依據(jù)依據(jù)行文目的依據(jù)行文關(guān)系依據(jù)隸屬關(guān)系依據(jù)法規(guī)要求根據(jù)公文需要達到的目的，選擇適當(dāng)?shù)奈姆N。根據(jù)發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的關(guān)系，選擇相應(yīng)的文種。根據(jù)機關(guān)之間的隸屬關(guān)系，選擇適當(dāng)?shù)男形姆较颉８鶕?jù)相關(guān)法律法規(guī)或規(guī)章制度的規(guī)定，選擇符合要求的文種。02公文結(jié)構(gòu)要素眉首與版頭規(guī)范眉首公文首頁上方紅色橫隔線以下的區(qū)域，包括份號、密級和保密期限、緊急程度等。版頭公文首頁紅色橫隔線以上的部分，包括公文份數(shù)序號、標(biāo)題、主送機關(guān)等要素。版頭應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確反映公文的性質(zhì)、內(nèi)容和發(fā)文單位。公文份數(shù)序號將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號，位于版頭左上角第1位。發(fā)文機關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)的標(biāo)志圖案。正文組成部分正文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確概括公文的主要內(nèi)容，一般由介詞“關(guān)于”加內(nèi)容組成。主送機關(guān)公文主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱。正文內(nèi)容包括緣由、事項和結(jié)語。緣由部分說明制發(fā)公文的依據(jù)、目的；事項部分明確具體內(nèi)容、要求和措施；結(jié)語部分提出執(zhí)行要求或者發(fā)出號召。附件說明公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、發(fā)文機關(guān)之前注明附件的順序和名稱。版記與印章要求版記包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等要素，位于公文最后一頁底部，版記最后一個要素置于最后一行。01印章公文應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章，聯(lián)合行文的公文需要加蓋所有發(fā)文機關(guān)的印章。印章應(yīng)當(dāng)與正文相對應(yīng)，不得壓蓋正文內(nèi)容。特殊情況需要加蓋簽發(fā)人簽名章的，應(yīng)當(dāng)加蓋簽名章。02頁碼公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注頁碼，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)、對稱，位于公文版心外。03文字與排版公文應(yīng)當(dāng)使用規(guī)范的文字，排版應(yīng)當(dāng)整齊、清晰，符合公文格式標(biāo)準(zhǔn)。0403格式規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)頁面設(shè)置參數(shù)紙張大小A4紙，尺寸為210mmx297mm。01頁邊距上下各2.54cm，左右各3.17cm。02版面版心尺寸為156mmx225mm，每頁22行，每行28個字。03頁碼置于頁腳居中，采用阿拉伯?dāng)?shù)字。04字體字號規(guī)定標(biāo)題主送機關(guān)正文附件說明2號小標(biāo)宋體字，置于紅色方框內(nèi)，可分多行居中排布。采用3號仿宋字體，置于標(biāo)題下空1行位置，居左頂格書寫。采用3號仿宋字體，從主送機關(guān)下一行開始書寫，每個自然段首行空2字。正文下空1行，左空2字，采用3號仿宋字體書寫“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。行距與段落標(biāo)準(zhǔn)采用固定值28-30磅之間的行距。行距每個自然段首行空2字，回行頂格；獨立引用的段落，首行空2字，兩側(cè)各空2字。段落頁眉采用“公文標(biāo)題+橫線”格式，頁腳放置頁碼，均置于頁面底部中間位置。頁眉頁腳04語言表達要求使用書面語公文應(yīng)避免口語化表達，需采用正式、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅嬲Z言。01避免隨意縮寫除非在特定語境或廣泛認(rèn)可的情況下，避免隨意使用縮寫。02準(zhǔn)確使用標(biāo)點標(biāo)點符號應(yīng)準(zhǔn)確使用，避免產(chǎn)生歧義或影響閱讀。03符合語法規(guī)范公文語言需符合語法規(guī)則，避免語法錯誤。04正式用語規(guī)范公文專用詞匯稱謂用語如“貴單位”、“貴公司”、“我單位”等，用于明確公文主體和對象。01領(lǐng)導(dǎo)稱謂需使用規(guī)范的領(lǐng)導(dǎo)稱謂，如“局長”、“主任”等，避免使用不恰當(dāng)?shù)姆Q呼。02專業(yè)術(shù)語根據(jù)公文內(nèi)容，使用相關(guān)專業(yè)術(shù)語，確保表達準(zhǔn)確。03模糊詞匯適當(dāng)使用模糊詞匯，如“近期”、“稍后”等，以留有余地或避免過于絕對。04常見語病規(guī)避重復(fù)啰嗦歧義性表達句式雜糅語序不當(dāng)避免重復(fù)表達相同意思，保持公文簡潔明了。確保公文內(nèi)容清晰明確，避免產(chǎn)生歧義或誤解。避免將多個意思或句式雜糅在一起，導(dǎo)致表達混亂。注意公文中的語序邏輯，確保表達清晰、連貫。05公文處理流程擬稿審核步驟確定公文種類和格式根據(jù)公文的內(nèi)容和目的，確定公文種類，如通知、報告、請示等，并按照相應(yīng)的格式進行擬寫。02040301核對公文信息對公文進行仔細校對，檢查公文中的文字、數(shù)據(jù)、圖表等信息是否準(zhǔn)確無誤，是否符合語法規(guī)范。編寫公文內(nèi)容按照公文格式和要求，編寫正文、附件、落款等內(nèi)容，確保信息準(zhǔn)確、清晰、簡明。提交審核將公文提交給相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)進行審核，審核通過后進行下一步操作。簽發(fā)與登記程序簽發(fā)公文分發(fā)公文登記公文追蹤反饋公文審核通過后，由主管領(lǐng)導(dǎo)進行簽發(fā)，并簽署姓名和日期，表示對公文內(nèi)容和格式的認(rèn)可。簽發(fā)后的公文需要進行登記，記錄公文的主題、文號、簽發(fā)人、簽發(fā)日期等信息，以便后續(xù)查找和管理。根據(jù)公文的內(nèi)容和需要，將公文分發(fā)給相關(guān)部門或人員，確保信息及時傳達和處理。對分發(fā)出去的公文進行追蹤和反饋，確保公文得到及時處理和回復(fù)。明確公文的歸檔范圍，包括正式文件、非正式文件、重要文件等，確保重要文件不遺漏。選擇合適的歸檔方式，如電子歸檔和紙質(zhì)歸檔，并設(shè)置相應(yīng)的文件夾和分類方式，方便后續(xù)查找和管理。歸檔文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，反映公文的真實情況，同時要注意保護公文的機密性和安全性。根據(jù)公文的重要性和處理情況，確定歸檔的時限，避免文件積壓和遺漏。歸檔管理規(guī)范歸檔范圍歸檔方式歸檔要求歸檔時限06常見錯誤解析格式錯誤類型標(biāo)題字體、大小、位置等不符合規(guī)定，包括漏寫、錯寫、簡寫等。標(biāo)題錯誤正文行距、字體、字號等排版不符合標(biāo)準(zhǔn)，影響整體美觀和閱讀效果。排版錯誤頁碼位置、字體、格式等不符合要求，甚至缺失或重復(fù)。頁碼錯誤附件未按照要求排版、標(biāo)注或裝訂，導(dǎo)致閱讀不便或遺漏。附件處理不當(dāng)內(nèi)容表述問題語句不通順內(nèi)容重復(fù)表述不準(zhǔn)確超出權(quán)限范圍用詞不當(dāng)、語法錯誤或表達不清，影響讀者理解。同一事項在多處重復(fù)描述，導(dǎo)致信息冗余和閱讀浪費。用詞含糊、模棱兩可或缺乏關(guān)鍵信息，導(dǎo)致讀者誤解或無法準(zhǔn)確理解。公文內(nèi)容涉及超出作者權(quán)限范圍的事項，導(dǎo)致無法執(zhí)行或產(chǎn)生負面影響。程序違規(guī)案例未經(jīng)審批擅自發(fā)文