第一講應(yīng)用文寫(xiě)作基礎(chǔ)二應(yīng)用文的特點(diǎn)作用和分類(lèi)54課件

第一講應(yīng)用文寫(xiě)作基礎(chǔ)一、應(yīng)用文的概念和沿革三、應(yīng)用文寫(xiě)作的基本要素四、學(xué)習(xí)應(yīng)用文寫(xiě)作的意義和方法二、應(yīng)用文的特點(diǎn)、作用和分類(lèi)一、應(yīng)用文的概念和沿革1.應(yīng)用文的歷史沿革應(yīng)用文一詞，最早見(jiàn)于宋代張侃：《拙軒集跋陳后山再任校官謝啟》一文：“駢四儷六，特應(yīng)用文耳”。正式提出“應(yīng)用文”這一名稱的，清代學(xué)者劉熙載《藝概》“辭命體，推之即可為一切應(yīng)用文。應(yīng)用文有上行、有平行、有下行。重其辭乃所以重其實(shí)。原始時(shí)期——出現(xiàn)文字(寫(xiě)作萌生)

蒼頡造字，天雨粟，鬼夜哭

——《淮南子》造化不能藏其密，故天雨粟；靈怪不能遁其形，故鬼夜哭。

——張彥遠(yuǎn)

▲殷墟出土的甲骨文是應(yīng)用文的“祖先”?？淘邶敼呛图坠巧系奈淖?，人稱甲骨文。內(nèi)容多為王室占卜有關(guān)，故又稱“卜辭”。奴隸社會(huì)——應(yīng)用文基本成型

西周時(shí)主要文種有：誥（君王對(duì)臣民進(jìn)行訓(xùn)誡的文告）、誓（戰(zhàn)斗動(dòng)員）、命（君主用來(lái)賞賜、任命）等。春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期，有“檄文”（征戰(zhàn)號(hào)召），“移書(shū)”（類(lèi)似今天的國(guó)書(shū)），“璽書(shū)”（加封晉爵），“盟書(shū)”（國(guó)家之間簽定盟約），“上書(shū)”（向上陳述自己的政治主張）等?！渡袝?shū)》——《夏書(shū)·甘誓》

啟與有扈戰(zhàn)于甘之野，作《甘誓》。大戰(zhàn)于甘，乃召六卿。王曰：“嗟！六事之人，予誓告汝：有扈氏威侮五行，怠棄三正，天用剿絕其命，今予惟恭行天之罰。左不攻于左，汝不恭命；右不攻于右，汝不恭命；御非其馬之正，汝不恭命。用命，賞于祖；弗用命，戮于社，予則孥戮汝。

討伐董卓檄文——曹操

操等謹(jǐn)以大義布告天下：董卓欺天罔地，滅國(guó)弒君；穢亂宮禁，殘害生靈；狼戾不仁，罪惡充積！今奉天子密詔，大集義兵，誓欲掃清華夏，剿戮群兇。望興義師，共泄公憤；扶持王室，拯救黎民。檄文到日，可速奉行！封建社會(huì)——統(tǒng)一規(guī)范。

秦漢時(shí)期，公文文體分類(lèi)和公文格式已基本形成?；实巯虺嫉摹笆ブ肌庇校褐啤⒃t、策、戒。此為下行文。臣下向皇帝的文書(shū)有：章、表、奏、議，此為上行文。改“命”為“制”、改“令”為“詔”；確定了“和”、“詔”兩種下行文；確定了一種稱為“奏”的上行文。漢承秦制，一日章，二曰奏，三曰表，四日議。章以謝恩，奏以按劾，表以陳情，議以執(zhí)異”。

李斯的《諫逐客書(shū)》；漢高祖的《求賢詔》；諸葛亮的《出師表》。臣亮言：先帝創(chuàng)業(yè)未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此誠(chéng)危急存亡之秋也。然侍衛(wèi)之臣不懈于內(nèi)，忠志之士忘身于外者，蓋追先帝之殊遇，欲報(bào)之于陛下也。誠(chéng)宜開(kāi)張圣聽(tīng)，以光先帝遺德，恢弘志士之氣，不宜妄自菲薄，引喻失義，以塞忠諫之路也。

魏晉時(shí)期——寫(xiě)作理論有了突破。劉勰的《文心雕龍》《文心雕龍》前五篇(《原道》、《征圣》、《宗經(jīng)》、《正緯》、《辨騷》)是全書(shū)的總綱即文之樞紐,劉勰在這里首先提出了指導(dǎo)文章寫(xiě)作的總原則,也就是應(yīng)用文寫(xiě)作之“道”。劉勰對(duì)文章寫(xiě)作提出的六條標(biāo)準(zhǔn)?！耙粍t情深而不詭”,即情感深摯而不虛詭;“二則風(fēng)清而不雜”,即風(fēng)貌清朗而不繁亂;“三則事信而不誕”,即記事信實(shí)而不荒誕;“四則義貞而不回”,即思想正直而不邪曲;“五則體約而不蕪”,即體制要約而不蕪雜;“六則文麗而不淫”,即文辭華麗而不浮靡。

唐宋時(shí)期——公文種類(lèi)發(fā)展。唐宋八大家

唐宋時(shí)期公文文種名稱發(fā)生了一些變化，下行文有冊(cè)書(shū)、制書(shū)、慰勞制書(shū)、發(fā)敕、敕旨、論事敕書(shū)、敕牒御札、敕牖、誥命等，上行文有奏鈔、奏彈、露布、議、表、狀、札子等；平行文有移、咨等，此外還有一種君主用以答復(fù)臣下奏疏的批，又稱批答，后世的批復(fù)就是由此發(fā)展而來(lái)的。宋代不僅對(duì)公文首末用語(yǔ)、避諱等作了嚴(yán)格的規(guī)定，而對(duì)書(shū)寫(xiě)文字的大小、每行的字?jǐn)?shù)、年月、件數(shù)等細(xì)節(jié)，都作了詳盡的規(guī)定。明清時(shí)期——公文的高峰階段，種類(lèi)繁多

元承宋制，公文沒(méi)有多大變化。到明清時(shí)期已發(fā)展到極其嚴(yán)重的地步。這一時(shí)期，公文種類(lèi)名目繁多，重復(fù)混雜，多至幾十種，其中平行文數(shù)種，上行文和下行文各有十余種。

▲1912年，南京臨時(shí)政府頒布《新公文程式》規(guī)定政府公文為令、諭、咨、呈、示、公布、狀等；并取消了“大人”、“老爺”等稱，代之以“先生”或職務(wù)稱呼。1916年7月，北洋政府公布《新公文程式》增至13種，并明確規(guī)定：“凡處理公事之文件為公文”，對(duì)公文概念作了明確規(guī)定?！轮袊?guó)成立后，黨和政府多次頒布機(jī)關(guān)公文寫(xiě)作的文件。1987年，國(guó)務(wù)院辦公廳公布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》1993年11月對(duì)此又作修訂，規(guī)定國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文為12類(lèi)13種。1996年5月3日，中共中央辦公廳《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定黨的機(jī)關(guān)公文共14種。2000年8月24日，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，規(guī)定了行政機(jī)關(guān)公文13種?！祟?lèi)寫(xiě)作活動(dòng)有兩類(lèi)：一是文學(xué)寫(xiě)作；一是應(yīng)用寫(xiě)作。前者為欣賞型；后者為實(shí)用型?！鴳?yīng)用文的使用非常廣泛，幾乎涉及各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)部門(mén)、各個(gè)階層、每個(gè)個(gè)人?！鴳?yīng)用文概念：應(yīng)用文是國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人在處理各項(xiàng)公務(wù)和日常事務(wù)中為解決實(shí)際問(wèn)題所使用的具有慣用格式的實(shí)用性文章的總稱。2.應(yīng)用文的概念

文學(xué)作品

應(yīng)用文創(chuàng)作者個(gè)人作者：行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位、個(gè)人閱讀對(duì)象取決于讀者的閱讀意愿指定性——有明確的承受對(duì)象或應(yīng)用范圍審美性作者有感而發(fā)，讀者欣賞或獲得啟迪實(shí)用性——解決實(shí)際問(wèn)題——知道什么、服從什么、做什么創(chuàng)作風(fēng)格多樣化、個(gè)性化程式性——文種規(guī)范——辦什么事用什么文種，不能亂用——每一文種在寫(xiě)法上有大體的格式規(guī)范內(nèi)容

源于生活，高于生活的虛構(gòu)、理想化。真實(shí)性——客觀反映現(xiàn)實(shí)，不能夸大或縮小，不能弄虛作假和無(wú)中生有，涉及的人物、事件、時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)據(jù)絕對(duì)準(zhǔn)確，細(xì)節(jié)亦不能失真，否則作者將承擔(dān)一定的行政和法律責(zé)任。保存時(shí)間取決于其流傳價(jià)值時(shí)效性——解決實(shí)際問(wèn)題，問(wèn)題解決、工作完成，與之相關(guān)的應(yīng)用文亦完成使命▲應(yīng)用文的特點(diǎn)1.實(shí)用性：其寫(xiě)作目的就是為了處理和解決問(wèn)題2.真實(shí)性：事實(shí)確鑿可信，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤3.簡(jiǎn)明性：語(yǔ)言準(zhǔn)確得體，簡(jiǎn)潔明快、通俗易懂4.時(shí)效性：及時(shí)迅捷，不能貽誤時(shí)機(jī)5.規(guī)范性：各類(lèi)應(yīng)用文一般有慣用格式，即程式性6.針對(duì)性：根據(jù)不同的領(lǐng)域、不同的具體業(yè)務(wù)、不同的行文目的，選用不同的文種。二、應(yīng)用文的特點(diǎn)、作用和分類(lèi)▲應(yīng)用文的作用：1.宣傳教育作用2.權(quán)威規(guī)范作用3.溝通協(xié)調(diào)作用4.依據(jù)和憑證作用▲應(yīng)用文的分類(lèi)（一）通用類(lèi)：指人們?cè)谵k公或辦事中普遍使用的文書(shū)。

1、行政公文類(lèi)：指《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中所規(guī)定的文種。公文是通知國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和團(tuán)體行使職權(quán)、辦理公務(wù)所使用的法定文書(shū)。包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函和會(huì)議紀(jì)要等。

2、通用事務(wù)類(lèi)：包括調(diào)查報(bào)告、工作總結(jié)、述職報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、計(jì)劃、規(guī)章制度和會(huì)議材料等。

3、個(gè)人事務(wù)類(lèi)：如日記、讀書(shū)筆記及各類(lèi)信函等。國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)教育部等部門(mén)關(guān)于做好

進(jìn)城務(wù)工人員隨遷子女接受義務(wù)教育后

在當(dāng)?shù)貐⒓由龑W(xué)考試工作意見(jiàn)的通知國(guó)辦發(fā)〔2012〕46號(hào)各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)：教育部、發(fā)展改革委、公安部、人力資源社會(huì)保障部《關(guān)于做好進(jìn)城務(wù)工人員隨遷子女接受義務(wù)教育后在當(dāng)?shù)貐⒓由龑W(xué)考試工作的意見(jiàn)》已經(jīng)國(guó)務(wù)院同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。國(guó)務(wù)院辦公廳

2012年8月30日

（二）專(zhuān)用類(lèi)：指專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的文書(shū)。

1、科技類(lèi)：如畢業(yè)論文、學(xué)術(shù)論文、專(zhuān)利申請(qǐng)書(shū)和實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。

2、財(cái)經(jīng)類(lèi)：如市場(chǎng)預(yù)測(cè)報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告及經(jīng)濟(jì)合同等。

3、司法類(lèi)：如訴狀、辯護(hù)詞、公證書(shū)和判決書(shū)等。

4、傳播類(lèi)：如消息、通訊、特寫(xiě)和廣告等。此外，專(zhuān)用類(lèi)還有外交、軍事等方面的文書(shū)。三、應(yīng)用文寫(xiě)作的基本要素應(yīng)用文主題材料結(jié)構(gòu)語(yǔ)言表達(dá)方式層次和段落過(guò)渡和照應(yīng)開(kāi)頭和結(jié)尾一、主題主題是作者通過(guò)文章的具體材料所表達(dá)的中心思想或基本觀點(diǎn)，是作者的意圖、主張或看法在文章中的體現(xiàn)。主題要滿足以下要求：1.正確。符合黨和國(guó)家的方針政策，符合有關(guān)的法律法規(guī)，符合客觀實(shí)際情況，能夠正確反映客觀事物的本質(zhì)規(guī)律，對(duì)工作起積極指導(dǎo)作用，經(jīng)得起實(shí)踐的檢驗(yàn)。2.鮮明。贊成什么，反對(duì)什么，肯定什么，否定什么，都要表述和交代得一清二楚，決不含糊其辭，模棱兩可。3.集中。應(yīng)用文的主題要單一、突出，即“一意貫底”，把文章的基本觀點(diǎn)集中、突出地表現(xiàn)出來(lái)，把中心思想寫(xiě)深寫(xiě)透。4.深刻。要求應(yīng)用文的主題不能停留在表面事實(shí)的羅列上，要從事實(shí)中歸納出觀點(diǎn)，提煉出思想。

應(yīng)用文主題的表達(dá)要做到明確、顯露。那么怎么才能做到主題從文章中顯露出來(lái)呢？下面就給大家介紹幾種表現(xiàn)方法：

（1）標(biāo)題顯旨，就是在文章的標(biāo)題中直接點(diǎn)明主題。如《三季度物價(jià)水平再次轉(zhuǎn)降，出口增速趨于穩(wěn)定》，這篇經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告的標(biāo)題就直接點(diǎn)明了主題，讓人一看就大致明白了文章的主要內(nèi)容，主題十分顯露。這不失為是一種使主題顯現(xiàn)的好方法。

（2）開(kāi)頭點(diǎn)旨，這種方式是在文章的開(kāi)頭或每一段落的開(kāi)頭用簡(jiǎn)短的語(yǔ)句陳述主題，使主題凸現(xiàn)出來(lái)。（3）結(jié)尾點(diǎn)旨，這種方式是在文章的結(jié)尾之處點(diǎn)明文章主題。二、材料所謂材料，指作者為了撰寫(xiě)目的而搜集或積累的能夠表現(xiàn)文章主題的事實(shí)或論據(jù)。從材料本身的形態(tài)來(lái)看，事實(shí)與理論是材料的兩大類(lèi)型。從材料的來(lái)源來(lái)看，有第一手材料和第二手材料之分。應(yīng)用文寫(xiě)作對(duì)材料是十分依賴的，為了表現(xiàn)主題我們需要收集一系列材料，或綜合或舍取運(yùn)用到文章的寫(xiě)作之中，使主題真實(shí)立體地表現(xiàn)出來(lái)。應(yīng)用文材料的使用除了與文學(xué)作品有共通之處外，更多地體現(xiàn)自身特點(diǎn)：（1）材料的真實(shí)性：應(yīng)用文在材料的選用過(guò)程中不準(zhǔn)改變材料本身性質(zhì)，必須保持材料的真實(shí)性，對(duì)材料的時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)據(jù)、事實(shí)過(guò)程及結(jié)果都不能任意改動(dòng)，否則就會(huì)使材料本身的價(jià)值發(fā)生變異，導(dǎo)致歪曲事實(shí)的真相，弄虛作假的后果，失去應(yīng)用文的主題應(yīng)有的價(jià)值，不僅不能解決問(wèn)題，反而于事無(wú)補(bǔ)。應(yīng)用文要求的真實(shí)是“絕對(duì)的真實(shí)”，也就是說(shuō)所有材料要確鑿無(wú)誤、持之有據(jù)。不僅對(duì)搜集到的材料要反復(fù)核實(shí)，在材料的解釋上，也要有科學(xué)的態(tài)度，實(shí)事求是。

應(yīng)用文材料的特點(diǎn)應(yīng)用文材料的特點(diǎn)

（2）現(xiàn)實(shí)和新穎性：應(yīng)用文寫(xiě)作是為了解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題而作的即時(shí)之作，其主要的材料需選取能反映現(xiàn)實(shí)的新穎材料。所謂現(xiàn)實(shí)是指，圍繞文章要解決的問(wèn)題所存在的事實(shí)（數(shù)據(jù)）材料而非通過(guò)聯(lián)想和推論得到的材料。如在《新的消費(fèi)熱點(diǎn)：出門(mén)旅游過(guò)年》一文中，為了陳述出門(mén)旅游過(guò)年的現(xiàn)狀，就采用了大量的事實(shí)（數(shù)據(jù)）材料：“根據(jù)國(guó)家旅游局對(duì)江蘇、廣東、云南、海南、北京、福建、廣西、四川、黑龍江、湖南、山東、山西等13個(gè)省、自治區(qū)、直轄市的調(diào)查，……今年春節(jié)期間，這些地區(qū)直接由旅行社接待的國(guó)內(nèi)旅游人次比往年至少有15％的增長(zhǎng)……以上13個(gè)省、區(qū)、市的旅行社，春節(jié)期間共接待旅游者124萬(wàn)人次，旅行社營(yíng)業(yè)收入14億元?！蔽闹胁捎玫牟牧隙际切陆F(xiàn)實(shí)發(fā)生的，這是大多數(shù)應(yīng)用文材料的特點(diǎn)。所謂新穎是指，材料本身是新近產(chǎn)生的，如新事實(shí)、新政策、新的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、新發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題等和用新的角度重新審視其新意。

（3）典型性：是指那些最能支持主題和說(shuō)明問(wèn)題的材料。典型材料可以是一個(gè)具體的事例，一些有說(shuō)服力的數(shù)據(jù)和一些帶有普遍性的現(xiàn)象。如題為《“小解放”為何俏銷(xiāo)湖北》的市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告中，在說(shuō)明“優(yōu)質(zhì)服務(wù)獲得良好口碑”這一經(jīng)驗(yàn)時(shí)，采用了這樣一則事實(shí)材料：“去年10月的一天傍晚，河南省鄭州市某單位的一輛小解放牌車(chē)在去廣州途徑武漢時(shí)，在武漢黃鶴樓處出現(xiàn)問(wèn)題，求助電話打到了該銷(xiāo)售中心，中心經(jīng)理立即親自帶隊(duì)迅速趕到現(xiàn)場(chǎng)，發(fā)現(xiàn)該車(chē)是用戶對(duì)后驅(qū)動(dòng)橋端面螺絲沒(méi)擰緊而發(fā)生齒輪油漏盡，導(dǎo)致差速器錐齒燒損。當(dāng)維修人員在后半夜將修好的車(chē)交給用戶時(shí)，用戶激動(dòng)地說(shuō)雖然我們不屬于該省管轄，又沒(méi)帶保用手冊(cè)，并且問(wèn)題又是因我們使用不當(dāng)所致，你們還這樣及時(shí)周到地服務(wù)，太讓我們感動(dòng)了！‘小解放'走到哪服務(wù)到哪，此言不虛，以后再買(mǎi)車(chē)，還買(mǎi)‘小解放'?！边@一材料就是一則很能表現(xiàn)主題的材料，是典型的材料。應(yīng)用文材料的特點(diǎn)三、結(jié)構(gòu)應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)，指對(duì)應(yīng)用文的內(nèi)容進(jìn)行的組織安排。應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)，要求完整、嚴(yán)謹(jǐn)，綱目清楚，層次分明，段落清晰，要避免松散與重復(fù)。

一般來(lái)講，應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)包括層次和段落、過(guò)渡和照應(yīng)、開(kāi)頭和結(jié)尾等幾個(gè)部分。但在具體安排時(shí)，還要根據(jù)不同文體的特點(diǎn)安排不同的結(jié)構(gòu)形態(tài)。

例如：

工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等陳述性文體，大多根據(jù)管理活動(dòng)、管理對(duì)象的發(fā)展變化及特征來(lái)組織文章結(jié)構(gòu)，要求有頭有尾，連貫完整；

行政法規(guī)、合同和協(xié)議書(shū)等文體，側(cè)重說(shuō)明根據(jù)、規(guī)則及措施，因此，常常使用條款和表格式組織結(jié)構(gòu)；

調(diào)研報(bào)告、學(xué)術(shù)論文等說(shuō)理性的文體則要運(yùn)用論據(jù)對(duì)論點(diǎn)進(jìn)行論證，其結(jié)構(gòu)一般按提出問(wèn)題——分析與論證問(wèn)題——解決問(wèn)題的次序組織。如果某文章兼用記敘文與議論文兩種體裁，其結(jié)構(gòu)就要更復(fù)雜些。

層次和段落：

1.層次層次是應(yīng)用文思想內(nèi)容表現(xiàn)的次序。每個(gè)層次要具有相對(duì)的完整性，對(duì)層次的劃分，要前后有序，條理清楚，為此，要求撰寫(xiě)者對(duì)所寫(xiě)的事物進(jìn)行深刻地分析，以便使自己具有清晰的思路。文中層次的安排方式主要有以下幾種：

A、總分式：即總述與分述的層次關(guān)系。

B、遞進(jìn)式：即各層次之間是“進(jìn)層”關(guān)系，彼此互為因果，其順序是不能顛倒的。例如：意見(jiàn)、報(bào)告、通報(bào)、議案、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告等文體就常常是按照提出問(wèn)題——分析問(wèn)題——解決問(wèn)題這樣的“遞進(jìn)”關(guān)系安排層次的。

C、并列式：即層次與層次之間沒(méi)有隸屬關(guān)系或因果關(guān)系，順序是可以互換的。

D、時(shí)間順序式：即按照事件發(fā)生、發(fā)展、結(jié)局的時(shí)間順序來(lái)安排層次。例如：對(duì)某個(gè)事件的通報(bào)、對(duì)某項(xiàng)工作進(jìn)展的報(bào)告、對(duì)某些事物或事故的調(diào)查報(bào)告等，就常常是按照時(shí)間順序來(lái)安排層次的。

（2）層次的表述方法：

A、用小標(biāo)題表示。如《中共中央關(guān)于加快農(nóng)業(yè)發(fā)展若干問(wèn)題的決定》一文的各層次間即用下述小標(biāo)題表示：

（一）統(tǒng)一全黨對(duì)我國(guó)農(nóng)業(yè)問(wèn)題的認(rèn)識(shí)；（二）當(dāng)前發(fā)展農(nóng)業(yè)生產(chǎn)力的二十五條政策和措施；（三）實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化的部署。

B、用數(shù)量詞表示。如：一、二、三、四…..，（一）、（二）、（三）、（四）…..,1、2、3、4…..，A、B、C、D、……。

C、用詞、詞組表示。如：“首先，…..”、“其次…..”;“關(guān)于×××的問(wèn)題…..”或“會(huì)議認(rèn)為…..”、“會(huì)議決定…..”等。

2、段落：段落，這里指自然段，即應(yīng)用文中能夠表達(dá)一個(gè)完整意思而又相對(duì)獨(dú)立的基本構(gòu)成單位，是在行文中，由于轉(zhuǎn)折、間歇及強(qiáng)調(diào)等情況而自然形成的分隔、停頓。規(guī)范段落一般應(yīng)遵循的原則：（1）段落要有單一性。（2）段落要有完整性。（3）段落要有條項(xiàng)。（4）注意“撮要”：對(duì)于較長(zhǎng)的段落，把一個(gè)段落的中心和要點(diǎn)即“段旨”，用一兩句高度概括，簡(jiǎn)明扼要的話在段首寫(xiě)出，稱為段首“撮要”。

（二）過(guò)渡和照應(yīng)1、過(guò)渡：是指文章層次或段落之間表示銜接轉(zhuǎn)換的結(jié)構(gòu)形式。它的作用是承上啟下，使文章脈絡(luò)暢通，完整嚴(yán)謹(jǐn)。

過(guò)渡在應(yīng)用文中主要用于兩種情況：一是層次與層次之間由總到分或由分到總，中間一般需要過(guò)渡；二是段與段之間的對(duì)比轉(zhuǎn)折處常常需要過(guò)渡。常見(jiàn)的過(guò)渡形式有：過(guò)渡詞語(yǔ)、過(guò)渡句和過(guò)渡段。

常見(jiàn)的到過(guò)渡詞語(yǔ)有：

“綜上所述”、“總之”、“因此”、“另外”、“鑒于”、“總的看來(lái)”、“概括地說(shuō)”、“實(shí)踐證明”、“會(huì)議認(rèn)為“、”會(huì)議希望“等。

常見(jiàn)的過(guò)渡句有：

“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”、“現(xiàn)請(qǐng)示（報(bào)告、批復(fù)）如下”、“現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題函復(fù)如下”、“我們的主要做法是”、“今年下半年應(yīng)作好以下幾項(xiàng)工作”等。

2、照應(yīng)是指文章前后內(nèi)容的關(guān)照呼應(yīng)。它的作用是使所表達(dá)的內(nèi)容首尾圓合，前后連貫，使文章成為一個(gè)有機(jī)的整體。在應(yīng)用文中，最常見(jiàn)的照應(yīng)方式是首尾呼應(yīng)、開(kāi)頭與標(biāo)題呼應(yīng)和前后內(nèi)容呼應(yīng)。

（三）開(kāi)頭與結(jié)尾1、開(kāi)頭應(yīng)用文，尤其是較長(zhǎng)的應(yīng)用文，需要在開(kāi)頭處書(shū)寫(xiě)導(dǎo)語(yǔ)。所謂導(dǎo)語(yǔ)，即采用開(kāi)門(mén)見(jiàn)山的方法，提出要點(diǎn)，在開(kāi)端處用極簡(jiǎn)要文句，說(shuō)明全文的目的或結(jié)論。應(yīng)用文的開(kāi)頭，一般常用的形式有如下幾種：（1）根據(jù)式。有關(guān)的方針政策、規(guī)章制度、文件精神、領(lǐng)導(dǎo)指示以及實(shí)際情況或問(wèn)題常常被當(dāng)作擬寫(xiě)文稿的根據(jù)。這類(lèi)開(kāi)頭一般用“根據(jù)”、“按照”、“遵照”等介詞與名詞組成介詞結(jié)構(gòu)，作為文稿的開(kāi)端之語(yǔ)。

例如：“根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)庫(kù)券發(fā)行條例》和財(cái)政部1998年第一號(hào)公告，現(xiàn)就1998年憑證式國(guó)債發(fā)行有關(guān)事項(xiàng)公告如下………”

（2）原因式。即在開(kāi)頭部分交代行文的原因，或者對(duì)文章內(nèi)容的背景、基本情況作簡(jiǎn)要的介紹。這種開(kāi)頭方式有時(shí)用“因?yàn)椤薄ⅰ坝捎凇?、“鑒于”等表示原因的詞語(yǔ)表達(dá)，有時(shí)用所闡述的情況予以表達(dá)?！罢{(diào)查報(bào)告”、“經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告”、“總結(jié)”、“通報(bào)”、“通知”等文種常用這種方式。

（3）提問(wèn)式。即在開(kāi)頭部分提出問(wèn)題，然后引起下文，回答問(wèn)題?！罢{(diào)查報(bào)告”、“學(xué)術(shù)論文”的開(kāi)頭有時(shí)用這種方式。例如調(diào)查報(bào)告《減輕課業(yè)負(fù)擔(dān)推進(jìn)素質(zhì)教育》的開(kāi)頭：

學(xué)生心目中的素質(zhì)教育是什么樣子？學(xué)生們的困惑是什么，希望又是什么？河南省鄭州市政協(xié)教育界委員選擇了三所有代表性的中學(xué)，對(duì)不同年紀(jì)段，近200名學(xué)生進(jìn)行了有關(guān)課業(yè)負(fù)擔(dān)、理想信念、思想品德、喜怒哀樂(lè)等問(wèn)題的問(wèn)卷調(diào)查。

（4）引敘式。即在開(kāi)頭部分引用上級(jí)文件精神，或下級(jí)來(lái)文，或有關(guān)法令，以此作為撰寫(xiě)該文的根據(jù)。例如，《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于出國(guó)舉辦經(jīng)濟(jì)貿(mào)易展覽會(huì)審批管理工作有關(guān)問(wèn)題的函》（國(guó)辦[2000]76號(hào)）的開(kāi)頭，就是引敘收到了貿(mào)促會(huì)的請(qǐng)示：

貿(mào)促會(huì)《關(guān)于出國(guó)舉辦經(jīng)濟(jì)貿(mào)易展覽會(huì)審批管理工作有關(guān)問(wèn)題的請(qǐng)示》（貿(mào)促展覽[2000]54號(hào)）收悉。經(jīng)國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，現(xiàn)就有關(guān)問(wèn)題函復(fù)如下……(5)結(jié)論式.把結(jié)論寫(xiě)在開(kāi)頭，揭示事件的意義和擬稿者的主張、觀點(diǎn)，然后再作具體闡述。例如：“大學(xué)生就業(yè)已由原先計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的分配轉(zhuǎn)變?yōu)榕嘤瞬攀袌?chǎng)，作為產(chǎn)品進(jìn)入市場(chǎng)，實(shí)現(xiàn)了自主擇業(yè)，雙向選擇。就今年人才供需的情況來(lái)看，明年的分配形勢(shì)會(huì)更加嚴(yán)峻。”

（6）規(guī)定式。即那些有明文規(guī)定如何開(kāi)頭，或雖無(wú)明文規(guī)定，但大家習(xí)慣上用法比較一致的文種的開(kāi)頭方式?！昂贤薄ⅰ皡f(xié)議書(shū)”以及一些司法文書(shū)和規(guī)章制度的開(kāi)頭部分常用這種方式。

在實(shí)際寫(xiě)作時(shí)，對(duì)應(yīng)用文的開(kāi)頭方式，可以靈活運(yùn)用，有時(shí)選用一種，有時(shí)可同時(shí)選用幾種。2、結(jié)尾應(yīng)用文的結(jié)尾方式常用的有以下幾種：

（1）總結(jié)式。運(yùn)用簡(jiǎn)潔明了的語(yǔ)言，概括全文內(nèi)容，或得出結(jié)論，進(jìn)一步加深讀者的印象。“總結(jié)”、“調(diào)查報(bào)告”、“學(xué)術(shù)論文”等篇幅較長(zhǎng)、內(nèi)容較多的文種常用這種結(jié)尾方式。例如：“災(zāi)區(qū)的黨政軍民在抗震救災(zāi)中，萬(wàn)眾一心，團(tuán)結(jié)奮斗，取得了全面勝利，充分展示了中國(guó)人民的力量和精神風(fēng)貌?！?/p>

（2）要求式。（上對(duì)下）向受文者發(fā)出指示，提出希望和要求。例如：“中央要求，全黨同志在新的歷史條件下，繼承和發(fā)揚(yáng)我黨密切聯(lián)系群眾的優(yōu)良傳統(tǒng)，更加緊密地依靠和團(tuán)結(jié)各族人民，把建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義事業(yè)不斷推向前進(jìn)?！?/p>

（3）祈請(qǐng)式。（下對(duì)上）請(qǐng)求有關(guān)部門(mén)的批準(zhǔn)、支持或協(xié)助。例如：“以上意見(jiàn)當(dāng)否，請(qǐng)批示?！薄耙陨弦庖?jiàn)，如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地區(qū)、各部門(mén)執(zhí)行?！?/p>

（4）號(hào)召式。即在結(jié)尾部分展望未來(lái)，發(fā)出號(hào)召，鼓舞斗志。這種方式常用于“決定”、“計(jì)劃”、“總結(jié)”、“報(bào)告”等文種的結(jié)尾。例如：《中共中央關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)黨風(fēng)建設(shè)的決定》的結(jié)尾部分是這樣寫(xiě)的：中央號(hào)召，全黨緊密團(tuán)結(jié)在以江澤民同志為核心的黨中央周?chē)吲e鄧小平理論偉大旗幟，認(rèn)真實(shí)踐“三個(gè)代表”重要思想，以新的精神風(fēng)貌，開(kāi)拓進(jìn)取，扎實(shí)工作，奪取建設(shè)有中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)的更大勝利

（5）說(shuō)明式。即在結(jié)尾處交代說(shuō)明一些與文件內(nèi)容有關(guān)的問(wèn)題，以提起讀者的注意。例如，《中共中央辦公廳國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于2017年元旦、春節(jié)期間繼續(xù)不搞互訪和拜年的通知》（廳字[2016]59號(hào)）文件的結(jié)尾：“今后每年元旦、春節(jié)期間都按以上精神辦理，中央不再發(fā)文?！庇械膽?yīng)用文主要內(nèi)容寫(xiě)完后，事盡言止，就不再寫(xiě)結(jié)尾了，這叫自然首尾。

應(yīng)用文語(yǔ)言的特點(diǎn)是：莊重得體、樸實(shí)平易、準(zhǔn)確規(guī)范、言簡(jiǎn)意賅。

（一）莊重得體。為使語(yǔ)言莊重得體，常用的手法有：

1、使用規(guī)范化的書(shū)面語(yǔ)言，規(guī)范化的書(shū)面語(yǔ)言是應(yīng)用文語(yǔ)言的主要表達(dá)形式，不宜用口語(yǔ)。例如，《國(guó)務(wù)院關(guān)于實(shí)行公民身份證制度的決定》是這樣寫(xiě)的：四、語(yǔ)言

建立和實(shí)行公民身份證號(hào)碼制度，是國(guó)家加強(qiáng)社會(huì)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)建設(shè)，也是實(shí)行社會(huì)信息化管理的重要措施，對(duì)于促進(jìn)我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革，方便群眾生活和保護(hù)公民合法利益，具有十分重要的作用。為此，國(guó)務(wù)院決定，自1999年10月1日起在全國(guó)建立和實(shí)行公民身份證號(hào)碼制度。這段話使用的就是規(guī)范化的書(shū)面語(yǔ)言，選詞多用雙音節(jié)詞和聯(lián)合詞組，造句使用多重定語(yǔ)和復(fù)句，句子較長(zhǎng)，表意嚴(yán)謹(jǐn)、周密，鄭重而又嚴(yán)肅。

2、使用文言詞語(yǔ)文言詞語(yǔ)是指古文中使用的詞語(yǔ)。例如，“茲有”、“茲定于”、“收悉”、“業(yè)經(jīng)”、“業(yè)已”、“特此”、“致以”、“為荷”、“擬請(qǐng)”、“懇請(qǐng)”、“屆時(shí)”、“鑒于”“光臨”等文言詞語(yǔ)就在應(yīng)用文中經(jīng)常使用。

3、使用祈使句在公文的種類(lèi)中，下行文占絕大多數(shù)，祈使句是表示命令或禁止時(shí)使用的句子，正符合下行文的要求。

表示肯定的祈使句，常用“必須”、“堅(jiān)決”、“要”、“應(yīng)該”等詞語(yǔ)。表示否定的祈使句，常用“嚴(yán)禁”、“不得”、“不準(zhǔn)”、“不能”、“不要”、“不許”等詞語(yǔ)。

4、使用全稱和規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱應(yīng)用文在涉及機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的名稱、人名、職務(wù)名稱、時(shí)間名稱、地點(diǎn)名稱以及有關(guān)事物的名稱時(shí)，為了表示莊重，往往使用全稱，而不宜用簡(jiǎn)稱。如果使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注目簡(jiǎn)稱。

例如，《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于出國(guó)舉辦經(jīng)濟(jì)貿(mào)易展覽會(huì)審批管理工作有關(guān)問(wèn)題的函》一文中的“出國(guó)辦展”就是個(gè)非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，因此，在第一次使用時(shí)用全稱“出國(guó)舉辦經(jīng)濟(jì)貿(mào)易展覽會(huì)”，并在后面用圓括號(hào)注明，即（以下簡(jiǎn)稱“出國(guó)辦展”）。

5、使用敬詞、謙詞

例如，“拜托”、“煩交”、“恭候”、“敬請(qǐng)光臨”、“惠臨”、“懇請(qǐng)”、“擬請(qǐng)”、“為荷”、“致以親切的問(wèn)候”、“表示最誠(chéng)摯的感謝”等。

（二）樸實(shí)平易

1、運(yùn)用“三易”詞語(yǔ)“三易”指易識(shí)、易讀、易懂。

2、忌用大話、空話、套話。有的人寫(xiě)應(yīng)用文，開(kāi)頭總愛(ài)先國(guó)內(nèi)，再省內(nèi)，再市內(nèi)，后公司或局里，寫(xiě)一大篇內(nèi)容不沾邊的話。例如某廠寫(xiě)的一份工作總結(jié)，其中有一段：

在黨的十二大路線的指揮下，在中央一號(hào)文件精神鼓舞下，在全國(guó)工業(yè)交通工作會(huì)議的推動(dòng)下，在局、公司領(lǐng)導(dǎo)的具體指導(dǎo)下，在黨委的關(guān)懷下，我廠×千名職工同心同德，艱苦努力，完成了企業(yè)整頓的五項(xiàng)任務(wù)。這段話是“前提式”套話、空話，一連用了五個(gè)“在……下”的句式，僅僅開(kāi)了一個(gè)頭，叫人厭煩。

3、少用溢美之詞溢美之詞指過(guò)分夸張?jiān)屣椀脑~語(yǔ)。

例如，我公司出口的女服裝，品種繁多：有美如垂柳的長(zhǎng)裙和睡衣；有艷比玫瑰的旗袍和裙衫；有花團(tuán)錦簇、五彩繽紛的銹衣。大衣和短衫，有的富如牡丹、淡雅如幽蘭的罩衣和襯衣，艷而不凡，美而不俗。無(wú)論在選用衣料、設(shè)計(jì)款式，以及一針一線上，均經(jīng)精心加工制作。

（三）準(zhǔn)確規(guī)范為使應(yīng)用文的語(yǔ)言準(zhǔn)確規(guī)范，常用的語(yǔ)法修辭手段有：

1、使用限制性詞語(yǔ)。應(yīng)用文要準(zhǔn)確如實(shí)地反映客觀事實(shí)，就必須對(duì)反映客觀事實(shí)是詞語(yǔ)的外延和內(nèi)涵作出精確限定，使語(yǔ)意義、具有確定性。2、使用模糊詞語(yǔ)分寸感是應(yīng)用文語(yǔ)言準(zhǔn)確的重要標(biāo)志之一。將分寸，就是不能把話說(shuō)“絕”，而要留有余地。模糊語(yǔ)言正是一種外延不確定的、表意比較含糊、運(yùn)用具有彈性的詞語(yǔ)。在某種情況下，使用含義準(zhǔn)確的詞語(yǔ)不能完全說(shuō)明問(wèn)題，而用模糊語(yǔ)言，反而能真實(shí)準(zhǔn)確地反映事物。例如，“社會(huì)主義工業(yè)體系已基本形成”、“人民生活有了很大改善”。其中的“基本”、“很大”均屬于模糊詞語(yǔ)常見(jiàn)的模糊詞語(yǔ)有：時(shí)間：目前、近來(lái)、當(dāng)前、近年來(lái)、不久前地點(diǎn)：附近、周?chē)⒏鞯?、一帶?shù)量：大量、少量、許多、個(gè)別、大部分頻率：多次、屢次、再三、經(jīng)常程度：很好、較好、較差

3、使用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)應(yīng)用文寫(xiě)作涉及各個(gè)部門(mén)、各種行業(yè)中的問(wèn)題，因此，它總是和一定數(shù)量的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)相聯(lián)系。

例如，在財(cái)會(huì)專(zhuān)業(yè)中，經(jīng)常使用預(yù)算、決算、稅率、成本、資金、利潤(rùn)虧損、呆帳、壞帳等；在司法專(zhuān)業(yè)中，經(jīng)常使用被告、原告、辯護(hù)人、上述等；在國(guó)際貿(mào)易專(zhuān)業(yè)中經(jīng)常使用發(fā)票、提單、信用證、即期付款等。還有許多業(yè)務(wù)術(shù)語(yǔ)符號(hào)化，如“FOB”（裝運(yùn)港船上交貨）、“CFR”（成本加運(yùn)費(fèi)）、“CIF”（成本加運(yùn)保費(fèi)）等價(jià)格術(shù)語(yǔ)，便于國(guó)際間的交流。

4、使用專(zhuān)用詞語(yǔ)長(zhǎng)期以來(lái)，人們?cè)趹?yīng)用文中沿用一些使用頻率較高的專(zhuān)用詞語(yǔ)。這些專(zhuān)用詞語(yǔ)用途穩(wěn)定，約定俗成，詞義確定，有助于語(yǔ)言的準(zhǔn)確與簡(jiǎn)練。常見(jiàn)的專(zhuān)用詞語(yǔ)有以下幾類(lèi)：

稱謂詞——本、我、貴、你、該等。領(lǐng)敘詞——根據(jù)、據(jù)、本著、奉、為……特、現(xiàn)…..如下、茲介紹、茲定于、關(guān)于、為了、遵照等。

追述詞——經(jīng)、業(yè)經(jīng)、并經(jīng)。承轉(zhuǎn)詞——為此、據(jù)此、對(duì)此、有鑒于此、綜上所述、總之。告戒詞——不得有誤、以……為要、引以為戒等。表態(tài)詞——應(yīng)、理應(yīng)、應(yīng)于、本應(yīng)、同意、準(zhǔn)予、擬于、緩議、暫緩、可行、不可行、以…..為妥、以…..為宜。

詢問(wèn)詞——當(dāng)否、是否妥當(dāng)、可否、是否可行、是否同意、意見(jiàn)如何等。判定詞——是、系、顯系、以…..論等。時(shí)態(tài)詞——茲、屆時(shí)、行將、值此、如期、按期、展期、亟待等。結(jié)尾詞——此復(fù)、此令、此致敬禮、特此報(bào)告、特此公告、謹(jǐn)此、望…..執(zhí)行、自…..起施行、請(qǐng)查收、請(qǐng)予批準(zhǔn)等。5、造句符合語(yǔ)法與邏輯造句符合語(yǔ)法，即要注意詞語(yǔ)的正確搭配、詞序的正確排列和關(guān)聯(lián)詞的搭配。一般說(shuō)來(lái)，語(yǔ)句合語(yǔ)法就是合邏輯的，但有時(shí)也有合語(yǔ)法不合邏輯的。例如：

主要日用工業(yè)品，如棉布、呢絨、絲綢、服裝、自行車(chē)、半導(dǎo)體收音機(jī)、書(shū)籍雜志、兒童玩具等，節(jié)日供應(yīng)量也比去年同期增加很多。（概念劃分不清）

（四）言簡(jiǎn)意賅應(yīng)用文是用來(lái)解決實(shí)際問(wèn)題的，為加快交流速度，提高辦事效率，語(yǔ)言上必須平和利索，簡(jiǎn)明扼要。常用的語(yǔ)法、修辭手法有：

1、用介詞結(jié)構(gòu)大量使用介詞結(jié)構(gòu)，將目的、根據(jù)、條件、范圍、對(duì)象、方式、時(shí)間、地點(diǎn)等內(nèi)容納入簡(jiǎn)單的介詞結(jié)構(gòu)之中的寫(xiě)法，是應(yīng)用文用語(yǔ)嚴(yán)密化、簡(jiǎn)練化的重要手段。例如：

根據(jù)國(guó)家物價(jià)局的通知，××市將從一九××年一月一日起，對(duì)供應(yīng)外賓的部分糧食、食油的價(jià)格有所調(diào)整，按優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)實(shí)行國(guó)內(nèi)議銷(xiāo)價(jià)格。為不使享受我國(guó)獎(jiǎng)學(xué)金的外國(guó)留學(xué)生的生活受到影響，決定從一九××年一月一日起，調(diào)整在我國(guó)學(xué)習(xí)的外國(guó)留學(xué)生的獎(jiǎng)學(xué)金?！?.

文中加著重的詞都是介詞，分別從目的、過(guò)程、時(shí)間、對(duì)象等方面表達(dá)內(nèi)容，直截了當(dāng)，言簡(jiǎn)意賅。

2、使用單音節(jié)詞應(yīng)用文語(yǔ)體中較多使用雙音節(jié)詞，但為了更莊重、更簡(jiǎn)練，有些文種，如“命令”、“公告”、“通知”、“批復(fù)”、“函”等，也常使用單音節(jié)詞。例如，中華人民共和國(guó)財(cái)政部給東北財(cái)經(jīng)大學(xué)的《關(guān)于同意你校成立高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院的批復(fù)》（財(cái)人函[1999]290號(hào)）的正文是這樣寫(xiě)的：

你?！蛾P(guān)于成立東北財(cái)經(jīng)大學(xué)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院的請(qǐng)示》（東北財(cái)大發(fā)[1999]177號(hào)）悉。經(jīng)研究并報(bào)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，同意你校成立“東北財(cái)經(jīng)大學(xué)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院”。該院為你校二級(jí)學(xué)院，我部不再增加經(jīng)費(fèi)。文中加著重的詞就是單音節(jié)詞。如果使用雙音節(jié)詞，顯然就會(huì)有失莊重和簡(jiǎn)練。3、使用簡(jiǎn)縮詞組簡(jiǎn)縮詞組是指通過(guò)一