標(biāo)桿集團(tuán)公司：小金額采購(gòu)流程

小金額采購(gòu)流程（阿樹(shù)）版本：1.0（試行）流程名稱小金額采購(gòu)流程一級(jí)流程采購(gòu)端到端流程文件編號(hào)二級(jí)流程N(yùn)A版本號(hào)V1.0（試行）三級(jí)流程N(yùn)A前端流程N(yùn)A四級(jí)流程N(yùn)A后端流程N(yùn)A目的規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)中遇到小金額、緊急、特殊情況需求的采購(gòu)活動(dòng)，加強(qiáng)集團(tuán)及所屬各單位對(duì)此類業(yè)務(wù)的采購(gòu)管理，在降低采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)提高業(yè)務(wù)執(zhí)行和審批效率。適用范圍適用于集團(tuán)及其下屬各事業(yè)群、分子公司、項(xiàng)目公司的小金額采購(gòu)（單次未稅總金額不超過(guò)2000元），包括行政類物料或服務(wù)（不含接待禮品類）、低值易耗物品類、備品備件、電氣配件、五金配件、五金工具、輔料、耗材、生產(chǎn)材料、以及金額較低的安裝、維修、加工等服務(wù)品類的采購(gòu)。角色定義角色職責(zé)承擔(dān)部門(mén)及崗位采購(gòu)需求人提交采購(gòu)需求并明確物料或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、時(shí)間、交付地點(diǎn)等信息；對(duì)需求合理性負(fù)責(zé)并進(jìn)行說(shuō)明，包括但不限于：庫(kù)存數(shù)量及支撐時(shí)間、每個(gè)ITEM是否縮減到最小數(shù)量、新申請(qǐng)數(shù)量能支撐時(shí)間；提前與采購(gòu)部門(mén)溝通獲取預(yù)估金額，采購(gòu)總金額超過(guò)2000元不允許走此流程；共同驗(yàn)收到貨物料或服務(wù)。分子公司或集團(tuán)采購(gòu)需求部門(mén)人員部門(mén)審批人1）審核采購(gòu)需求的真實(shí)性和合理性并對(duì)此負(fù)責(zé)。2）負(fù)責(zé)管理和減少部門(mén)緊急采購(gòu)業(yè)務(wù)的發(fā)生，提前安排梳理部門(mén)采購(gòu)計(jì)劃。需求提交人的部門(mén)負(fù)責(zé)人項(xiàng)目審批人審核采購(gòu)需求的真實(shí)性和合理性。項(xiàng)目總裁或其授權(quán)人中心審批人審核采購(gòu)需求的真實(shí)性和合理性。需求提交人所在總部管理中心負(fù)責(zé)人采購(gòu)員審視需求的合理性，并提前和需求人溝通，評(píng)估金額，給出合適的流程建議；使用合適的方法選擇供應(yīng)商，獲取最優(yōu)的采購(gòu)結(jié)果（交期、品質(zhì)、價(jià)格、賬期等）訂單的下發(fā)和交付跟蹤，到貨后共同驗(yàn)收；按付款條款申請(qǐng)付款。分子公司采購(gòu)人員/總部資材管理中心各品類采購(gòu)人員子公司采購(gòu)審核人審核供應(yīng)商選擇結(jié)果并對(duì)此負(fù)責(zé)；審核本分子公司采購(gòu)員提交的付款申請(qǐng)單。分子公司采購(gòu)負(fù)責(zé)人總部采購(gòu)審核人審批分子公司提交的供應(yīng)商選擇結(jié)果?？偛抠Y材管理中心各招采組的負(fù)責(zé)人采購(gòu)審批人審批總部采購(gòu)員提交的供應(yīng)商選擇結(jié)果；審核總部采購(gòu)員提交的付款申請(qǐng)單。總部資材管理中心各招采組的負(fù)責(zé)人品質(zhì)驗(yàn)收員對(duì)供應(yīng)商交付的物料或服務(wù)的質(zhì)量（外觀、功能、性能等）進(jìn)行驗(yàn)收。品質(zhì)部門(mén)人員或承擔(dān)此職責(zé)其它部門(mén)人員付款審批人審批分子公司采購(gòu)員提交的付款申請(qǐng)單并安排付款。分子公司財(cái)務(wù)付款審批人結(jié)算中心審批總部采購(gòu)員提交的付款申請(qǐng)單并安排付款。總部結(jié)算中心人員流程圖及流程步驟說(shuō)明4.1流程圖及步驟說(shuō)明（適用分子公司）序號(hào)活動(dòng)名稱活動(dòng)描述角色內(nèi)控點(diǎn)輸入輸出IT01采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)峤徊少?gòu)需求，需求中需要明確規(guī)格、數(shù)量、需求時(shí)間、交付地點(diǎn)等信息；對(duì)需求合理性進(jìn)行說(shuō)明，包括但不限于：1）有庫(kù)存多少，能支撐多長(zhǎng)時(shí)間；2）每個(gè)ITEM是否縮減到最小使用數(shù)量；3）新申請(qǐng)數(shù)量能支撐多久。提前與采購(gòu)部門(mén)溝通獲取預(yù)估金額，采購(gòu)總金額超過(guò)2000元不允許走此流程。采購(gòu)需求人采購(gòu)需求真實(shí)性和合理性，需求是否生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)所需，是否最少數(shù)量等；總金額是否超過(guò)2000元；是否故意拆單（比如相同采購(gòu)內(nèi)容拆分?jǐn)?shù)量）。-采購(gòu)需求申請(qǐng)單OA02審批（需求）對(duì)采購(gòu)需求的真實(shí)性和合理性進(jìn)行審核。部門(mén)審批人同上采購(gòu)需求申請(qǐng)單審批意見(jiàn)OA03審批（需求）對(duì)采購(gòu)需求的真實(shí)性和合理性進(jìn)行審批。項(xiàng)目審批人同上采購(gòu)需求申請(qǐng)單審批意見(jiàn)OA04供應(yīng)商選擇結(jié)果及訂單通過(guò)合適的多家比價(jià)方式選擇供應(yīng)商，確定價(jià)格、賬期和關(guān)鍵條款。提交比價(jià)表、報(bào)價(jià)單、訂單（參照訂單模板，關(guān)鍵條款補(bǔ)充在訂單中）。對(duì)選擇結(jié)果作合理性說(shuō)明：需求合理性：有庫(kù)存多少，能支撐多長(zhǎng)時(shí)間、每個(gè)物料是否縮減到最小使用數(shù)量、新申請(qǐng)數(shù)量能支撐多久；選擇供應(yīng)商合理性；價(jià)格和賬期合理性。涉及新供應(yīng)商，需走《供應(yīng)商評(píng)審流程》。要求：MRO類優(yōu)先選擇公司已認(rèn)證的工業(yè)品平臺(tái)，只有在工業(yè)品平臺(tái)不能滿足需求或價(jià)差較大的情況下才能選擇線下合格供應(yīng)商；（參見(jiàn)《工業(yè)品平臺(tái)采購(gòu)操作指引》）每個(gè)SKU（條目）按最低價(jià)選擇供應(yīng)商。采購(gòu)員選擇供應(yīng)商合理性、價(jià)格和賬期合理性采購(gòu)需求申請(qǐng)單比價(jià)表、報(bào)價(jià)單、訂單OA05供應(yīng)商評(píng)審流程涉及新供應(yīng)商，需走《供應(yīng)商評(píng)審流程》采購(gòu)員按《供應(yīng)商評(píng)審流程》要求按《供應(yīng)商評(píng)審流程》要求供應(yīng)商審核結(jié)果OA06審批（選擇結(jié)果）審批供應(yīng)商選擇結(jié)果及采購(gòu)訂單。審核點(diǎn)：1）需求是否合理；2）選擇的供應(yīng)商是否合理，MRO類是否優(yōu)先選擇工業(yè)品平臺(tái)；3）是否按每個(gè)SKU選擇最低價(jià)供應(yīng)商；4）采購(gòu)訂單是否和選擇結(jié)果一致。子公司采購(gòu)審核人選擇供應(yīng)商合理性、價(jià)格和賬期合理性供應(yīng)商選擇結(jié)果及采購(gòu)訂單審批選擇結(jié)果OA07審批（選擇結(jié)果）審批供應(yīng)商選擇結(jié)果及采購(gòu)訂單。審核點(diǎn)：1）需求是否合理；2）選擇的供應(yīng)商是否合理，MRO類是否優(yōu)先選擇工業(yè)品平臺(tái)；3）是否按每個(gè)SKU選擇最低價(jià)供應(yīng)商；4）采購(gòu)訂單是否和選擇結(jié)果一致。總部采購(gòu)審核人選擇供應(yīng)商合理性、價(jià)格和賬期合理性供應(yīng)商選擇結(jié)果及采購(gòu)訂單核價(jià)審批結(jié)果OA08下發(fā)訂單向供應(yīng)商下發(fā)審核通過(guò)的采購(gòu)訂單（工業(yè)品平臺(tái)的采購(gòu)訂單直接平臺(tái)網(wǎng)站上操作）采購(gòu)員采購(gòu)訂單和審批通過(guò)的選擇結(jié)果一致性采購(gòu)訂單采購(gòu)訂單-09驗(yàn)收對(duì)供應(yīng)商交付的物料或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，包括但不限于：品牌、規(guī)格、數(shù)量、外觀、功能、性能等，請(qǐng)按驗(yàn)收模板填寫(xiě)和簽字。采購(gòu)員、需求人、品質(zhì)驗(yàn)收員物料或服務(wù)是否和訂單要求一致，包括但不限于：品牌、規(guī)格、數(shù)量、外觀、功能、性能等采購(gòu)訂單收貨單、驗(yàn)收單OA10申請(qǐng)付款（可選）申請(qǐng)付款，附上采購(gòu)訂單、收貨單/送貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票等票據(jù)。與本訂單一致的付款可在此流程申請(qǐng)；通過(guò)對(duì)賬后批量月結(jié)類付款可在現(xiàn)有《OA采購(gòu)付款流程》中申請(qǐng)。采購(gòu)員采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等票據(jù)一致性采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等票據(jù)付款申請(qǐng)單OA11審批（付款）審核是否符合付款申請(qǐng)條件，檢查采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等票據(jù)數(shù)據(jù)一致性。子公司采購(gòu)審核人采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等票據(jù)數(shù)據(jù)一致性付款申請(qǐng)單審批意見(jiàn)OA12審批（付款）審批付款申請(qǐng)，檢查采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等票據(jù)數(shù)據(jù)一致性。付款審批人采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等票據(jù)數(shù)據(jù)一致性付款申請(qǐng)單審批意見(jiàn)OA13月度復(fù)核總部資材管理中心安排人員對(duì)分子公司的小金額采購(gòu)流程數(shù)據(jù)進(jìn)行定期分析和復(fù)核，以便進(jìn)一步優(yōu)化流程，改進(jìn)管理?？偛坎少?gòu)審核人-OA流程數(shù)據(jù)分析結(jié)果-4.2流程圖及步驟說(shuō)明（適用集團(tuán)總部）序號(hào)活動(dòng)名稱活動(dòng)描述角色內(nèi)控點(diǎn)輸入輸出IT01采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)峤徊少?gòu)需求，需求中需要明確規(guī)格、數(shù)量、需求時(shí)間、交付地點(diǎn)等信息；對(duì)需求合理性進(jìn)行說(shuō)明，包括但不限于：1）有庫(kù)存多少，能支撐多長(zhǎng)時(shí)間；2）每個(gè)ITEM是否縮減到最小使用數(shù)量；3）新申請(qǐng)數(shù)量能支撐多久。提前與采購(gòu)部門(mén)溝通獲取預(yù)估金額，采購(gòu)總金額超過(guò)2000元不允許走此流程。采購(gòu)需求人采購(gòu)需求真實(shí)性和合理性，需求是否生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)所需，是否最少數(shù)量等；總金額是否超過(guò)2000元；是否故意拆單（比如相同采購(gòu)內(nèi)容拆分?jǐn)?shù)量）。-采購(gòu)需求申請(qǐng)單OA02審批（需求）對(duì)采購(gòu)需求的真實(shí)性和合理性進(jìn)行審核。部門(mén)審批人同上采購(gòu)需求申請(qǐng)單審批意見(jiàn)OA03審批（需求）對(duì)采購(gòu)需求的真實(shí)性和合理性進(jìn)行審批。中心審批人同上采購(gòu)需求申請(qǐng)單審批意見(jiàn)OA04供應(yīng)商選擇結(jié)果及訂單通過(guò)合適的多家比價(jià)方式選擇供應(yīng)商，確定價(jià)格、賬期和關(guān)鍵條款。提交比價(jià)表、報(bào)價(jià)單、訂單（參照訂單模板，關(guān)鍵條款補(bǔ)充在訂單中）。對(duì)選擇結(jié)果作合理性說(shuō)明：需求合理性：有庫(kù)存多少，能支撐多長(zhǎng)時(shí)間、每個(gè)物料是否縮減到最小使用數(shù)量、新申請(qǐng)數(shù)量能支撐多久；選擇供應(yīng)商合理性；價(jià)格和賬期合理性。涉及新供應(yīng)商，需走《供應(yīng)商評(píng)審流程》。要求：MRO類優(yōu)先選擇公司已認(rèn)證的工業(yè)品平臺(tái)，只有在工業(yè)品平臺(tái)不能滿足需求或價(jià)差較大的情況下才能選擇線下合格供應(yīng)商；（參見(jiàn)《工業(yè)品平臺(tái)采購(gòu)操作指引》）每個(gè)SKU（條目）按最低價(jià)選擇供應(yīng)商。采購(gòu)員選擇供應(yīng)商合理性、價(jià)格和賬期合理性采購(gòu)需求申請(qǐng)單比價(jià)表、報(bào)價(jià)單、訂單OA05供應(yīng)商評(píng)審流程涉及新供應(yīng)商，需走《供應(yīng)商評(píng)審流程》采購(gòu)員按《供應(yīng)商評(píng)審流程》要求按《供應(yīng)商評(píng)審流程》要求供應(yīng)商審核結(jié)果OA06審批（選擇結(jié)果）審批供應(yīng)商選擇結(jié)果及采購(gòu)訂單審核點(diǎn)：1）需求是否合理；2）選擇的供應(yīng)商是否合理，MRO類是否優(yōu)先選擇工業(yè)品平臺(tái)；3）是否按每個(gè)SKU選擇最低價(jià)供應(yīng)商；4）采購(gòu)訂單是否和選擇結(jié)果一致。采購(gòu)審批人選擇供應(yīng)商合理性、價(jià)格和賬期合理性供應(yīng)商選擇結(jié)果及采購(gòu)訂單核價(jià)審批結(jié)果OA07下發(fā)訂單向供應(yīng)商下發(fā)審核通過(guò)的采購(gòu)訂單（工業(yè)品平臺(tái)的采購(gòu)訂單直接平臺(tái)網(wǎng)站上操作）采購(gòu)員采購(gòu)訂單和審批通過(guò)的選擇結(jié)果一致性采購(gòu)訂單采購(gòu)訂單-08驗(yàn)收對(duì)供應(yīng)商交付的物料或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，包括但不限于：品牌、規(guī)格、數(shù)量、外觀、功能、性能等，請(qǐng)按驗(yàn)收模板填寫(xiě)和簽字。采購(gòu)員、需求人、品質(zhì)驗(yàn)收員物料或服務(wù)是否和訂單要求一致，包括但不限于：品牌、規(guī)格、數(shù)量、外觀、功能、性能等采購(gòu)訂單收貨單、驗(yàn)收單OA09申請(qǐng)付款（可選）申請(qǐng)付款，附上采購(gòu)訂單、收貨單/送貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票等票據(jù)。與本訂單一致的付款可在此流程申請(qǐng)；通過(guò)對(duì)賬后批量月結(jié)類付款可在現(xiàn)有《OA采購(gòu)付款流程》中申請(qǐng)。采購(gòu)員采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等票據(jù)一致性采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等票據(jù)付款申請(qǐng)單OA10審批（付款）審核是否符合