行政管理部檔案管理崗位工作手冊

行政管理部檔案管理崗位

工作手冊

吳洪芹

復核：

審批：

下發(fā)日期：年月日

執(zhí)行日期：年月日

目錄

一、目的5

二、適用范圍5

三、崗位職責5

四、公司檔案簡述6

（一）職能分工6

（二）現(xiàn)存檔案6

（三）設備用具7

五、檔案工作7

（一）收集7

1、歸檔范圍7

2、不歸檔范圍：8

3、歸檔時間8

4、歸檔要求9

5、檔案交接表10

（二）分類11

1、文書檔案11

2、產(chǎn)品檔案12

3、基建檔案12

4、設備檔案13

5、科研檔案13

6、會計檔案14

7、人事檔案14

8、實物檔案15

9、聲像檔案15

10、資質證書15

11、流動檔案16

12、電子檔案16

（三）整理17

1、文書檔案17

2、科技檔案22

3、實物檔案24

4、照片檔案25

（四）保管26

1、庫房26

2、檔案代理卡27

3、定期檢查、清點27

（五）借閱28

1、找什么28

2、怎么找28

3、去哪找29

4、如何借29

（六）統(tǒng)計30

（七）保密31

(A)編研31

(九)銷毀32

(十)考核32

1、公司考核32

2、集團考核33

3、外部考核33

(4—)培訓33

六、附那么34

附件1:34

附件2：35

附件3：35

附件4：36

附件5：37

附件6：38

附件7：39

附件8：40

附件9：41

附件10：42

附件11：43

附件12：44

附件13：45

附件14：46

附件15：56

附件16：64

行政管理部檔案管理崗位工作手冊

一、目的

為標準公司內部檔案管理工作并保證哨案完整性和保密性，有效

積累和收集各部門在各項活動中形成的具有查考價值的文件記錄，合

理有效利用檔案資料，現(xiàn)根據(jù)《企業(yè)文件歸檔根本范圍與保管期限參

考表》、《久泰能源集團檔案管理制度》、《山東公司檔案管理實施細那

么》，結合公司實際，特制定檔案管理崗位工作手冊。

二、適用范圍

本手冊是對檔案工作的進一步梳理和明確，適用于行政管理部檔案管

理崗位

三、崗位職責

堅守崗位，熱情效勞，嚴守機密，立足做好本職工作；

參加工程竣工驗收、設備開箱、產(chǎn)品鑒定會及科技成果鑒定會；

負責本公司檔案的收集、鑒定、整理、分類、組卷、編目及上架

入庫；

負責本公司檔案借閱、統(tǒng)計、銷毀、總結，做好調研以便更好效

T七

力；

負責庫房管理，保持庫房清潔，做好“九防”，對各類檔案及時

檢查，及時修復破損檔案。

四、公司檔案簡述

〔一〕職能分工

行政管理部為公司檔案管理部門，目前共設三個檔案室：綜合檔

案室、人事檔案室、財務檔案室。人事檔案室和財務檔案室分別由人

力資源部和財務部單獨管理，并接受行政管理部的監(jiān)督和指導。

行政管理部負責除財務檔案、人事檔案以外的公司其他各類檔案

的統(tǒng)籌管理；負責設立公司專職檔案員崗位，組織各部門建立健全公

司專職檔案員隊伍，并開展培訓和業(yè)務指導；負責貫徹執(zhí)行集團和公

司有關檔案管理規(guī)章制度，并進行適時修訂和補充。

〔二〕現(xiàn)存檔案

公司根據(jù)集團檔案提升工程的要求，結合自身實際情況，對現(xiàn)存

檔案進行合理分類，形成了文書、科技、會計、職工、實物、聲像、

電子等多種類型的檔案。截至2012年1月1日，共形成檔案70752

件，其中：文書檔案23959件，基建檔案30553件，設備檔案5151

件，會計檔案382()件，職工檔案1188件，實物檔案159件，聲像檔

案168件，電子檔案5754件。

〔三〕設備用具

檔案盒：符合國家標準的文書檔案盒、科技檔案盒、照片檔案盒、

聲像檔案盒；

印章：久泰能源科技全宗章、臨沂久新能源公司全宗章、文書歸

檔章、科技歸檔章、數(shù)字印章、10年章、30年章、永久章；

電子設備：中晶A3掃描儀1臺、臺式電腦3臺（辦公室、借閱

室、庫房）、HP打印機1臺、除濕機2臺、溫濕度計表2個；

其他工具：打孔機、大小訂書機、裝訂線、鉤針、不銹鋼釘?shù)取?/p>

五、檔案工作

〔一〕收集

檔案工作具有系統(tǒng)性和連貫性。檔案收集是開展檔案整理、分類、

編目、保管、借閱、鑒定、統(tǒng)計、銷毀等一系列工作的首要環(huán)節(jié)c俗

話說，巧婦難為無米之炊，只有從源頭上做好收集工作才能保證檔案

后續(xù)工作的順利展開。

1、歸檔范圍

上級機關文件材料：頒發(fā)執(zhí)行文件、上級會議、代上級草擬定稿、上

級視察講話、指示、題詞、照片及錄音錄像材料；

本單位文件材料：會議、正式文件（簽發(fā)稿、印制稿及重要文件修改

稿）、與上下級間的請示批復文件、本單位及部門的工作方案和總結

報告、本單位領導長進的重要活動材料、本單位的統(tǒng)計報表、財務、

人事、會計、生產(chǎn)經(jīng)營等規(guī)章制度文件及協(xié)議；

同級單位和非隸屬單位的文件：聯(lián)系協(xié)商的文件來往；

下級單位的文件材料：下級單位的工作方案及總結、統(tǒng)計報表、財務

預算及決算等資料

2、不歸檔范圍：

上級機關任免、獎懲非本公司工作人員的文件；上級機關下發(fā)的

僅供參閱而不辦理、征求意見未定稿、一般事務性文件；

本公司形成的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件,

未經(jīng)領導審閱、簽發(fā)的未生效文件，一般文件的歷次修改稿，打印文

件的校對稿，從正式文件、報紙、雜志上摘錄下來的供工作參考的非

證明性文件，以參考為目的從各方面收集的文件材料，招標未中標文

件；

集團各單位和非隸屬單位的文件材料，不許貫徹執(zhí)行和無查考價

值的文件材料；非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件；

各單位報送集團的參閱簡報，不應抄送和不必備案的文件，抄送

一般而不需辦理的文件，抄報備案的一般性文件材料。

3、歸檔時間

經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中

形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔；

科研開發(fā)、工程建設文件應在其工程鑒定、竣工驗收前歸檔，周

期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及效勞業(yè)務應定期或按階段歸

檔;

產(chǎn)權產(chǎn)籍、質量認證、資質信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權等文件應

隨時歸檔；外購設備儀器或引進工程的文件應在開箱驗收或接收后即

時登記歸檔；

會計檔案和人事檔案由相關部門整理歸檔；

電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間

一致；

磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束

后及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸當時間一致；

更新、補充的文件，企業(yè)內部機構變動和干部職工調動、離崗時

應清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動過程中形成的文件，其他活動中

形成的文件等，應隨時歸檔。

4、歸檔要求

企業(yè)應實行部門、工程及專項工作的文件收集、整理.、歸檔責任

制。各部門、工程及專項工作專兼職檔案人員應按照規(guī)定將文件整理

后歸檔。

歸檔的文件應完整、準確、系統(tǒng)，其制成材料應有利于長久保存,

圖文字跡應符合形成文件設備（打印機、復印機、掃描儀等）標稱的質

量要求。

歸檔的文件應為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復制件

歸檔。

非紙質文件應與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材

料假設有漢譯文的，應一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。

歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的

可適當增加份數(shù)。

兩個以上單位合作完成的工程，應以合同、協(xié)議等形式約定文件

歸檔要求。主辦單位一般應保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承當任

務相關的正本文件。

5、檔案交接表

文件形成部門應就歸檔文件填寫《檔案交接表》(附件1)。重要

工程文件歸檔時應由工程管理部門編寫歸理說明，并經(jīng)工程負責人審

核簽字。一式兩份，以備日后查考和統(tǒng)計，防止工作中出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象。

檔案交接表應標準填寫，在辦理交接前可由移交人先發(fā)一份填寫

好的電子版交接表給接收人，接收人確認無誤后，再由移交人打印出

來，找領導簽字。交接表填寫應注意以卜事項：

(1)移交時同為必填項，方便日后查考和編制流水號；

(2)移交部門為必填項

(3)序號為所移交的一組資料的流水號

(4)文號或圖號，有那么必須填寫

(5)責任者必填，責任者為文件材料形成者，應寫全稱；

(6)文件材料題名必填，題名應標準，準確反映文件內容；

(7)日期必填，日期應為八位阿拉伯數(shù)字，只有年和月時.，日

應用00表示；

(8)頁數(shù)必填，反面有內容的應視為一頁;

(9)保管期限和備注選填，備注用以說明文件的份數(shù)、原件、

復制件以及特殊材料如光盤、照片、磁帶等；

(10)簽名：移交人和移交部門負責人手簽后，由接收人和接收

部門負責人手簽，交接表由移交人和接收人各持一份。

〔二〕分類

目前公司檔案分類嚴格按照《企業(yè)檔案歸檔根本范圍與保管期限

參考表》(附件2),并結合公司實際情況補充新增類目。

現(xiàn)結合實例具體講下公司目前檔案分類方案：

1、文書檔案

文書檔案采取按年度分類，每個年度之下又分經(jīng)營決策、生產(chǎn)管

理、行政管理、黨群管理四大類，每個大類之下又根據(jù)《企業(yè)文件歸

檔根本范圍與保管期限參考表》劃分二級類目。

01經(jīng)營決策02生產(chǎn)管理03行政管理04黨群工作

保管期限：永久、30年、10年

例如：2011年的物資采購方案表歸檔分類

說明：檔號01?6?2011-001件號001

檔號中01代表

頁數(shù)100期限30年

經(jīng)營決策類，6代表

01經(jīng)營決策類之下第六類物資管理類，2011代表歸檔文件是2011年

的；

件號：代表歸檔文件在同級類目卜按照時間排序后的流水序號;

頁數(shù)：代表歸檔文件的頁數(shù)，正反面都有內容的算兩頁；

期限：表示歸檔文件的保管期限，根據(jù)標準物資采購方案表的保

管期限為30年。

2、產(chǎn)品檔案

產(chǎn)品檔案按照“課題一階段”進行歸檔，目前能源科技公司產(chǎn)品

檔案全部由集團科研中心檔案分室進行保管。從長遠考慮，公司目前

先預留出檔號，即05,以便隨時補充。

3、基建檔案

基建檔案按照“工程一階段”進行分類，一級類號為06,再根

據(jù)公司根底建設情況劃分生產(chǎn)建筑、生活建筑、辦公建筑，然后按照

具體工程劃分三級類目，如3萬噸二甲醛/年、6萬噸二甲醛/年、20

萬噸二甲醛、50萬噸甲醇/年、100萬噸二甲酰/年等工程。

例如：20萬噸/二甲醛替代石油工程立項批復文件

說明：檔號序號

檔號中06代06?2?3-001003表根底建設類，2

代表根底建設工程中的生產(chǎn)建設

類，3代表生產(chǎn)建設類之下的20萬噸年產(chǎn)二甲懶工程，001代表第一

卷，立項批復屬于前期資料，應該放到前面;

序號代表當前文件為本卷第三件文件。

4、設備檔案

設備類檔案遵循一機一檔原那么，先分出綜合、生產(chǎn)設備、辦公

設備、電子儀質四類，其中生產(chǎn)設備之下又按照生產(chǎn)部門分為甲醉部、

甲醛部、動力部，部門之下又分工程，工程之下劃分工段，辦公設備

是按照辦公用品類型進行分類，如電腦、打印機、機等。需要說

明的是，集團2012年最新要求IT電腦因為更新?lián)Q代比擬快且以后員

工可采取補貼購置方式，電腦資料將不再進行歸檔。

例如：5萬噸甲醇工程變換工段變換器脫硫塔部件圖

說明：檔號序號

檔號中77?2?1?1?2-1003代表設備類，2

代表生產(chǎn)設備，1代表甲醇部，

第二個1代表5萬噸甲醇工程，第二個2代表變換工段，最后一個1

代表第一卷。

件號003代表第一盒中第三件，設備類資料一般是文字材料再

上，圖紙在下進行排列。

5、科研檔案

科研檔案按照“課題一階段”進行歸檔，目前能源科技公司科研

檔案全部由集團科研中心檔案分室進行保管。從長遠考慮，公司目前

先預留出檔號，即08,以便隨時補充。

6、會計檔案

會計檔案先劃分出能源科技公司和久新公司，公司之下又分憑

證、賬簿、報表、盤點表、銀行開戶資料、調節(jié)表、支票領用登記簿、

審計咨詢報告、稅務等。

例如：2004年能源科技公司1月份會計憑證

檔號09-01-01-2004-01件號01

頁數(shù)178期限15年

會計類，0]--------------------------------------代表能源

財務,01代表會計憑證,2004表示才憑證為2004年的，01代表是

第一盒憑證；

件號01代表為第一件，憑證類現(xiàn)默認一盒為一件；

頁數(shù)代表本憑證共有178頁，注意附件也算一頁；

期限表示會計憑證保管期限為15年。

7、人事檔案

人事檔案一級類目為職工檔案，序號10；二級類目為職工類別,

在崗職工為01,退休職工為02,離崗職工為03,死亡職工為04；三

級類目為職工檔案流水號，起始號為0001。每位職工檔案按照內容

又分為十類，依次為履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察材料，

評定崗位技能和學歷材料，政審材料，黨、團材料，獎勵材料，招用、

勞動合同、調動、聘用、復原退伍、轉業(yè)、工資、保險福利待遇、出

國、退休、退職等材料，其他可供組織參考的材料。

8、實物檔案

實物檔案是按照載體形態(tài)進行分類，共分為01獎狀、02獎牌、

（）3獎旗、（）4獎杯、（）5證書五類，歸檔采用紅色四格紙進行劃分c

例如：2002年12月30日獲得的中國專利山東明星企業(yè)證書。

說明：

土刁、r11?05

全宗號暫不寫，由檔案館給號；

2002001

檔號為11?05,11表示實物類檔案，05表

示證書；

2002表示此實物的年度時間；

001表示此證書為實物證書類第一件證書。

9、聲像檔案

聲像檔案代號為12,根據(jù)載體材料并結合其內容性質劃分為劃

分為01照片、02數(shù)據(jù)、03錄像、04錄音、05資料等五類。

公司目前主要是照片檔案，在全宗內按保管期限一年度一問題進

行分類，采用照片特有的整理方式，編制照片說明，使用組聯(lián)符號，

照片要素說明需詳細。

10、資質證書

資質證書屬于公司重要證件，因此單獨存放保管，主要分為公司

資質和個人資質兩類。

例如：2009年頒發(fā)的久泰能源科技平安生產(chǎn)許可證正本

檔號件號

13-0160

說明：

檔號中13表示資質證書代號，()1表示公司資質；

件號中6()代表此證書為公司資質證書第六十件。

11、流動檔案

流動檔案是根據(jù)公司實際工作需要及其載體的特殊性單獨設立

的，目前公司流動檔案主要有機動車輛資料、儀器儀表檢定證書、特

種設備壓力容器登記證書。流動檔案雖單獨保管，也需要編制目錄以

方便查找。流動檔案代號為14.

12、電子檔案

電子檔案先按照年度進行劃分，每年度有劃分出01公司級文件

和02部門級文件，綜合類之下又分為紅頭文件、通知制度、規(guī)章方

法、會議紀要、總結方案、本錢消耗、生產(chǎn)報表、黨委文件等，部門

文件按照各部門資料進行劃分。

例如：2011年9月1日下發(fā)的《關于久泰能源科技1()萬噸/年工業(yè)甲

醇生產(chǎn)裝置停產(chǎn)的請示》

檔號件號

151-1-2012

說明：

檔號中15表示電子文件編號，1表示公司級文件，第二個1表

示紅頭文件，2表示能源科技公司紅頭文件；

件號（）12表示為2011年能源科技公司紅頭文件第12件。

備注：個人的電子資料也可參照此法整理，詳見《個人電子文件整理

歸檔方法》（附件3）

〔三〕整理

1、文書檔案

（1）歸檔單位：

文書檔案整理、歸檔以件為單位，一般以每份文件為一件。

文件正本與定稿為一件（定稿不易裝訂的也可單獨作為一件）；

正文與附件為一件（如附件數(shù)量較多也可各為一件）；

原件與復制件為一件（對制成材料或字跡材料不利于長期保管

的、以及破損的文件，要復制后與原件一起歸檔）；

轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件。

重要文件的正文與歷次修改稿為一件（重要文件須保存歷次修改

稿的,應作為一件，如修改稿數(shù)量較多也可各為一件）。

稿：用計算機打印的定稿，無論定稿上有無重要修改手跡、領導

批示，均應歸檔；計算機及其網(wǎng)絡環(huán)境中形成的文件，無定稿的，須

多打一份作為定稿與正文和發(fā)文稿紙為一件歸檔。

紙：欄目填寫齊全、經(jīng)領導親筆簽發(fā)的發(fā)文稿紙，與正本、定稿

一并歸檔。

件閱辦單：正文與文件閱辦單為一件；不管有無領導批示內容、

有無處理結果的文件處理單，均應與文件一起歸檔。正文在前，閱辦

單放中間，底稿放最后。

文與復文（指請示與批復、報告與批示、函與復函）可為一件；

這樣是為整理此類文件節(jié)約了工作量，但在此后的編目中文件題名應

寫批復的題名，在后面要注明（附請示、很告、函）。

⑵文件的修整

整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案

保護要求。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復

制或進行字跡加固處理。文件的修整、復制要在保持原貌的前提下進

行。

需保管30年以上的文件要進行修整，保管10年以下的文件可保

持原狀。文件修整工作內容有修裱、復制、去除易銹金屬物，及大紙

張折疊。

修裱：對破損紙張進行修補或托裱。

復制：對字跡模糊或易褪變的文件進行復制。

去除易銹金屬物：除去普通的訂書釘、回形針、大頭針等。

大紙張折疊：超過A4規(guī)格的，按照A4規(guī)格進行折疊，折疊時

盡量減少折數(shù)，多頁的要單張折疊。

（3）裝訂

裝訂方式采用不銹鋼訂書釘在文件左側裝訂，一般訂兩只釘。較

厚的文件采用三孔一線的裝訂方式。

裝訂時注意件內文件的排列順序：正本在前，定稿在后；正文在

前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后;

復文與來文為一件時，復文在前，來文在后；有文件閱辦單的，正文

在前，文件閱辦單在后。

（4）編目

編目是指根據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，是對

歸檔文件以件為單位進行系統(tǒng)分類、排列、編號后，將每一份文件的

內容、形式特征及其編號登記下來，以備查找利用和管理統(tǒng)計之需。

編目工作是檔案人員按文件分類、排列的結果逐類、逐件登錄，

也是對歸檔文件內容進行標引、著錄的過程，應做到準確、全面、詳

細、深入，以適應檔案管理現(xiàn)代化及計算現(xiàn)檢索的需要。

檔號件號責任者文號文件材料名稱日期頁數(shù)期限備注

①②③④⑤⑥⑦⑧⑨

①檔號：同“歸檔章檔號二

②件號：同“歸檔章件號”。

③責任者：填寫制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者

的名稱。填寫責任者使用全稱或通用簡稱，責任者多的可適當省略，

原文上沒有的要經(jīng)考證后補上。

④文號；填寫文件的發(fā)文字號，一般由機關代字、年度、順序號組成,

要求照實抄錄，填寫完整，不得省略。如久張發(fā)（2011）8號。

⑤題名：歸檔文件的標題。題名十分重要，是以后查找檔案時的最重

要的要素，填寫時一般應照實抄錄。

文件只有一個題名且能反映文件內容的（正題名），填寫時照實抄錄;

文件有正副題名的，正題名能反映文件內容的，副題名無須抄錄；文

件有并列題名的，并列題名與正題名一并沙錄；

沒有題名或題名不標準的，可自擬標題，外加“［廣號。

文件的附件獨立性強，正文標題不能反映附件內容時附件標題可一并

抄錄，外加標注。

來文與復文作為一件，只對復文進行編目，題名后注明“（附請示

任免文件和表彰文件中人員未列在題名中的，在題名后將人員列出，

原題名簡單的要重擬，補充的內容都要加“（）二

⑥日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如

2011.ll.01o

⑦頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件中有圖文頁面的總數(shù)（歸檔章上的總頁

數(shù)），并在每頁下方居中位置用鉛筆標明頁碼。

⑧期限：填寫保存期限。

⑨備注：注釋文件需說明的情況包括密級、破損、修改、補充、移出、

銷毀、更新等。

歸檔文件目錄根據(jù)情況，可裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄

一年裝訂成一本，或每年區(qū)分機構（問題）裝訂成假設干本，這要根

據(jù)公司年度歸檔的數(shù)量來定。合訂成一本的目錄中內頁加目錄或用標

簽紙以區(qū)分保管期限和機構（問題）。

①全宗名稱：立檔公司的名稱，填寫時應使用全稱或標準化簡稱

②年度：文件形成年度，4位阿拉伯數(shù)字組成，如“2011”。

③保管期限：對應歸檔文件的保管期限，填寫永久、30年、10年。

④機構（問題）：根據(jù)分類方案，填寫對應歸檔文件的類目。

⑤歸檔文件目錄裝訂成冊，外封面可用統(tǒng)一制作的歸檔文件目錄夾。

（5）裝盒

將歸檔文件按事先編好件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封

面、盒脊及備考表工程。

裝盒按歸檔的件號順序裝入。二級分類時，可裝滿一盒后再裝下

一盒；三級分類時，視一個機構（問題）文件的多少確定。同一盒內

的歸檔文件僅是按件號順序裝在一起。

檔案盒封面應標明全宗名稱，統(tǒng)一用黑色字體，也可使用全宗章。

檔案盒在盒脊設置分類號、年度、起止件號、盒號等必填項，用

黑色墨水書寫，或用印章印書。為使其美觀也可打印盒脊內容，然后

使用膠棒剪貼至檔案盒上。文書檔案盒脊分3cm（附件4）和4cm（附

件5）。

起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號。

盒號即檔案盒的排列序號，檔案室可根據(jù)需要用鉛筆編制。（如

分類方案為“保管期限一年度”的，2010年度的歸檔文件，永久1

一n盒，3（）年l—n盒，1（）年1—n盒）。

⑹排架

歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與文書檔案分類方案

一致，排架遵循從上到下，自左至右的順序，要求整齊美觀。

常用方法：采用“問題一保管期限一年度”、“保管期限一年度一

機構（問題）”的入庫排架方法，目前公司根據(jù)自身實際情況采用的

是“年度一問題一保管期限”排架法，經(jīng)與集團協(xié)商自2013年起文

書檔案將采用“年度一保管期限一問題”排架法。

2、科技檔案

(1)基建檔案

基建檔案一個工程一個流水號，按形成階段結合內容分別組卷。

基建文件材料數(shù)量多、規(guī)格雜，組卷時可考慮在同一階段內同一種格

式的材料組卷，如竣工圖組一卷或假設干卷，原材料檢測、質保書組

一卷或假設干卷。

基建檔案原那么上按前期基建依據(jù)性材料、根底性材料、工程設

計(含初步設計、技術設計、施工圖設計〕、工程施工、工程監(jiān)理、

工程竣工驗收等排列。

文字和圖紙組在一卷的，按文字材料在前，圖樣在后的順序排列。

也可參照經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理類的方法按件進行整理，然后

根據(jù)件的序號組裝一盒或數(shù)盒，目前公司基建檔案即采用采法。

(2)設備檔案

一機一檔，一套設備順序組卷、按形成階段和文件種類分別組卷,

或按件整理。

遇到以下情況要特殊處理：

引進工程中的成套科技文件材料及設備說明書等可不拆散組卷，

保持原有裝訂方式。

底圖以張為單位單獨保存和管理，另行整理編目。

產(chǎn)品更新?lián)Q代或更換零部件時.，保存新形成的科技文件材料并單

獨組卷排列在原產(chǎn)品案卷之后。

設備維修中形成的科技文件材料單獨組卷。外購設備中的隨機文

件材料可以單獨組卷。

文字和圖紙組在一卷的，按文字材料在前，圖樣在后的順序排列。

（3）去訂、折疊、編號

歸檔科技文件材料中有金屬物裝訂的要撤除，以件為單位的還需

用不銹鋼釘或用線裝訂。

歸檔文件材料的規(guī)格大小采用A4（297mm*210mm

如果圖紙尺寸大于標準規(guī)定，要采用“手風琴”式折疊成標準規(guī)

格，做到大小統(tǒng)一，圖表外露。按A4高度向內折（做一塊A4標準

的硬質紙板或鐵皮板作為折疊標準板），折成A4規(guī)格，左邊留出裝

訂邊，右下角露出標題欄。

如文件材料小于標準，采取裱貼方法，裱貼在A4紙上。成冊的

科技材料小于A4的保持原規(guī)格，不用加工。

（4）編制封面

案卷題名是該盒內全部文件材料的總標題，包括以下“三要素”

內容：科技工程（工程、產(chǎn)品、設備）名稱+文件材料的內容特征+

文件名稱（即文種）。

題名要簡明、準確揭示內容，但不能過于概括籠統(tǒng)，比方“某某

工程前期文件材料”，“前期”概念太大：這是以大概小。

內容表達要通暢、精煉，結構詞使用要合理比方不要濫用“關

于”、“有關”。

不要使用序數(shù)詞，比方“某某工程施工文件材料（一“某某工

程施工文件材料（二）"，在這里要注意盡量不要使用相同的題名，

要用各種方式把相同的題名區(qū)分開來，比方用標段、樓層、樁號等，

而不要使用序數(shù)詞。

能標出具體文件名的盡量不用“文件材料”。如“某某設備說明

書、安裝說明”，不寫成“某某設備文件材料”。

(5)裝盒

填寫檔案盒內容：題名、檔號和保管期限，同封皮一樣填寫。

編制日期是盒內材料的最早日期至最晚日期；編制單位是材料的

責任者。

盒脊標簽為標準美觀，也采用打印剪貼方式，目前庫房使用的科

技檔案盒分3cm(附件6)和4cm(附件7)。

3、實物檔案

(1)區(qū)分載體

數(shù)量較少的公司可不分類，直接按時間順序排列整理；

數(shù)量較多的公司可按載體種類分為證書、獎牌、獎杯、獎狀、錦

旗、其他，或證書、獎牌、其他。

(2)清潔修整

實物檔案由于載體特殊，容易受損或受污，整理時就要進行清潔

修整。獎狀、證書破損要進行修裱，獎牌污損要清潔、拋光、保養(yǎng)，

盡量恢復原狀，其他可根據(jù)不同的要求進行修復。

(3)電子存檔

實物檔案根據(jù)其載體形態(tài)采用掃描或是拍照方式將其電子版存

放起來，以便日常查閱調取。

(4)貼標簽

實物檔案標簽采用紅色四格標簽。標簽的貼法采用貼在實物檔案

的反面右上方固定位置，較大的禮品檔案標簽可貼在底座上。

(5)編制目錄

實物檔案要求編制特殊載體檔案目錄，內容有：序號、載體類型、

歸檔日期、案卷名稱、編號、載體(規(guī)格、數(shù)量、單位)、編制(單

位、日期)、密級、保管期限、對應案卷檔號、備注。大局部工程填

寫要求與文書、科技檔案的要求相同。

載體類型：填寫實物檔案的類型，如證書、獎牌等。

對應案卷檔號：填寫該榮譽的表彰文件、審批表所在的文書檔案

的檔號。

(6)入庫上架

實物檔案排架，按種類分別排放，存放的方式有兩種：豎放和平

放。公司實物檔案由于空間有限，采取豎放排列。

實物檔案在檔案室總體分類方案中列最后，排架時也宜排在檔案

架的最后局部。

4、照片檔案

(1)芯頁說明

照片說明應采用橫寫格式，分段書寫，格式如下：

①照片號/底片號：全宗號一保管期限代碼一冊號一張?zhí)枺跋裣喾?/p>

的照片、底片編號相同，目前公司照片檔案較少，統(tǒng)一采用順序號。

②事由：照片所反映的事件。

③時間：拍攝時間用8位阿拉伯數(shù)字表示，如20100516。

④地點：被攝物所在的具體地點。

⑤人物：照片上主要人物的姓名、身份。

⑥攝影者：為拍攝者姓名，必要時填寫。

(2)入冊放置

照片入冊時.，按照片號/底片號順序插入芯頁；對照片冊放不下

的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號順序排

列。

(3)組聯(lián)符號和總說明

同一問題的照片有兩張或兩張以上應編制總說明，概括問題情況

并使用組聯(lián)符號①②③，組聯(lián)符號用以標明同組照片的第幾張。

〔四〕保管

“維護秩序”、“保護實體”是檔案保管工作的兩個根本方面，既

要使檔案在存放和使用中始終有序，乂要使其在存放和使用中不受或

少受人為地或自然因素的損害，以延長其物質形體的“自然壽命二

1、庫房

保持庫房整潔，經(jīng)常通風，檔案存放要爭氣有序符合要求，檔案

櫥柜及裝具、地面無灰塵。

根據(jù)實際情況配備相應的去濕機、加濕器、空調、溫濕度測量及

控制設備、防火防盜報警器、滅火器、通訊及閉路電視監(jiān)控設備等。

根據(jù)實際需求和現(xiàn)實經(jīng)濟條件配備防霉防蟲藥品、吸濕劑等易耗

低值物品。

庫房無人時必須關燈、關窗、房門上鎖，嚴格庫房出入制度。

2、檔案代理卡

在利用頻繁、檔案出入庫數(shù)量、次數(shù)較多的情況下，可使用檔案

代理卡，不僅可以防止誤放現(xiàn)象，還可以隨時提示檔案工作人員案卷

的去向及用途，減輕了調還卷過程中的重復性勞動。用過的代理卡還

詳細記錄了檔案被使用的原始情況，可作為分析、統(tǒng)計檔案使用現(xiàn)象

及規(guī)律的素材使用。

做法：預設假設干空白的或印有確定欄目的卡片備用，每從庠房

中掉粗一個或一組卷號相連的案卷，就隨手填寫一張代理卡插放在所

調出的案卷位置，還卷時再將其取下。

檔案代理卡樣式如下：

檔案代理卡

調

調出歸還還卷

檔弓件號調出原因卷

時間時間人

人

3、定期檢查、清點

定期檢查的內容重點在檔案實體的理化性狀，以發(fā)現(xiàn)是否有霉

變、蟲蛀等現(xiàn)象發(fā)生，庫房中是否有潛在平安隱患因素，以及檔案的

調出和歸還是否履行了嚴格的手續(xù)，實體秩序是否收到破壞、出現(xiàn)混

亂，是否有長期使用未歸還的案卷。定期檢查可以月、季、節(jié)假日為

周期。

定期清點重點在于及時發(fā)現(xiàn)實體秩序的錯亂現(xiàn)象及檔案喪失或

去向不明等問題，并隨手予以糾正，使檔案實體嚴整有序。定期清點

一般以一年或幾年為周期，但在搬遷或是突擊性的大規(guī)模利用之后，

清點尤為必要。

〔五〕借閱

1、找什么

首先要確定借閱的資料，了解借閱者的目的和需求，明確查找的

范圍，快速調卷。

2、怎么找

借閱方式有直接查閱、調閱、網(wǎng)上查閱、復印掃描、電子傳

送、原件索要等。例如查找實物檔案中某一個數(shù)據(jù)，可以通過查閱掃

描件實現(xiàn)，無需再去庫房翻閱實物。

查找的關鍵在于找準關鍵詞。事物名稱、責任者、文號和圖號、

時間等都可以作為關鍵詞進行檢索，當使用一個關鍵詞不能直接檢索

到所需資料時要注意縮放關鍵詞的外延，擴大或縮小查找范圍。

操作方法：翻開“我的電腦一E盤一01檔案工作一01檔案目錄

-01檔案檢索目錄”一一確定查找資料的類別一一ctrl+F輸入關鍵詞

——點擊查找按鈕進行查找一一如找不到所需資料那么注意變換關

鍵詞繼續(xù)查找一一最終找出所需資料。

3、去哪找

查找時注意區(qū)分類別：文書類、基建類、設備類、實物類、資質

類、聲像類、電子類。

01-04文書類主要是文件、合同協(xié)議、生產(chǎn)記事、操作記錄表、

平安、環(huán)境、保衛(wèi)、物資、審計、宣傳、黨群、協(xié)會等方面的資料，

存放于文書檔案庫房

06基建類主要是按照工程進行劃分：3萬噸二甲嵯（5萬噸擊穿）、

6萬噸二甲醛（10萬噸甲醇）、20萬噸二甲醛、50萬噸甲醇（60萬

噸甲醇1、100萬噸甲醉、乙二醉、鐵路專用線、示范加氣站、公寓、

餐廳等資料，存放于科技檔案庫房。

07設備類根本是一套設備在一起，存放于科技檔案庫房。

II實物類主要是公司的獎狀、獎牌、獎杯等榮譽，均有電子版

照片與之對應，存放于文書檔案庫房。

12聲像類主要是照片，存放于文書檔案庫房。

13資質類主要是公司的資質證書，均有電子掃描件，存放有文

書檔案庫房。

14流動類主要是公司的車輛資料，存放于文書檔案庫房。

4、如何借

檔案借閱需要辦理檔案借閱審批單（附件8）。檔案員在辦理檔

案借閱時需認真填寫借閱登記表（附件9）,“借閱人”一欄由借閱人

本人簽字確認。

檔案借閱審批單填寫考前須知：

(1)借閱日期和借閱期限必填

(2)檔號必填，并注明件數(shù)

(3)檔案題名必填，要求完整、標準、準確

14〕利用目的必填，便于開展利用效果表的編寫和統(tǒng)計工作

(5)部門意見必填，由借閱人所在部門負責人簽字

(6)辦公室意見必填，由檔案保管部門負責人簽字

(7)領導審批選填，當有原件索要情況時須經(jīng)分管領導或總經(jīng)

理簽字批準

(8)借閱人必填，必須有借閱人本人簽字，字跡要求清晰

(9)檔案經(jīng)手人必填，檔案管理員本人簽字。

原那么上，檔案借閱時，所有庫存檔案原件“準借、不準要”，

如因工作原因確需原件索要而不再退回的，應經(jīng)公司分管領導審批同

意，方可辦理。如某份檔案庫存數(shù)量唯一，那么一律不予辦理原件索

要的借閱方式。

外單位就需要查閱本單位檔案時，需提供介紹信，借閱審批手續(xù)

必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意方可給與辦理。

〔六〕統(tǒng)計

檔案統(tǒng)計工作幾乎涉及檔案、檔案管理及檔案事'業(yè)的所有方面，

但凡檔案事業(yè)領域內可進行量的描述與量化研究的對象與問題均可

成為統(tǒng)計對象，納入統(tǒng)計工作范疇，實施統(tǒng)計。

統(tǒng)計工作具體包括統(tǒng)計設計、統(tǒng)計調查、統(tǒng)計整理和統(tǒng)計分析。

統(tǒng)計表可參考省級標準統(tǒng)計表進行（詳見附件10）。統(tǒng)計工作結束后

可根據(jù)實際情況編寫統(tǒng)計報告。

〔七〕保密

辦理檔案借閱利用和鑒定銷毀等工作時，不得違反集團檔案保密

制度，違規(guī)審批、違規(guī)操作。

在檔案搜集、整理、歸檔、保管、提供利用及鑒定銷毀等各環(huán)節(jié),

所有相關工作人員要嚴格做到“十不”：

一是不該說的保密事項，絕對不說；

二是不該問的保密事項，絕對不問；

三是不該看的保密事項，絕對不看；

四是不該記錄的保密事項，絕對不記錄；

五是不在非保密本上記錄保密事項；

六是不在私人通信中涉及保密事項；

七是不在公共場所和家屬、親友面前談論保密事項；

八是不在不利于保密的地方存放保密文件和資料；

九是不在普通、明碼電報、普通郵局傳達保密事項；

十是不攜帶保密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。

〔八〕編研

對檔案利用效果突出的，檔案室應填寫檔案利用效果登記表（附

件11）。

各檔案室要將檔案開發(fā)利用工作作為喈案管埋的重點工作之一，

應對庫存檔案加強研究分析和加工整理，積極開發(fā)公司大事記、組織

機構沿革、檔案檢索工具、榮譽匯編、證書資質匯編、產(chǎn)品科研成果、

基建工程簡介、文摘和數(shù)據(jù)手冊、圖表手冊、市場信息、用戶反映、

國內外同行業(yè)生產(chǎn)情況介紹等各類必要的編研材料。

〔九〕銷毀

各檔案室要定期開展檔案鑒定工作，核定保管期限，剔除無保存

價值的檔案。一般一年開展一次，最長不超過三年一次。

凡已過保管期限的所有檔案，要根據(jù)《檔案保管期限表》進行鑒

定，確定存毀意見C《檔案保管期限表》由各檔案室會同有關業(yè)務單

位進行制定，并經(jīng)公司批準前方有效。

凡未經(jīng)鑒定和未經(jīng)公司總經(jīng)理及集團行管中心批準的過期檔案，

不得擅自銷毀。通過鑒定和審批符合銷毀條件的，要嚴格按照集團檔

案制度要求執(zhí)行好銷毀登記、多人監(jiān)銷、目錄注銷制度。檔案銷毀清

冊格式見附件12,檔案銷毀登記表格式見附件13。

〔十〕考核

1、公司考核

各檔案室、各檔案形成部門如不能按照制度要求積極推動（或配

合推動）檔案管理工作標準開展的，扣責任人1?5分/次，同時連帶扣

責任部門負責人1?5分/次。

如因各部門歸檔不認真、不及時，或檔案室保管失職等，造成

公司重要檔案資料喪失、受損或泄密，致使重要歷史信息無法考證，

給公司正常生產(chǎn)經(jīng)營造成經(jīng)濟損失或形成較壞影響的，扣部門績效分

1-5分/次；情節(jié)嚴重的，將對部門負責人給予調薪降職等嚴厲處分，

必要時將解除勞動合同，或移送司法機關進行處理。

2、集團考核

集團各單位每年均應參加檔案管理考核?？己藭r間為每年的第三

季度，具體時間以通知為準。檔案管理考核方法（附件14）由集團

行政管理中心統(tǒng)一制定，分級組織實施。集團行政管理中心負責集團

各單位的考核工作；各單位負責其下屬單位（部門）的考核工作,檔

案管理考核標準由行政管理中心統(tǒng)一制定。

3、外部考核

目前公司正在進行省級檔案管理先進單位申報，申報時需要按照

《山東省檔案管理考核方法》和《考核標準》（附件15）進行自查。

〔十一〕培訓

公司目前已經(jīng)建立起專兼職檔案員隊缶，詳見專兼職檔案員信息

表（附件16）。專職檔案員負責公司整體檔案的管理，各部門兼職檔

案員負責本部門檔案的收集和整理并定期移交至公司檔案室。

為提高公司檔案管理水平，公司檔案室要積極組織各部門專兼職

檔案員定期參加培訓，充分抓住有利時機，快速提高自身的檔案管理

知識和專業(yè)技能，積極配合行政管理部，按照集團要求開展好后期的

各項檔案學習培訓活動。

六、附那么

附件1:

檔案交接登記表

檔案交接登記表（一式兩份）

移交時間：編號：JT/NYKJ/JL-197

移交部門（及檔案室名稱）：流水號：

文號或圖頁保管期備

序號責任者文件材料題名日期

號數(shù)限注

移交人簽名:移交部門負責人簽名:

接收人簽名:接收部門負責人簽名:

附件2：

附件3：

個人電子文件整理歸檔方法

一、根本思路：

建議采取樹根模型，結合文件重要程度以數(shù)字漢字相結合方法編

號排序，按照“公司-年度-主模塊-子模塊-主題-具體文件”進行歸類,

例如“久泰能源科技-2012年?工程建設■圖紙類■總圖”

分級目錄建議如下劃分：

一級目錄：以公司為單位作為一級目錄

二級目錄：按年度，如2010年、2011年、2012年

三級目錄：主要是工作模塊，綜合類、生產(chǎn)類、工程建設、各部

門等文件夾

四級目錄：各大工作模塊下的子模塊

五級目錄：主要是主題文件夾或文件，建文件夾時以“8位時間

+主題名”命名，比方“20120204總結表彰會”文件夾，文件夾里

放入與主題相關的文件。如果是單一主題文件，同樣命名，例如“”

二、有關說明

1、以8位時間+主題名”建文件夾及具體文件，有利于文件夾排

序；主題名盡量寫仔細，方便以后搜索。

2、因公司資質證件較多，也非常重要，建議單獨建模塊，集中

放置管理。

3、私人類文件單獨建模塊，可按工作總結、日志、照片等建模

塊。同樣以8位時間+主題名”建文件夾及具體文件。

01久泰能源科技

2012年

-------->01綜合

-------H)1制度

-------K)2通知公告

03資質文件-----?

------->04會議紀要

--------?01總經(jīng)理辦公會

-------->02分管領導例會

--------?()3專題例會

--------?04工程會

--------?06……

-------?05總結方案

06績效工作-----?

--------?07報表類

-------->01財務報表

--------?02生產(chǎn)報表

--------a03.......

——?02各部門

------->01財務部

------->02工程部

-------K)3……

附件明

文書檔案盒3cm盒脊模版

分類號分類號分類號分類號分類號

年度年度年度年度年度

保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限

起起起起起

止止止止止

11111

件件件件件

號號號號號

盒號盒號盒號盒號盒號

附件5：

文書檔案盒4cm盒脊模版

分類號分類號分類號分類號

年度年度年度年度

保管期限保管期限保管期限保管期限

起

起起起

止

止止止

件1111

件件件

號

號號號

盒號盒號盒號盒號

附件6：

科技檔案盒3cm盒脊模版

檔號檔號檔號檔號檔號

1

題名題名題名題名題名

附件7：

科技檔案盒4cm盒脊模版

檔號檔號檔號檔號

—1—1—1—1

題名題名題名題名

附件8：

檔案借閱審批單

編號：JT/NYKJ/JL-198

檔案室：流水號:

借閱日期

檔號（案卷號）

檔案題名

借閱期限

利用目的

部門意見

辦公室意見

領導審批

借閱人簽字檔案室經(jīng)手人

歸還日期

備注

說明：流水號由各檔案室統(tǒng)一編制；編制原那么為：年度+順序號，如：2012001

附件9：

檔案借閱登記表

檔案室：編號：JT/NYKJ/JL-199

審批

借閱人歸還備

序號日期類別檔號題名單流

簽字日期注

水號

附件10：

檔案統(tǒng)計表

單位名稱成立時間

地址郵政編碼

檔案機構名稱隸屬部門

檔案機構負責人專業(yè)技術職務

檔案管理中級及以上技術職務（人）

（人）

專職人員大專及以上學歷（人）

【卷）；（件）

檔案總數(shù)底圖（張）照片檔案（張）

電子檔案（件）

〔卷〕；（件J歸檔率

年度歸

檔數(shù)量底圖（張）照片檔案（張）兀整*攵不罰

電子檔案（件）準確率

檔案情況

聲電

實

科

本

黨

生

根

行

經(jīng)

產(chǎn)設4干

像

設

建

物

子

群

政

營

產(chǎn)

學

部

品備計

檔

管

管

檔

工

職

技

技

工

理

理儀

案

案

作

術

術

器

管

研

理

究

庫房設施設備

建使滅檔掃光照效

攝

復

計算

密

消

筑用火案