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文檔簡(jiǎn)介
外貿(mào)企業(yè)考勤管理制度第一章建立完善的考勤管理體系
1.明確考勤管理目標(biāo)
外貿(mào)企業(yè)面臨復(fù)雜的國(guó)際市場(chǎng)環(huán)境,高效的工作效率和良好的團(tuán)隊(duì)協(xié)作至關(guān)重要。因此,建立完善的考勤管理體系,旨在確保員工嚴(yán)格遵守工作時(shí)間,提高工作效率,促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。
2.制定考勤制度
根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況,制定適合外貿(mào)企業(yè)的考勤制度。主要包括以下內(nèi)容:
a.工作時(shí)間:明確上下班時(shí)間、休息日、節(jié)假日等;
b.考勤方式:采用指紋打卡、人臉識(shí)別等現(xiàn)代科技手段進(jìn)行考勤;
c.考勤記錄:確??记谟涗浾鎸?shí)、準(zhǔn)確、完整;
d.考勤獎(jiǎng)懲:根據(jù)考勤結(jié)果,對(duì)員工進(jìn)行獎(jiǎng)懲。
3.落實(shí)考勤管理責(zé)任
明確各級(jí)管理者在考勤管理中的職責(zé),確??记谥贫鹊玫接行?zhí)行。以下是一些建議:
a.人力資源部門(mén):負(fù)責(zé)制定、修訂和完善考勤制度,監(jiān)督考勤執(zhí)行情況;
b.部門(mén)負(fù)責(zé)人:負(fù)責(zé)本部門(mén)員工的考勤管理,確保員工遵守考勤制度;
c.員工:自覺(jué)遵守考勤制度,積極參與考勤管理。
4.實(shí)施考勤培訓(xùn)
對(duì)全體員工進(jìn)行考勤制度培訓(xùn),確保員工了解和熟悉考勤制度。以下是一些建議:
a.培訓(xùn)內(nèi)容:包括考勤制度的具體規(guī)定、獎(jiǎng)懲措施等;
b.培訓(xùn)方式:采用集中培訓(xùn)、線上培訓(xùn)等多種形式;
c.培訓(xùn)效果:通過(guò)考試或評(píng)估,確保員工掌握考勤制度。
5.定期檢查與反饋
定期對(duì)考勤管理進(jìn)行檢查,了解制度執(zhí)行情況,對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。以下是一些建議:
a.檢查頻率:每月至少進(jìn)行一次全面檢查;
b.反饋機(jī)制:對(duì)檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào),對(duì)優(yōu)秀員工進(jìn)行表彰,對(duì)問(wèn)題員工進(jìn)行約談;
c.持續(xù)改進(jìn):根據(jù)檢查結(jié)果,不斷優(yōu)化考勤管理制度。
第二章考勤數(shù)據(jù)的收集與處理
1.考勤數(shù)據(jù)的收集
外貿(mào)企業(yè)通常采用現(xiàn)代化的考勤設(shè)備,如指紋打卡機(jī)、人臉識(shí)別系統(tǒng)等,來(lái)記錄員工的上下班時(shí)間。每天早晨,員工到達(dá)公司后,需在考勤機(jī)上打卡記錄上班時(shí)間;下班時(shí)同樣進(jìn)行打卡,記錄下班時(shí)間??记谙到y(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄每個(gè)員工的打卡信息,包括日期、時(shí)間、員工編號(hào)等。
2.確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性
考勤數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性是企業(yè)考勤管理的關(guān)鍵。為此,企業(yè)需要定期檢查考勤設(shè)備,確保其正常工作。如果員工發(fā)現(xiàn)考勤數(shù)據(jù)有誤,比如打卡失敗或時(shí)間記錄錯(cuò)誤,應(yīng)立即向人力資源部門(mén)報(bào)告,及時(shí)進(jìn)行核實(shí)和調(diào)整。
3.數(shù)據(jù)的整理與統(tǒng)計(jì)
人力資源部門(mén)會(huì)定期整理考勤數(shù)據(jù),通常每周或每月進(jìn)行一次匯總。他們會(huì)使用專(zhuān)業(yè)的考勤軟件,將打卡記錄轉(zhuǎn)換成易于閱讀和理解的表格或圖表形式。這些數(shù)據(jù)包括遲到次數(shù)、早退次數(shù)、請(qǐng)假天數(shù)、加班時(shí)間等。
4.考勤異常的處理
在統(tǒng)計(jì)過(guò)程中,如果發(fā)現(xiàn)考勤異常,如連續(xù)遲到、無(wú)故缺勤等,人力資源部門(mén)會(huì)進(jìn)一步調(diào)查原因。員工需要提供合理的解釋?zhuān)缃煌ǘ氯?、身體不適等。對(duì)于無(wú)法解釋的異常,企業(yè)將按照規(guī)章制度進(jìn)行相應(yīng)的處罰。
5.考勤報(bào)告的生成
考勤數(shù)據(jù)整理完畢后,人力資源部門(mén)會(huì)生成考勤報(bào)告,報(bào)告中詳細(xì)記錄了每位員工的考勤情況。這份報(bào)告將作為員工工資計(jì)算的依據(jù),同時(shí)也會(huì)用于評(píng)估員工的工作態(tài)度和績(jī)效。
6.與員工的溝通
考勤報(bào)告生成后,人力資源部門(mén)會(huì)與員工進(jìn)行溝通,確保每位員工都能了解自己的考勤情況。如果員工對(duì)考勤報(bào)告有疑問(wèn),可以提出異議,人力資源部門(mén)會(huì)再次核對(duì)數(shù)據(jù),確保無(wú)誤。
第三章考勤獎(jiǎng)懲與激勵(lì)措施
1.考勤獎(jiǎng)懲制度
外貿(mào)企業(yè)會(huì)根據(jù)考勤情況對(duì)員工進(jìn)行獎(jiǎng)懲。通常,員工如果全月無(wú)遲到、早退、請(qǐng)假等記錄,將會(huì)獲得全勤獎(jiǎng)。相反,如果員工有遲到、早退、曠工等行為,將會(huì)受到相應(yīng)的處罰,比如罰款或者警告。
2.實(shí)操細(xì)節(jié)
人力資源部門(mén)會(huì)在每月底統(tǒng)計(jì)當(dāng)月所有員工的考勤情況,然后將這些信息輸入到工資系統(tǒng)中。如果員工當(dāng)月全勤,他的工資單上就會(huì)多出一筆全勤獎(jiǎng)。如果員工有遲到或早退,相應(yīng)的罰款金額就會(huì)從工資中扣除。
3.激勵(lì)措施的運(yùn)用
除了獎(jiǎng)懲制度,企業(yè)還會(huì)采取一些激勵(lì)措施來(lái)鼓勵(lì)員工保持良好的考勤記錄。比如,對(duì)于連續(xù)數(shù)月全勤的員工,企業(yè)可能會(huì)給予額外的獎(jiǎng)勵(lì),或者是提供一次額外的休假機(jī)會(huì)。
4.現(xiàn)實(shí)中的操作
在現(xiàn)實(shí)中,企業(yè)可能會(huì)設(shè)置一個(gè)考勤墻,上面貼著當(dāng)月全勤員工的名單和照片,以此來(lái)公開(kāi)表?yè)P(yáng)這些員工。這種方式不僅能激勵(lì)被表?yè)P(yáng)的員工,也能激發(fā)其他員工努力保持良好的考勤記錄。
5.考勤與晉升的關(guān)系
良好的考勤記錄往往也是員工晉升的一個(gè)重要參考因素。在績(jī)效考核中,考勤情況通常占有一定的比重。如果一個(gè)員工經(jīng)常遲到或請(qǐng)假,即使他的工作業(yè)績(jī)不錯(cuò),晉升的機(jī)會(huì)也可能因此受到影響。
6.員工溝通與反饋
企業(yè)會(huì)定期與員工就考勤情況進(jìn)行分析和溝通,了解員工的困難和問(wèn)題,并提供可能的解決方案。比如,如果員工因?yàn)榻煌▎?wèn)題經(jīng)常遲到,企業(yè)可能會(huì)考慮調(diào)整上班時(shí)間或者提供交通補(bǔ)貼。這樣的溝通和反饋有助于員工更好地理解考勤制度,同時(shí)也讓員工感受到企業(yè)的關(guān)懷。
第四章考勤異常的處理流程
1.異常情況上報(bào)
員工遇到特殊情況無(wú)法按時(shí)打卡,比如生病、家庭緊急事務(wù)等,需要及時(shí)向上級(jí)或人力資源部門(mén)上報(bào)。通常,員工需要在事前或事后盡快提交書(shū)面申請(qǐng)或者口頭說(shuō)明情況。
2.異常記錄與核實(shí)
人力資源部門(mén)會(huì)記錄員工的異常情況,并進(jìn)行核實(shí)。比如,員工因病請(qǐng)假,可能需要提供醫(yī)院證明。對(duì)于員工的異常記錄,部門(mén)負(fù)責(zé)人也會(huì)進(jìn)行確認(rèn),確保信息的準(zhǔn)確性。
3.實(shí)操細(xì)節(jié)
員工請(qǐng)假或遲到時(shí),通常需要填寫(xiě)一份請(qǐng)假單或遲到報(bào)告。這份報(bào)告需要詳細(xì)說(shuō)明請(qǐng)假或遲到的原因,以及預(yù)計(jì)的缺勤時(shí)間。請(qǐng)假單經(jīng)過(guò)上級(jí)批準(zhǔn)后,員工才能正式開(kāi)始休假。
4.異常處理結(jié)果反饋
人力資源部門(mén)在核實(shí)異常情況后,會(huì)向員工反饋處理結(jié)果。如果員工的請(qǐng)假或遲到理由合理,并且已經(jīng)按照規(guī)定流程提交了申請(qǐng),那么通常不會(huì)受到處罰。如果員工沒(méi)有按時(shí)上報(bào)或理由不被接受,可能會(huì)面臨相應(yīng)的懲罰。
5.考勤異常的統(tǒng)計(jì)
企業(yè)會(huì)對(duì)考勤異常情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),以了解整體員工的考勤狀況。這些數(shù)據(jù)有助于企業(yè)發(fā)現(xiàn)潛在的考勤問(wèn)題,比如某個(gè)部門(mén)或某個(gè)時(shí)間段內(nèi)遲到現(xiàn)象較為普遍,從而采取改進(jìn)措施。
6.改進(jìn)措施的實(shí)施
針對(duì)統(tǒng)計(jì)出的考勤異常問(wèn)題,企業(yè)會(huì)采取相應(yīng)的改進(jìn)措施。比如,如果發(fā)現(xiàn)遲到主要是因?yàn)榻煌〒矶?,企業(yè)可能會(huì)考慮調(diào)整工作時(shí)間或者提供交通補(bǔ)貼。此外,企業(yè)還會(huì)加強(qiáng)員工的考勤意識(shí)教育,定期舉辦相關(guān)的培訓(xùn)和講座,以減少考勤異常情況的發(fā)生。
第五章考勤制度的宣傳與培訓(xùn)
1.制定宣傳計(jì)劃
為了確保員工了解和遵守考勤制度,企業(yè)會(huì)制定一套宣傳計(jì)劃。這個(gè)計(jì)劃可能包括內(nèi)部郵件、公告板、員工會(huì)議等多種形式,來(lái)傳達(dá)考勤制度的重要性和具體內(nèi)容。
2.考勤制度宣傳的實(shí)際操作
企業(yè)會(huì)在新員工入職培訓(xùn)中專(zhuān)門(mén)安排一節(jié)關(guān)于考勤制度的課程,讓新員工明白考勤對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)的重要性。同時(shí),通過(guò)發(fā)放考勤制度手冊(cè),讓員工能夠隨時(shí)查閱相關(guān)規(guī)定。
3.定期舉辦培訓(xùn)
人力資源部門(mén)會(huì)定期舉辦考勤制度培訓(xùn),確保員工對(duì)考勤制度有持續(xù)的認(rèn)識(shí)。培訓(xùn)內(nèi)容通常包括考勤規(guī)則、獎(jiǎng)懲措施、操作流程等。
4.培訓(xùn)的具體細(xì)節(jié)
在培訓(xùn)中,企業(yè)可能會(huì)使用一些實(shí)際案例來(lái)說(shuō)明考勤制度的重要性。比如,通過(guò)分析一個(gè)因考勤記錄不佳導(dǎo)致晉升機(jī)會(huì)喪失的案例,來(lái)提醒員工注意自己的考勤情況。
5.互動(dòng)環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)
為了提高培訓(xùn)效果,企業(yè)會(huì)在培訓(xùn)中加入互動(dòng)環(huán)節(jié),比如小組討論、角色扮演等。這些活動(dòng)能夠讓員工更加積極參與,加深對(duì)考勤制度的理解。
6.培訓(xùn)效果評(píng)估
培訓(xùn)結(jié)束后,企業(yè)會(huì)對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估。這可能包括問(wèn)卷調(diào)查、考試或者實(shí)際操作測(cè)試。通過(guò)評(píng)估,企業(yè)能夠了解員工對(duì)考勤制度的掌握程度,并據(jù)此調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容和方式。
第六章考勤問(wèn)題的預(yù)防與解決
1.預(yù)防措施的實(shí)施
企業(yè)會(huì)采取一系列預(yù)防措施來(lái)減少考勤問(wèn)題的發(fā)生。比如,提前通知員工天氣變化可能帶來(lái)的交通影響,建議員工合理安排出行時(shí)間;或者在高峰期提供公司班車(chē),減少員工遲到情況。
2.實(shí)操中的具體做法
在辦公區(qū)域設(shè)置提醒標(biāo)志,比如在電梯旁、大門(mén)入口處放置“按時(shí)打卡”的提示牌,提醒員工注意考勤。同時(shí),通過(guò)內(nèi)部通訊工具定時(shí)發(fā)送考勤提醒信息,幫助員工養(yǎng)成良好的打卡習(xí)慣。
3.考勤問(wèn)題的及時(shí)發(fā)現(xiàn)
企業(yè)會(huì)通過(guò)考勤系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)控員工的考勤情況,一旦發(fā)現(xiàn)異常,如連續(xù)遲到、頻繁請(qǐng)假等,人力資源部門(mén)會(huì)及時(shí)與員工溝通,了解情況并給予相應(yīng)指導(dǎo)。
4.解決問(wèn)題的實(shí)際步驟
對(duì)于出現(xiàn)的考勤問(wèn)題,企業(yè)會(huì)按照以下步驟解決:
a.與員工進(jìn)行一對(duì)一溝通,了解問(wèn)題原因;
b.根據(jù)實(shí)際情況提供解決方案,如調(diào)整工作時(shí)間、提供交通補(bǔ)貼等;
c.跟進(jìn)解決方案的實(shí)施效果,確保問(wèn)題得到有效解決。
5.建立反饋機(jī)制
企業(yè)會(huì)建立反饋機(jī)制,鼓勵(lì)員工提出改善考勤管理的建議。比如,設(shè)置意見(jiàn)箱或者在線反饋平臺(tái),讓員工能夠暢所欲言,提出自己在考勤管理中遇到的問(wèn)題和改進(jìn)意見(jiàn)。
6.持續(xù)改進(jìn)考勤管理
根據(jù)員工的反饋和實(shí)際操作中遇到的問(wèn)題,企業(yè)會(huì)不斷調(diào)整和優(yōu)化考勤管理制度。通過(guò)定期的評(píng)估和改進(jìn),使得考勤管理更加合理和人性化,從而提高員工的工作滿(mǎn)意度和企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)效率。
第七章考勤管理與企業(yè)文化的融合
1.考勤管理與企業(yè)文化的關(guān)系
在企業(yè)文化中融入考勤管理,可以增強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)的歸屬感和責(zé)任感。企業(yè)會(huì)強(qiáng)調(diào)守時(shí)、敬業(yè)等價(jià)值觀,將這些理念貫穿到考勤管理中,讓員工明白良好的考勤是企業(yè)成功的重要因素之一。
2.實(shí)操中的融合方式
企業(yè)會(huì)在日常運(yùn)營(yíng)中體現(xiàn)考勤管理與企業(yè)文化的融合。比如,在公司的內(nèi)部刊物、宣傳欄上分享優(yōu)秀員工的考勤故事,或者在員工表彰大會(huì)上表彰全勤員工,以此樹(shù)立榜樣,傳遞企業(yè)文化。
3.考勤活動(dòng)的設(shè)計(jì)
為了加強(qiáng)考勤管理與企業(yè)文化的結(jié)合,企業(yè)會(huì)設(shè)計(jì)一些與考勤相關(guān)的活動(dòng)。例如,舉辦“最佳守時(shí)團(tuán)隊(duì)”的評(píng)選活動(dòng),鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)之間相互監(jiān)督、相互促進(jìn),共同提高考勤質(zhì)量。
4.考勤宣傳的日?;?/p>
企業(yè)會(huì)將考勤宣傳日常化,比如在每天的早會(huì)上提醒員工注意考勤,或者在員工的日常工作中穿插一些考勤的小貼士,讓員工在潛移默化中接受良好的考勤習(xí)慣。
5.考勤與企業(yè)活動(dòng)的結(jié)合
企業(yè)會(huì)將考勤管理與企業(yè)活動(dòng)相結(jié)合,如組織員工參加公益活動(dòng),強(qiáng)調(diào)守時(shí)的重要性,讓員工在參與社會(huì)活動(dòng)的過(guò)程中,也能體現(xiàn)企業(yè)的考勤文化。
6.考勤文化的持續(xù)塑造
企業(yè)會(huì)持續(xù)塑造和推廣考勤文化,通過(guò)不斷的宣傳、培訓(xùn)和實(shí)踐活動(dòng),讓員工深刻理解考勤對(duì)于個(gè)人和企業(yè)發(fā)展的重要性。通過(guò)這種方式,考勤管理不再是冰冷的規(guī)章制度,而是變成了員工自覺(jué)遵守的良好習(xí)慣。
第八章考勤管理與企業(yè)效益的關(guān)系
1.考勤管理對(duì)效益的影響
良好的考勤管理能夠直接影響到企業(yè)的效益。員工按時(shí)到崗,保證了工作的連續(xù)性和效率,減少了因遲到、早退等導(dǎo)致的工時(shí)損失,從而提升了企業(yè)的整體生產(chǎn)力。
2.實(shí)操中的效益體現(xiàn)
企業(yè)通過(guò)精細(xì)化的考勤管理,能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)控員工的工作狀態(tài),快速響應(yīng)工作中的變化。比如,通過(guò)考勤數(shù)據(jù)分析,企業(yè)可以發(fā)現(xiàn)某個(gè)部門(mén)的工作高峰期,從而合理安排人力資源,提高工作效率。
3.考勤與成本控制
考勤管理還有助于企業(yè)控制成本。通過(guò)嚴(yán)格的考勤制度,企業(yè)能夠避免不必要的加班費(fèi)用,同時(shí)減少因員工缺勤導(dǎo)致的間接損失,如項(xiàng)目延期、客戶(hù)滿(mǎn)意度下降等。
4.考勤與員工績(jī)效
企業(yè)會(huì)將考勤情況納入員工績(jī)效考核體系,與員工的獎(jiǎng)金、晉升等直接掛鉤。這樣,員工會(huì)更加重視考勤,因?yàn)榱己玫目记谟涗浭撬麄儷@得獎(jiǎng)勵(lì)和職業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)。
5.實(shí)操中的效益提升措施
為了提升效益,企業(yè)會(huì)采取以下措施:
a.對(duì)考勤數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析,找出影響效率的瓶頸;
b.根據(jù)考勤情況調(diào)整工作流程,提高工作連貫性;
c.對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎(jiǎng)勵(lì),激發(fā)團(tuán)隊(duì)活力。
6.考勤管理與企業(yè)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃
企業(yè)會(huì)將從考勤管理中獲得的經(jīng)驗(yàn)和數(shù)據(jù),用于指導(dǎo)長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。通過(guò)對(duì)考勤趨勢(shì)的分析,企業(yè)能夠預(yù)測(cè)未來(lái)的人力需求,合理規(guī)劃人力資源,確保企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
第九章考勤管理中的常見(jiàn)問(wèn)題與應(yīng)對(duì)策略
1.遲到與早退的問(wèn)題
在考勤管理中,遲到和早退是常見(jiàn)問(wèn)題。員工可能會(huì)因?yàn)榻煌?、家庭等原因?qū)е逻t到或早退。企業(yè)會(huì)通過(guò)優(yōu)化通勤安排、提供交通補(bǔ)貼等方式,減少這些情況的發(fā)生。
2.實(shí)操中的應(yīng)對(duì)措施
對(duì)于遲到和早退,企業(yè)會(huì)采取以下措施:
a.設(shè)立遲到緩沖時(shí)間,對(duì)于偶爾遲到的員工不立即處罰;
b.對(duì)于頻繁遲到的員工,進(jìn)行一對(duì)一溝通,了解原因并給予指導(dǎo);
c.提供彈性工作時(shí)間,讓員工在特定條件下可以自主調(diào)整上下班時(shí)間。
3.請(qǐng)假管理的問(wèn)題
員工請(qǐng)假也是考勤管理中的一個(gè)常見(jiàn)問(wèn)題。有時(shí)候,員工可能會(huì)頻繁請(qǐng)假,影響團(tuán)隊(duì)的工作進(jìn)度。
4.實(shí)操中的應(yīng)對(duì)策略
企業(yè)會(huì)對(duì)請(qǐng)假進(jìn)行嚴(yán)格管理,采取以下策略:
a.設(shè)立請(qǐng)假流程,員工必須提前申請(qǐng)并得到批準(zhǔn);
b.對(duì)于頻繁請(qǐng)假的員工,進(jìn)行深入了解并提供必要的幫助;
c.通過(guò)調(diào)整工作安排,減少員工因工作壓力而請(qǐng)假的次數(shù)。
5.考勤數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的問(wèn)題
考勤數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確會(huì)導(dǎo)致工資發(fā)放錯(cuò)誤,甚至影響員工的績(jī)效評(píng)估。
6.實(shí)操中的解決方法
為了確??记跀?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,企業(yè)會(huì):
a.定期檢查和維護(hù)考勤設(shè)備,確保其正常工作;
b.培訓(xùn)員工正確使用考勤系統(tǒng),減少操作錯(cuò)誤;
c.建立數(shù)據(jù)審核機(jī)制,對(duì)考勤數(shù)據(jù)進(jìn)行二次確認(rèn)。
第十章考勤管理系統(tǒng)的升級(jí)與優(yōu)化
1.考勤系統(tǒng)的升級(jí)需求
隨著企業(yè)的發(fā)展,原有的考勤管理系統(tǒng)可能無(wú)法滿(mǎn)足新的需求。比如,員工數(shù)量的增加、工作地點(diǎn)的分散等,這些都要求企業(yè)對(duì)考勤系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí),以適應(yīng)變化。
2.實(shí)操中的升級(jí)過(guò)程
企業(yè)在升級(jí)考勤系統(tǒng)時(shí),會(huì)考慮以下步驟:
a.調(diào)研新的考勤管理需求,確定升級(jí)的目標(biāo)和方向;
b.選擇合適的考勤管理系統(tǒng),確保其能夠滿(mǎn)足企業(yè)的新需求;
c.對(duì)新系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試,確保其穩(wěn)定性和準(zhǔn)確性;
d.對(duì)員工進(jìn)行新系統(tǒng)的培訓(xùn),確保他們能夠熟練使用。
3.考勤系統(tǒng)的優(yōu)化
除了升級(jí),企業(yè)還會(huì)對(duì)考勤系
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