信息化視角下會(huì)計(jì)檔案的電子化管理探討

摘要：在新時(shí)期背景下，事業(yè)單位運(yùn)行與發(fā)展情況影響著社會(huì)發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案管理工作在事業(yè)單位運(yùn)行與發(fā)展中扮演著重要的角色，如果不能做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，將會(huì)給事業(yè)單位和社會(huì)整體健康發(fā)展帶來(lái)影響。我國(guó)財(cái)政部和國(guó)家檔案局為了保障事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠規(guī)范化開(kāi)展，對(duì)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行了創(chuàng)新與調(diào)整，并且引導(dǎo)并鼓勵(lì)事業(yè)單位構(gòu)建會(huì)計(jì)檔案電子化管理模式，不斷更新與創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案管理模式。對(duì)此，如何在信息化視角下開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作成為事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展需要解決的重點(diǎn)問(wèn)題?；诖?，文章首先概述了會(huì)計(jì)檔案電子化管理的特點(diǎn)，其次歸納出會(huì)計(jì)檔案電子化管理存在的不足，最后提出了相關(guān)管理方法。關(guān)鍵詞：信息化視角會(huì)計(jì)檔案電子化管理管理要點(diǎn)引言現(xiàn)如今，我國(guó)社會(huì)逐步進(jìn)入到信息化時(shí)代，信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)逐漸被推廣出來(lái)，為我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域經(jīng)營(yíng)與發(fā)展提供了良好的條件。正因?yàn)槿绱?，事業(yè)單位內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理工作正在面臨轉(zhuǎn)型與升級(jí)的難題，需要向電子化、智能化以及高效化方向轉(zhuǎn)變與發(fā)展，不斷提高會(huì)計(jì)檔案電子化管理水平與效果，更好地為事業(yè)單位運(yùn)行與發(fā)展提供服務(wù)與幫助。因此，在這一環(huán)節(jié)當(dāng)中，事業(yè)單位內(nèi)部全體員工需要站在信息化視角下去思考問(wèn)題和開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案管理工作，擺脫傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理理念與管理方法的限制，利用信息化技術(shù)和電子化技術(shù)開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案管理工作，推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化和智能化，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理模式創(chuàng)新升級(jí)目標(biāo)，為提高事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展提供有利條件，提高事業(yè)單位適應(yīng)時(shí)代變化與發(fā)展的能力。一、信息化視角下會(huì)計(jì)檔案電子化管理特征（一）電子會(huì)計(jì)檔案載體環(huán)境對(duì)事業(yè)單位過(guò)去所開(kāi)展的會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行細(xì)致的分析研究，會(huì)發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)于注重存儲(chǔ)工作，以此來(lái)保證會(huì)計(jì)檔案信息的安全性與穩(wěn)定性，為后續(xù)調(diào)閱工作的開(kāi)展提供支持與幫助。在使用傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理方法開(kāi)展管理工作過(guò)程中，不難發(fā)現(xiàn)在會(huì)計(jì)檔案分類方面存在較大的困難，無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)完成分類，難以及時(shí)準(zhǔn)確地為事業(yè)單位提供會(huì)計(jì)信息支持。然而，會(huì)計(jì)檔案電子化管理模式的出現(xiàn)，有效降低了會(huì)計(jì)檔案管理工作開(kāi)展的難度和強(qiáng)度，同時(shí)又不需要占用過(guò)多空間，將會(huì)計(jì)檔案信息儲(chǔ)存在硬盤上，在電子信息平臺(tái)上就能夠完成調(diào)閱與查詢工作。由此可見(jiàn)，會(huì)計(jì)檔案管理載體環(huán)境發(fā)生了較大的改變，逐漸向網(wǎng)絡(luò)化與信息化方向發(fā)展，在很大程度上提高了會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率與質(zhì)量。（二）拓展性較強(qiáng)在過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，事業(yè)單位在開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案管理工作時(shí)，通常利用人工管理方法，此種管理方法具有落后性與滯后性的問(wèn)題，同時(shí)在拓展性方面也存在著諸多的問(wèn)題，會(huì)受到很多不確定因素的影響，難以保證檔案管理工作的整體性與有效性。然而，在信息化時(shí)代背景下，開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作，以傳統(tǒng)檔案管理模式與方法為基礎(chǔ)進(jìn)行創(chuàng)新，電子化管理模式不但具備傳統(tǒng)管理模式的功能，而且還具備傳統(tǒng)管理模式不具備的功能。例如自動(dòng)分析與處理功能，打破時(shí)間與空間上的限制，可以隨時(shí)隨地根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行拓展與分析，使事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息更加科學(xué)、完整，更好地為事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展提供會(huì)計(jì)信息支持與依據(jù)。（三）具有共享性與高效性在新形勢(shì)下，隨著事業(yè)單位業(yè)務(wù)與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，產(chǎn)生的會(huì)計(jì)信息也日益增多，這在很大程度上增加了會(huì)計(jì)檔案記錄、分析、管理、計(jì)算、分類以及整合等環(huán)節(jié)的復(fù)雜性。在信息化時(shí)代背景下，檔案管理人員可以利用先進(jìn)的信息技術(shù)與智能化技術(shù)完成上述工作，提高會(huì)計(jì)信息傳遞與共享能力，及時(shí)獲取工作所需信息，大幅提高會(huì)計(jì)檔案管理工作開(kāi)展的效率與質(zhì)量，在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享，降低內(nèi)外部因素帶來(lái)的消極影響，充分體現(xiàn)出會(huì)計(jì)檔案信息化管理模式共享性與高效性的特點(diǎn)，使會(huì)計(jì)檔案管理工作達(dá)到現(xiàn)代化的要求與標(biāo)準(zhǔn)。二、會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作開(kāi)展的現(xiàn)狀（一）會(huì)計(jì)檔案信息數(shù)據(jù)備份工作開(kāi)展不到位現(xiàn)如今，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理模式與管理方法已經(jīng)不再適用，會(huì)計(jì)檔案管理工作逐漸向電子化方向轉(zhuǎn)變與發(fā)展，因此構(gòu)建良好的會(huì)計(jì)檔案信息化管理模式刻不容緩。正因?yàn)槿绱耍贁?shù)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員將工作重心放在會(huì)計(jì)檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級(jí)上，忽視了開(kāi)展信息數(shù)據(jù)備份工作的重要性，未能做好信息數(shù)據(jù)備份工作，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案信息的安全性與穩(wěn)定性。無(wú)論利用哪種會(huì)計(jì)檔案管理模式與管理方法，都應(yīng)注重信息數(shù)據(jù)備份工作，為事業(yè)單位信息數(shù)據(jù)的安全性與穩(wěn)定性提供有力保障[3]。從目前情況上來(lái)看，事業(yè)單位在開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電子化管理過(guò)程中，僅是借助電子化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)與特點(diǎn)對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行分析、處理以及整合，卻沒(méi)有利用信息化技術(shù)備份會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)，一旦電子化管理模式出現(xiàn)故障，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)相關(guān)信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或損壞的情況，就會(huì)造成不可挽回的嚴(yán)重后果，無(wú)法為事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供有力支持與保障。（二）缺少專門有效的平臺(tái)支持事業(yè)單位在具體開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作過(guò)程中，不僅需要先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的支持與幫助，還需要具體的電子化管理平臺(tái)作為支持，規(guī)范與控制電子化管理模式構(gòu)建的開(kāi)展，利用平臺(tái)中的各種信息與標(biāo)準(zhǔn)來(lái)促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理模式的構(gòu)建[4]。然而，從實(shí)際角度出發(fā)，我國(guó)大部分事業(yè)單位在構(gòu)建會(huì)計(jì)檔案電子化管理模式時(shí)，處在各自為戰(zhàn)的狀態(tài)，呈現(xiàn)出整體水平參差不齊的情況，缺乏統(tǒng)一平臺(tái)的支持與保障。如果事業(yè)單位能夠搭建一個(gè)完整且規(guī)范的平臺(tái)，強(qiáng)化彼此之間的有效溝通與交流，加強(qiáng)學(xué)習(xí)與借鑒，那么就會(huì)極大地提高會(huì)計(jì)檔案電子化管理模式構(gòu)建工作開(kāi)展的效率與效果。目前，統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案電子化管理平臺(tái)缺失，平臺(tái)搭建的難度與挑戰(zhàn)較大，在很大程度上影響著事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作的開(kāi)展。（三）會(huì)計(jì)檔案管理制度缺乏完整性在新形勢(shì)下，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理模式發(fā)生了改變，逐漸進(jìn)入到電子化管理模式下。但是，會(huì)計(jì)檔案電子化管理模式仍處于前期發(fā)展階段，稍有不慎就會(huì)影響檔案管理工作開(kāi)展的水平與整體質(zhì)量。在實(shí)際開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作過(guò)程中，需要先進(jìn)完善的檔案管理制度作為支持。當(dāng)前很多單位仍然還在利用傳統(tǒng)檔案管理制度，沒(méi)能根據(jù)時(shí)代變化與發(fā)展對(duì)制度進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，導(dǎo)致管理制度內(nèi)容缺乏實(shí)用性和先進(jìn)性，無(wú)法發(fā)揮出管理制度應(yīng)有的作用與價(jià)值。造成上述問(wèn)題出現(xiàn)的原因是，事業(yè)單位內(nèi)部管理者對(duì)電子化檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠具體，認(rèn)為只要有相應(yīng)的管理制度就可以，不用進(jìn)行更新與完善。事業(yè)單位如果不對(duì)檔案管理制度進(jìn)行更新與優(yōu)化，就會(huì)使檔案管理制度形同虛設(shè)，管理停留在形式與表面上，無(wú)法對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作進(jìn)行約束與規(guī)范，難以將電子化管理優(yōu)勢(shì)與特點(diǎn)展現(xiàn)出來(lái)。三、在信息化視角下開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作的有效策略（一）努力做好會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)電子化備份工作做好會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)備份工作是事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理必不可少的環(huán)節(jié)，通過(guò)做好備份工作，來(lái)保證會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的安全性、準(zhǔn)確性以及真實(shí)性，進(jìn)一步提高電子化管理模式的應(yīng)用價(jià)值與現(xiàn)實(shí)作用。事業(yè)單位在開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作期間，應(yīng)至少備份一份會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)，當(dāng)電子化管理模式出現(xiàn)故障時(shí)，事業(yè)單位能夠準(zhǔn)確保存好會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)，為后續(xù)財(cái)務(wù)管理與事業(yè)單位整體發(fā)展提供信息參考[5]。在具體做法上，事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成良好的數(shù)據(jù)備份習(xí)慣，在備份信息數(shù)據(jù)時(shí)，要做好相關(guān)記錄工作，并標(biāo)明備份時(shí)間和編號(hào)，同時(shí)要在電子化文檔中進(jìn)行保存，以便后續(xù)查閱工作的開(kāi)展。與此同時(shí)，檔案管理人員還需要對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行檢查與拷貝，進(jìn)一步規(guī)避因磁性介質(zhì)引發(fā)毀損和丟失等不良現(xiàn)象的發(fā)生。要想進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)備份工作開(kāi)展的有效性與嚴(yán)謹(jǐn)性，還可以對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行雙備份或者多備份，在備份后不要將備份數(shù)據(jù)統(tǒng)一放在同一地點(diǎn)，而是應(yīng)該成立兩個(gè)獨(dú)立的會(huì)計(jì)電子檔案保管室，分別放在不同的地點(diǎn)，從而長(zhǎng)期保障會(huì)計(jì)電子文件的安全性與可靠性。（二）搭建標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)為了有效解決事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作各自為戰(zhàn)的局面，強(qiáng)化彼此之間的有效溝通與交流，確保電子化管理模式構(gòu)建工作能夠規(guī)范化開(kāi)展，可以通過(guò)建立良好檔案管理平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)，利用統(tǒng)一且標(biāo)準(zhǔn)的平臺(tái)來(lái)解決關(guān)聯(lián)性較弱、連貫性不強(qiáng)以及管理不規(guī)范等問(wèn)題，可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與電子化技術(shù)來(lái)搭建具有可視性、動(dòng)態(tài)性、連貫性、規(guī)范性以及安全性的電子檔案信息管理平臺(tái)，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作健康穩(wěn)定開(kāi)展與實(shí)施。在實(shí)際搭建電子化會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)時(shí)，應(yīng)將信息化技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用其中，并按照相關(guān)規(guī)定與規(guī)范來(lái)進(jìn)行，并結(jié)合事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作開(kāi)展的實(shí)際需求對(duì)平臺(tái)模塊與平臺(tái)內(nèi)部功能進(jìn)行科學(xué)合理的設(shè)計(jì)，確保所搭建的會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)符合電子化管理工作開(kāi)展的要求。在實(shí)際開(kāi)展電子化管理工作時(shí)，通過(guò)這個(gè)平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)電子檔案管理操作簡(jiǎn)單、單據(jù)傳遞可視連貫、信息數(shù)據(jù)安全保密等目標(biāo)，從而圓滿完成電子化管理目標(biāo)與任務(wù)。不僅如此，事業(yè)單位還可以搭建電子化檔案管理網(wǎng)站，并設(shè)置信息搜索入口或模塊，為日后查詢工作的開(kāi)展提供便利條件，有效節(jié)省會(huì)計(jì)檔案管理成本，逐步推進(jìn)電子化、智能化管理模式工作。（三）建立健全電子化會(huì)計(jì)檔案管理制度會(huì)計(jì)檔案電子化管理作為新型管理模式，在實(shí)際操作的過(guò)程中，會(huì)受到主客觀因素的影響，難以保障電子化管理工作穩(wěn)定開(kāi)展，無(wú)法準(zhǔn)確取得預(yù)期效果[6]。因此，事業(yè)單位在具體開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作過(guò)程中，應(yīng)優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境，加大內(nèi)部控制力度，形成良好的風(fēng)險(xiǎn)管理與風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，通過(guò)建立健全電子化會(huì)計(jì)檔案管理制度來(lái)提高電子化建設(shè)工作開(kāi)展的規(guī)范性與系統(tǒng)性，使電子化管理模式的優(yōu)勢(shì)與特點(diǎn)充分展現(xiàn)出來(lái)，助力會(huì)計(jì)檔案管理工作高效開(kāi)展，進(jìn)一步滿足事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展的需求。電子化會(huì)計(jì)檔案管理制度是在傳統(tǒng)制度基礎(chǔ)上創(chuàng)新得來(lái)的，剔除會(huì)計(jì)檔案管理制度中落后的內(nèi)容，將電子化管理要點(diǎn)與需要注意的事項(xiàng)融入其中，逐步形成完善的信息化會(huì)計(jì)檔案管理制度，更為優(yōu)質(zhì)地為電子化管理工作的開(kāi)展提供制度支持與保障，有效降低電子化管理成本與不良問(wèn)題的產(chǎn)生。在具體構(gòu)建電子化會(huì)計(jì)檔案管理制度的過(guò)程中，應(yīng)將新舊制度有效銜接起來(lái)，并充分考慮到我國(guó)政府相關(guān)部門出臺(tái)的法律法規(guī)，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等，依據(jù)規(guī)章制度的內(nèi)容、結(jié)合事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理要求來(lái)構(gòu)建適合自身事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作開(kāi)展的制度。具體包括歸檔制度、保管制度以及借閱制度，利用完善且規(guī)范的制度來(lái)管控和約束會(huì)計(jì)檔案管理各個(gè)工作環(huán)節(jié)，確保每個(gè)工作流程都能夠得到切實(shí)保障，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作安全穩(wěn)定開(kāi)展，增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作開(kāi)展的專業(yè)性與有效性，助力事業(yè)單位做強(qiáng)做優(yōu)。結(jié)束語(yǔ)綜上所述，當(dāng)我國(guó)社會(huì)進(jìn)入到信息化時(shí)代的背景下，就應(yīng)該清楚地認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理方法與模式已經(jīng)無(wú)法滿足事業(yè)單位進(jìn)步與發(fā)展的需求，需要與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化，使其所構(gòu)建的會(huì)計(jì)檔案管理模式有利于促進(jìn)事業(yè)單位