LSRIQA2-001.A1信息溝通管制程序

電子有限公司信息溝通管制程序文件編號(hào)：LSRIQA2-001制/修訂部門(mén)：品質(zhì)部制/修訂日期：2019年03月12日版本/版次：A/1頁(yè)數(shù)：共7頁(yè)修訂記錄修訂日期DCNNO.修訂內(nèi)容摘要版本/版次發(fā)行日期2016.8.12016-08-01新增A/02016.8.12019.3.122019-03-加入HSF信息溝通內(nèi)容A/12019.3.11核準(zhǔn)審查制作□行政部□研發(fā)部□采購(gòu)部□文管中心□業(yè)務(wù)部□品質(zhì)部□生產(chǎn)部□倉(cāng)管部文件名稱文件編號(hào)LSRIQA2-001版本/版次A/0信息溝通管制程序制/修訂日期19年03月12日頁(yè)次1/71.目的: 明確公司內(nèi)、外部信息及相關(guān)質(zhì)量、環(huán)境信息與HSF相關(guān)信息接收與傳遞之渠道，確保企業(yè)內(nèi)外部信息流順暢。2.適用范圍:適用于客戶及相關(guān)方信息/政府及法律法規(guī)信息/行業(yè)動(dòng)態(tài)/產(chǎn)品/勞工權(quán)益/產(chǎn)品與服務(wù)環(huán)境質(zhì)量/公司運(yùn)作等信息之公司內(nèi)外部傳遞。3.職責(zé)：3.1業(yè)務(wù)部3.1.1客戶及外部相關(guān)信息之接收/傳遞與處理，包括HSF法律法規(guī)/產(chǎn)品HSF要求,提供包含HSF相關(guān)信息/顧客財(cái)產(chǎn)/訂單合同處理等。3.1.2負(fù)責(zé)客訴產(chǎn)品信息的反饋和傳遞，包括HSF應(yīng)急處理，負(fù)責(zé)服務(wù)信息和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)的信息反饋。3.2ISO主導(dǎo)部門(mén)3.2.1.負(fù)責(zé)產(chǎn)品/環(huán)境/職業(yè)安全健康相關(guān)法律法規(guī)的收集/傳遞與處理；3.2.2.負(fù)責(zé)RoHS/WEEE等產(chǎn)品環(huán)保信息之接收/傳遞與處理。3.2.3．負(fù)責(zé)供方/可施加影響相關(guān)方/環(huán)境安全績(jī)效相關(guān)方信息之接收/傳遞與處理；3.2.4．負(fù)責(zé)政府/環(huán)保/勞動(dòng)部門(mén)相關(guān)信息之接收/傳遞與處理。3.3品保部3.3.1.負(fù)責(zé)產(chǎn)品品質(zhì)/HSF相關(guān)信息之接收/傳遞與處理；3.3.2.負(fù)責(zé)內(nèi)外部質(zhì)量審核信息的反饋和傳遞，對(duì)各部門(mén)反饋的質(zhì)量信息實(shí)施匯總、分類與傳遞。3.4產(chǎn)品研發(fā)部3.4.1負(fù)責(zé)產(chǎn)品設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)相關(guān)之工程技術(shù)信息之接收/反饋窗口。3.4.2負(fù)責(zé)與客戶檢討并反饋產(chǎn)品之設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)信息，并及時(shí)跟進(jìn)確認(rèn)與獲得反饋信息，且積極對(duì)應(yīng)。3.4.3負(fù)責(zé)收集、反饋各類技術(shù)工藝問(wèn)題及新技術(shù)、新材料和先進(jìn)工藝的技術(shù)信息文件名稱文件編號(hào)LSRIQA2-001版本/版次A/0信息溝通管制程序制/修訂日期19年03月12日頁(yè)次2/73.5其它部門(mén)3.5.1各單位接收到各信息接收窗口傳達(dá)的信息后確定與本組織相關(guān)的信息，并及時(shí)在部門(mén)內(nèi)傳達(dá)、交流和對(duì)應(yīng)。當(dāng)不符合事項(xiàng)發(fā)生時(shí),需及時(shí)展開(kāi)改善與糾正行動(dòng)。3.5.2負(fù)責(zé)制質(zhì)量環(huán)境信息與HSF相關(guān)信息和監(jiān)督檢查單位提出的監(jiān)督檢查信息的反饋和傳遞。3.5.3各單位通過(guò)各類信息溝通方式（如：品質(zhì)檢討會(huì)、員工意見(jiàn)箱等）收集與反饋產(chǎn)品品質(zhì)等相關(guān)意見(jiàn)或信息至相關(guān)主管信息窗口。3.6管理代表3.6.1負(fù)責(zé)重大品質(zhì)、環(huán)境信息與HSF相關(guān)信息信息之協(xié)調(diào)與對(duì)應(yīng)處理；3.6.2負(fù)責(zé)重大環(huán)境信息、職業(yè)健康安全、勞工、道德信息之協(xié)調(diào)與對(duì)應(yīng)處理。3.7員工代表3.7.1建立有效與直接之溝通渠道，并確保暢通。3.7.2信息的上傳下達(dá)：廣泛聽(tīng)取并反映部門(mén)員工對(duì)公司勞工事務(wù)、職業(yè)健康、安全問(wèn)題及環(huán)境影響之意見(jiàn)與建議；隨時(shí)和部門(mén)主管、行政部門(mén)保持溝通與提出員工意見(jiàn)；及時(shí)聽(tīng)取與傳達(dá)有關(guān)反饋意見(jiàn)。3.8.3.積極參與公司推行活動(dòng)，并定期向員工傳達(dá)公司方針政策與活動(dòng)。4.定義：4.1．外部信息：包含客戶、供應(yīng)商、協(xié)力廠商及其它內(nèi)外部相關(guān)方(如:第三方認(rèn)證公司/施工廠商/周邊居民/政府等)之信息。4.2．內(nèi)部信息：包含上下級(jí)之間，部門(mén)與部門(mén)之間，各層級(jí)間橫向信息，公共宣傳類信息等。4.3.質(zhì)量信息:與產(chǎn)品及服務(wù)品質(zhì)有關(guān)的信息。4.4HSF信息：與產(chǎn)品及服務(wù)過(guò)程有害物質(zhì)管控的相關(guān)信息。6作業(yè)內(nèi)容：6.1.信息傳遞形式信息交流的途徑可以是口頭或書(shū)面文件，以及其它一切可以利用的通訊和宣傳工具。包括但不限于下列項(xiàng)目:a.會(huì)議:針對(duì)相關(guān)主題以正式或非正式會(huì)議進(jìn)行討論和商量,解決主題事項(xiàng)；各種通知，協(xié)調(diào)事項(xiàng)：將相關(guān)事項(xiàng)、安排、決定等陳述告訴信息接受者；b.電話，及記錄、資料傳遞；c.談話:上下級(jí)/部門(mén)內(nèi)部/其它績(jī)效關(guān)注方團(tuán)隊(duì)調(diào)查等；e.宣傳，看板，標(biāo)語(yǔ)：公布新信息，新的客戶要求，經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，品質(zhì)方針及目標(biāo)，或品質(zhì)日?qǐng)?bào)等；文件名稱文件編號(hào)LSRIQA2-001版本/版次A/0信息溝通管制程序制/修訂日期19年03月12日頁(yè)次3/7f.培訓(xùn):新知識(shí),新信息傳達(dá),工作技能教育等；g.詢問(wèn)(答復(fù)):要求確認(rèn)、請(qǐng)求指示等并按要求給予答復(fù)；h.跟催:為確保工作進(jìn)度安排或未按期執(zhí)行事務(wù)或未及時(shí)履行承諾時(shí)進(jìn)行跟催；i.建議:有關(guān)產(chǎn)品、過(guò)程、品質(zhì)管理體系及其它管理等方面提出的改善性建議;j.投訴:經(jīng)過(guò)其它方式溝通而未達(dá)成有效效果,或?qū)δ巢块T(mén)或個(gè)人不滿意時(shí)直接向其上級(jí)人員報(bào)告情況以改善相關(guān)事宜;k.各種集體活動(dòng):為了解、豐富,改善工作和生活而組織的各種集體活動(dòng)。6.2．信息傳遞之要求6.2.1.各主管信息窗口必須保證信息被有效接收，充分理解，高效傳達(dá)，正確執(zhí)行，及時(shí)反潰;6.2.2.各職能部門(mén)及個(gè)人在信息交流過(guò)程中應(yīng)遵守公司及相關(guān)方之有關(guān)保密協(xié)約與規(guī)定。6.2.3在信息傳遞方面，如果客戶或相關(guān)方或法規(guī)或監(jiān)管機(jī)構(gòu)有具體格式和語(yǔ)言需遵循其他要求進(jìn)行溝通傳遞。6.3．內(nèi)外部信息交流和處理6.3.1．由外→內(nèi)的信息傳遞流程外部信息由對(duì)外窗口負(fù)責(zé)接收，對(duì)接收到的信息需進(jìn)行初步確認(rèn)，經(jīng)確認(rèn)有歧義時(shí)需與相關(guān)方確認(rèn)，經(jīng)確認(rèn)明確要求后將信息傳遞給公司對(duì)應(yīng)部門(mén)。6.3.1.1．品?？头⒔邮盏降钠焚|(zhì)信息進(jìn)行識(shí)別，并對(duì)信息要求予以確認(rèn)，如有疑問(wèn)時(shí)，需及時(shí)與發(fā)文者或客戶取得確認(rèn)，然后根據(jù)信息識(shí)別之后的相關(guān)性及內(nèi)含的明定和隱含的品質(zhì)要求，將信息及時(shí)傳遞給各相關(guān)部門(mén)和組織相關(guān)者。6.3.1.2．研發(fā)部(RD)對(duì)接獲到的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)工程技術(shù)資料予以登錄與管理，并視必要性，轉(zhuǎn)化為公司設(shè)計(jì)規(guī)范予以內(nèi)部管制與傳達(dá)。作為客戶原版文件或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)時(shí),需與客戶確認(rèn)是否需作新版之簽收和舊版歸還,并保存記錄。6.3.1.3．品保部將接收到的信息進(jìn)行識(shí)別，并對(duì)信息要求予以確認(rèn)，如有疑問(wèn)時(shí)，需及時(shí)與發(fā)文者或客戶取得確認(rèn)，然后根據(jù)信息識(shí)別之后的相關(guān)性，將信息及時(shí)傳遞給各相關(guān)部門(mén)和組織相關(guān)者。6.3.1.4.品保部接收到HSF信息后需予以確認(rèn)，如有疑問(wèn)時(shí)，需及時(shí)與發(fā)文者或客戶取得確認(rèn)，然后根據(jù)信息識(shí)別之后的相關(guān)性及內(nèi)含的明定和隱含的特定產(chǎn)品環(huán)保要求轉(zhuǎn)發(fā)給其它相關(guān)部門(mén)；當(dāng)信息涉及HSF體系文件之變動(dòng)時(shí)，品保部需將其轉(zhuǎn)化為HSF體系文件后再傳遞給各相關(guān)單位。文件名稱文件編號(hào)LSRIQA2-001版本/版次A/0信息溝通管制程序制/修訂日期19年03月12日頁(yè)次4/76.3.1.5.外部勞工/安全信息分別由行政部門(mén)負(fù)責(zé)接收后依信息之類別進(jìn)行內(nèi)部傳遞與倡導(dǎo)，并遵照展開(kāi)對(duì)應(yīng)行動(dòng)；必要時(shí)，需由接收部門(mén)將信息納入體系予以文件化。6.3.1.6.體系工程師、研發(fā)部指定專業(yè)人員每季定期與國(guó)家、省、市相關(guān)主管部門(mén)或其網(wǎng)站、至少交流或查詢一次，咨詢最新頒布、修訂或作廢之產(chǎn)品法律法規(guī)及其它要求，收集適合之法律法規(guī)和其它要求之文本或電子文件，并將結(jié)果登錄于「法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)清單」上并予以公布。6.3.1.7.各單位將從外部或組織相關(guān)者處接收到的品質(zhì)或其它信息，及時(shí)傳遞給各主管信息窗口(其中HSF信息對(duì)應(yīng)品保部)，由主管部門(mén)作好登錄與對(duì)應(yīng)處理。6.3.2．內(nèi)→內(nèi)的信息傳遞流程6.3.2.1．客戶信息各單位信息接收窗口接獲的客戶有關(guān)品質(zhì)、HSF信息分別登錄于「外來(lái)文件清單」（如用信息工具傳遞之信息也可直接存在軟件上或直接復(fù)印存檔），并迅速傳遞到公司內(nèi)部各相關(guān)組織。6.3.2.1.1．針對(duì)客戶重要信息（如：客戶稽核、客戶要求變更等）需由對(duì)應(yīng)主管部門(mén)召集會(huì)議進(jìn)行說(shuō)明，并且跟蹤執(zhí)行情況，保留記錄。6.3.2.1.2．各部門(mén)信息接收單位接獲的客戶信息，涉及系統(tǒng)、產(chǎn)品和內(nèi)部作業(yè)規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，需及時(shí)將信息標(biāo)準(zhǔn)化，將客戶的要求轉(zhuǎn)化為內(nèi)部管制標(biāo)準(zhǔn)通過(guò)ECN的方式進(jìn)行擴(kuò)散，由品管監(jiān)督執(zhí)行。6.3.2.2．相關(guān)法律法規(guī)及其它相關(guān)方文件公司內(nèi)各單位接獲外部信息后，需視其類別及時(shí)傳遞給本單位，并及時(shí)登錄于「法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)清單」上。6.3.2.2.1．由主導(dǎo)單位將信息提煉，總結(jié)并擴(kuò)散給所有相關(guān)單位；6.3.2.2.2．受信息影響之單位應(yīng)即時(shí)評(píng)估，并調(diào)整作業(yè)活動(dòng)以趨滿足各項(xiàng)要求，并對(duì)與法規(guī)不符之事項(xiàng)擬定因應(yīng)對(duì)策并實(shí)施。6.3.2.3體系運(yùn)作信息6.3.2.3.1．涉及與產(chǎn)品質(zhì)量/HSF體系要求，方針/目標(biāo)，公司通過(guò)文件發(fā)放和內(nèi)部培訓(xùn)內(nèi)部培訓(xùn)等形式進(jìn)行內(nèi)部溝通。文件/方針/目標(biāo)變更，系統(tǒng)調(diào)整/新規(guī)要求等信息由系統(tǒng)主導(dǎo)單位及時(shí)通過(guò)郵件群發(fā)/公布欄/廠區(qū)會(huì)議等輔助形式擴(kuò)大知悉力度與面積。工程變更，具體依照工程變更文件進(jìn)行溝通處理。體系運(yùn)作方面績(jī)效及相關(guān)文件名稱文件編號(hào)LSRIQA2-001版本/版次A/0信息溝通管制程序制/修訂日期19年03月12日頁(yè)次5/7溝通反饋，內(nèi)部依照體系文件要求進(jìn)行溝通。6.3.2.3.2．通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)稽核/文件管控稽核/管理審查/內(nèi)部培訓(xùn)等向最高管理者及執(zhí)行單位反潰運(yùn)作狀況。6.3.2.3.3．客戶或產(chǎn)品要求、目標(biāo)、各項(xiàng)提案改善、員工意見(jiàn)反饋信息可以通過(guò)各種會(huì)議及品質(zhì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、公告欄、網(wǎng)站、資料庫(kù)、意見(jiàn)箱等形式進(jìn)行傳遞與溝通。6.3.2.3.2．對(duì)于產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程中產(chǎn)生的品質(zhì)/HSF異常按照異常處理流程進(jìn)行信息溝通和對(duì)應(yīng)。HSF異常具體依照《HSF不良品管理辦法》進(jìn)行處理。6.3.2.4員工及周邊反饋信息6.3.2.4.1．由行政單位透過(guò)各類形式向員工征集各類有關(guān)公司勞資政策落實(shí)、工作場(chǎng)所職業(yè)健康、安全、體系運(yùn)作之意見(jiàn)。6.3.2.4.2．由各單位選派員工代表，并由各單位員工代表負(fù)責(zé)建立與管理本單位員工意見(jiàn)箱，并及時(shí)將征集的意見(jiàn)、建議或投訴傳遞至相關(guān)事務(wù)管理窗口。6.3.2.4.3．有關(guān)勞工及職業(yè)健康事務(wù)反饋信息由行政單位代表確認(rèn)與協(xié)調(diào)處理;6.3.2.4.4．有關(guān)安全事務(wù)反饋信息由安全代表組織確認(rèn)與協(xié)調(diào)處理;6.3.2.4.5．有關(guān)公司體系運(yùn)作之反饋信息由系統(tǒng)主導(dǎo)部門(mén)予以確認(rèn)與對(duì)應(yīng)完善;6.3.2.4.6．對(duì)于員工所反映的問(wèn)題，各對(duì)應(yīng)窗口須在接收后三個(gè)工作日予以回復(fù)，一時(shí)難以解決應(yīng)說(shuō)明原因，給出解決期限。重大事項(xiàng)應(yīng)予以記錄，以便后續(xù)跟蹤/統(tǒng)計(jì)及改善。6.3.2.4.7．對(duì)于員工的投訴，涉及到不符合事項(xiàng)的，按照不合格處理程序處理;6.3.2.4.8.各部門(mén)接獲各類信息后需就信息的要求展開(kāi)倡導(dǎo)和教育，讓單位內(nèi)部相關(guān)人員均能了解和明確信息的要求與重要性，并依據(jù)信息要求及時(shí)作出行動(dòng)。6.3.2.4.9.各部門(mén)需指派人員擔(dān)當(dāng)與實(shí)施已提出之因應(yīng)對(duì)策，并自主確認(rèn)執(zhí)行效果與信息要求之符合性，主管單位需跟蹤確認(rèn)執(zhí)行之效果與進(jìn)度是否能按期達(dá)成客戶及相關(guān)法規(guī)要求。6.3.2.4.10.公司各級(jí)主管應(yīng)充分調(diào)動(dòng)與發(fā)揮各級(jí)員工參與企業(yè)活動(dòng)之積極性，可通過(guò)直接交流的方式聽(tīng)取與了解員工之意見(jiàn)，并采取必要行動(dòng)解決反映之問(wèn)題，同時(shí)將良好建議與意見(jiàn)作為公司SER方針及管理程序檢討之參考。文件名稱文件編號(hào)LSRIQA2-001版本/版次A/0信息溝通管制程序制/修訂日期19年03月12日頁(yè)次6/76.3.2.5內(nèi)→外的信息傳遞流程6.3.2.5.1.各主管信息窗口需匯總內(nèi)部信息交流后的輸出結(jié)果，并視相關(guān)方之要求或信息之重要性傳遞給公司各營(yíng)業(yè)點(diǎn)或副本抄送給組織相關(guān)者。6.3.2.5.2.傳達(dá)與供應(yīng)商/協(xié)力廠商或其它相關(guān)方之涉及客戶、公司體系或其它相關(guān)法律法規(guī)的信息需由信息發(fā)出單位編制信息發(fā)布編號(hào)或直接保存相關(guān)信息傳遞之證據(jù)，如郵件，知會(huì)到采購(gòu)單位；由采購(gòu)單位以書(shū)面或郵件形式于五個(gè)工作日傳遞給供應(yīng)商對(duì)應(yīng)窗口，并對(duì)供應(yīng)商回饋接收狀況（包含對(duì)接收信息是否有效理解）形式進(jìn)行確認(rèn)，同時(shí)反饋結(jié)果至信息發(fā)布單位。6.3.2.5.3.當(dāng)公司導(dǎo)入新的體系或重要信息需直接傳達(dá)至供應(yīng)商負(fù)責(zé)人并期望全面配合實(shí)施時(shí)，采購(gòu)單位需召開(kāi)供應(yīng)商說(shuō)明會(huì)進(jìn)行培訓(xùn)或排定現(xiàn)場(chǎng)稽核以確保重要信息得到傳達(dá)與采取對(duì)應(yīng)行動(dòng)。6.3.2.5.4.定期通過(guò)公司網(wǎng)站或刊物等向公司相關(guān)之所有利益團(tuán)體公告公司政策及社會(huì)責(zé)任表現(xiàn)狀況，并及時(shí)獲取反饋信息。6.3.2.5.5對(duì)外信息傳遞包括HSF信息包括異常信息，應(yīng)遵循客戶，法規(guī)監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求，并與外部對(duì)應(yīng)窗口進(jìn)行溝通