圖書資料固定資產(chǎn)管理工作的思考

摘要：文章以某行政事業(yè)單位圖書館為例，就目前圖書資料固定資產(chǎn)管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題進行分析，并提出對圖書資料固定資產(chǎn)的規(guī)范管理具體策略。關鍵詞：圖書資料固定資產(chǎn)圖書館管理《中央行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理辦法》中明確規(guī)定將圖書資料納入固定資產(chǎn)管理。圖書資料是圖書館事業(yè)發(fā)展的基礎，是單位教學工作、科學研究和學科建設的物質(zhì)保障，也是國有資產(chǎn)的重要組成部分。根據(jù)關于《加強行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的通知（財資〔2020〕97號）》，做好固定資產(chǎn)管理工作，對于提升行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理整體水平、更好地服務與保障單位履職和事業(yè)發(fā)展，具有重要意義?；谝陨媳尘?，本文以北京市疾病預防控制中心圖書館（以下簡稱：北京市疾控中心圖書館或本館）為例，剖析在圖書資料固定資產(chǎn)日常管理中發(fā)現(xiàn)的一些問題，并對相關工作的改進策略加以探討，以期對提高圖書資料固定資產(chǎn)的規(guī)范化管理有所幫助。一、圖書資料固定資產(chǎn)管理的重要性（一）文獻資源信息的保障中心圖書館是專門采集、整理和保存文獻信息的部門，是單位職工學習、教學、科研的文獻信息的保障中心。做好圖書資料管理，就是要保證圖書館的藏書建設和服務工作的順利進行。在圖書館的管理工作中嚴格、規(guī)范工作流程，最大限度地避免圖書資料的流失和損壞，對出現(xiàn)的問題及時補救和改正，從而實現(xiàn)館藏圖書資料的保值和增值，是圖書館最重要的工作之一，也是為職工提供文獻信息服務，提高圖書館服務水平的基礎工作。（二）全面掌握館藏圖書資料情況對圖書資料固定資產(chǎn)的規(guī)范管理，不僅是履行國家對固定資產(chǎn)管理的要求，也是讓單位領導和圖書館員對圖書館的全部館藏情況做到心中有數(shù)。在館藏管理工作中，可更好地發(fā)現(xiàn)及改進以下問題：（1）及時發(fā)現(xiàn)圖書資料固定資產(chǎn)流失的原因，改善采購入庫流程的漏洞，糾正財產(chǎn)賬目的錯誤。（2）實時了解館藏圖書資料的流通動態(tài)，發(fā)現(xiàn)未歸還、損壞、丟失的圖書資料做到及時登記、查找，確認后進行注銷處理。（3）及時補充職工所需圖書資料。（三）時時保持賬實相符圖書資料固定資產(chǎn)既是單位固定資產(chǎn)的重要組成部分，又是圖書館館藏文獻的一部分。做好圖書資料固定資產(chǎn)的管理工作對防止國有資產(chǎn)流失和館藏文獻保護有著雙重意義。圖書館制定規(guī)范的管理規(guī)則，在具體工作中落實規(guī)則，有專人負責管理文獻的資產(chǎn)管理，確保本單位圖書資料的賬目和圖書資料相符。二、圖書資料固定資產(chǎn)全生命周期管理流程固定資產(chǎn)的管理要經(jīng)歷申請、審批、采購、入庫、使用、填報固定資產(chǎn)卡片、報廢及銷賬的過程。因圖書資料在固定資產(chǎn)管理中不計提折舊，其管理流程和方式有別于其他固定資產(chǎn)?，F(xiàn)就北京市疾控中心圖書館圖書資料固定資產(chǎn)的全生命周期管理流程進行分析：（一）申請及審批職工需要在單位OA系統(tǒng)上填報“圖書資料采購申請表”，選擇是由圖書館采購或是職工所在的部門采購，填寫需采購圖書資料的題名、書號、單價（實洋）等相關信息。圖書館員收到申請后，需對收到的“圖書資料采購申請表”內(nèi)容進行審批，確保信息填寫無誤，由相關領導授權進行線上審批后，方可進行采購；對非圖書館采購范圍和數(shù)量的申請也將予以回退。（二）采購本館圖書資料固定資產(chǎn)采購途徑分為兩種。一是大批量地集中采購需要在單位備案的供應商處進行統(tǒng)一采購；二是數(shù)量較少的分散采購不限制采購途徑，在當當網(wǎng)、京東網(wǎng)等處均可采購。（三）入庫采購完成后，圖書館員要在圖書館管理系統(tǒng)中進行編目和入藏，粘貼圖書條形碼、打印索書號并按分類上架。入藏完成后，還需填寫“固定資產(chǎn)（圖書資料）入庫單”。由其他部門采購的圖書資料固定資產(chǎn)需由經(jīng)手人持采購的圖書資料、原始采購明細、發(fā)票及“圖書資料采購申請表”到圖書館辦理入庫手續(xù)，圖書館員完成入藏流程后，才可給經(jīng)手人出具“固定資產(chǎn)（圖書資料）入庫單”?！叭霂靻巍毙栌山?jīng)手人和圖書館員雙方簽字后才可生效。（四）報銷在財務部門報銷時，需要提交經(jīng)費審批單、費用審批單、圖書資料采購申請表、采購原始清單、發(fā)票及固定資產(chǎn)（圖書資料）入庫單。圖書館員對“入庫單”要予以保存，為日后圖書資料固定資產(chǎn)的審核留存資料。（五）使用（借閱與歸還）報銷手續(xù)完成后，采購的圖書資料正式進入流通階段，單位職工可以正常借閱使用。（六）填報固定資產(chǎn)卡片本館采用的是北京久其軟件股份有限公司開發(fā)的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，進行國有資產(chǎn)的統(tǒng)計管理。圖書館員要依照財務部門提供的明細分類賬，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)上對固定資產(chǎn)卡片的基本信息、財務信息和使用信息進行填報。（七）報廢及銷賬館藏圖書資料達到一定年限后，按文獻半衰期理論和單位職工實際使用情況可以進行報廢處理。報廢前，圖書館員要根據(jù)專家、讀者的意見擬提出報廢目錄，并將報廢目錄上報至圖書館主管領導，無異議后，報廢流程和單位固定資產(chǎn)報廢流程相同。報廢手續(xù)完成后，圖書館員還要到財務部門銷賬，確保圖書資料固定資產(chǎn)賬做到賬賬相符。三、圖書資料固定資產(chǎn)管理存在的問題（一）人員匱乏目前本館專職人員僅1人，圖書資料固定資產(chǎn)由圖書館歸口管理。館藏圖書資料固定資產(chǎn)的總金額高、數(shù)量大，圖書館員既要兼顧圖書資料的采選、編目、借閱、讀者服務等基礎性工作，又要承擔圖書資料固定資產(chǎn)的全流程管理，很難專門再去做圖書資料固定資產(chǎn)的清查等工作。（二）管理制度不完善目前本單位尚未建立圖書資料固定資產(chǎn)的管理制度，且一直沿用上級單位20多年前的固定資產(chǎn)管理制度，制度較為陳舊。財務部門要求將采購單價（實洋）大于等于50元以上的圖書資料，不論經(jīng)費來源，均納入單位固定資產(chǎn)賬。相較20年前，圖書資料單價價值早已翻幾番，一般來說對于非“圖書經(jīng)費”采購的圖書資料并不納入固定資產(chǎn)管理，或?qū)⒊^一定限額的科研經(jīng)費或教學經(jīng)費采購的圖書資料才會納入固定資產(chǎn)管理。這也導致因為涉及固定資產(chǎn)，職工因怕丟失或損壞，需要擔責或賠償，不再申請購書和借閱。諸如此類情況也有悖圖書館的基本使命和職責。建立健全圖書資料固定資產(chǎn)的標準規(guī)范，按制度做好圖書資料生命周期的每一環(huán)節(jié)的管理，不僅是對圖書資料本身的保護，也是為職工考慮及圖書館不斷發(fā)展的基礎。（三）相關部門缺乏協(xié)調(diào)性1.缺乏溝通。圖書資料的全流程管理涉及申請部門、財務部門和圖書館的對接。根據(jù)不同經(jīng)費來源不同，審批、報銷、入庫等流程也會有所不同。如一些部門未事先填寫“圖書資料采購申請表”，使用“科研經(jīng)費”自行采購后，直接到財務部門進行報銷，被財務部門告知其采購的部分圖書資料屬于固定資產(chǎn)，需要先到圖書館領取入庫單才能進行報銷。待到圖書館申請領取入庫單時，圖書館員發(fā)現(xiàn)其采購圖書資料的數(shù)量已經(jīng)超過圖書館可入館藏的復本量或有些圖書資料不在圖書館的入藏范圍，無法出具入庫單，最終其只能將部分圖書資料退回出版商處，影響了工作的正常開展。2.缺乏監(jiān)督監(jiān)管機制。資產(chǎn)管理部門和財務部門缺乏對固定資產(chǎn)非專業(yè)管理人員有效的監(jiān)督監(jiān)管機制。資產(chǎn)管理部門雖不負責圖書資料固定資產(chǎn)的管理，但掌握著固定資產(chǎn)的政策變動；財務部門負責年底核對固定資產(chǎn)賬，但只注重總金額核對一致；圖書館注重的主要工作還是為服務讀者和館藏建設。三個部門都從各自的業(yè)務角度出發(fā)進行管理，但做好圖書資料固定資產(chǎn)管理工作需要圖書館員同時掌握固定資產(chǎn)政策動向和財務管理的知識技能才能勝任此項工作，導致在實際工作中，圖書館員對固定資產(chǎn)管理新政不清楚、資產(chǎn)卡片填報不準確的情況時有發(fā)生。（四）賬務管理不規(guī)范圖書資料固定資產(chǎn)的管理共三套賬，分別為財務賬、館藏明細賬和固定資產(chǎn)卡片賬，這三套賬應做到賬賬相符、賬實相符、賬卡相符。在整理賬務工作中，也發(fā)現(xiàn)了賬務管理方面的問題，具體如下：1.賬簿混亂。本館在2022年以前，采購賬簿、借閱記錄的登記均為手工填寫，情況較為粗糙，圖書資料題名登記簡化、數(shù)量模糊。圖書館沒有單獨建立圖書資料固定資產(chǎn)明細賬，如對圖書資料固定資產(chǎn)開展清查工作，著實困難。2.交接手續(xù)不規(guī)范。每筆新書到館入庫，都應有相應的清單和手續(xù)，尤其涉及各部門采購需入圖書館的新書，除有新書目錄外，更應有交接人雙方的簽字。在所有臺賬中，均未發(fā)現(xiàn)移交記錄。沒有規(guī)范化的移交手續(xù)，無法保證圖書資料入庫的實際數(shù)量。3.資產(chǎn)卡片填報不準確。固定資產(chǎn)卡片的錄入除需填寫圖書資料的基本信息外，還要按財務部門實際入賬情況編制的記賬憑證填寫。因其涉及會計專業(yè)知識，非專業(yè)人員對資產(chǎn)卡片內(nèi)的會計專業(yè)詞匯并不理解，導致卡片內(nèi)容的填報只注重總金額一致，而忽視其他內(nèi)容填報的準確性。在清查固定資產(chǎn)卡片工作中發(fā)現(xiàn)了主要問題如下：（1）資產(chǎn)名稱（圖書題名）縮寫或簡寫；（2）資產(chǎn)分類不準確；（3）卡片中的財務信息和會計記賬憑證單不一致；（4）批量錄入（沒有做到一卡一物的錄入原則）。四、圖書資料固定資產(chǎn)管理的解決策略（一）加強專業(yè)館員隊伍建設要想做好任何一項工作，使其有長遠的發(fā)展都需要人才資源。圖書館員人才隊伍應年輕化、專業(yè)化。圖書資料固定資產(chǎn)的日常管理較為繁瑣，需要圖書館員熟練掌握計算機及常用軟件系統(tǒng)的操作，并具備相關財務基礎和管理知識。除對圖書館員的專業(yè)業(yè)務能力的建設外，也需要培養(yǎng)圖書館員對此項工作全流程的管理中兼具耐心、細致和高度的責任感。（二）健全圖書資料固定資產(chǎn)管理制度針對圖書資料固定資產(chǎn)管理出現(xiàn)的問題，單位的資產(chǎn)管理部門、財務部門應和圖書館一起統(tǒng)籌完善管理制度。從圖書資料的申請直至報廢銷賬的全流程管理，每一環(huán)節(jié)都應做到有章可循、有規(guī)可守，不斷完善和改進管理中的漏洞，推動圖書資料固定資產(chǎn)管理工作務實高效地開展。（三）規(guī)范賬務管理1.建立圖書資料固定資產(chǎn)賬。圖書館員應建立以年度為單位的圖書資料固定資產(chǎn)賬目表，及時在表內(nèi)錄入圖書題名、單價（實洋）、數(shù)量、申請部門、申請人、采購人、采購部門等信息。這樣既可以保證臺賬信息準確，也可以作為日后剔舊和報廢的依據(jù)。2.交接記錄有跡可查。每筆新書到館都要保留原始采購清單，經(jīng)手人應在清單上簽字；涉及其他部門采購需要入庫到圖書館的，需要經(jīng)手人和圖書館員雙方簽字，并一式兩份，可供日后查詢，讓每本書都做到有跡可循。（四）加強部門間協(xié)調(diào)性財務部門和資產(chǎn)管理部門應定期向圖書館員培訓其專業(yè)的相關知識，如對圖書資料固定資產(chǎn)的計量標準，固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)的最新操作方法等。在做資產(chǎn)卡片錄入前，財務部門應主動向圖書館提供圖書資料固定資產(chǎn)的明細賬，讓圖書館員可以準確地錄入資產(chǎn)卡片上的財務信息；資產(chǎn)管理部門也應和圖書館一起開展固定資產(chǎn)的清查工作，確保全單位固定資產(chǎn)的管理是統(tǒng)一、規(guī)范、有序的。圖書館也應面向各個部門加強培訓?？稍趩挝籓